Tech Thursday : Conseils critiques pour la conception de l'aménagement des bureaux et des plans de sièges pour des employés plus heureux

Aujourd'hui, de plus en plus de personnes travaillent à domicile ou dans des espaces de coworking au moins une partie de la semaine. La recherche révèle que les espaces de travail physiques ont un impact sur le bien-être et la productivité des employés. Et la conception omniprésente des bureaux ouverts réduit en fait la collaboration, selon une étude de 2018 de Harvard.

La conception des bureaux est en pleine mutation et les entreprises repensent l'aménagement de leurs bureaux pour améliorer le bonheur, l'engagement et la productivité des employés. Lisez la suite pour 5 trucs et astuces pour rafraîchir la conception de votre bureau, et un guide d'utilisation du logiciel de disposition et de sièges de Social Tables pour créer des conceptions de bureau qui fonctionnent.

1. Créez des aménagements de bureaux polyvalents qui favorisent la communauté et la créativité

Heureusement, l'époque des cabines hautes est derrière nous. Mais si les plans d'étage ouverts sont également problématiques, quelle est la bonne façon de concevoir un espace de travail accueillant et favorisant la concentration et l'engagement ?

Prenez une page de l'essor des espaces de coworking et privilégiez les espaces de travail avec un mélange de styles de mobilier et de zones de travail dans tout l'espace. Incluez des zones où les employés peuvent se rencontrer dans des espaces communs et centraux conçus pour des groupes de différentes tailles. Avec des emplacements variés, les membres de l'équipe peuvent réfléchir à des idées créatives pour un projet à venir, faire le suivi des questions en suspens d'une réunion ou pousser une équipe à respecter une échéance.

Éléments de conception qui rapprochent les employés plutôt que de les séparer :

• Les grandes tables de style familial avec un mélange de bancs et de chaises constituent d'excellents points de rassemblement. Placez-les à chaque extrémité d'une grande pièce, afin que plus d'un grand groupe puisse se réunir en même temps, si nécessaire.
• Un espace de pause ouvert avec un îlot de cuisine aménagé, entouré de tabourets de bar. Incluez des prises électriques et des stations de recharge pour que les gens puissent travailler et recharger leurs appareils mobiles pendant qu'ils grignotent.
• Construisez un bar à café dans un emplacement central avec un mélange de longues tables et de tables de café à proximité. C'est un excellent moyen de s'assurer que les travailleurs de différents départements se croisent parfois.
• Incluez des zones de travail « de confort » avec des canapés et des fauteuils club qui encouragent à s'attarder pour de petites discussions et des mises à jour du projet.
• Créez des coins accueillants où les gens peuvent travailler seuls et contacter des collègues à proximité en cas de besoin.

2. Créez des sièges qui favorisent la collaboration

Une étude de 2017 du Massachusetts Institute of Technology a révélé que les chercheurs étaient trois fois plus susceptibles de co-écrire des articles avec des personnes qui travaillaient dans leur environnement immédiat que celles qui travaillaient à 400 mètres. Cette étude soutient les conclusions du chercheur en espace de travail et professeur au MIT Thomas Allen, qui a développé la «courbe Allen» dans les années 1970. Ses recherches ont révélé que les personnes travaillant les unes à côté des autres ont tendance à interagir davantage et à développer des idées ensemble, tandis que la collaboration diminue à mesure que les travailleurs s'éloignent les uns des autres.

Ainsi, si les espaces de collaboration sont essentiels, l'endroit où vous placez les postes de travail de chaque employé est également important, tout comme l'orientation de votre entreprise ou de votre service. Par exemple, les équipes des secteurs en évolution rapide, comme le marketing et la technologie, doivent être proches les unes des autres dans un environnement qui encourage la communication. Mais les positions et l'édition à forte intensité de recherche peuvent nécessiter un coin tranquille où les interruptions sont peu nombreuses. Points à garder à l'esprit lorsque vous attribuez des sièges de bureau :

• En général, les membres de l'équipe qui comptent sur la créativité et les rebondissements fréquents d'idées doivent s'asseoir les uns contre les autres pour améliorer la collaboration. Les rôles qui bénéficient des clusters créatifs peuvent inclure des équipes de R&D et de marketing.
• Les individus ont différentes façons de travailler de manière plus productive. Bien que garder les équipes proches les unes des autres soit souvent le bon choix, faites attention lorsque les plus performants vous disent qu'ils travaillent mieux loin du brouhaha.
• Installez vos travailleurs de manière stratégique. Une étude réalisée par la Harvard Business School et la société de solutions de services aux entreprises Cornerstone OnDemand a révélé que la productivité et la qualité du travail augmentaient lorsque vous organisiez des plans de salle pour regrouper certains travailleurs. L'étude a révélé que les travailleurs assis à haute productivité/travail de faible qualité à proximité de ceux à faible productivité/travail de haute qualité amélioraient les performances des deux types d'employés. Pendant ce temps, la recherche a révélé qu'il était idéal de rapprocher les artistes moyens les uns des autres.

3. Créer des espaces de bureau qui favorisent le bien-être des employés

Les employés passent environ un tiers de leur vie au travail. Ce qu'ils pensent de leur travail et de leurs espaces de travail a un impact sur la productivité, la rétention des employés et votre capacité à attirer les meilleurs et les plus brillants de votre secteur. Voici comment votre aménagement et vos équipements peuvent améliorer le bien-être des employés :

• Que la lumière soit. La lumière naturelle est de plus en plus importante pour les travailleurs. Dans la mesure où l'espace et vos fenêtres le permettent, concevez votre espace de travail de manière à ce que le plus grand nombre d'employés se trouvent à proximité de sources de lumière naturelle.
• Ajoutez des plantes et de la verdure dans tout le bureau.
• Créez des « salles de recharge » où les employés peuvent faire des siestes, méditer ou détourner leur attention du travail pendant une courte période.
• Considérez les bureaux qui passent de la position assise à la position debout.
• Offrez des options de sièges et de tables variées pour favoriser le mouvement. Parfois, un changement de décor aide les employés à maintenir leur productivité.

4. Inclure des espaces de travail « calmes » et privés pour améliorer la productivité

Les employés ont besoin d'emplacements fiables pour des périodes de travail ciblées. Le rapport des zones calmes aux espaces communs dépendra, encore une fois, du type de projets des employés. Les analystes de données, les stratèges commerciaux et les rédacteurs, par exemple, ont besoin d'un espace où ils peuvent plonger dans leur travail sans interruption entre les sessions de brainstorming et les réunions. Le travail des responsables des ressources humaines et des chefs de projet, quant à lui, est généralement collaboratif tout au long de la journée.

Conseils pour concevoir un aménagement de bureau qui donne aux employés le calme dont ils ont besoin :

• Collaborateurs du groupe qui ont besoin de longues périodes de concentration les uns à côté des autres.
• Si possible, localisez les employés qui ont besoin de calme dans un coin ou dans une pièce séparée des espaces de collaboration afin que les conversations entre collègues soient moins intrusives.
• Créez des salles insonorisées pour les conférences et les appels de vente. Le bureau de Google à Amsterdam a de jolies caravanes autour du bureau pour des réunions qui n'interrompent pas le reste du bureau.
• Désignez une zone de confort (avec des canapés et des fauteuils moelleux) pour les employés qui ont besoin de calme afin qu'ils puissent profiter d'un dépaysement tout au long de la journée comme leurs collègues plus collaboratifs.

Astuce bonus : découvrez les clés de la « concentration profonde » au-delà du bureau de l'expert en productivité Cal Newport dans cette interview avec le New York Times sur la façon de se concentrer au travail.

5. Considérez la disposition de vos sièges de bureau comme fluide et non fixe

Aujourd'hui, le délai de réaménagement des bureaux est de plusieurs années plutôt que de plusieurs décennies. Quelques entreprises changent même la disposition de leurs sièges de bureau tous les quelques mois. Kayak utilise les nouvelles recrues comme une opportunité de déplacer les sièges de bureau, tandis que la société de jeux Valve permet aux employés de se réinstaller dans des endroits qui fonctionnent le mieux pour les nouveaux projets avec des postes de travail mobiles sur roues.

Bien que les bureaux roulants ne soient pas possibles pour tous les lieux de travail, les responsables des ressources humaines et des bureaux devraient adopter un état d'esprit « changer ». Lorsque l'emplacement des bureaux et des tables communes nuit à la productivité, discutez avec les employés de la configuration optimale et apportez des modifications. L'agilité est essentielle pour vos services et vos employés - votre espace de bureau doit refléter cette valeur.

Comment concevoir un plan de salle pour un bureau en 7 étapes simples

L'utilisation d'un créateur de plan d'étage peut vous aider à envisager la conception et la rénovation de bureaux dans l'ensemble de votre entreprise, de San Francisco à Singapour. Avec l'outil de disposition et de disposition des sièges, vous pouvez créer le design et apporter des modifications plus efficacement que lorsque vous l'esquissez sur papier. Vous pouvez utiliser l'outil pour stocker les aménagements de plusieurs bureaux pour de futures refontes et pour partager des idées et des inspirations avec les membres de votre équipe pendant le processus de conception.

Suivez ces étapes pour utiliser l'outil de plan d'étage de Social Tables pour vous aider à concevoir un aménagement de bureau que vous êtes fier de partager avec votre équipe :

Étape 1 : Créer un nouvel événement

Sélectionnez « Événements » dans le menu de gauche, suivi de « + Créer un événement » dans le coin supérieur droit. Pour la refonte d'un bureau d'entreprise à Chicago, nommez votre événement 'Chicago Office Layout', ou quelque chose de similaire. Vous voulez pouvoir accéder facilement à ces fichiers en cas de besoin. Ajoutez une date d'événement qui suit le calendrier de conception ou de rénovation du bureau.

Étape 2 : Créez ou téléchargez l'aménagement du bureau

Si votre bureau est une forme rectangulaire simple, vous pouvez entrer la longueur et la largeur de l'espace pour commencer. Mais dans la plupart des cas, vous souhaiterez télécharger un plan d'étage existant du bureau au format .pdf, .jpg ou .png. Cela garantit que la disposition comprend tous les recoins, les salles de conférence et les halls d'entrée afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de l'espace. Le gestionnaire du bureau doit avoir la disposition, ou vous pouvez contacter le gestionnaire de l'immeuble si vous louez votre espace de bureau.

Étape 3 : Créer un tableau de vision de conception de bureau

Utilisez la section « Télécharger des fichiers » pour créer un tableau de vision pour le projet. Ajoutez des images à un document et téléchargez le document dans l'événement. C'est un excellent endroit pour stocker des photos du mobilier de bureau que vous choisissez, ou pour vous inspirer du design d'autres bureaux.

Étape 4 : Créer une liste d'employés de bureau

Créez une liste de « participants » pour la refonte du bureau avec vos employés en tant qu'invités. Sélectionnez « Stockage » dans le menu de gauche, puis sélectionnez « + Nouveau » dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ensuite ajouter tous les employés du bureau à la fois avec un fichier CSV, ou les ajouter un par un.

Utilisez la section des notes pour inclure des détails qui ont un impact sur la disposition des sièges, tels que l'identification des membres de l'équipe de projet qui ont besoin d'espaces de travail proches les uns des autres ou la réceptionniste qui doit être près de l'entrée.

Étape 5 : Concevoir l'aménagement du bureau

C'est la partie amusante! Sélectionnez 'Chicago Office Layout' et sélectionnez l'image de la chaise (Objets) dans le menu de gauche. Explorez les options et laissez la conception de votre bureau prendre forme en sélectionnant l'objet de votre choix, en le faisant glisser vers la mise en page et en cliquant à l'endroit où vous le placerez dans l'espace. Choisissez parmi des tables rectangulaires, des poufs, des canapés, des tables basses, des fougères et plus encore. Vous pouvez déplacer et déplacer au fur et à mesure, et enregistrer des versions si vous n'êtes pas sûr des modifications. Voici quelques conseils supplémentaires pour guider le processus de conception :

• Commencez par ajouter les escaliers, les portes et les fenêtres, ainsi que les obstructions et les installations permanentes dans l'espace.
• Sélectionnez les formes des tables et des chaises les plus proches de ce que vous envisagez pour l'espace.
• Ou, vous pouvez créer des objets personnalisés.
• Utilisez des objets « Nourriture et boissons » tels que « Bar », « Station de boissons » et « Table à café » pour créer des zones communes pour le café, les collations et les boissons.
• Utilisez « Audio et visuel » pour désigner l'emplacement des prises électriques et de l'éclairage, ainsi que des écrans de projection et des téléviseurs pour la vidéoconférence.
• Utilisez « Admin & Business » et sélectionnez « Flip Chart » ou « Easel » pour désigner les tableaux blancs.
• Sous « Meubles », vous trouverez les options « Canapé » et « Loveseat », qui sont parfaites pour concevoir une collaboration confortable ou des zones calmes.
• Faire preuve de créativité! Sélectionnez « Card Table » sous « Admin & Business » pour désigner un espace de bureau pour le plaisir et les jeux. Ajoutez de la verdure à votre bureau en sélectionnant dans le menu « Plantes ». (Les bureaux verts ont également un impact positif sur les fonctions cognitives et le bien-être des employés.)

Étape 6 : Créez le plan des sièges du bureau

Associez les employés à leurs postes de travail en sélectionnant « Objets », puis en sélectionnant les trois points horizontaux en bas du menu à gauche. Sélectionnez « Participants » et la liste des noms d'employés que vous avez créés précédemment apparaîtra. Sélectionnez un nom, puis cliquez sur le bureau où ils seront assis.

Étape 7 : Partagez la disposition du bureau et le plan de salle

Le créateur de plan d'étage de Social Table permet d'envoyer facilement l'agencement du bureau aux décideurs et aux membres de l'équipe. Pour partager la conception, créez un PDF partageable à l'aide de l'icône PDF dans le coin supérieur droit lorsque vous êtes dans « Chicago Office Layout ».

Il est particulièrement utile de partager la mise en page lorsque vous concevez un bureau dans un autre état ou même pays. Les employés qui travaillent dans l'espace tous les jours peuvent remarquer des problèmes avec la conception ou la disposition des sièges dont vous n'êtes pas conscient de loin. C'est aussi un moyen utile de susciter l'enthousiasme pour l'aménagement amélioré du bureau.

Prêt à concevoir (et repenser) les bureaux de votre entreprise en toute simplicité ? Explorez les possibilités avec le logiciel de mise en page d'événements de Social Tables.

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