4 méthodes simples pour suivre votre temps lorsque vous travaillez sur un ordinateur

Le suivi du temps est l'un des moyens les plus efficaces de garder une trace de vos tâches quotidiennes. En surveillant vos heures, vous aurez une meilleure idée du déroulement de vos journées de travail. De plus, savoir comment vous gérez votre temps sur le lieu de travail vous aide à avoir une vue d'ensemble de votre productivité.

Si vous avez peu ou pas d'expérience en matière de temps d'enregistrement, considérez cet article comme votre manuel. Nous allons vous montrer comment suivre le temps de travail sur un ordinateur et vous guider à travers les principales étapes des méthodes de suivi du temps suivantes :

• La méthode papier ,
• la méthode du tableur , et
• deux façons d'utiliser un logiciel de suivi du temps .

La méthode papier

Si vous recherchez une technique simple pour suivre le temps passé sur un ordinateur/portable, nous vous recommandons la méthode papier. Voici ce dont vous aurez besoin :

• un document,
• un stylo, et
• un chronomètre ou votre téléphone portable.

Maintenant, avant de commencer à suivre votre temps, nous vous conseillons de faire la liste des activités pour ce jour et d'ajouter une date. Assurez-vous de penser à vos priorités et de mettre ces affectations en haut de la liste. Par exemple, votre priorité est de mettre en œuvre les modifications demandées par le client. Donnez à cette tâche son nom – « Implémenter les modifications du client ». Faites de même pour les autres tâches.

Ensuite, suivez ces étapes de suivi du temps :

1. Commencez à travailler sur la première tâche .

Ensuite, ajoutez l'heure de début à côté du nom de la tâche . Disons qu'il est 9 heures du matin. Donc, c'est votre heure de début. Assurez-vous de l'écrire à côté du nom de la tâche.

Tâche 1 : « Mettre en œuvre les modifications apportées au client »

Heure de début : 9h00

2. Allumez un chronomètre et concentrez-vous sur le travail.

3. Désactivez un chronomètre une fois que vous avez terminé la tâche.

4. Ajoutez l'heure de fin et la durée totale. Regardez les résultats du temps sur le chronomètre et notez-les. Ces résultats vous montrent combien de temps vous avez passé à traiter la première tâche.

Par exemple, une heure et 20 minutes. Cela signifie que l'heure de fin sera 10h20.

Notez l'heure de fin et incluez le temps total dont vous avez besoin pour la tâche.

Voici à quoi cela ressemblerait :

Tâche 1 : « Mettre en œuvre les modifications apportées au client »

Heure de début : 9h00

Heure de fin : 10h20

Durée totale : une heure et 20 minutes

5. Ajoutez également vos pauses . N'oubliez pas de noter l'heure de début et de fin de chaque pause :

Pause rapide

Heure de début : 10h20

Heure de fin : 10h30

Durée totale : 10 minutes

6. Répétez ce processus pour chaque tâche tout au long de la journée.

Bien que la méthode papier soit pratique à utiliser, il est probable que vous égarez certains rapports importants, car ils ne sont que sur papier. La meilleure façon d'éviter cette situation est de scanner la date suivie ou de la prendre en photo une fois par semaine.

La méthode du tableur

Cette méthode consiste à suivre le temps à l'aide de fichiers Excel ou Google Sheets, mais aussi d'un chronomètre.

Nous vous recommandons de consigner vos heures dans un fichier pour chaque mois. Par exemple, voici comment procéder pour septembre :

• Ouvrez un fichier Excel ou des feuilles Google.
• Si vous optez pour des feuilles Google : cliquez sur « Feuille de calcul sans titre ».

Ensuite, renommez ce fichier en utilisant votre nom et le mois. Par exemple : « Données de suivi du temps pour Sep2020 – David Brown ».

• Si vous choisissez de vous connecter à votre temps dans Excel : allez dans Fichier, Enregistrer sous, Renommer, puis notez votre nom et le mois.

Une autre astuce pratique consiste à vous connecter chaque jour de travail à l'aide d'une feuille séparée. La méthode est la même pour les feuilles Google et Excel :

• Ajoutez une nouvelle feuille en cliquant sur le signe plus à gauche.

• Faites un clic droit sur chaque feuille pour les renommer. Enfin, les feuilles seront nommées par les dates.

Voyons maintenant les principales étapes du suivi du temps lorsque vous travaillez sur un ordinateur portable, à l'aide d'une méthode de feuille de calcul :

• Choisissez la bonne feuille en fonction de la date du jour.
• L'étape suivante consiste à ajouter la liste des tâches. Tout comme avec la technique précédente, pensez à vos priorités quotidiennes. Les tâches les plus importantes doivent figurer en tête de liste. D'autres tâches peuvent être effectuées ultérieurement. Voici à quoi devrait ressembler cette liste :

Vous pouvez essayer de faire cette liste à l'avance. Par exemple, à la fin de la journée, notez tous vos devoirs pour demain. De cette façon, vous ne perdrez pas un temps précieux le matin. Dans ce cas, assurez-vous de les ajouter dans la feuille de demain.

• Commencez à travailler sur votre première tâche. En dessous de votre liste d'activités, vous pouvez créer un nouveau tableau de tâches, tout en les effectuant. Notez le nom ou une brève description de la tâche. Dans ce cas, la première tâche est « Rédiger la proposition de projet ». L'ajout d'un nom de projet et d'un nom de client est également extrêmement utile.
• Allumez le chronomètre et ajoutez l'heure de début. Une fois que vous avez noté l'heure de début, concentrez-vous sur votre travail.
• Éteignez le chronomètre une fois que vous avez terminé la tâche.
• Ajoutez l'heure de fin et le temps total. Lorsque vous écrivez ces deux composants, vous saurez avec certitude combien de temps il vous a fallu pour terminer la tâche. Voici un exemple de votre première tâche :

• N'oubliez pas d'inclure vos pauses. Disons que vous aviez besoin de faire une pause et de déjeuner. La règle est la même que pour les tâches : il faut ajouter l'heure de début, l'heure de fin et le temps total.

• Répétez ce processus pour chaque tâche et chaque pause tout au long de la journée. À la fin de la journée de travail, vous obtiendrez une liste comme celle-ci :

Le suivi de vos heures avec la méthode du tableur vous donne une idée plus claire du temps que vous consacrez à chaque tâche, à des clients particuliers et à des projets particuliers.

Le logiciel de suivi du temps

Contrairement à la méthode du papier et du tableur, le logiciel de suivi du temps automatisera l'ensemble du processus de surveillance du temps. De plus, en utilisant le logiciel de suivi du temps, vous pouvez enregistrer vos heures directement depuis votre bureau tout en travaillant.

Il existe de nombreuses façons d'enregistrer vos heures avec le logiciel de suivi du temps. Nous allons vous montrer deux techniques assez simples :

• suivi du temps avec une minuterie , et
• suivi du temps manuellement .

Nous expliquerons plus en détail les deux méthodes, mais avant de passer à cette partie, clarifions quelques détails sur l'ouverture du compte Clockify. En fonction de votre poste au sein de l'entreprise, deux possibilités s'offrent à vous :

• Si vous êtes un gestionnaire/superviseur, vous pouvez créer un compte Clockify et vous serez un administrateur de l'espace de travail. Ensuite, vous pourrez ajouter votre équipe en leur envoyant des invitations. Ainsi, vos employés peuvent commencer à suivre le temps dans le même espace de travail.
• Si vous êtes un employé, vous recevrez une invitation de votre responsable.

Une fois que vous avez ouvert un compte, vous pouvez commencer à enregistrer vos heures de travail dans votre navigateur ou vous pouvez installer une application de bureau. Par exemple, si vous utilisez un Mac OS, téléchargez simplement une application de suivi du temps de bureau Mac.

Passons en revue les principales étapes de ces deux méthodes de suivi du temps.

Utiliser une minuterie pour suivre le temps

Pour pouvoir profiter de cette technique, il vous suffit de vous connecter à votre compte dans votre navigateur.

Voici maintenant les étapes du suivi de vos heures avec une minuterie :

• Sélectionnez la section Suivi du temps sur le côté gauche de l'écran.

• Ajoutez le nom de l'activité/tâche. Vous verrez la boîte avec la requête « sur quoi travaillez-vous ? » sur votre écran.

C'est donc ici que vous décrirez votre tâche/activité, ou ajouterez un nom de tâche simple.

• Ajoutez le nom du projet. Si cette tâche appartient au projet particulier, assurez-vous d'ajouter le nom du projet ici également.

• Ajoutez des balises et un statut de facturabilité. À côté du bouton Projet, il y a les balises et la facturation.

Les balises sont des catégories qui vous aident à organiser vos tâches suivies. Ainsi, si le nom de la tâche est « Rendez-vous avec le client », ajoutez une balise « rendez-vous ». En parlant de statut de facturabilité, vous pouvez choisir entre des activités facturables et non facturables. La principale différence entre ces deux catégories est que les activités facturables sont les tâches qui contribuent au projet particulier et à son avancement. En outre, vous facturerez votre client pour ces tâches.

• Démarrez le chronomètre en cliquant sur le bouton Démarrer lorsque vous commencez à travailler sur la tâche.

Au moment où vous cliquez sur Démarrer, vous verrez que le minuteur est activé et qu'il y aura un bouton Arrêter à côté, comme ceci :

• Arrêtez le chronomètre en cliquant sur le bouton Arrêter lorsque vous avez terminé la tâche.

Voici un exemple de suivi de quelques tâches au cours de la journée.

Comme vous pouvez le voir, chaque tâche a son nom et une étiquette, ainsi que la période (l'heure de début, l'heure de fin et le temps total). Seule la deuxième activité a été marquée comme facturable ici. Dans le coin supérieur droit, vous pouvez voir le nombre total d'heures enregistrées ce jour-là. Dans ce cas, c'est 5 heures et 30 minutes.

• Chaque fois que vous faites une pause, n'oubliez pas de la suivre de la même manière.

Suivi du temps manuellement

Si vous choisissez de surveiller votre temps manuellement, vous ajouterez vos heures de travail à la fin de la journée. Alors, assurez-vous de vous souvenir ou de noter l'heure exacte à laquelle votre journée de travail a commencé.

Lorsqu'il s'agit de suivre le temps manuellement, vous devrez suivre cet ensemble d'actions :

• Connectez-vous à votre compte et sélectionnez la section Time tracker.
• Ajoutez le nom de l'activité/tâche. Comme vous pouvez le voir ici, la question est « Sur quoi avez-vous travaillé ? ».

Donc, une fois que vous avez terminé votre première tâche de la journée, assurez-vous de l'ajouter. Notez le nom de la tâche ou sa brève description en cliquant sur la case avec cette question.

• Ensuite, ajoutez le nom du projet. Nous avons mentionné cette partie plus tôt. Vous pouvez affecter la tâche à un projet particulier.
• Ajoutez des balises et un statut de facturabilité. La règle est la même que lors du suivi de votre temps avec une minuterie.
• Ajoutez l'heure de début, l'heure de fin et la date . Au lieu d'utiliser une minuterie, vous devrez ajouter manuellement l'heure de début et de fin. De plus, choisissez la date du jour.

• Cliquez sur le bouton Ajouter pour suivre votre temps.

• La routine sera la même pour les autres tâches. À la fin de la journée, vous verrez la liste de toutes les activités suivies, ainsi que d'autres détails : leurs noms de projet, l'état de la facturation, les balises et le temps total suivi.

Si vous n'avez traité qu'un seul type d'activité ce jour-là, vous n'entrerez que cela.

• En ce qui concerne vos pauses pendant la journée , vous pouvez les ajouter de la même manière.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous pouvez suivre votre temps directement depuis votre bureau. Outre le Mac OS mentionné ci-dessus, vous pouvez utiliser Clockify comme outil de suivi du temps Windows ou comme outil de surveillance du temps Linux.

Emballer

Si vous n'êtes pas familier avec le concept de surveillance des heures de travail, mais que vous êtes désireux d'apprendre, c'est parfaitement bien. Nous espérons qu'après avoir lu cet article de blog, vous aurez une meilleure compréhension des méthodes de suivi du temps. De plus, nous sommes certains qu'une fois que vous aurez commencé à utiliser le suivi du temps, vous réaliserez à quel point cette habitude est bénéfique pour vous. Tout d'abord, vous verrez combien de temps vous consacrez à chaque tâche. Ainsi, vous aurez une bien meilleure vue d'ensemble de toute votre journée de travail. Enfin, vous en apprendrez beaucoup sur votre productivité globale.