Qu'est-ce qu'une facture récurrente ? + Comment en configurer un pour de l'argent facile

L'un des plus grands défis lors de la gestion d'une entreprise est de créer un système de paiement efficace. Les factures sont généralement suivies d'e-mails de suivi sans fin et d'appels aux clients. Pour les petites entreprises qui manquent de sécurité de trésorerie et de ressources massives, chaque retard de paiement peut être préoccupant.

Et s'il existait un moyen d'automatiser l'ensemble du processus de facturation et de facturer l'entreprise à l'avance d'une manière qui profite aux deux parties ? C'est là qu'une facture récurrente entre en jeu.

Il vous permet de créer un système où une facture est envoyée à votre client à intervalles réguliers. Ceux-ci sont généralement liés à leurs cartes de crédit pour un montant convenu, aidant les deux parties à rester au courant de leurs paiements.

Dans ce guide, nous examinerons certains des avantages d'une facture récurrente et comment vous pouvez configurer le système de facturation. Nous verrons également si le système convient à votre entreprise. Plongeons dedans !

Qu'est-ce qu'une facture récurrente ?

Une facture récurrente est une facture qui est automatiquement envoyée à vos clients à intervalles réguliers. Ceux-ci contiennent les mêmes détails de facture et sont parfaits pour les entreprises qui offrent le même service à intervalles réguliers.

Il vous aide à créer un système efficace qui facture régulièrement vos clients sans avoir à vous soucier de rappels et d'envoyer manuellement la facture.

Les entreprises qui utilisent généralement des factures récurrentes sont les sociétés de location, les services par abonnement, les sociétés de marketing et les consultants. Cependant, il ne se limite pas à ces seules industries. Toute entreprise qui propose peu ou pas de changement à ses services peut configurer des factures récurrentes pour rationaliser son processus de facturation.

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Par exemple, si vous possédez une petite agence de référencement, vous pouvez proposer un package marketing fixe à vos clients. Le forfait aura probablement un prix standard mensuel. Au lieu d'établir une facture tous les mois avec les mêmes détails, vous pouvez simplement utiliser une facture récurrente qui facture vos clients.

Une entreprise peut utiliser une facture récurrente après avoir obtenu l'autorisation du client d'être facturée régulièrement pour un montant régulier. Les frais continuent ensuite jusqu'à la date de résiliation du contrat ou lorsque le client décide de modifier le processus de facturation.

Les factures récurrentes sont souvent automatisées et dépendent d'un logiciel pour faire le travail à votre place. Définissez simplement le modèle avec les détails du client et asseyez-vous. Vous pouvez choisir d'envoyer automatiquement la facture tous les mois ou d'apporter des modifications pour des travaux ponctuels avant qu'elle ne soit envoyée au client.

Une facture récurrente diffère de la facture standard de deux manières principales :

Premièrement , les détails d'une facture standard varient selon le service. Chaque facture standard est différente et est établie après la livraison de la prestation.

Deuxièmement , la plupart des détails de la facture récurrente sont décidés à l'avance et sont basés sur le package sur lequel le client se concentre. Cependant, les détails d'une facture standard sont remplis après le service. Dans certains cas, le client peut même demander des révisions sur la facture.

Une facture récurrente est un élément de base de toute petite entreprise qui propose des services groupés à intervalles réguliers. Dans la section suivante, nous examinerons certains des avantages de l'utilisation de ce système de facturation.

Avantages d'utiliser une facture récurrente

Une facture récurrente vous aide à rationaliser votre processus comptable. Jetons un coup d'œil à certains des avantages de l'utilisation de ce système.

1. Améliore les flux de trésorerie

Une facture récurrente fournit des revenus à intervalles réguliers. Votre trésorerie est régulièrement augmentée chaque mois pour vous aider à couvrir les coûts et les dépenses dus aux revenus récurrents.

Connaître le montant d'argent qui entrera vous aide également à faire des projections précises des flux de trésorerie. Cela ne veut pas dire que les factures récurrentes doivent être la seule base de vos projections de trésorerie. Cependant, cela vous aide à savoir combien d'argent vous pouvez mettre en banque chaque mois.

Une fois que vous avez déterminé combien vous pouvez gagner chaque mois, la planification des dépenses devient également plus gérable. Un revenu mensuel garanti peut vous aider à prendre des décisions d'affaires éclairées sur où et comment planifier vos dépenses.

2. Accélérez vos paiements

L'un des plus gros obstacles pour les petites entreprises est d'obtenir des paiements à temps. Une facture récurrente peut vous aider à éviter les innombrables e-mails et suivis. Étant donné que la plupart des paiements récurrents sont décidés à l'avance, le client a une meilleure idée de la date d'échéance du paiement et peut mieux planifier.

En envoyant des factures à intervalles réguliers, vous pouvez encourager une routine de paiement. Lorsque les clients savent quand ils doivent payer, cela peut les aider à mieux planifier leurs échéanciers de paiement.

Une fois la routine établie, il y aura probablement moins de paiements manqués. Cela vous aide à éviter les suivis gênants et vous fait gagner du temps. Pour le client, il n'a pas à se souvenir d'effectuer le paiement et évite les frais de retard. Un gagnant-gagnant !

En plus de cela, certaines factures récurrentes vous permettent également d'établir un lien avec la carte de crédit du client. Cela permet de rendre le processus de paiement plus pratique pour les deux parties.

3. Gain de temps

Une facture récurrente vous permet de gagner du temps de deux manières principales. Premièrement, vous passez moins de temps à courir après les paiements. Deuxièmement, cela vous aide à éviter de créer une facture à partir de zéro chaque mois.

Que vous définissiez l'envoi automatique de vos factures ou que vous modifiiez le brouillon, vous contribuez à éviter la duplication des efforts. Cela vous aide également à libérer des ressources pour d'autres activités.

Bien que la création d'une nouvelle facture chaque mois ne prenne pas beaucoup de temps, elle taxe vos ressources. C'est vrai, surtout pour les petites entreprises qui ont des ressources limitées. Le temps peut être mieux utilisé pour d'autres fonctions comme le marketing et les ventes.

4. Faites moins d'erreurs

A chaque fois que vous créez une facture, vous courez le risque de vous tromper. La création d'un système automatisé de facturation vous aide à faire moins d'erreurs.

Utilisez un logiciel de facturation en ligne pour créer un modèle de facture, définir le calendrier et apporter des modifications si nécessaire. Il vous aide à créer un processus automatisé qui laisse peu ou pas de place à l'erreur humaine.

Vous pouvez vérifier les modifications si la commande change, mais la facture principale reste inchangée. Cela signifie moins d'erreurs et plus de travail en double.

5. Améliorer les relations clients

Au fil du temps, des factures ponctuelles et moins de suivis de paiement se traduisent par une meilleure relation avec votre client. Il peut être difficile de suivre le paiement, en particulier avec les clients à long terme.

La configuration d'une facture récurrente vous aide, vous et le client, à mieux gérer les échéanciers de paiement. En liant la carte de crédit à vos systèmes de paiement, vous êtes assuré du paiement. Cela vous aide à vous concentrer sur les livrables plutôt que sur la poursuite des paiements.

Cela aide également le client à vous voir comme faisant partie de son équipe élargie plutôt que comme un fournisseur ad hoc. En facturant à intervalles réguliers, vous avez tendance à faire partie de leur budget et à devenir un prolongement naturel de leur processus de planification.

6. Intégrations et plusieurs options de passerelle

La plupart des logiciels de facturation vous permettent également de vous intégrer à d'autres systèmes tels que les plateformes de gestion de la relation client, les systèmes comptables et les passerelles de paiement.

Ceux-ci vous permettent d'avoir une vue d'ensemble complète des dossiers de chaque client et favorisent la transparence. Il permet à votre équipe d'avoir un meilleur aperçu des clients et favorise la collaboration.

Le logiciel de facturation récurrente vous permet également de choisir parmi plusieurs options de paiement. En cas de défaillance d'une passerelle, les clients peuvent toujours choisir un autre mode de paiement. Cela leur donne de la flexibilité et vous permet de vous prémunir contre les problèmes et les défaillances d'un système de paiement.

La cohérence et la précision d'un appareil récurrent peuvent vous aider à créer un calendrier de paiement fluide. Cela profite à la fois au client et à vous car cela permet de gagner du temps et de réduire les suivis inutiles.

Dans la section suivante, nous verrons comment vous pouvez mettre en place un système de facturation récurrente pour votre travail.

Comment mettre en place une facture récurrente ?

Pour mettre en place une facture récurrente, vous devez d'abord créer la facture dans votre logiciel. Bien que les étapes exactes dépendent du logiciel que vous avez choisi, les bases restent les mêmes.

Prenons l'exemple de FreshBooks. La première étape consiste à créer la facture, qui peut ensuite être convertie en un modèle de facture récurrente (image ci-dessous).

Pour créer la facture récurrente, suivez les étapes ci-dessous :

1. Choisissez une date

Après avoir créé la facture, vous devez définir la date et la fréquence de la facture. Sous le calendrier récurrent, choisissez la prochaine date d'émission à laquelle la première facture sera générée.

La date est généralement le dernier ou le début du mois, selon votre contrat. Ensuite, saisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la facture soit générée. Vous pouvez choisir parmi des options annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Il vous permet également de définir une plage personnalisée comme toutes les six semaines.

Définissez ensuite le nombre de factures dont vous aurez besoin. Cela dépendra de la durée de votre contrat et va d'infini (contrats plus étendus) à x nombre de factures (petits projets).

2. Insérez le travail compté

Après avoir défini la date, ajoutez le travail à facturer au client. Ici, vous pouvez ajouter des notes, des frais de retard ou d'autres termes pertinents pour le client.

Le logiciel de facturation vous permet également d'ajouter automatiquement tous les travaux et dépenses liés à ce client particulier. Lors de la configuration de la facture récurrente, cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » puis choisissez « importer les heures et dépenses non facturées » (image ci-dessous).

Ici, vous pouvez choisir parmi trois options : tous les temps et dépenses non facturés, le temps non facturé uniquement ou les dépenses non facturées uniquement. Définissez la période pour ces dépenses et le logiciel suivra automatiquement toutes les dépenses et le temps pour générer votre facture.

3. Inclure le total dû

Ensuite, incluez le total dû au client. Le montant final inclura toutes les dépenses et le temps suivi pendant une période donnée.

Ici, vous pouvez également choisir d'ajouter des frais supplémentaires ou des travaux effectués. Le montant de la facture apparaîtra sur le modèle de facture récurrente, comme indiqué dans l'image ci-dessus.

4. Ajoutez le client auquel il s'applique et définissez-le sur récurrent

Pour démarrer votre facture récurrente, ajoutez le client. Sous les options de livraison, choisissez entre « envoyer les factures automatiquement » ou « créer des projets de factures et envoyer manuellement ». La deuxième option concerne les factures pour lesquelles vous devrez peut-être ajouter du travail supplémentaire ou du temps passé sur un projet pendant l'intervalle donné.

Définissez la facture sur récurrente. Vous pouvez facilement afficher vos modèles de factures récurrentes (comme indiqué dans l'image ci-dessus).

Une fois le modèle de facture récurrente corrigé, asseyez-vous et laissez le logiciel s'en occuper. Bien que la plupart des logiciels offrent une grande variété de services, certaines bonnes pratiques peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de ce système de facturation.

Dans la section suivante, nous examinerons quelques conseils à garder à l'esprit lors de la conception de votre système de facturation récurrente.

Bonnes pratiques sur les factures récurrentes

La plupart des logiciels récurrents ont déjà mis en place des mesures standard qui vous aident à créer un système efficace. Cependant, certains aspects comme le moment de la facturation et la meilleure façon de protéger vos paiements peuvent vous aider à créer un système de paiement étanche et à créer un système transparent qui profitera à la fois à vous et au client.

Tirez le meilleur parti du logiciel en gardant quelques conseils à l'esprit. Ceux-ci vous aideront à rationaliser davantage votre cycle de facturation.

1. Chronométrage de votre facture

Les entreprises ont des cycles de paiement différents - alors que certaines préfèrent le début du mois, d'autres paient souvent leurs employés et leurs fournisseurs à la fin du mois. Assurez-vous d'aligner votre cycle de facturation selon la norme de votre région.

Étant donné que les factures récurrentes visent à établir une routine de paiement saine, la planification de vos paiements en fonction de leur schéma de paiement naturel aidera votre entreprise. Le client est susceptible de vous voir comme une extension de ses paiements internes.

2. Obtenez toujours une confirmation écrite pour la facturation récurrente

La facturation récurrente utilise les informations de carte de crédit du client et d'autres détails. En plus de cela, assurez-vous d'avoir également le consentement écrit du client pour les facturer régulièrement.

Bien que votre contrat principal puisse couvrir la durée de la facturation, avoir un accord écrit sur l'utilisation de leurs informations financières est un excellent moyen d'éviter tout litige par la suite.

Il doit également mentionner quand vous retirerez l'argent, pendant combien de temps et le paiement convenu.

3. Intégrez des travaux ponctuels au contrat

Les factures récurrentes sont généralement utilisées pour les forfaits groupés, mais parfois, vous pouvez également vous retrouver à effectuer des travaux ponctuels pour le client au cours d'un mois donné.

Assurez-vous de l'inclure dans votre accord écrit. Il y a deux choses à considérer ici. Premièrement, utiliserez-vous le même mode de paiement. Deuxièmement, le travail ponctuel sera-t-il facturé avec les services d'abonnement.

Une facture récurrente est-elle configurée pour votre entreprise ?

Que vous soyez une plateforme de commerce électronique ou un éditeur de logiciels, un système de facturation récurrente convient à toutes les entreprises. C'est sans doute la meilleure solution pour les entreprises qui fournissent des services réguliers.

C'est un excellent moyen d'automatiser et d'accélérer le processus de paiement et de profiter à la fois à vous et au client. Cela les aide à planifier leurs dépenses et à établir le calendrier de paiement d'un client, les aidant ainsi à éviter les frais de retard et autres frais.

Voici quelques-uns des types d'entreprises qui peuvent bénéficier de manière significative d'un système de facturation récurrente :

• Entreprises qui fournissent des services mensuels, comme une agence de marketing numérique avec un nombre fixe de publications ou de cibles de contenu.
• Entreprises de maintenance mensuelle qui offrent une assistance telle que l'entretien des logiciels et des machines.
• Entreprises qui offrent des ateliers de formation ou d'apprentissage mensuels. Il s'agit généralement d'un nombre fixe de séances dispensées à intervalles réguliers.
• Sociétés de logiciels qui proposent des services ou des offres groupées par abonnement moyennant des frais de licence ou un forfait mensuel.

La meilleure partie des factures récurrentes est qu'elles sont flexibles et peuvent être adaptées à vos besoins. Par exemple, si vous avez une entreprise saisonnière ou si vous interrompez les services à un client, suspendez simplement la facture récurrente et redémarrez à votre retour.

Que vous soyez un pigiste ou une petite entreprise, un système de facturation récurrente est un excellent moyen d'établir une saine habitude de paiement. Non seulement cela protège vos paiements, mais cela vous aide également à être régulier dans votre facturation. Il est facile d'envoyer un e-mail récurrent en même temps qu'une facture récurrente si vous souhaitez informer les clients de leur paiement.

En clôture

Un système de facturation récurrente est un excellent moyen d'éviter de courir après les paiements et de créer une routine de paiement saine. Cela vous aide à gagner du temps, à faire moins d'erreurs et à créer des flux de trésorerie sains pour votre entreprise.

Cela aide le client à planifier ses dépenses, et avec moins d'appels de suivi pour les paiements, cela conduit à une meilleure relation de travail avec vous. Étant donné que le système nécessite une pré-autorisation pour les paiements, il vous aide également à être assuré de vos paiements.

En fonction de votre logiciel, vous pouvez créer un échéancier de facturation. Créez simplement un modèle et laissez le logiciel remplir les détails. Il enverra ensuite automatiquement la facture à vos clients comme sur des roulettes.

Assurez-vous d'obtenir une autorisation écrite pour l'utilisation des informations financières du client. La planification de votre calendrier de facturation en fonction de leurs cycles de paiement contribue également à créer un système efficace. Alors qu'est-ce que tu attends? Configurez votre système aujourd'hui !

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Jimmy Rodriguez est le COO de Shift4Shop, une solution de commerce électronique entièrement gratuite et de qualité professionnelle. Il se consacre à aider les détaillants en ligne à réussir en ligne en développant des stratégies de marketing numérique et des expériences d'achat optimisées qui stimulent les conversions et améliorent les performances commerciales.
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