13 entreprises distantes partagent leurs outils de collaboration préférés [Expert Roundup]

Publié: 2020-12-16

Le travail à distance a augmenté ces dernières années dans de nombreux secteurs. Il présente de nombreux avantages: commodité, gain de temps et d'argent, augmentation de la productivité, permettant plus de concentration et de flexibilité. Pour 65% des travailleurs, travailler à domicile est une raison pour aimer encore plus leur travail. Selon l'enquête FlexJobs, le télétravail est le type d'aménagement de travail flexible le plus demandé (80%), suivi des horaires flexibles (71%).

Cependant, pour les propriétaires d'entreprise en 2020, passer votre entreprise en mode distant - complètement ou partiellement - peut devenir une stratégie de survie pour encore plus de raisons. Maintenant, ce n'est pas seulement un moyen intelligent de réduire les coûts, de lancer des opérations multinationales, de travailler avec des partenaires étrangers. Le travail à distance est également un moyen de s'adapter et de fournir à votre équipe la distanciation sociale nécessaire pour faire face à la pandémie mondiale.

Heureusement, il existe suffisamment d'outils et de plates-formes qui permettent des opérations en ligne transparentes et une communication professionnelle. Lorsque vous gérez des employés distants, il est important de savoir quels outils de productivité et de collaboration en ligne utiliser et comment ils vous aideront à gérer votre entreprise où que vous soyez.

Nous avons demandé à 13 entreprises distantes de partager leurs outils de collaboration préférés que vous pouvez envisager pour votre entreprise.

Jonathan Holloway, pas d'examen

En tant qu'entreprise 100% distante, nous nous appuyons fortement sur la suite de produits Google pour la collaboration. Les feuilles Google et les documents Google sont énormes pour nous. Leur suite a tout ce dont nous avons besoin, du chat vidéo à la conférence téléphonique en passant par le partage de fichiers et la collaboration de documents.

Nous avons essayé d'autres produits dans le passé comme Slack, Trello et Airtable. Nous avons constaté qu'il est plus facile d'avoir un seul endroit où aller pour tous nos besoins, plutôt que d'avoir à gérer une poignée de services différents.

Nous sommes en affaires depuis 2013 et nous sommes totalement éloignés en 2015. Nous sommes une société de courtage en assurance-vie numérique. Nous avons trouvé plus facile de recruter des vendeurs à distance plus élevés, car nous avions du mal à trouver des talents qualifiés dans notre région. Depuis, nous avons décidé qu'il n'était pas nécessaire d'exiger des gens qu'ils viennent dans un bureau. C'est l'avantage n ° 1 que vous pouvez offrir aux employés.

Katie Horgan, assistante aux dons

Nous réfléchissons constamment à des moyens de nous connecter avec notre main-d'œuvre distante. Nos deux principaux outils sont Slack et Google Hangouts, car ils ont chacun un objectif différent.

Nous utilisons des canaux Slack dédiés pour la messagerie instantanée vers nos télécommandes que toute l'entreprise est invitée à rejoindre.

Pour les chats vidéo, nous utilisons Google Hangouts dans la mesure du possible.

Greg Mercer, éclaireur de la jungle

Jusqu'à l'année dernière, nous étions une équipe complètement distante, et même maintenant, seulement la moitié environ de l'équipe se trouve dans des bureaux (basés à Austin, Vancouver et Shenzhen).

En tant qu'équipe, nous utilisons beaucoup Slack , Zoom , Airtable et Google Drive . Nous utilisons Slack pour nos communications rapides et quotidiennes, ainsi que pour célébrer des anniversaires, des réalisations ou des plaisanteries aléatoires. Nous utilisons Zoom pour toutes les réunions que nous avons. Airtable est utilisé pour suivre les tâches individuelles et d'équipe, ainsi que les progrès réalisés sur un projet spécifique. Pour le partage de fichiers, nous trouvons que Google Drive est le plus simple à partager et à collaborer en même temps, comme nous le faisons souvent en équipe.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Afin de garantir la fluidité des processus commerciaux et commerciaux internes, nous utilisons les outils suivants:

  • Trello (gestion de projets et de tâches)
  • Slack (communication interne)
  • Télégramme (communication client externe)
  • Google Docs
  • Qwilr (propositions de clients)
  • HelloSign (contrats)
  • MailChimp (campagnes par e-mail)

Trello est le vrai MVP ici car il nous permet de rester agile et évolutif car il est si simple mais hautement personnalisable. Mon chef de projet et moi avons passé beaucoup de temps au cours de la dernière année à tester A / B différentes stratégies pour tirer le meilleur parti de Trello, et nous avons maintenant bien composé nos processus, mais sommes toujours ouverts à de nouvelles idées pour l'optimisation. les choses plus loin.

J'ai également personnalisé des tableaux Trello spécifiquement pour m'aider à gérer notre entonnoir de vente, car nous avons constamment de nombreux nouveaux prospects et opportunités de partenariat. Cela aide également que Trello soit gratuit, et comme nous dépensons déjà beaucoup sur d'autres outils comme Premium Slack, ces économies de coûts mensuelles ont un impact important.

Pour quelqu'un qui commence à peine avec Trello, cela peut parfois être intimidant car il * est * tellement personnalisable. Je recommande de regarder des vidéos de didacticiel YouTube sur la façon de commencer à configurer des tableaux, des listes, des cartes et des listes de contrôle pour votre équipe. Vous pouvez également utiliser des tableaux uniquement pour vider votre cerveau de vos idées créatives et conserver des listes de tâches personnelles à accomplir!

David Alexander, Mazepress

En tant que développeur Web et spécialiste du marketing numérique travaillant avec une équipe de pigistes et de clients du monde entier, il est essentiel pour nous d'utiliser des outils de collaboration pour nous assurer que notre travail peut être effectué le plus efficacement possible.

Notre outil de choix est Asana , en raison de son interface utilisateur conviviale et de la facilité avec laquelle cela facilite l'intégration de nouveaux collègues et clients.

Asana fournit toutes les fonctionnalités essentielles requises telles que la gestion des tâches, les calendriers, les listes de contrôle que nous pouvons réutiliser et les rapports de progression, mais est également extensible afin que nous puissions personnaliser le flux de travail pour inclure des champs personnalisés, des dépendances de tâches et d'autres fonctionnalités qui sont également souvent nécessaires pour nous travailler au mieux de nos capacités.

Le nombre d'entreprises avec lesquelles je suis en contact et qui s'appuient toujours sur les e-mails internes comme principal moyen de communication en équipe est incroyable et je souligne constamment une inefficacité fondamentale qui doit être corrigée.

La réponse? Utiliser des outils de gestion de projet et de collaboration pour permettre une conversation plus granulaire sur des détails spécifiques plutôt que des e-mails interminables où les détails se perdent souvent.

Il existe de nombreux outils formidables, mais pour nous, Asana coche toutes les cases, mais nous utilisons également des intégrations telles que Google Drive , Evernote et d'autres services externes qui peuvent fonctionner de concert avec Asana.

Greg Dorban, grand livre Bennett

Ledger Bennett est une agence de marketing B2B multinationale primée au service des entreprises mondiales et des entreprises en expansion. Nous avons construit une culture de travail à distance et de collaboration pour nous aider à offrir un meilleur service à vos clients. Avec quatre sites (2 au Royaume-Uni et 2 aux États-Unis), en plus de travailler à partir des bureaux des clients, des sites distants et du travail à domicile, nous aurons régulièrement 50% d'employés dans des sites individuels un jour donné.

L'un des plus grands défis que nous ayons rencontrés est d'alimenter la collaboration, l'apport de spécialistes au bon moment et la visibilité de toutes les parties prenantes d'un projet. Étant une entreprise de services et non des produits standard, cela est aggravé par le fait que différents emplacements se trouvent dans un décalage horaire de 8 heures.

Nous utilisons de nombreux outils pour nous aider à le faire. En interne, nous utilisons Asana pour l'affectation des tâches et Synergist pour la planification des capacités. Nous utilisons également une combinaison de Slack , WhatsApp et Skype (quelle que soit l'utilisation de notre client) pour améliorer la collaboration, non seulement en interne, mais en externe avec les clients.

Mais, de loin, la partie la plus vitale est notre politique sur les caméras vidéo obligatoires pour tous les appels. Nous sommes constamment dans des groupes Skype et sur des appels vidéo, même en laissant les messages vocaux vidéo sont brefs. Cette visibilité en face-à-face n'est pas seulement importante pour bâtir notre culture en tant qu'équipe d'entreprise, quel que soit le lieu, mais elle permet de communiquer plus efficacement les nuances de ce que nous essayons de réaliser.

L'avantage général est de pouvoir faire tourner le travail plus rapidement avec effectivement le double des jours de travail, ce qui donne une couverture de près de 24 heures et un creuset d'expérience et de connaissances plus large que ce qui est réalisable en un seul endroit.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Notre outil préféré est tout ce qui tombe sous l'égide de la suite G. Nous avons des experts qui collaborent sur des projets dans plusieurs fuseaux horaires, donc rester organisé est la clé de notre efficacité.

Nous utilisons des feuilles de Google pour la gestion de projets et de campagnes, des tâches pour attribuer des activités à l'équipe, nous utilisons des Hangouts pour collaborer et rattraper leur retard. C'est de loin le meilleur outil que nous utilisons, et comme tout est sous le même parapluie, nous n'avons pas 100 onglets et outils différents ouverts. Nous pouvons tout faire à partir de notre onglet e-mail et de n'importe quelle feuille de calcul de campagne spécifique.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore est une entreprise entièrement «virtuelle», avec des employés répartis à travers les États-Unis. Comme vous pouvez l'imaginer, les outils de collaboration sont très importants pour nous pour rester connectés et à jour sur toutes les questions pertinentes.

Nous avons choisi G-Suite de Google comme suite de collaboration, ce qui a très bien fonctionné. Il est abordable, professionnel et facile à utiliser - évolutif car nous devons répondre à toutes nos exigences en matière de communication. Le meilleur attribut est que nous n'avons jamais à nous soucier de perdre des documents ou de les retrouver rapidement, même si quelqu'un d'autre en était l'auteur.

Ollie Smith, expertSûr

En tant qu'entreprise entièrement distante avec notre équipe répartie à l'autre bout du monde, nous avons besoin d'excellents outils de collaboration en ligne pour nous permettre de fonctionner comme une équipe efficace. Ma vedette doit être l'application Slack . Cet outil fantastique nous aide en:

  1. Encourager la collaboration - elle élimine bon nombre des obstacles qui ont traditionnellement été des obstacles à la transparence et à la collaboration. En tant que fondateur et PDG, cela me donne un aperçu de ce que pense mon équipe, sans interférer avec leurs rôles respectifs.
  2. Il a réduit de moitié le trafic Web - Slack élimine la plupart des allers-retours qui remplissaient ma boîte de réception.
  3. Cela m'a permis de simplifier le processus en tête-à-tête - cela me permet d'organiser facilement des réunions individuelles et constitue un enregistrement historique de toute conversation avec n'importe quel membre de l'équipe.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

L'outil n ° 1 qui permet à notre équipe de collaborer efficacement est, sans conteste , Basecamp . Je frémis à l'idée des jours qui ont précédé l'introduction de l'outil de gestion de projet dans nos processus, et je redouterais de devoir y revenir.

Basecamp est le hub centralisé pour toutes nos communications à la fois en interne et avec les clients, et garde tout documenté et calendrier - il nous permet de rester dans les délais et organisé, et est si utile que mon partenaire et moi partageons même un projet Basecamp pour gérer notre personnel la vie!

Deux autres outils utiles pour notre équipe distante incluent G Suite , qui permet une collaboration documentaire facile en temps réel, et Zoom , qui permet d'organiser des réunions d'équipe et de clients en face à face.

En plus de ces outils, nous avons également construit et ajoutons continuellement une base de connaissances interne / un manuel d'exploitation des employés, construit comme un site WordPress protégé par mot de passe. La documentation des processus et des normes a été essentielle à notre succès et à la réduction du temps de montée en puissance lorsqu'un nouvel employé arrive à bord.

Parce que nous n'avons pas le luxe de permettre aux nouveaux employés d'observer leurs collègues dans leurs premiers jours, il est essentiel d'avoir des processus bien documentés pour recruter de nouveaux membres en douceur. Beaucoup de gens ne réalisent peut-être pas que WordPress peut être utilisé pour des intranets ou d'autres sites Web non publics, mais c'est un excellent outil pour toutes sortes d'utilisations et était parfait pour nos besoins lorsque nous avons élaboré notre manuel d'exploitation.

Hamna Amjad, Ridester

En tant qu'équipe distante, nous utilisons un certain nombre d'outils de collaboration pour nous assurer que tous les membres de notre équipe sont sur la même longueur d'onde et que tout est aligné selon l'agenda de notre entreprise. Nos outils les plus utilisés sont Google Docs pour la documentation, Slack pour la communication et Google Drive pour le partage de fichiers. Mais récemment, nous avons commencé à utiliser Trello et nous aimons la façon dont il a aidé à gérer notre flux de travail, à améliorer notre collaboration et à améliorer notre productivité.

Nous utilisons les tableaux, listes et cartes de Trello pour organiser et hiérarchiser nos projets. Vous pouvez créer des listes de tâches, déléguer des tâches et donner votre avis aux autres. Cela nous a aidés à éliminer de nombreux courriels récurrents, ce qui nous a permis de gagner du temps pour nous concentrer sur des choses plus importantes. Nous pouvons facilement voir sur le tableau, sur quel projet une personne travaille et ses progrès. Cela nous aide à rester au fait des choses et à travailler plus efficacement. De plus, Trello peut être intégré à nos autres outils préférés tels que Google Drive, Slack et Evernote, ce qui est un énorme avantage.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

  • Lieu de travail par Facebook

Avec l'aide de Workplace by Facebook, vous êtes simplement séparé des membres de votre équipe par la distance et non par la productivité et l'engagement. Souvent, les travailleurs à distance passent à côté de certaines activités amusantes, mais avec des fonctionnalités et des processus compatibles avec l'intelligence artificielle, tout semble super facile. Le lieu de travail est amusant à utiliser car il est aussi excitant que n'importe quelle plateforme de médias sociaux.

Vous obtenez des mises à jour continues sur votre portail de flux d'actualités, pouvez démarrer une vidéo en direct à tout moment, organiser des visioconférences et tirer parti de la messagerie instantanée - tout sur tous les appareils - que ce soit un mobile, un ordinateur portable ou une tablette. En tant que module complémentaire, vous pouvez également corriger d'autres outils comme Office 365 et suivre divers problèmes lors de vos déplacements.

  • WhatsApp

WhatsApp est souvent ignoré de son statut de sauveur professionnel. Il est sous-estimé, mais son omniprésence et sa disponibilité en font l'un des outils les plus appréciés et dépendants du monde entier.Vous pouvez créer des groupes de travail pour différents projets, envoyer des messages aux gens sur l'avancement du travail, partager des images et des vidéos, et également organiser des réunions vidéo. C'est l'outil le plus simple qui aide beaucoup les gens dans leurs efforts et engagements professionnels.

  • Asana

Si votre vie professionnelle dépend fortement du travail en équipe - rapport à un manager ou si vous avez des personnes qui relèvent de vous - et que vous avez besoin de mises à jour continues de leur part tout en travaillant à distance - Asana est l'outil qu'il vous faut. Il a de multiples utilisations pour vos efforts professionnels car vous pouvez facilement vérifier ce qui se passe, combien de projets ont été achevés, qui est toujours en attente de leur part pour soumettre le travail, et même joindre et vérifier diverses pièces jointes telles que des documents, des graphiques et des vidéos. tout en une seule fois.

William Lipovsky, Finances du premier trimestre

Chez First Quarter Finance, notre outil de collaboration en ligne préféré est Slack . Notre équipe entièrement distante de chercheurs, rédacteurs et éditeurs utilise Slack en permanence pour la collaboration et la communication. Les rédacteurs peuvent partager des informations et échanger des idées entre eux et avec nos rédacteurs tout en envoyant un brouillon à travers plusieurs séries de modifications. En tant qu'équipe, nous pouvons discuter de sujets tels que le guide de style ou les changements de politique avec tout le monde qui a les mêmes chances de partager ses commentaires - ce qui peut ne pas être possible lors d'une visioconférence ou d'un appel vocal très peuplé.

En tant qu'outil de communication, Slack fait partie intégrante de notre flux de travail quotidien, et les avantages de Slack pour une organisation distante sont évidents. Lorsqu'une équipe est répartie à travers le monde, nous ne pouvons pas entrer dans les bureaux de l'autre ou nous rassembler dans une salle de conférence pour partager des informations. Slack nous permet de répondre rapidement et efficacement à tous les problèmes ou questions, en tête-à-tête ou en groupe. Il n'y a pas de moyen plus rapide de s'assurer que notre personnel est au courant des nouvelles politiques ou projets que d'envoyer un message Slack à tous ceux qui ont besoin d'être informés.

Voilà, les outils de collaboration en ligne les plus appréciés partagés par les entreprises distantes que nous avons interviewées. Quels outils de collaboration en ligne utilisez-vous pour gérer votre entreprise? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!