Conseils mardi: 27 meilleures astuces pour la planification d'événements pour gagner du temps

Comment un organisateur d'événements peut-il s'améliorer ? Avec de bons conseils et astuces pour la planification d'événements bien sûr! Nous avons rassemblé 27 des stratégies de productivité les plus créatives et les plus efficaces connues de l'organisateur d'événements moderne dans cette liste d'idées qui surprendront, inspireront et, en fin de compte, informeront votre processus événementiel.

Découvrez de nouveaux secrets de planification d'événements pour gagner du temps

1. Ayez des règles concernant les événements de dernière minute ou les changements de contrat.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de gérer les changements d'événements de dernière minute, la prévention est essentielle. Donc, dans votre contrat, assurez-vous d'inclure des règles sur ce qui se passe lorsque des changements importants se produisent 1 à 3 mois, 1 à 4 semaines et le jour d'une semaine. Assurez-vous également d'avoir votre étendue de travail par écrit aussi.

2. Testez le nouveau personnel lors d'événements plus modestes.

Travailler avec le personnel de l'événement est une compétence en soi. N'embauchez pas de nouveaux employés pour vos événements les plus importants avant d'avoir vu au moins une fois comment ils peuvent se comporter lors d'événements plus petits et moins intenses.

3. Envoyez des mèmes de rappel de date limite aux partenaires, sponsors et équipes.

Les mèmes ont un effet scientifiquement prouvé sur le cerveau humain . Ainsi, même si tout le monde déteste secrètement vos e-mails de rappel amicaux, l'ajout d'un mème peut aider à déclencher les centres de formation de mémoire de notre cerveau (parce que, par définition, un mème attribue un sens à une image autrement insignifiante) et aide les participants à ressentir un plus grand sentiment de communauté ayant participé dans (ou du moins peut reconnaître) le partage presque tribal qui les a amenés à connaître ce morceau particulier de micro-information.

4. Faites en sorte que les fournisseurs d'événements paient des frais de retard.

Rien n'allume un feu sous une personne comme jeter de l'argent. Configurez vos fournisseurs d'événements avec les mêmes paramètres et chiffres de frais de retard que vous utilisez avec vos clients (le montant des frais n'a pas d'importance ; son existence même devrait suffire à semer la peur dans leur cœur).

5. Utilisez des chatbots pour communiquer avec les participants à l'événement.

Utilisez des chatbots avant votre événement pour établir la voix et le ton de votre marque événementielle, fournir un support client et collecter des données sur votre public via des éléments tels que des sondages ou des enquêtes.

6. Créez des vidéos de formation du personnel de l'événement.

Dans la semaine précédant l'événement, envoyez un lien vers un ensemble de vidéos protégées par mot de passe que le personnel peut consulter (et de préférence être interrogé) qui les prépare pour le grand jour. Voici quelques idées d'utilisation des vidéos de formation des employés que vous appliquez directement à votre événement.

7. Canalisez tous les flux de médias sociaux de votre événement sur une seule plate-forme.

Des outils tels que Buffer, HootSuite et Everypost consolident plusieurs canaux dans un seul tableau de bord afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble du contenu que vous distribuez et de la façon dont le public de votre événement y réagit sans basculer entre une demi-douzaine de sites.

8. Obtenez un outil de gestion d'événements tout-en-un.

Les meilleures options logicielles de gestion d'événements devraient vous aider à accomplir des tâches telles que : établir votre budget, rechercher des lieux d'événement, concevoir votre plan d'étage ou votre disposition, collaborer avec les principales parties prenantes et aider à commercialiser l'événement lui-même.

9. Configurez l'envoi de SMS depuis votre ordinateur.

C'est vraiment distrayant de devoir surveiller simultanément les e-mails sur votre bureau et les messages sur votre téléphone, alors essayez plutôt de les garder tous au même endroit. Si vous avez déjà un Mac, vous pouvez probablement utiliser iMessage. Mais si vous avez un PC ou communiquez avec quelqu'un qui n'a pas de téléphone Apple, suivez simplement ces instructions.

10. Centralisez les communications événementielles.

La personne moyenne passe 28 % de sa journée de travail à envoyer et à répondre à des e-mails. Gagnez du temps à vous et à toute votre équipe en mettant en œuvre une solution de services événementiels unique où vous pouvez tous partager des documents, consolider les fils de discussion et obtenir des mises à jour en temps réel sur l'état des projets sans jamais ouvrir votre boîte de réception.

11. Laissez un logiciel d'analyse faciale faire des études de marché pour vous.

La reconnaissance faciale peut être utilisée pour réduire les enregistrements manuels des invités à des événements, améliorer la sécurité des événements, créer des cartes thermiques de programmation et rassembler de manière ordonnée de nouveaux prospects.

12. Organisez votre liste de tâches par urgence et importance.

Surnommé la matrice d'Eisenhower, ce graphique utile peut vous aider à ranger votre liste de tâches et à ne vous attaquer d'abord qu'aux tâches les plus importantes (c'est-à-dire celles qui sont à la fois urgentes et importantes).

13. Désignez un briseur d'égalité informé au sein de l'entreprise.

Des désaccords entre les parties prenantes de l'événement surviennent de temps en temps, mais travailler à ces solutions peut potentiellement occuper une plus grande partie de votre calendrier que vous aviez prévu. Assurez-vous que votre chef de décision désigné connaît tous les détails de la situation, peut faire une observation impartiale des deux côtés et est bon sous pression.

14. Créez un horaire très détaillé pour votre journée de travail.

Planifiez des activités en utilisant des blocs de 15 minutes, n'oubliez pas de prévoir des pauses, de regrouper des tâches similaires dans les mêmes tranches de temps.

15. Refusez les interruptions en bloquant le temps de travail en solo sur votre calendrier public.

Le blocage du temps de cette manière permet de s'assurer que les autres membres de l'équipe respectent vos limites pendant que vous restez concentré sur votre tâche.

16. Obtenez les commandes, le calendrier et les exigences en matière de documents de chacun de vos fournisseurs de sauvegarde.

Si quelque chose ne va pas avec vos fournisseurs, ce sera probablement un problème de dernière minute. Ayez donc au moins 3 choix de sauvegarde avec tous leurs détails pertinents disponibles dans votre classeur de planification d'événements pour chaque type de fournisseur dont votre événement aura besoin.

17. Effectuez une refonte du flux de travail.

Suivre ce que vous faites chaque jour peut conduire à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais peut également aider à identifier les faiblesses de votre processus actuel. Par exemple, vous devrez peut-être déléguer plus de tâches administratives ou organiser des réunions plus courtes.

18. Ajoutez systématiquement à une liste de conférenciers et présentateurs potentiels pour les événements futurs.

Recueillez les noms de personnes influentes dans votre secteur, qui sont d'excellents conférenciers ou qui ont exprimé publiquement leur intérêt à travailler avec votre marque. Quand vient le temps de réserver vos conférenciers, vous n'aurez pas à passer des heures à fouiller dans LinkedIn et votre liste de contacts pour trouver quelqu'un - il suffit de vous référer à la liste !

19. Visualisez comment vous rationaliseriez votre processus si votre calendrier actuel était doublé.

Ce grand exercice psychologique vous oblige à comprendre comment, dans la situation de pression la plus élevée imaginable, vous pourriez éventuellement gérer et surmonter les défis de planification qui accompagnent une charge de travail complètement maximale. C'est à peu près le meilleur moyen de vaincre la loi de Parkinson.

20. Faites une liste des attentes et des tâches dont tous les bénévoles de votre événement seront responsables (et partagez-la avec eux à l'avance).

Le jour de l'événement, répondre aux questions et microgérer les bénévoles de l'événement prend beaucoup trop de temps. De plus, ils apprécieront vraiment que vous vous prépariez pour eux (c'est l'une des meilleures façons de rendre vos bénévoles heureux).

21. Automatisez le processus d'enregistrement des événements.

Accélérez le processus en choisissant une excellente application d'enregistrement d'événements. Recherchez des fonctionnalités conviviales qui réduisent davantage le temps nécessaire pour former le personnel de votre événement à l'utilisation du programme si vous souhaitez augmenter votre productivité.

22. Partagez des écrans de bureau sur votre téléphone.

Des outils tels que Chrome to Mobile vous permettent de synchroniser facilement tous vos onglets ouverts d'un appareil à l'autre, ce qui est utile lorsque vous vous rendez à une réunion, que vous vous déplacez vers ou depuis un lieu, ou que vous avez simplement besoin de les enregistrer. pages particulières pour une visualisation future plus tard.

23. Disputez les conférenciers et organisez des présentations via une plate-forme collaborative unique.

L'utilisation du courrier électronique pour répondre aux questions des conférenciers, approuver les plans et rassembler des photos ou des biographies n'est pas efficace, c'est pourquoi il est préférable d'utiliser un seul outil qui rassemble tous vos conférenciers dans une zone numérique que vous pouvez superviser.

24. Utilisez un constructeur de site Web d'inscription à un événement au lieu d'en créer un à partir de zéro.

De plus, l'utilisation d'une solution personnalisable facilitera la collecte d'informations sur le public, maintiendra des niveaux de sécurité élevés, améliorera votre stratégie événementielle et fournira plus qu'assez de fonctionnalités bonus permettant de gagner du temps pour compléter pleinement votre nouveau plan de productivité.

25. Ajoutez un scanner QR à votre application événementielle.

L'utilisation de codes QR pour les événements facilitera l'enregistrement des personnes et aidera vos stands ou sponsors à mener des activités événementielles précieuses et génératrices de prospects sans nécessiter de demandes supplémentaires sur votre emploi du temps.

26. Utilisez des modèles pour créer des enquêtes et des sondages sur les événements.

Combinez une application d'enquête sur les événements mobiles avec des questions d'enquête sur les événements des participants, des sponsors ou des parties prenantes.

27. Ayez un outil de tri des e-mails qui priorise votre boîte de réception pour vous.

Si vous avez Gmail, essayez des outils comme Sortd. Ils aident à transformer votre boîte de réception en une liste de tâches, en utilisant des colonnes personnalisables pour organiser les tâches en fonction de vos e-mails. Si vous utilisez un autre fournisseur de messagerie, recherchez une extension qui vous permet d'aller au-delà du codage couleur de base pour fournir une aide à l'organisation réellement utile.

Encore plus de secrets de planification d'événements

Si vous souhaitez trouver encore plus de moyens d'être productif en tant qu'organisateur d'événements, essayez de lire comment gérer les problèmes courants et les solutions avant qu'ils ne surviennent. Vous pouvez également gagner du temps en utilisant cette liste de contrôle d'événement personnalisable ou perfectionner vos compétences en communication par e-mail avant que votre prochain grand projet ne commence pour créer un plan de productivité bien équilibré.