Pourquoi et comment créer des normes de performance dans une organisation (plus des exemples)

Chaque travail a sa propre description de ce qui doit être fait lorsque vous travaillez dans ce poste. De plus, il existe des normes de performance. Ils prouvent comment effectuer ces tâches pour bien faire le travail.

Ainsi, lors de l'évaluation de vos employés, vous comparerez leur performance avec des normes prédéterminées – des normes de performance. Assurez-vous que ces normes sont fondées sur des postes spécifiques, et non sur des individus.

Cet article vous guidera à travers tous les détails sur les normes de performance, tels que :

• l'objectif des normes de performance,
• les trois niveaux de performance,
• ce qu'il faut considérer lors de l'établissement des normes de performance,
• comment créer une norme de performance, et
• exemples de normes de performance.

Quel est le but des normes de performance?

Avant d'explorer l'objectif des normes de performance, prenons du recul et définissons la gestion des performances.

La gestion du rendement est le processus de communication entre les employeurs et les employés.

Ce processus implique également de donner une rétroaction aux travailleurs. Pour savoir comment mener à bien leur travail, les employés doivent d'abord voir les normes de performance pour ce poste.

L'objectif des normes de performance est de s'assurer que les employeurs et les employés sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes professionnelles. C'est pourquoi les gestionnaires doivent fournir à leurs nouveaux employés les normes de performance au cours du premier mois d'emploi.

Les normes de performance donnent également aux employés des perspectives de performance spécifiques pour chaque compétence.

De plus, les normes de performance favorisent la communication entre les gestionnaires/employeurs et les travailleurs.

Lorsqu'il s'agit d'évaluations, les gestionnaires utilisent les normes de performance comme ligne directrice. Ensuite, ils comparent les performances des employés avec ce modèle fixe. De cette façon, il y a une évaluation égale pour tous les employés dans le même poste.

En ce qui concerne les normes de performance, tous les travailleurs sont égaux et doivent être traités de la même manière. Selon la Commission américaine pour l'égalité des chances dans l'emploi, les employés handicapés et non handicapés « doivent répondre aux mêmes normes de production, qu'elles soient quantitatives ou qualitatives ».

Les normes de performance devraient être :

• spécifique,
• réalisable,
• facile à comprendre,
• correspondant au poste, et
• facile à mesurer.

Une fois qu'un employeur ou un manager a évalué les employés, leurs attentes peuvent être :

1. Atteint - si un employé a montré des performances adéquates,
2. Dépassé - si la performance est au-delà de bien, et
3. Non atteint – si les performances sont inférieures aux niveaux des normes de performances.

Ainsi, en cas de performance insuffisante, l'employeur ou le superviseur doit émettre un plan d'amélioration de la performance (PIP). Le but de ce document est d'aider un employé à améliorer ses performances.

Le PIP intervient dans la dernière phase du cycle de gestion des performances – la phase d'examen. En bref, c'est la phase où les gestionnaires suivent les performances des employés en effectuant des évaluations. Nous avons mentionné précédemment que ce cycle commence par l'établissement de normes de performance.

Désormais, la gestion de la performance comprend trois niveaux au sein de l'organisation.

Quels sont les trois niveaux de performance ?

La gestion des performances peut être centrée sur l'ensemble de l'organisation ou ses départements. En outre, il peut mettre l'accent sur la performance des employés individuels. Ainsi, il peut y avoir trois niveaux de gestion de la performance :

1. gestion stratégique de la performance,
2. gestion de la performance opérationnelle, et
3. gestion des performances individuelles.

Gestion stratégique de la performance

Le but de ce niveau est d'atteindre les objectifs organisationnels globaux. Il s'agit donc du niveau le plus élevé d'utilisation des normes de gestion de la performance dans l'organisation.

Pour atteindre ces objectifs, la direction de l'entreprise s'efforce de répondre aux questions suivantes :

• Cette entreprise a-t-elle une stratégie pour atteindre ses objectifs ? Si oui, l'entreprise met-elle en œuvre cette stratégie ?
• L'organisation apporte-t-elle les résultats attendus ?

Gestion de la performance opérationnelle

L'intention ici est d'obtenir des objectifs opérationnels. Ce niveau se concentre sur les processus au sein de l'organisation, tels que les projets ou les activités. Ainsi, l'intention est de savoir si ces projets/activités spécifiques fonctionnent.

Pour atteindre ces objectifs, la direction de l'entreprise doit répondre aux questions suivantes :

• Chaque département ou projet atteint-il ses objectifs ?
• Les activités opérationnelles sont-elles alignées sur la stratégie organisationnelle ? Si oui, comment ces activités favorisent-elles la stratégie organisationnelle ?
• Les projets ou activités sont-ils suffisamment efficaces ou doivent-ils être modifiés ?

Gestion des performances individuelles

Enfin, ce niveau met l'accent sur la performance de chaque salarié de l'entreprise. Ce processus commence par la définition d'objectifs et de normes de travail, l'examen des performances des employés et l'amélioration des compétences d'apprentissage de chaque employé.

Pour réaliser ces objectifs, la direction de l'entreprise doit obtenir des réponses à ces questions :

• Comment fonctionnent les individus ?
• Comment peuvent-ils booster leurs performances ?

Lors de l'examen du travail d'un employé, les normes de performance sont votre point de référence. Ces normes sont vitales car elles analysent divers domaines de performance. Voyons comment déterminer correctement les normes de performance et ce qu'il faut considérer en le faisant.

Que faut-il considérer lors de l'établissement de normes de performance?

Pour vous assurer que les normes sont adaptées à un poste particulier, voici quatre points à prendre en compte :

1. Les normes doivent être motivantes.
2. Les normes ne devraient pas être trop faciles ni trop difficiles à atteindre.
3. Faites savoir à vos employés que vous analysez leur performance.
4. Mettre en place une période d'essai.

Les normes doivent être motivantes

Le fait d'avoir des normes de performance motivantes incitera les travailleurs à mieux faire leur travail. D'ailleurs, s'ils peuvent voir leur progression au sein d'un projet, ce sera aussi leur moteur. Ainsi, ils seront plus susceptibles d'atteindre des niveaux de performances exceptionnels.

En tant que leader, vous pouvez encourager vos employés à suivre leurs heures de travail. Le suivi du temps des employés est également bénéfique pour vos employés, car ils pourront examiner l'avancement de leur projet. Ainsi, ils découvriront quelle partie du projet ils ont terminé et ce qui reste à faire. De plus, les travailleurs continueront à accomplir leurs tâches du mieux qu'ils peuvent.

Les normes ne doivent pas être trop faciles ni trop difficiles à atteindre

Si les normes de performance contiennent des tâches trop simples, elles seront trop faciles à réaliser. Ainsi, les employés ne seront pas motivés car ils ne seront pas mis au défi de terminer une tâche particulière.

D'un autre côté, les normes de performance ne devraient pas être trop compliquées. Si tel est le cas, les travailleurs auront du mal à terminer presque toutes les tâches. Par conséquent, leurs niveaux de performance peuvent diminuer.

Mais comment trouver le bon équilibre entre ces deux ? Assurez-vous que les normes de performance doivent être suffisamment audacieuses. De cette façon, les travailleurs devront rechercher une stratégie idéale pour terminer leurs tâches. Chaque fois qu'ils réussissent, les employés sentiront qu'ils travaillent pour atteindre leurs objectifs. Ainsi, ils seront plus enthousiastes à propos de leur travail.

Faites savoir à vos employés que vous analysez leur performance

Dans le cas où il y a un nouvel employé, un superviseur doit informer un employé des normes de performance qui régissent son poste. De même, tous les autres travailleurs doivent savoir que l'entreprise évalue leur performance.

Ainsi, un gestionnaire doit être transparent sur les normes de performance. Tout au long de l'année, les dirigeants doivent rappeler ces mesures aux employés. Si les travailleurs ont besoin d'une explication pour une partie de la norme, les gestionnaires doivent leur fournir des éclaircissements.

Mettre en place une période d'essai

En tant que gestionnaire, vous n'avez pas à établir vous-même des normes de performance. Laissez le personnel des RH vous aider à rédiger ces mesures.

En plus de l'équipe RH, vous pouvez également inclure les membres de votre équipe. Cette étape est cruciale car vos employés peuvent avoir des inquiétudes concernant les mesures actuelles. Si c'est le cas, ajustez ces parties de la norme de performance.

Ensuite, vous devriez commencer à tester ces nouvelles mesures en fixant une période d'essai, qui peut durer de six à huit semaines. De cette façon, vous obtiendrez une rétroaction directe de vos employés. Une fois la période d'essai terminée, demandez à vos travailleurs si ces normes leur convenaient. Encore une fois, s'il y a des problèmes actuels, assurez-vous de modifier légèrement les mesures.

Inclure vos employés dans la création de normes de performance renforcera la confiance entre vous et eux. De plus, lorsque les travailleurs participent à un tel processus, ils se sentent comme des membres appréciés de l'entreprise. De plus, cela augmentera également la productivité des employés.

Nous avons couvert quelques considérations générales pour la création d'une norme de performance. Voyons maintenant quelques règles pratiques pour rédiger ces mesures.

Comment créer une norme de performance ?

Disons que vous et votre équipe souhaitez créer une nouvelle norme de performance pour plusieurs postes au sein de l'équipe. Si vous ne savez toujours pas par où commencer et quelles exigences vous devez couvrir, voici quelques étapes simples pour faciliter ce processus.

Concentrez-vous sur le poste, pas sur l'individu

N'oubliez pas que les mesures que vous écrivez doivent concerner un poste et non un individu. Ainsi, s'il y a quatre employés dans le même poste, les normes de rendement pour eux devraient être les mêmes.

Si plus d'un employé effectue la même tâche, les normes doivent être identiques pour effectuer cette tâche particulière. Cette règle s'applique même si ces travailleurs occupent des postes divers au sein de l'entreprise.

Décider quelles tâches devraient être incluses dans la norme

Vous ne devriez pas incorporer chaque affectation dans les mesures de performance. Déterminez quelles tâches sont les plus importantes pour chaque poste. Ensuite, écrivez des normes de performance uniquement pour ces tâches.

En choisissant les plus significatifs, vous aurez un bref standard.

Choisissez les paramètres qui font le succès d'une performance

Pour effectuer un travail avec succès, les employés doivent répondre à des critères particuliers. Voici quelques indicateurs d'une performance efficace :

• précision,
• effectuer les tâches à temps,
• satisfaction du client,
• montrer des signes de leadership,
• être productif,
• faire preuve d'initiative,
• faire preuve de créativité et
• qualité de travail.

Mais, il y a plus. Un employé avec des performances au-delà des attentes présentera des qualités telles que:

• professionnalisme,
• en suivant constamment les protocoles professionnels,
• leurs performances sont en constante amélioration,
• font toujours de leur mieux,
• être méticuleux,
• avoir des idées et des solutions visionnaires, et
• exprimer leurs propres opinions.

Pensez aux taux d'erreur

Les normes de performance doivent toujours être claires et spécifiques, afin que les employés puissent facilement travailler conformément à ces normes. Si vous souhaitez évaluer les performances des individus ou des équipes, vous pouvez également le faire avec des indicateurs de performance clés (KPI).

De manière générale, les KPI peuvent vous aider à déterminer les performances de votre entreprise et si elle va atteindre ses objectifs. Comme vous pouvez l'imaginer, tous les travailleurs doivent aligner leurs performances sur les objectifs de l'entreprise. De plus, ils doivent faire leur travail en respectant les normes de performance.

Mais que se passe-t-il lorsqu'un employé présente des performances inférieures, inférieures aux normes acceptables ? Le plan d'amélioration de la performance mentionné ci-dessus est l'une des solutions.

Avant de commencer avec ce plan, vous devez d'abord décider combien d'erreurs sont trop nombreuses. Par exemple, un employé peut avoir une performance inférieure aux niveaux appropriés deux fois. Mais, si cela se reproduit, vous pouvez lui attribuer une note « Amélioration nécessaire ».

Vous pouvez avoir un plan différent pour définir les taux d'erreur. Quoi que vous choisissiez, respectez simplement ce plan.

Créez d'abord des normes pour des performances solides, puis les autres

Lors de la création de normes de performance, commencez par les aspects positifs en premier. Ainsi, vous pouvez commencer par noter les qualités d'une performance solide. Ensuite, continuez avec les qualités de la performance attendue ci-dessus.

Une fois que vous avez ces deux catégories, concentrez-vous sur les indicateurs qui sont en dessous des niveaux solides. Vous pouvez utiliser des expressions comme celle-ci :

1. Un employé démontre une solide performance lorsque…
2. Un employé prouve une performance supérieure aux attentes lorsque…
3. Un employé prouve une performance inférieure à celle appropriée lorsque…

L'explication détaillée de chaque phrase dépendra du poste de l'employé.

Si vous êtes impatient de voir à quoi ressemblent ces normes de performance dans la pratique, continuez à lire.

Quels sont les exemples de normes de performance ?

Les normes de rendement peuvent varier selon le poste et la description de poste. La seule chose qui est commune à toutes les normes de performance, c'est qu'elles démontrent comment un travail doit être bien fait.

Normes de performance pour les enseignants

Voyons à quoi ressembleraient les normes de performance pour les enseignants.

Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessus, chaque mesure a une explication détaillée. Ainsi, chaque nouvel enseignant devra revoir ces normes au cours du premier mois d'emploi.

Le but de ces mesures est de trouver les bonnes manières de présenter le programme aux élèves. Pour ce faire, les enseignants peuvent utiliser toutes les ressources disponibles, afin que les élèves puissent tout comprendre facilement. En outre, les enseignants doivent entretenir des relations positives avec les parents ou tuteurs des élèves.

Normes de rendement pour les adjoints administratifs

Voici un exemple de normes de rendement pour les adjoints administratifs.

En ce qui concerne les assistants administratifs, leurs normes de performance incluent la supervision des fonctions de support, l'organisation de la correspondance et la garantie que tous les fichiers et bases de données sont bien organisés et mis à jour. De plus, les assistants administratifs doivent s'assurer que les préparatifs de voyage respectent le budget et que les documents de voyage contiennent des informations exactes.

Normes de performance pour les fournisseurs de soutien technique

Voyons maintenant un exemple de normes de performance pour les fournisseurs de support technique.

Comme vous pouvez le voir dans ce tableau, les normes de performance pour cette profession sont le maintien d'un soutien technique, la formulation de recommandations aux utilisateurs et la mise à jour des dernières tendances dans ce domaine. Le but de ces mesures est de s'assurer que les prestataires de support technique ne proposent que des informations exactes aux utilisateurs. En outre, les prestataires de support technique doivent se comporter de manière amicale et être aussi réactifs que possible.

Des standards de performance liés aux objectifs de l'entreprise

Désormais, selon Lenny Pollack, professeur de pratique à la Penn State University, vous pouvez également lier les normes de performance aux responsabilités et aux objectifs de l'entreprise.

Ainsi, par exemple, l'un des objectifs de l'entreprise est d'améliorer le service client. Prenons un hôtel comme exemple de cette entreprise. La première personne que vous voyez lorsque vous entrez est un réceptionniste. Naturellement, la responsabilité d'un réceptionniste est d'accueillir les visiteurs.

Mais, comment la réceptionniste accueillera les visiteurs est ce qui compte. Pour améliorer le service à la clientèle, le réceptionniste doit être sympathique et accueillir les visiteurs avec le sourire. De plus, la réceptionniste doit leur fournir autant d'informations que nécessaire sur l'hôtel. De plus, si les visiteurs ont des inquiétudes, la réceptionniste doit trouver un moyen de résoudre ces problèmes.

En suivant ces normes de performance, le réceptionniste présentera d'excellentes performances et atteindra l'objectif de l'entreprise.

Conclusion

Pour les employés, les normes de performance sont une ligne directrice sur la façon de bien faire leur travail. Pour les gestionnaires, ces mesures sont un point de comparaison lorsqu'ils évaluent le rendement des employés.

Les normes de performance doivent être spécifiques, faciles à comprendre et réalisables. De cette façon, les employés seront motivés pour aligner leur performance sur les mesures définies.

Selon les performances des employés au cours de la dernière période, les dirigeants peuvent marquer leur travail comme une performance solide, supérieure aux attentes ou inférieure à celle appropriée. C'est au manager de décider quelle est la limite en cas de performance insatisfaisante.

Cet article a souligné les aspects les plus significatifs des normes de performance. Nous avons également couvert plusieurs exemples de ces mesures. Chaque fois que vous avez du mal à créer des normes de performance, vous pouvez les revoir une fois de plus.