Comment augmenter la productivité dans un espace de travail à distance hautement collaboratif
Publié: 2019-01-14À l'ère du numérique, où les espaces de travail sont dominés par les Millennials et leur état d'esprit de voyage, le terme « collaboration » prend un nouveau sens.
Vous savez probablement que le travail indépendant et à distance est une tendance à la hausse chez les Millennials. Bien qu'il soit formidable de pouvoir travailler ensemble à partir d'emplacements distants (même exotiques) répartis dans le monde entier en collaborant sur Internet, même si cela n'est pas fait correctement, la productivité peut faire des ravages.
En ces jours de Six Sigma et de Kanban, les managers (et les employeurs en général) prennent la productivité très au sérieux. Et pourquoi ne devraient-ils pas? La concurrence entre les entreprises et les entreprises de tous les secteurs est aujourd'hui ridicule. De plus, de nos jours, tant les employeurs que les employés ont tendance à accorder une très haute priorité à l'« équilibre entre vie professionnelle et vie privée ». Ainsi, les employeurs voudront certainement tirer le meilleur parti de leurs employés et optimiser leur productivité au maximum.
La productivité dans les lieux de travail traditionnels a été fonction de nombreux facteurs variés, tels que :
- Conception du bureau : le bureau de l'employé est son espace de travail principal et doit être conçu avec soin, de manière à faciliter la communication et à permettre une certaine intimité. L'astuce consiste à trouver le bon équilibre entre les deux.
- Environnement de bureau : La conception générale du bureau joue également un rôle majeur dans la productivité de l'employé. Cela affecte plus que la simple ergonomie et peut avoir un impact profond sur la santé et le bien-être général de l'employé. Il est donc aussi important d'avoir un éclairage, une ventilation et une climatisation adéquats que des salles de conférence, des couloirs et des salons bien conçus.
- Personnalisation : On pense que la personnalisation de votre espace peut augmenter votre lien émotionnel avec votre travail. De petits objets personnels non encombrants tels que des jouets de bureau, des cadres photo, etc. peuvent aider l'employé à se sentir plus à l'aise et à améliorer sa concentration, augmentant ainsi la productivité.
- Culture de travail : La création d'une culture d'entreprise positive est directement liée au niveau de productivité des travailleurs. C'est tout simplement un fait indéniable mais encore souvent négligé par les grandes entreprises. Une culture de travail positive est une culture qui favorise un sentiment d'appartenance parmi les employés, les encourage à prendre des pauses fréquentes pour se ressourcer et favorise une collaboration ouverte entre les différentes équipes.
- Outils logiciels : La qualité des outils logiciels (et des ressources en général) à la disposition des travailleurs est un facteur critique affectant leur niveau de productivité et de rendement.
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux facteurs qui affectent la productivité des employés travaillant dans un bureau d'entreprise ordinaire.
Cependant, lorsque nous parlons d'un espace de travail distant, tel qu'un bureau à domicile ou une maison de plage aux Bahamas, c'est l'employé qui est le patron de la conception de son bureau et de son environnement de travail. L'espace de travail serait alors (par défaut) personnalisé et optimisé selon leur goût, et ainsi, ceux-ci ne restent plus les facteurs contrôlables affectant leur productivité. En fait, une étude réalisée en 2017 par l'Université du Minnesota suggère que les « génies créatifs » préfèrent un espace de travail encombré et occupé.
Bien sûr, il existe toujours des astuces et des tactiques pour vous aider à concevoir un bureau à domicile idéal, à la fois confortable et sérieux.
Mais ce qui reste le même, c'est le logiciel utilisé par les travailleurs pour effectuer les tâches réelles. En règle générale, les outils logiciels sont standardisés dans toute l'entreprise et l'employeur joue donc toujours un rôle important en influençant la productivité des employés à cet égard.
En termes simples, augmenter la productivité dans un espace de travail virtuel hautement collaboratif de télétravailleurs se résume au choix du logiciel de l'entreprise. Et pour les Millennials férus de technologie, cependant, le logiciel est plus qu'un simple outil pour accomplir une tâche. Tout comme la conception d'un espace de travail physique hautement productif – architecture, design d'intérieur, conception structurelle, etc. – nécessite de nombreuses réflexions, il en va de même pour un espace de travail virtuel.
Il faut beaucoup de créativité et de conception pour produire un logiciel qui offre une excellente expérience utilisateur (UX) et, à son tour, augmente la productivité. De plus, un logiciel doté d'une superbe interface utilisateur (UI) motive les travailleurs à en faire plus.
Jetons donc un coup d'œil à certains outils de collaboration à distance qui se démarquent vraiment de la foule lorsqu'il s'agit d'augmenter la productivité avec une UI/UX stellaire. En prime, les outils répertoriés seront conviviaux mais ne compromettront pas la qualité.
Outils de collaboration à distance
Outils pour une communication rapide et nette
Alors que les e-mails aller-retour servent à la communication, il existe d'innombrables outils et applications (gratuits et payants) qui offrent des services de communication tout-en-un : appels vocaux, appels vidéo, partage d'écran et messagerie instantanée sur Internet. . Mais seule une poignée d'entre eux sont remarquables et augmentent réellement la productivité au lieu d'augmenter les tracas.
Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, Slack domine les charts ici. Avec des prix compétitifs et un forfait gratuit attrayant offrant toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin, il n'est pas étonnant que Slack soit la référence mondiale des messageries instantanées.
Les alternatives de qualité populaires incluent Google Hangouts et Skype qui possèdent toutes les fonctionnalités mais se sentent légèrement inférieurs à Slack en termes d'interface et d'intuitivité.
Outils pour la gestion collaborative des tâches
Être sur la même longueur d'onde peut être difficile, surtout lorsque vous et vos collègues êtes à des milliers de kilomètres. Heureusement, il existe des applications qui aident à rationaliser le travail, à suivre les progrès et à promouvoir la productivité et la responsabilité au sein de l'équipe.
Asana est l'un des plus remarquables car il ne vous submerge pas avec un barrage de fonctionnalités avancées et offre simplement toutes les bases - créer des calendriers, attribuer des tâches et définir des priorités - dans un package soigneusement conçu. Trello est une excellente alternative qui adopte une approche Kanban de la gestion de projet, avec des tableaux intuitifs et des cartes à glisser-déposer.
Les deux sont très économiques et le plan gratuit de Trello est plus que suffisant pour les startups et les petites entreprises.
Outils de documentation collaborative
Aucune entreprise ou société n'existe sans documentation. Bien que la documentation puisse être fastidieuse, une bonne interface utilisateur peut aider à rendre les choses intéressantes et à accélérer les choses.
