Pourquoi devriez-vous garder une trace des heures de travail (à la fois en tant qu'employeur et en tant qu'employé)

Année après année, le suivi du temps s'avère de plus en plus indispensable aux entreprises pour plus que la simple paie. À mesure que les emplois et la main-d'œuvre évoluent, le besoin de suivre les heures de travail évolue également, car nous avons constaté que cela aide à la gestion de projet, à la réalisation d'estimations, à l'analyse des progrès des employés et des habitudes de travail.

C'est pourquoi, dans cet article, nous nous sommes efforcés de prouver pourquoi le suivi du temps est indispensable dans le lieu de travail moderne. Vous pouvez en savoir plus sur l'évolution globale des besoins de suivi du temps et sur les avantages que cela apporte respectivement aux employeurs et aux employés.

L'importance du suivi du temps

Le travail à domicile pourrait tout aussi bien devenir une réalité pour l'ensemble de la population, compte tenu de la façon dont la pandémie de Covid-19 a soudainement changé le paysage plus tôt en 2020. L'économiste de Stanford, Nicholas Bloom, a vu cela comme un problème croissant, affirmant que cela « créera un désastre de productivité pour les entreprises. ”. Cela semble inquiétant, mais des solutions simples, comme le suivi du temps, peuvent amortir le coup.

Il semble que la pratique du travail à distance soit là pour rester, au moins pendant un certain temps. Ce qui signifie que la productivité en souffrira, d'une manière ou d'une autre. Il y aura plus d'heures supplémentaires, de chevauchements avec la gestion de la main-d'œuvre, de vol de temps, d'heures perdues et bien plus encore. Et donc, pour éviter tout désastre de productivité, les PDG et les employés doivent s'habituer ensemble au suivi du temps.

Ici, chez Clockify , nous avons compilé une liste de raisons pour lesquelles vous devez spécifiquement suivre le temps, et quelques méthodes pour vous aider à démarrer.

Raisons de suivre le temps en tant qu'employeur

Lorsque les employeurs suivent le temps, ils le font principalement pour deux raisons :

• Indemnisation, et
• Gestion des effectifs

Tout d'abord, nous expliquerons pourquoi le suivi des heures travaillées est important lorsqu'il s'agit de payer vos employés. Par la suite, nous verrons comment cela aide à la productivité, à la gestion de projet, à la gestion de la charge de travail, etc.

Suivi du temps pour les salaires et les heures supplémentaires

La première grande raison du suivi du temps est de fournir une rémunération équitable aux employés avec un salaire horaire. Jetons un coup d'œil à l'importance du suivi du temps dans ce cas.

Temps payé

Parmi les différents types de rémunération des employés (horaire, salarié, commissions et primes), l'heure est celle qui exige un suivi du temps à des fins financières.

Lorsque votre personnel travaille à l'heure, en particulier lorsque vous comptabilisez les heures supplémentaires et/ou les congés, il peut être facile de perdre la trace de qui a fait quoi et pendant combien de temps. Et lorsqu'ils doivent être payés, vous voulez être sûr que tout le monde gagne autant qu'il a travaillé. Sans compter que, statistiquement, les heures de travail moyennes ont tellement changé.

Un suivi des heures de travail gratuit comme Clockify peut couvrir plusieurs bases ici :

• Il vous permet de définir les taux horaires pour chaque employé ;
• Les employés peuvent saisir leurs tâches dans une feuille de temps pour un aperçu quotidien clair ;
• Suivez le temps travaillé sur une tâche avec une minuterie, pour un calcul précis plus tard ;
• Suivre le temps de manière cohérente et quotidienne, pour garantir des données fiables ;

• Enfin, il calcule automatiquement le salaire en fonction de la période et du taux horaire que vous mettez.

De cette manière très simple, vos employés tiendront un registre de leurs heures travaillées et vous aurez moins de problèmes avec la paie.

Au fil du temps

Habituellement, les travailleurs horaires sont également admissibles à des heures supplémentaires ou à des heures compensatoires.

Avec la rémunération des heures supplémentaires , les lois de votre état dicteront combien le salaire horaire augmentera pour chaque heure passée en heures supplémentaires.

Avec le temps compensatoire , les salariés peuvent décider de s'absenter en échange d'heures supplémentaires, au lieu d'un complément de rémunération.

• Lois sur les heures supplémentaires

Pour la rémunération des heures supplémentaires, vous ou vos employés devez suivre le temps passé à travailler en dehors des heures normales de travail. Sans une « trace écrite » sur le temps passé en heures supplémentaires, il peut y avoir des répercussions juridiques.

Selon votre pays d'opération, vous devriez consulter la loi européenne sur le suivi du temps, la loi californienne sur les heures supplémentaires ou la réglementation américaine FLSA sur le temps de travail. Chacun décrit :

• Heures de travail par semaine ;
• Heures supplémentaires maximales autorisées ;
• Méthodes de documentation des heures supplémentaires ;
• Le nombre d'heures par quart de travail ou par jour que les employés peuvent effectuer des heures supplémentaires, etc.

Le suivi du temps est essentiel pour garder une trace légale et claire de la quantité de travail de vos employés par jour, semaine ou mois. Il garantit que vous restez en conformité avec toutes les lois et réglementations du travail. Et avec la pandémie qui secoue 2020, le département américain du Travail a mis à jour son guide sur les obligations des employeurs concernant le suivi du temps.

Source : statista.com

• Taux d'heures supplémentaires

Sans trop nous éloigner du sujet, bref, les taux d'heures supplémentaires diffèrent d'un pays à l'autre, et selon les heures hebdomadaires et journalières travaillées.

Par exemple, la loi californienne sur les heures supplémentaires oblige les employeurs à payer 1,5 fois le salaire horaire en semaine et le samedi. Selon le contrat avec les employés et le nombre d'heures supplémentaires qu'ils effectuent, les taux seront différents.

• Temps compensatoire

Enfin, vous pouvez « payer » vos employés en congés pour leurs heures supplémentaires. C'est ce qu'on appelle le temps compensatoire, et divers facteurs peuvent influencer l'éligibilité ou non d'un employé et la façon dont il est calculé.

Mais même dans ce cas, vous aurez besoin d'un outil de suivi du temps fiable pour savoir combien de temps l'employé peut obtenir en fonction de ses heures supplémentaires.

Et si vous avez besoin d'aide pour trouver l'application de suivi du temps appropriée, nous avons une longue liste avec tous les avantages que chacune apporte.

Gestion des effectifs et autres raisons de suivi du temps

Le suivi du temps empêche les violations

Nous avons mentionné les différentes lois et réglementations mises en place pour réglementer la façon dont les employés sont rémunérés pour leur temps de travail. Cependant, la raison pour eux n'est pas seulement de s'assurer que vous fournissez une bonne paie, mais que les entreprises elles-mêmes peuvent éviter de commettre des violations .

Les employeurs peuvent inconsciemment commettre des violations des salaires et des heures. Selon l'agence Tittle et Perlmuter , les plus courantes sont :

1. Salaire minimum non payé
2. Ne pas payer les heures travaillées
3. Mauvaise classification des employés
4. Heures supplémentaires mal calculées

Les pénalités peuvent aller du paiement du montant du salaire manqué à trois fois le montant, et de six mois à un an.

Le site officiel de la NCSL explique plus en détail les violations et les sanctions pour chaque État des États-Unis.

Les violations de temps et de salaire peuvent être évitées simplement en suivant les heures travaillées régulièrement et en calculant la paie en fonction des données que vous collectez.

Le suivi du temps est nécessaire pour les employés qui prennent des congés

La loi sur le congé familial et médical est une loi qui accorde aux employés un congé sans solde (mais avec garantie d'emploi) pouvant aller jusqu'à 12 semaines par an. Mais, pour qu'un employé soit lisible, il doit remplir plusieurs conditions. La liste comprend le fait d'avoir travaillé pour leur employeur pendant 1 250 heures au cours des 12 derniers mois , ce qui équivaut à environ 24 heures par semaine .

Comme vous pouvez le voir, le suivi des heures travaillées aide également dans les cas où les employés souhaitent prendre un congé sans solde pour s'occuper de membres de la famille, de responsabilités privées, de problèmes de santé, etc. La responsabilité de fournir la preuve incombe à l'employeur donc, sans les données nécessaires, il peut y avoir beaucoup de retours en arrière et de fouilles dans les archives.

Le suivi des heures empêche le vol de temps

Le vol de temps se produit lorsqu'un employé accepte de payer pour des heures de travail qu'il n'a pas effectuées. Cela se produit de plusieurs manières :

• Utiliser des marges de manœuvre avec des horaires flexibles (notamment avec le travail à distance) ;
• Pointant à l'intérieur et à l'extérieur de leurs collègues, et pas seulement eux-mêmes ;
• Pauses prolongées;
• Divertissement de navigation pendant les heures de travail, etc.

Le vol de temps est facilement traçable et résolu après avoir passé du temps à suivre les heures des employés. Vous commencerez à remarquer des modèles de comportement et à les traiter en conséquence.

Le suivi du temps aide à faire de meilleures estimations de travail

Une grande partie du succès d'un projet (ou d'un produit) dépend de la manière dont l'entreprise a respecté les délais.

S'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie et ne dépasse pas les coûts prévus nécessite beaucoup de préparation et d'estimation. Les équipes établissent des jalons et à l'intérieur de ceux-ci, des délais plus courts, pour s'intégrer dans un cadre nécessaire pour produire un résultat réussi. Et une fois le travail commencé, le suivi du temps devient essentiel.

Au fur et à mesure que les équipes travaillent, le logiciel peut vous aider à comprendre où ces estimations étaient erronées et où elles ont parfaitement bien fonctionné. Par exemple, un employé pourrait prendre un jour de plus pour terminer une tâche et, sans le savoir, entraver toute son équipe pour la prochaine échéance.

Mais, en même temps, le suivi des heures travaillées dans ces estimations vous montre des baisses de productivité. Et comme des blips sur un radar, lorsque vous les enregistrez, vous pouvez consulter les équipes pour connaître les problèmes spécifiques et les résoudre.

Le suivi du temps dans les estimations de projet fait des merveilles pour identifier les problèmes dès le début et vous permet de les résoudre avant que les erreurs ne vous coûtent trop de temps, d'énergie et d'argent.

Comme on dit, un point à temps en sauve neuf.

Un exemple de suivi des estimations de projet à l'aide de Clockify

Le suivi du temps des employés vous permet d'être un meilleur gestionnaire

Les PDG, les chefs de projet, les gestionnaires en général et même les RH voudront mieux maîtriser la gestion des effectifs.

Lorsque vous suivez les heures travaillées des employés, vous obtenez un aperçu général de qui fait quoi dans quel service. Bien que cela puisse sembler accablant, cela vous aide également à comprendre comment le travail est réparti dans l'entreprise.

Au fur et à mesure que les tâches sont cochées dans les feuilles de temps, vous commencez à remarquer quelles équipes ont trop à faire et ont besoin d'être déchargées, et lesquelles peuvent assumer plus de tâches.

Dans ce cas, le suivi du temps vous aide à équilibrer la charge de travail, afin que personne ne soit surmené ou ennuyé, tout en respectant les jalons.

Il identifie le temps perdu

Contrairement au vol de temps, le temps perdu est davantage lié à l'état actuel de la productivité des employés et à la façon dont il affecte la production/le flux de travail.

Le temps perdu est une transgression mineure où les gens commencent à sous-performer, ce qui entraîne des délais non respectés et un temps de production plus long. Bien que le temps perdu n'affecte pas vos finances de la même manière que le vol de temps, il peut être tout aussi dangereux à long terme.

Avec le suivi du temps pour savoir où le temps est perdu et combien, la feuille de temps d'un employé déverrouille toutes les informations dont vous avez besoin : les pauses qu'ils prennent, les types de tâches sur lesquelles ils travaillent à différents moments de la journée, quand ils pointent et pointent, etc. Il vous donne un aperçu de l'endroit où certaines personnes commencent à perdre leur motivation, à quelle heure, ou à quelle fréquence elles prennent des pauses et combien de temps elles durent.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les gens perdent leur motivation au travail. Et la résolution de ces problèmes prend plus que le suivi du temps.

Mais, il aide à identifier les individus et les équipes qui ont besoin d'aide, en fournissant les données nécessaires pour commencer à améliorer les performances.

Raisons de suivre le temps en tant qu'employé

Bien entendu, ce ne sont pas seulement les employeurs et les entreprises qui profitent du suivi du temps. Les employés, les pigistes et les entrepreneurs indépendants bénéficient des mêmes avantages qu'il apporte. La liste suivante contient quelques-unes des raisons pour lesquelles il faut commencer à suivre les heures travaillées.

Nous avons également créé une page de référence pour les 48 questions les plus fréquemment posées concernant le temps de travail et le suivi du temps.

Vous pouvez avoir un meilleur équilibre travail-vie lorsque vous savez où votre temps est perdu

Nicholas Bloom a également mentionné que seule la moitié des répondants à l'enquête de mars 2020 ont déclaré qu'ils pouvaient travailler efficacement à domicile. Et ce sont surtout les travailleurs qui font leur travail principalement sur des ordinateurs.

Tout le monde n'est pas prêt à s'adapter au travail à distance. Cependant, lorsque le temps presse, vous voudrez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour vous ajuster le plus facilement possible.

Le suivi du temps peut vous aider à éviter de longues soirées coincées devant votre ordinateur, ou à commencer à travailler dès que vous ouvrez les yeux, car il n'y a plus besoin de se rendre au bureau. Combien de fois d'autres vous ont-ils interrompu au milieu de votre travail pour des questions personnelles ? Qu'il s'agisse d'enfants, de la machine à laver, d'un coup de fil de la famille ou des voisins ?

Si vous suivez les heures travaillées, vous imposez une sorte de discipline et d'organisation. Parce que lorsque vous remplissez une feuille de temps, vous commencez à remarquer combien de temps est consacré à votre travail réel, surtout lorsque les distractions s'accumulent pendant la journée. Un outil de suivi du temps peut, de cette manière, vous permettre de planifier les jours futurs et de définir ces limites indispensables.

Le suivi du temps vous permet de mieux planifier les imprévus

Saviez-vous que le suivi du temps peut réellement vous aider à établir des plans d'urgence ? Dans certains cas, le traçage des heures de travail peut vous protéger d'un traitement injuste au travail.

1. Pour une charge de travail injustement augmentée

Si vous commencez à remarquer que votre employeur a commencé à accumuler plus d'obligations, vous pouvez rassembler suffisamment de preuves en suivant simplement le temps de ces tâches. Une archive du nombre d'heures consacrées à des travaux subalternes est une preuve légitime que votre travail réel a été laissé de côté pour des tâches qui ne figurent pas dans votre description de poste.

2. Heures supplémentaires non rémunérées

De même, si vous avez été poussé à faire des heures supplémentaires, mais que vous n'avez pas été rémunéré équitablement, un compte de vos heures supplémentaires est crucial si vous souhaitez négocier avec l'employeur ou déposer une plainte pour violation des heures et des salaires. Gardez simplement à l'esprit les conditions que vous devez remplir pour être admissible à la rémunération des heures supplémentaires.

3. Admissibilité au FMLA

Dans les cas où vous souhaitez prendre un congé sans solde avec une sécurité d'emploi garantie, la loi sur le congé familial et médical vous garantit de pouvoir le faire. Cependant, l'une des conditions exige que vous ayez travaillé pour votre employeur 1 250 heures au cours de la dernière année. Il s'agit d'environ 24 heures par semaine.

Dans un litige avec le tribunal de la FMLA, un enseignant voulait s'absenter pour des raisons de santé mentale. Lorsqu'il a été rejeté parce qu'il n'avait pas accompli les heures de travail requises, il a porté l'affaire devant les tribunaux et a demandé une révision. Les avocats de l'école ont réussi à prouver que même avec des travaux à domicile tels que la préparation de cours et la notation de documents, il n'aurait pas pu accumuler 1 250 heures. L'appel a été rejeté.

Il est important de savoir que les entreprises feront tout leur possible pour conserver des dossiers vierges afin de se protéger. Leurs employés pourraient aussi bien faire de même.

4. Vous offre une rémunération équitable

Encore une fois, si vous travaillez avec un salaire horaire, le suivi du temps sera l'élément vital de votre journée de travail. C'est une assurance que vous êtes payé correctement pour l'effort et l'énergie investis. Bien sûr, les entreprises ne sont pas un mal nécessaire pour vous, mais des erreurs sont commises. Surtout avec le télétravail.

Tenir un compte séparé de vos heures de travail peut constituer un bon filet de sécurité. Et si vous avez déjà un tracker de temps au travail, remplissez-le aussi soigneusement et spécifiquement que possible. Votre futur moi vous en remerciera.

Le suivi du temps que vous consacrez aux tâches peut vous aider à mieux vous organiser

Inutile de dire que le suivi des heures travaillées fait toute la différence pour votre productivité.

Cela vous donne un petit coup de pouce pour vous sentir plus en contrôle de votre temps. En regardant votre feuille de temps à la fin de la journée, il est plus facile de repérer où vous étiez le plus productif ou où les choses auraient pu aller mieux.

Ce type d'autoréflexion est essentiel pour devenir plus productif, surtout aujourd'hui.

Analyser vos erreurs et les corriger la prochaine fois que vous commencez à remplir la feuille de temps vous rapproche d'une journée de travail sans stress. Du moins sur le plan organisationnel.

L'utilisation d'une application de feuille de temps d'équipe permet à vos collègues de ne pas vous déranger

Maintenant, que vous travailliez à distance ou non, nous pouvons tous convenir que les e-mails et les messages de discussion des collègues et des managers peuvent prendre beaucoup de notre temps. Surtout s'ils doivent nous demander où nous en sommes dans nos tâches, ou si nous avons des informations dont ils ont besoin, etc.

Désormais, lorsque vous utilisez un outil de suivi du temps d'équipe, vous pouvez éviter certaines de ces distractions en leur faisant savoir à l'avance que votre disponibilité dépend de la tâche indiquée sur votre feuille de temps.

Par exemple, dans Clockify , les membres de l'équipe peuvent voir les tâches en cours et terminées des autres. Ainsi, lorsqu'un collègue ouvre cette page spécifique, il peut voir sur quoi vous travaillez en ce moment. En utilisant des étiquettes spécifiques, vous pouvez facilement indiquer l'urgence d'une tâche ou simplement ajouter une note dans la tâche. Par exemple : « Besoin d'une mise au point complète, veuillez ne pas déranger ».

Dans Clockify , vous pouvez facilement rechercher des collègues dans votre espace de travail pour voir leurs tâches.

Dernières pensées

Les raisons du suivi du temps sont multiples. Comme nous l'avons mentionné au début, le paysage du travail a tellement changé que nous devons nous fier à autant de données que nous pouvons collecter. Surtout si nous passons au travail principalement à distance. Le suivi du temps est l'une des méthodes les plus fiables pour maintenir la stabilité du travail. Il aide à organiser le travail, à identifier les points problématiques, fournit des informations sur le temps que les employés et les employeurs passent tout au long de la journée de travail.

Le suivi du temps est un outil de travail indispensable qui a résisté à l'épreuve du temps, et c'est l'arme la plus polyvalente dont nous disposons pour survivre sur le lieu de travail moderne.