Améliorez votre comptabilité en utilisant les numéros SKU

Votre suivi comptable et financier est vital pour la santé globale de votre entreprise. Pourtant, il est intimidant de calculer le nombre de variables qui jouent un rôle dans la détermination de vos finances. Tout, des banquiers avec lesquels vous travaillez aux employés que vous embauchez, affecte la rentabilité. Et, la plus petite erreur comptable peut avoir un impact significatif sur vos chiffres.

Le développement et l'utilisation régulière de numéros de référence sont l'un des meilleurs outils que votre petite entreprise ou votre activité annexe peuvent exploiter pour améliorer la comptabilité (et la rentabilité).

SKU vs UPC vs numéros de série

Les numéros SKU peuvent ne pas sembler très intéressants ou très critiques pour votre comptabilité financière. Cependant, une fois que vous verrez à quel point ils sont profondément intégrés dans vos opérations commerciales, vous en viendrez à reconnaître leur valeur.

Tout d'abord, vous devez savoir ce qui définit un numéro SKU. SKU signifie « unité de gestion des stocks ». Il s'agit d'un code composé de lettres et de chiffres et comporte généralement six à huit caractères. Ces numéros sont conçus pour suivre l'inventaire. Ils sont largement utilisés dans les logiciels de gestion des stocks et de point de vente (PoS) ainsi que dans les logiciels de comptabilité.

À ce stade, vous pouvez être confus quant à la façon dont les numéros SKU diffèrent des UPC (codes de produit universels) ou des numéros de série. Les UPC sont des numéros à 12 chiffres qui se trouvent au bas des codes-barres de divers produits. Les UPC sont, comme leur nom l'indique, universels et ne peuvent être propres à aucun magasin. En d'autres termes, deux entreprises vendant les mêmes produits partageront le même UPC pour un produit donné, mais auront probablement deux SKU différents.

Les numéros de série sont uniques à chaque produit individuel. Ils sont généralement utilisés pour l'électronique et d'autres articles coûteux. Si votre magasin vend 20 ordinateurs portables de la même marque et du même modèle, ils auront tous les mêmes UPC et SKU. Mais chacun de ces 20 ordinateurs portables aura un numéro de série distinct.

Avantages pour le processus comptable

Alors, pourquoi les numéros SKU sont-ils bons pour la comptabilité de votre entreprise ?

• Suivi des pertes

  Pour commencer, les SKU sont l'une de vos meilleures ressources pour le suivi des pertes. Étant donné que chaque numéro SKU vous permet de suivre vos produits entrants et de les suivre rapidement et facilement tout au long de leur parcours vers les clients, il est facile de déterminer où et comment vos produits disparaissent.

• Décisions basées sur l'inventaire

  Les erreurs de gestion des stocks sont l'une des trois principales causes de pertes de profit dans les commerces de détail. Pourtant, les SKU facilitent grandement le suivi des stocks sur chacun de vos emplacements. Cela devient critique plus vous avez de produits à suivre et plus vous avez d'emplacements. Avec des numéros d'inventaire précis grâce à un processus largement automatisé, votre équipe sera en mesure de prendre des décisions de stockage plus judicieuses. Vous perdrez moins de produits, disposerez d'un stock plus fiable dans chacun de vos sites et serez moins susceptible de faire un mauvais appel de développement.

• Emplacements des articles individuels

  La comptabilité peut également déterminer des statistiques avancées basées sur l'emplacement de divers éléments. Par exemple, ils peuvent voir quels magasins commandent les quantités les plus élevées de chaque produit et déterminer où la plupart des produits sont perdus. En prime, les gestionnaires d'entrepôt et les stockeurs de magasin trouveront beaucoup plus facile de retrouver les articles individuels. Cela peut augmenter considérablement votre vitesse et votre rentabilité.

• Exactitude des rapports

  Vous connaissez l'importance de la précision des rapports, et les SKU peuvent rendre ces rapports beaucoup plus précis. Étant donné que vous numériserez régulièrement vos articles tout au long de votre opération avec des numéros uniques pour chaque article, vous n'aurez pas à vous soucier autant des informations trompeuses ou erronées. Cela permet de créer des projections de revenus plus cohérentes et plus fiables. De plus, il permet des décisions comptables plus intelligentes.

• Service client et marketing

  Bien qu'ils ne soient pas directement liés à la comptabilité, il est également important de noter les avantages des SKU pour le marketing, les ventes et le service client. Les SKU peuvent vous aider à savoir quels produits sont achetés le plus souvent (et comment). Ces informations peuvent être utilisées pour créer de la publicité ciblée. Ils peuvent également améliorer notre expérience en magasin, car vous pourrez localiser les articles en magasin plus rapidement ou les commander aux bons endroits.

Création de numéros SKU

Vous pouvez générer des SKU comme vous le souhaitez ; il n'y a pas de limites fondamentales quant au formatage que vous utilisez ou au nombre de caractères à inclure. Lorsque vous décidez d'un format, assurez-vous de considérer l'application pour laquelle vous utilisez des numéros de référence. Par exemple, si vous pensez que vos caissiers devront mémoriser les SKU, c'est une bonne idée de les garder courts, faciles à lire et mémorables. Mais, si vous travaillez principalement dans des entrepôts et que vous avez de nombreux produits différents, des numéros SKU plus longs peuvent être avantageux.

Une fois que vous avez décidé de la longueur, sélectionnez un format qui vous permet d'intégrer un certain niveau de sens dans chaque section de votre code SKU. Vous pouvez diviser votre code en trois sections (un début, un milieu et une fin) et associer chacune de ces sections à un élément de sens différent. Par exemple, les deux premiers chiffres peuvent représenter la catégorie générale de l'article, les trois derniers chiffres représentent une catégorie spécifique de l'article et le dernier groupe de chiffres représente une sorte d'ordre séquentiel.

Il existe de nombreuses affectations et désignations différentes que vous pourriez envisager, notamment :

• Affectation et emplacement du magasin. Suivez quels produits appartiennent à quel magasin ou à l'emplacement ou au département où ils sont conservés.
• Identificateur de sous-catégorie. Vous pouvez également créer des groupes de numéros qui identifient une sous-catégorie. Ceux-ci peuvent inclure des « fruits » ou des « légumes » dans la catégorie « épicerie ».
• Identificateur de variante. Le dernier ensemble de chiffres ou de lettres doit tirer parti des variations subtiles entre les différents produits, telles que la couleur, la taille ou le type d'article.

Conseils SKU divers

Pour tirer le meilleur parti de vos numéros SKU, essayez ces conseils :

• Vous pouvez à nouveau utiliser les SKU.

  Le bon sens peut vous dire qu'une fois que vous utilisez un numéro SKU spécifique, vous ne pouvez plus jamais l'utiliser. Après tout, ceux-ci sont censés être des identifiants uniques. Tant que vous attendez quelques années entre les articles en circulation, vous devriez pouvoir utiliser les anciens numéros de référence pour les nouveaux produits. Le seul problème que vous pourriez rencontrer est que les clients retournent des articles vieux de plusieurs années qui ne figurent plus dans votre base de données.

• Commencez les SKU par des lettres et certainement pas zéro.

  Lorsque vous attribuez des numéros SKU, il est conseillé de les commencer par des lettres. Cela aidera votre équipe comptable à les repérer plus facilement dans une feuille de calcul qui regorge probablement d'autres chiffres. Pendant que vous y êtes, assurez-vous que vos numéros de SKU ne commencent pas par zéro. En effet, certaines applications et certains logiciels interpréteront mal votre zéro comme signifiant « rien », ce qui entraînera des erreurs.

• Travaillez du large au spécifique.

  Le début de votre numéro SKU doit être la catégorie la plus large et la plus élevée. Les sections de nombres suivantes devraient progressivement travailler pour devenir plus spécifiques. En fin de compte, cela se traduit par la catégorie la plus spécifique et la plus étroite que vous puissiez qualifier.

• Évitez les lettres qui ressemblent à des chiffres.

  Vous pouvez scanner automatiquement certains SKU. Les comptables doivent saisir les autres manuellement ou les examiner dans des feuilles de calcul. En conséquence, vous pouvez réduire les erreurs en évitant spécifiquement les lettres qui ressemblent à des chiffres. Par exemple, la lettre « I » ressemble au chiffre « 1 » et la lettre « O » ressemble au chiffre « 0 ».

• Évitez d'utiliser des numéros de fabricant.

  Pour rester simple, vous pouvez utiliser les numéros de fabricant - ou un élément de ceux-ci - comme les vôtres. Cependant, il n'y a pas beaucoup d'avantages de cette stratégie. N'oubliez pas que les numéros SKU doivent être uniques pour chaque entreprise. Par conséquent, il peut être déroutant de dupliquer les SKU d'une autre entreprise.

• N'ajoutez pas de sens à vos SKU.

  Bien que ce soit une bonne idée d'imprégner de sens certaines sections de vos numéros de SKU, comme l'utilisation de « GRC » pour « épicerie », c'est une mauvaise idée de surcharger vos SKU de sens. Cela se traduit souvent par des SKU comportant beaucoup trop de chiffres. Cela crée plus de confusion pour votre personnel comptable.

• Raccourcir les SKU pour la saisie manuelle.

  Si vous devez saisir manuellement vos SKU, essayez de minimiser le nombre de caractères utilisés. Plus la chaîne de caractères d'un SKU est courte, plus il sera facile pour les gens de s'en souvenir et moins il faudra de temps pour entrer. Cela va économiser à votre équipe une tonne de temps et de tracas.

L'utilisation des numéros SKU pour garder le contrôle des finances de votre entreprise est l'une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour votre marque, surtout si vous avez une grande variété de produits à suivre dans tous les emplacements. Il faut du temps pour mettre en place un système capable de les scanner, de les suivre et de les analyser. Cependant, cela en vaut la peine.

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