Comment et pourquoi mesurer et analyser la productivité des employés

Publié: 2021-11-04

Mesurer la productivité des employés peut apporter des changements vitaux au fonctionnement d'une entreprise. Il influence positivement à la fois le niveau de travail micro (employé) et macro (entreprise). Nous souhaitons vous proposer un guide détaillé qui aborde :

  • L'importance de mesurer la productivité des employés
  • Quelles méthodes et métriques utiliser, et
  • Comment les méthodes varient selon les entreprises individuelles

Table des matières:

  • Qu'est-ce que la productivité en entreprise
    • Où les eaux se brouillent
    • Travail manuel vs travail de connaissance
  • Comment mesurer la productivité
    • Méthodes généralement utilisées
    • Méthode d'heures travaillées
    • Mesurer par objectifs
  • Qu'est-ce qui affecte la productivité des employés au sein d'une entreprise?
  • Pourquoi devriez-vous mesurer la productivité des employés
  • En conclusion

Comment et pourquoi mesurer et analyser la productivité des employés

Qu'est-ce que la productivité en entreprise

La productivité peut facilement être mal comprise pour l'efficacité de la production.

La production est la quantité de sortie basée sur l'entrée. Donc, calculer la quantité de sortie que vous obtenez en fonction du temps, des ressources et de l'argent investis n'est en fait pas de la productivité.

La productivité est l'efficacité avec laquelle les ressources, l'argent et le temps sont utilisés pour produire le résultat. Comme base de départ, voici la formule de mesure de la productivité des employés :

Sortie/Entrée = Productivité

Saisir

L'intrant est le nombre d'unités (travail, heures de travail, énergie, argent) investies dans la production d'un article ou la fourniture d'un service.

Selon l'industrie, l'entrée peut être n'importe quoi :

  • Kilowatts de puissance (avec machines en fonctionnement)
  • Heures travaillées (emplois où la masse salariale est calculée à l'heure)
  • Volumes (livres ou kilogrammes)

Sortir

La production est le nombre d'articles/biens produits ou de services fournis, en fonction de la quantité d'intrants.

Par exemple, un designer met trois heures de travail pour produire cinq brouillons pour un logo d'entreprise.

Par la formule, cela revient à :

5 brouillons/3h de travail = 1,6 brouillons par heure

Ou, vous pouvez calculer la productivité en fonction du revenu horaire d'une entreprise sur une période donnée :

120 500 $ de marchandises/1 730 heures = 69,65 $ (70 $) par heure

Ou combien chaque employé contribue à la production. Vous utiliseriez les mêmes revenus, il suffit de les diviser par le nombre d'employés :

120 500 $ de biens/45 employés = 2 677 $ par employé

Bien que la formule elle-même soit simple, elle a besoin d'être étendue lorsque nous l'appliquons au lieu de travail moderne. Et voici pourquoi.

Où les eaux se brouillent

Mesurer la productivité n'est jamais aussi simple que d'utiliser le modèle sortie/entrée.

Frederick Winslow Taylor, un ingénieur en mécanique du XIXe siècle, a commencé à analyser la productivité depuis qu'il était lui-même ouvrier.

Il a observé la productivité comme une progression dans ses compétences. Par exemple, un pêcheur sur un bateau, qui utilise un filet pour attraper du poisson. Premièrement, Taylor surveillerait et analyserait chaque étape du processus et trouverait celles qui pourraient être éliminées. Les soi-disant « perdeurs de temps ». Supprimer ces étapes inutiles et ne laisser que les étapes essentielles aide le pêcheur à être plus serein et productif.

Deuxièmement, il dirait que nous pouvons trouver un moyen de reconcevoir ses outils – réparer le bateau ou en trouver un meilleur, obtenir un filet plus solide, etc. Et sûrement, le pêcheur serait encore plus productif. Comme Peter F. Drucker l'explique dans son article, historiquement, nous avons vu cette méthode fonctionner pendant des centaines d'années. L'élimination des étapes inutiles et l'amélioration des outils des travailleurs augmentent la productivité. Et cela continue même maintenant : il suffit de comparer les ordinateurs personnels de 1995 et ceux de 2020 - et ce que les PC d'aujourd'hui peuvent faire pour le travailleur moyen.

Mais que se passe-t-il si nous essayons d'appliquer la même méthode à, disons, un travailleur des RH ?

Les outils repensés et améliorés permettent-ils un meilleur rendement ?

Sont-ils capables d'atteindre plus de personnes dans un bureau ?

Ce qui soulève la question : la productivité des RH est-elle calculée en fonction du nombre d'employés avec lesquels ils parlent par jour, ou dans quelle mesure ils les aident à résoudre leurs problèmes ? Que mesurons-nous ?

Pour mesurer avec précision et améliorer la productivité, vous devez d'abord déterminer si votre entreprise effectue un travail manuel ou un travail intellectuel .

Travail manuel vs travail de connaissance

Le travail manuel se concentre principalement sur la quantité tout en visant à atteindre les exigences minimales de qualité. On le voit surtout dans les usines, les usines, les chaînes de montage… tout type de production de masse. Le travailleur est doté d'outils et de savoir-faire, mettant en œuvre des compétences qu'il connaît déjà. Et ces mêmes ressources qu'ils obtiennent sont laissées pour compte une fois qu'ils quittent l'entreprise.

Le travail de connaissance se concentre sur la quantité et la qualité de manière égale. Certains exemples incluent l'éducation (le nombre d'étudiants n'est pas aussi important que les connaissances qu'ils transfèrent), la santé (médecins, infirmières, techniciens de laboratoire), etc. Bien qu'ils reçoivent des outils avec lesquels travailler, les travailleurs du savoir sont responsables de leur propre apprentissage, du partage des compétences, de l'innovation et bénéficient d'une plus grande autonomie. Et lorsqu'ils quittent une entreprise, les connaissances qu'ils ont acquises les accompagnent.

Et puisque le travail manuel pur peut être mesuré avec une formule simple comme celle ci-dessus, le travail de connaissance contient plus de facteurs qui doivent être pris en compte. Pour garder cet article raisonnablement court, nous n'examinerons que le travail de la connaissance.

Alors, quels sont les bons indicateurs pour mesurer la productivité des employés ?

Comment mesurer la productivité

Comme nous l'avons mentionné, le cœur du travail de connaissance se reflète dans une question :

« Quelle est la tâche ? »

Pour un chef de projet, la tâche peut être différente chaque jour. Un jour, ils passent la plupart de leur temps à répondre à des e-mails, à contacter des clients et à assister à des réunions de bureau. Alors que le lendemain, ils pourraient analyser l'avancement du projet, modifier les délais, discuter des prochaines étapes avec les chefs de service, etc.

Pour un commis de magasin, il semble que la tâche soit déjà connue : vendre des produits. Cependant, ils doivent aussi approvisionner les rayons, arrondir l'argent à la fin du quart de travail, faire les papiers concernant les réassorts, recevoir les expéditions, nettoyer,…

Ainsi, pour mesurer avec précision la productivité, Drucker affirme qu'il commence par poser les questions suivantes :

  • Quelle est votre tâche ?
  • Quelle devrait être votre tâche ?
  • Quels revers rendent vos tâches plus difficiles ?
  • Quelles étapes faut-il éliminer ?

Ce n'est que lorsqu'un employé réfléchit à ces questions qu'il peut commencer à se débarrasser des étapes inutiles qui entravent la productivité. Ces réponses les aideront à trouver des moyens de résoudre certains problèmes, contribuant ainsi à augmenter la productivité.

1. La méthode de la productivité du travail

Productivité partielle du travail

Cette méthode utilise la formule de productivité la plus simple que nous ayons mentionnée ci-dessus – le rapport intrants sur intrants.

Il calcule et affiche le ratio d'une seule entrée, par exemple, combien d'heures il faut pour concevoir un logo. Les heures de travail sont l'intrant le plus courant, simplement parce que c'est l'aspect clé de l'économie et de la productivité des employés. Les autres entrées sont :

  • Main-d'œuvre/main-d'œuvre
  • Coûts énergétiques
  • Les matériaux utilisés
  • Capital/Finance

Les entreprises préfèrent parfois la méthode de la productivité partielle du travail, car elle calcule une entrée indépendamment du collectif, les données sont faciles à interpréter, à améliorer et à comparer à d'autres industries. Ainsi, notre chef d'équipe de conception pourrait comparer la production de trois heures de leur concepteur à d'autres concepteurs du même calibre.

Mais, en même temps, il ne montre pas la productivité dans le contexte de l'ensemble de la performance, ce qui peut donner des résultats trompeurs.

Productivité du travail multifactorielle

Cette méthode de productivité calcule la production par rapport au travail et au capital, car ces deux éléments sont généralement traités comme les intrants les plus importants.

Sortie/(entrée de travail (heures travaillées) + entrée de capital ($ investi)) = productivité multifactorielle

La productivité multifactorielle vous aide à identifier les extrants en tenant compte des intrants les plus importants. C'est aussi ainsi que se calcule la productivité au niveau national. Cependant, il laisse toujours de côté d'autres intrants, de sorte que vous ne pouvez jamais obtenir une image précise de la productivité globale de l'entreprise.

Productivité totale du travail

Enfin, la productivité totale du travail intègre tous les intrants ci-dessus dans la formule :

Production totale/Tous les intrants (matériaux + heures de travail + énergie + capital + autres dépenses) = Productivité totale des facteurs

La production totale dans cette méthode concerne toutes les valeurs tangibles de la production, pas seulement la valeur monétaire ou le nombre d'articles/produits/services. Il comprend:

  1. Nombre de produits finis
  2. Dividendes
  3. Intérêt, et
  4. Autre revenu

Cette méthode est excellente lorsqu'une entreprise a besoin de voir sa productivité globale, mais elle s'avère difficile à calculer, par exemple, et ne peut pas non plus déterminer dans quelle mesure chaque entrée individuelle a affecté la productivité. Il faudrait donc rassembler des données supplémentaires pour des lectures plus précises.

2. La méthode des heures travaillées

Les heures de travail semblent être l'unité d'entrée la plus courante lors du calcul de la productivité des employés. Le lieu de travail moderne exige que les travailleurs assument des tâches qui ne sont pas nécessairement au centre de leur description de poste. Vous vous souvenez de l'exemple du concepteur ?

Dans leur cas, d'autres responsabilités incluraient la participation à des sessions de brainstorming, des réunions debout, des réponses aux e-mails, le suivi des progrès des nouveaux recruteurs, etc. Ils ne se contentent pas de rechercher et de concevoir le site Web et les illustrations de l'entreprise. Et plus ils grimpent, plus les responsabilités changent.

La mesure des heures travaillées semble donc être le moyen le plus fiable, car les employés sont également payés à l'heure.

La méthode des heures travaillées comporte trois sous-catégories : heures productives , unités par heure et heures par unité.

Heures productives

Mesurer la productivité uniquement sur les heures productives signifie que vous vous concentrerez uniquement sur le temps que les employés consacrent aux tâches qui leur ont été confiées. La seule façon de collecter avec précision ces informations est d'utiliser un système de suivi du temps.

Vous introduisez un logiciel de suivi du temps à l'échelle de l'entreprise et demandez aux gens de commencer à se chronométrer sur chaque tâche importante. Certains produits, comme Clockify, leur permettent d'étiqueter chaque tâche dans une catégorie appropriée (corrections de bogues, Jira, réunions, rédaction de rapports, etc.). Et vous pouvez filtrer ces étiquettes pour voir combien de temps a été consacré à des tâches spécifiques, par rapport au temps consacré à celles qui ne contribuent pas à l'avancement du projet.

système de marquage

Le système de marquage dans Clockify montre quelles tâches obtiennent le plus ou le moins de temps.

Les tâches de balisage peuvent fournir des rapports de productivité très détaillés, à condition qu'elles soient utilisées avec précision. Vous pouvez trouver des guides sur le sujet ici :

  • Classement des entrées de temps

Unités par heure

Encore une fois, pour pouvoir utiliser la formule de productivité, nous devons décider ce que nous utilisons comme entrée et sortie.

Par exemple, une entreprise avait généré 130,00 dollars de produits en quatre mois. Il a fallu 15 employés, 22 jours de travail par mois et 8 heures de travail par jour.

Le rendement est de 130 000 $. L'entrée est le nombre d'heures accumulées qu'il a fallu aux employés pour générer ces revenus. Donc, nous devons d'abord calculer l'entrée. Le calcul ressemblera à ceci :

calcul de productivité
Notre production définie est de 130 000, mais pour savoir combien d'heures il a fallu pour produire le capital, nous devons multiplier les valeurs de tous les facteurs. Le résultat est de 10 560 heures pour fabriquer un produit.

Et pour obtenir la valeur de productivité, nous devons diviser les deux valeurs. On peut alors voir que 22 employés produisent 12,3 unités par heure en l'espace de 4 mois

Ce type de calcul est généralement utilisé par des entreprises de fabrication complexes, comme Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, etc.

Unités par heure

Et pour calculer combien d'unités les employés fabriquent par heure, il suffit d'inverser la formule de productivité ci-dessus.

S'ils font 12,3 unités par heure, alors nous devrions diviser 60 minutes par 12,3.

productivité par ... calcul
Dans l'économie de la connaissance, cette formule est applicable si vous souhaitez calculer, par exemple, le nombre d'appels commerciaux que chaque vendeur effectue par heure, ou en télémarketing et service client.

Il convient également aux petites entreprises de fabrication et aux travaux tels que l'amarrage, le chargement, la transformation des aliments, etc.

Si vous souhaitez essayer la calculatrice par vous-même, vous pouvez la trouver ici.

Comment adapter la formule de productivité

Nous avons dit que l'économie du savoir a de multiples facteurs dont elle doit tenir compte. Les employés n'ont pas « qu'une seule tâche ». La plupart auront des tâches qui ne figurent pas entièrement dans leur description de poste, ce qui affectera leur productivité.

Alors, comment pouvez-vous le calculer avec précision, tout en étant conscient des différents facteurs ?

Créer une ligne de base

Pour pouvoir analyser les résultats, vous devez d'abord créer une base de référence - le point de référence par rapport auquel vous mesurerez vos résultats de productivité.

Cela signifie comparer vos coûts acceptables et attendus (combien d'argent, d'énergie, de main-d'œuvre, d'heures consacrés à la production) aux résultats réels.

Dans l'exemple de notre concepteur, 1,6 brouillon par heure pourrait être le niveau de productivité attendu pour son responsable - la base de référence. Cependant, si la ligne de base est, disons, 2 brouillons par heure, alors le responsable pourrait dire que le concepteur est sous-performant.

Voici les étapes spécifiques pour adapter la formule sortie/entrée à vos propres besoins :

Étape 1 : Déterminez votre contribution

Décidez de l'aspect de la productivité que vous souhaitez évaluer. Cela détermine votre entrée.

Il peut s'agir d'heures de travail, d'unités produites, d'heures productives, de coût horaire, etc.

Étape 2 : Déterminez votre sortie

Le résultat est le résultat final : le produit final. Il peut s'agir d'un projet marketing, d'une acquisition de clients, de ventes réussies en un mois, de revenus, etc.

Étape 3 : Appliquer la formule

Après avoir décidé des valeurs d'entrée et de sortie, utilisez-les simplement dans la formule de base et calculez le résultat.

Sortie/Entrée = Productivité

Étape 4: Comparez-le à la ligne de base

Lorsque vous obtenez les résultats, comparez-les à ce que vous avez déterminé comme étant un niveau productif. Il peut s'agir du nombre d'heures travaillées ou de la quantité de ressources/d'argent dépensée pour produire une partie d'un produit, etc.

Selon les facteurs que vous incluez, le calcul peut devenir un peu plus complexe, comme dans nos exemples ci-dessus.

3. Mesurer la productivité en dehors des chiffres

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une mesure de la productivité à part entière, l'analyse de la productivité par le biais d'objectifs peut être bien plus utile que de simples chiffres. Surtout dans l'économie de la connaissance.

En raison des nombreux aspects affectant sa productivité, nous ne pouvons pas nous fier uniquement aux chiffres. Ainsi, en plus de l'approche stéréotypée, vous souhaiterez utiliser une (ou plusieurs) des méthodes suivantes :

Mesurer par la gestion du temps

La méthode la plus utilisée pour mesurer la productivité des employés est la façon dont ils gèrent leur temps. Qu'ils consacrent plus ou moins de temps à des tâches spécifiques, combien de temps est-il consacré à des tâches insignifiantes ou gaspillé. Les études réalisées sont étonnantes, et en disent long sur nos habitudes.

Quelque chose d'aussi simple qu'une feuille de temps peut vous donner un excellent aperçu de l'ensemble de l'équipe et des contributions de chaque employé à la production globale.

rapport

Voici un exemple de feuille de temps individuelle et d'équipe dans Clockify, et un rapport généré basé sur les métriques de suivi du temps.

Avec un suivi du temps numérique, vous pouvez affecter des employés à un projet et leur permettre de suivre le temps sur chacune de leurs tâches. Ils peuvent même les étiqueter, afin que vous puissiez facilement suivre sur quel aspect du projet ils sont les plus productifs. De même, vous pouvez voir où ils rencontrent des obstacles et les résoudre à temps.

Voici un guide détaillé sur la gestion du temps des employés que vous pouvez fournir aux employés.

Mesurer à travers des objectifs fixés

Deux entreprises d'un même secteur peuvent être tout aussi productives et prospères, tout en ayant des méthodes très différentes.

On peut se concentrer sur l'innovation, la construction de meilleurs produits, la prise de risques en innovant. Cela permet à leurs clients de rester engagés et d'attendre de voir la suite.

L'autre travaille à améliorer l'expérience utilisateur déjà existante, à perfectionner leurs services et à la rendre plus accessible à un public plus large. Moemen Ahmed de Gleeds Construction Consultancy a donné un excellent exemple avec BMW et Toyota :

Les deux sociétés sont bien établies avec un long héritage de succès, cependant, chacune d'entre elles met en œuvre une stratégie totalement différente.

Toyota est assez célèbre pour sa stratégie de « qualité totale », qui tend à se concentrer sur la fourniture au marché visible le plus large d'un produit qui contient toutes les fonctionnalités requises avec une excellente qualité et à un prix abordable pour la plupart des consommateurs. Toyota a dirigé et lancé ce type de stratégie, en particulier dans les années 1980 et 1990, et s'est avéré très efficace pour tenir ses promesses auprès des consommateurs du monde entier.

D'autre part, BMW est une entreprise qui s'efforce de mettre en œuvre une technologie de pointe et des fonctionnalités supplémentaires pour ses consommateurs. La stratégie de BMW se concentre sur la livraison d'un produit haut de gamme qui offre au consommateur un prestige et une expérience luxueuse à un prix relativement élevé. BMW ne cible pas une large part du marché automobile total, mais se concentre uniquement sur les secteurs de premier ordre. "

Des études ont montré que les employés qui sont conscients des objectifs primordiaux de leur entreprise sont beaucoup plus productifs. Ils se sentent plus connectés et ont un sens du but et de la place au sein de la structure de l'entreprise. Pour mesurer la productivité en vous fixant des objectifs, vous pouvez essayer de :

  • Fixez des jalons qui rapprochent l'organisation de l'objectif
  • Fixez des délais plus courts, des tranches de temps réalisables pour chaque département
  • Observer la gestion de la charge de travail des employés
  • Rencontrer

En fin de compte, vous pouvez utiliser le calcul des heures productives pour voir le temps qu'il a fallu pour atteindre le jalon.

Cependant, vous pouvez réaliser la même chose sans formules - si le jalon a été atteint, vous êtes sur la bonne voie. Mais si ce n'était pas le cas, vous pouvez commencer à identifier les problèmes dans chaque service et trouver des moyens de les remettre sur la bonne voie.

Mesurer par objectifs

Avec cette méthode, vous pouvez voir comment la production de chaque employé contribue aux opérations à plus grande échelle de l'entreprise.

Un moyen fiable consiste à utiliser des évaluations de performance. Ce sont des méthodes de suivi et d'observation des performances globales d'un employé au travail, et peuvent aller du suivi des présences aux relations inter-bureaux et à l'amabilité. En fin de compte, cela vous donne une idée de la productivité des employés à un niveau plus empirique.

Les mesures sont en grande partie descriptives, utilisent des objectifs spécifiques et reposent sur des évaluations 1:1 régulières (tous les un, trois ou six mois). Nous avons rédigé une archive sur le suivi des performances, qui, selon nous, peut être utile lors de l'utilisation de cette méthode.

  • Pourquoi et comment créer des normes de performance (avec exemples)
  • Gestion des performances : conseils pour créer un cadre efficace
  • Comment suivre les performances des employés (avec des modèles)
  • Comment calculer et évaluer la performance des employés
  • Examen des performances : 6 méthodes courantes

Mesurer avec la rétroaction à 360 degrés

Ce type de mesure repose sur la collecte d'informations auprès des collègues d'un employé spécifique. La première utilisation connue de cette méthode a été réalisée par Esso Research and Engineering Company dans les années 1950, et a depuis subi de nombreuses adaptations et changements.

Cependant, l'idée de base reste la même : la productivité d'une personne est évaluée par les personnes avec lesquelles elle travaille quotidiennement. Et pas seulement de leurs propres départements.

Certains craignent que cette méthode ne soit pas fiable. On ne peut jamais savoir à quel point les collègues de quelqu'un peuvent être objectifs, et qui plus est, les évaluer en fonction de leur performance au travail uniquement. Heureusement, nous réalisons des progrès dans la résolution de ce problème en proposant une formation appropriée pour un retour d'information à 360 degrés.

Enfin, il est recommandé aux petites entreprises uniquement, car leurs employés auront plus d'opportunités de collaboration et de contact.

Il est crucial de décider d'une période limite où vous pouvez évaluer si la méthode fonctionne pour vous. De plus, vous suivrez l'évolution des demandes du marché et des clients, car le paysage économique change de temps en temps, quel que soit le secteur.

Réévaluer vos méthodes et les adapter tous les six mois à un an (même plus tôt si nécessaire), est un bon moyen de garder le cap sur les mesures de productivité. Parce que si les coûts de main-d'œuvre sont réduits, que vos clients cibles changent ou que les ressources augmentent de façon exponentielle, ils affecteront tous en grande partie la façon dont le travail est effectué.

Qu'est-ce qui affecte la productivité des employés au sein d'une entreprise?

Nous allons maintenant examiner certains des départements d'une entreprise (en particulier l'informatique) et tous les facteurs qui expliquent leurs niveaux de productivité.

Pour acquérir une expérience de première main, nous avons interrogé quelques chefs d'équipe de Clockify pour connaître leurs opinions sur la mesure de la productivité et la manière dont ils l'abordent.

Service client

Tout d'abord, notre propre responsable du support client, Jovana Kandic, a expliqué comment ils observent la productivité et les facteurs mesurés et analysés :

jovanak « Généralement, la productivité du support client se mesure par le nombre de tickets résolus, le temps de première résolution, le temps de première réponse,… Et cela ne concerne que les tickets. Nous examinons également le nombre de messages de discussion acceptés, le pourcentage d'appels manqués ou abandonnés, le temps de réponse moyen, etc.

C'est hautement mesurable, car nous avons beaucoup de métriques, mais il y a aussi le risque de perdre le point central de toutes les données. "

C'est un autre point en faveur d'une approche plus empirique de la mesure de la productivité lorsque cela est possible. Trop se fier aux chiffres peut nuire aux employés, surtout lorsque les facteurs extérieurs ne sont pas pris en compte.

Ressources humaines

Nous avons également demandé à Biljana Rakic, responsable des ressources humaines chez Clockify, son avis sur le sujet :

biljanar « Nous examinons des valeurs quantitatives, comme le nombre d'employés que nous avons approchés pour consultation et évaluation en un mois, par exemple. Mais nous prenons également en compte la satisfaction globale et le nombre de formations et de cours que nous pouvons dispenser en un an.

De plus, nous surveillons et mesurons le processus de recrutement – ​​le nombre de candidats contactés, le taux de réponse, etc. Nous avons également commencé à inclure des enquêtes de satisfaction, où les candidats potentiels peuvent évaluer l'expérience avec le représentant des RH.

Programmeurs

Enfin, notre programmeur principal, Ljubomir Simin, a partagé ses deux cents sur la façon dont il gère les mesures de productivité :

ljubomirs « Eh bien, d'une part, vous avez des métriques quantifiables - comme le nombre de validations de code, ou d'opérations sur GitLab, l'activité de contrôle de source (nombre de modifications, de révisions, etc.). Les données sont en quelque sorte synthétiques, mais fournissent une base de référence.

D'un autre côté, il existe des métriques axées sur les résultats – la personne a-t-elle respecté les délais, le nombre de bugs, etc. Personnellement, je préfère mesurer la productivité en fonction de délais plus longs, lorsqu'ils concernent des fonctionnalités plus importantes que nous souhaitons implémenter. Les tâches plus petites, comme celles que vous effectuez plusieurs par jour, ont vraiment très peu d'impact. Cependant, nous évaluons tout cela sous une forme ou une autre lors des évaluations de performance. »

Pourquoi devriez-vous mesurer la productivité des employés

Maintenant, toutes ces informations soulèvent la question : le calcul de la productivité des employés et l'analyse de toutes ces données en valent-ils vraiment la peine ?

Avantages à grande échelle de la mesure de la productivité

1. Meilleure utilisation des ressources

Comme mentionné précédemment, la productivité est le résultat de la façon dont les ressources et les compétences sont utilisées pour produire un résultat. Savoir comment vos employés travaillent, quels logiciels ils utilisent et comment ils communiquent avec leurs collègues peut tous vous donner une idée de l'endroit où vos ressources sont sous-utilisées ou si vous devez introduire quelque chose de nouveau.

Vous saurez si vous devez vous procurer un nouveau logiciel, fournir une formation et des cours supplémentaires, s'il y a trop d'heures supplémentaires, etc.

2. Identifie les étapes inutiles

Vous vous souvenez de l'exemple avec le pêcheur, depuis le début ? La productivité consiste à conserver l'énergie des employés pour les aider à se concentrer sur les tâches qui comptent. Ils ne devraient pas le dépenser pour des tâches qui peuvent être éliminées ou exécutées par d'autres.

Les employés déchargés sont plus productifs, plus heureux et désireux de travailler plus dur (pas plus, cependant – alors ne profitez pas de cette opportunité pour augmenter leur charge de travail !).

3. Réduit les coûts à tous les niveaux

Lorsque vous calculez la productivité en fonction du rapport entre la production et le capital investi, vous pouvez voir au fil du temps où apporter des modifications budgétaires. Peut-être que certains processus vous coûtent plus que nécessaire, ce dont vous ne seriez pas conscient sans les données de productivité que vous avez recueillies au fil du temps.

Il en va de même pour les coûts de temps, d'énergie et de main-d'œuvre.

4. Vous permet de vous adapter au marché

C'est comme prendre le pouls de l'entreprise. Lorsque le marché change, les stratégies de votre entreprise pour suivre la demande, les concurrents et les tendances évoluent également. Les employés pourraient subir des pressions et des politiques accrues ou modifiées.

Garder une trace de leur productivité grâce à une méthode établie peut signaler des problèmes beaucoup plus tôt, avant tout dommage permanent.

5. Il reflète les performances du système

Lorsque vous êtes conscient des niveaux de productivité de vos employés, cela montrera à quel point votre système fonctionne bien. Il sera plus facile de mettre en œuvre des changements, et vous saurez exactement quand, où et comment, et sans préjudice pour l'entreprise. Pas de temps perdu, pas de pertes financières non plus et des transitions moins stressantes.

Avantages individuels de la mesure de la productivité

1. Moins de temps perdu

Les raisons de la perte de temps peuvent être nombreuses. Cependant, l'un des facteurs les plus importants semble toujours être les médias sociaux, les temps d'arrêt plus longs pendant les pauses, le retard de la fin des tâches, etc. La mesure de la productivité peut révéler ces poches d'inactivité et leur fréquence.

Bien que vous puissiez fermer les yeux sur une perte de temps si cela se produit rarement, une trop grande procrastination peut entraîner une lourde procrastination, ce qui entraîne un travail précipité et du stress en raison des échéances imminentes. Et la plupart des employés ne sont même pas conscients du temps qu'ils ont passé à naviguer sans réfléchir !

Au fur et à mesure que vous suivez leur temps et analysez les rapports, vous pouvez utiliser ces données pour expliquer en quoi cette distraction trompeusement courte représente beaucoup. Qu'ils en soient conscients ou non, les employés commenceront à être plus attentifs et, ensemble, vous pourrez même vous fixer des objectifs pour réduire leur temps de navigation.

  • Comment identifier le temps perdu
  • Les meilleures façons de suivre les heures des employés

2. Augmentation de la productivité

Un système établi d'analyse de la productivité rationalise l'éthique du travail des personnes. Sachant que leur travail est évalué et récompensé en conséquence, ils sont plus susceptibles de se sentir épanouis et motivés à travailler plus dur.

Plus de satisfaction au travail entraîne moins de stress et moins de rotations pour l'entreprise.

3. Des employés plus qualifiés

Comme mentionné précédemment, les résultats des mesures de productivité peuvent signaler en temps opportun les lacunes dans le flux de travail et en identifier avec précision la raison. Alors que beaucoup d'entre eux peuvent être des facteurs hors de votre contrôle (questions familiales, problèmes d'argent, santé mentale ou physique, etc.), ceux que vous pouvez voir et contrôler manquent de compétences ou de direction.

Vous pouvez résoudre ce problème en organisant une formation appropriée, en perfectionnant des compétences spécifiques, en fournissant du matériel de lecture ou des mentors pour aider à combler les lacunes dans les connaissances.

4. Des employés plus motivés

Mesurer la productivité signifie que vous pouvez évaluer vos employés plus fréquemment. C'est l'occasion de leur rappeler la direction de l'entreprise et de leur faire connaître leur rôle dans celle-ci. Ainsi, vous les aidez à se forger des idéaux et des objectifs professionnels qui peuvent s'aligner sur ceux de l'entreprise.

Cela leur permet de se sentir moins comme un rouage dans une machine et plus comme une partie intégrante de l'image.

Enfin, Penny Zenker, coach en productivité et auteur de The Productivity Zone, Penny Zenker, plaide en faveur de la détermination de ce que vous considérez comme de la productivité et de la façon dont le fait de savoir que cela peut faire ou défaire un plan d'amélioration de la productivité. Dans cette interview, elle parle de la gestion de l'énergie, pourquoi des délais plus courts peuvent être meilleurs et comment les méthodes de productivité doivent être adaptées à chaque personne.

En conclusion

La mesure de la productivité est un sujet qui couvre de nombreuses avenues différentes. Avec cet article, nous avons voulu vous présenter le nombre de facettes qu'il comporte. Et tandis que les formules et les mesures peuvent sembler complexes, l'idée de base reste incroyablement simple : Productivité = Sortie/Entrée.

Cependant, ce que nous pouvons conclure des recherches, des articles et des témoignages d'experts publiés ici, c'est que se fier uniquement aux données peut nuire à votre analyse. Vous devez avoir une forme de contribution de personne à personne et des commentaires d'autres employés pour former une image complète de la productivité d'une personne.

Car finalement, la productivité est affectée par de nombreux facteurs. Et ceux que vous décidez de prendre en compte dépendent des idéaux et des objectifs de votre entreprise. Nous espérons que cet article a fourni des informations utiles sur les principes généraux (et certains plus spécifiques) de mesure de la productivité. Bonne chance!