Conseils mardi : 27 façons créatives d'impressionner les VIP de l'événement

Publié: 2021-08-08

Les organisateurs d'événements expérimentés savent que les VIP bénéficient souvent d'un traitement spécial et que la barre des grandes expériences est assez élevée. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreuses façons créatives d'impressionner et de gérer les VIP de votre événement, tout en respectant votre budget. Nous explorons ici quelques idées de cadeaux, d'expériences et de marketing VIP pour inspirer votre prochain événement.

Explorez les idées de gestion VIP

De l'enregistrement au suivi, nous avons couvert chaque étape de la chronologie de votre événement avec ces idées pour impressionner les VIP à chaque étape du processus.

1. Offrez aux VIP un service de conciergerie privé.

En ce qui concerne le service de conciergerie VIP lors d'événements, les options sont infinies. De la remise en main propre de cadeaux supplémentaires avant le jour de l'ouverture à la réservation de courts de tennis pour vous amuser après l'événement, il n'y a vraiment aucune limite à ce que vous pouvez offrir aux VIP.

2. Offrir un stockage gratuit sur place pour les objets personnels.

Vous devrez peut-être embaucher du personnel d'événement supplémentaire pour enregistrer vos effets personnels et garder un œil sur les choses. Mais tant que vous avez l'espace pour tout organiser et les outils (une serrure pour la porte, des billets avec des talons détachables et des cintres) pour le faire, cette astuce devrait rendre l'expérience de l'événement plus confortable et pratique pour les VIP.

3. Hébergez un salon spa.

Il existe de nombreux services de spa mobiles (comme celui-ci) qui apparaîtront quand et où vous leur demanderez de s'occuper du reste. Ou, si vous avez en tête un salon ou une marque en particulier, vous pouvez toujours les contacter au sujet d'un partenariat. Cette option fonctionne mieux pour les événements locaux, où il y a de plus grandes chances que les invités qui ont apprécié les services soient toujours là après la fin de l'événement pour profiter à nouveau de leur entreprise.

4. Distribuez des chargeurs d'appareils électroniques portables.

Si vous souhaitez offrir quelque chose de simple avec la marque de votre événement, envisagez d'utiliser une banque d'alimentation personnalisable. Ou si vous souhaitez offrir quelque chose d'un peu plus spécial (et sans marque), envisagez de distribuer l'un de ces meilleurs chargeurs portables aux VIP de votre événement.

5. Louez des dosettes de sieste.

Des entreprises comme Google et la NASA font déjà la promotion de la sieste énergétique avec leurs modules de sommeil au bureau. Pourquoi ne pas offrir à vos VIP le même luxe ? Bien que les locations puissent faire baisser le budget de votre événement, vous pouvez également essayer d'organiser une salle calme dédiée avec des tapis de sol, un éclairage tamisé et un diffuseur d'huiles essentielles.

Créez une expérience VIP inoubliable

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6. Ajoutez des bons de massage ou de soins du visage à leurs sacs cadeaux.

Si vous souhaitez inclure une carte-cadeau spa comme cadeau à emporter, vous pouvez les acheter en gros sur GiftCards.com. Si vous avez une liste d'invités particulièrement longue, essayez plutôt de leur donner à chacun un ou deux produits de luxe pour le visage ou le corps en format voyage.

7. Créez un événement complètement séparé uniquement pour les VIP.

Les dîners de réseautage avant le spectacle, les tête-à-tête privés avec des conférenciers invités à l'événement et les cocktails après l'événement sont tous d'excellents moyens d'ajouter une expérience spéciale à vos invités estimés.

8. Créez un groupe de réseautage pour eux sur les réseaux sociaux.

Utilisez LinkedIn ou toute autre plate-forme de médias sociaux que votre public fréquente déjà pour créer un groupe privé sur invitation uniquement. Encouragez les interactions significatives et fournissez du contenu exclusif lié à l'industrie, comme des livres électroniques gratuits sur des sujets d'actualité ou des diffusions en direct spéciales avec des influenceurs de l'industrie.

9. Embauchez un chef ou un barman privé pour l'aire de repos VIP.

Demandez-leur de servir de délicieuses friandises, d'offrir une démonstration de cuisine rapide et de vous mêler à la foule. Vous n'êtes pas obligé de servir un repas complet, mais assurez-vous de planifier un menu qui complète ou rehausse les autres options de nourriture et de boissons lors de l'événement principal.

10. Distribuez des billets pour l'attraction la plus attendue de l'événement principal.

Une fois le calendrier de votre événement finalisé, il devrait être clair quel événement phare suscite le plus de buzz. Présentez les VIP de l'événement avec des billets gratuits et les meilleures places de la maison. Demandez-leur de rester après pour faire une séance de questions-réponses privée avec le présentateur.

11. Organisez une garderie gratuite avec des cours d'artisanat et des collations pour les enfants.

Les experts suggèrent que les événements d'entreprise souhaitant inclure des services de garde d'enfants devraient s'assurer que le reste de leur événement reflète des valeurs favorables à la famille. En outre, embauchez du personnel certifié en RCR et en premiers soins, proposez des expériences thématiques comme les pirates ou le carnaval et proposez de nombreuses activités organisées comme des cours de danse et des séances de cinéma.

12. Fournir un accès exclusif au contenu vidéo post-événement.

Des vidéos telles que des récapitulatifs de conférences, des faits saillants de stand de salon commercial et des interviews de conférenciers inédits peuvent être envoyées dans un e-mail de remerciement post-événement aux VIP.

13. Demandez aux sponsors de vous aider à améliorer les expériences des participants VIP.

Qu'il s'agisse de financer une poignée de billets VIP à offrir à des invités spéciaux supplémentaires, d'offrir certains de leurs produits dans des sacs-cadeaux VIP ou de financer des espaces de salon, vos sponsors peuvent obtenir une visibilité supplémentaire auprès de cette foule à retour sur investissement élevé.

14. Créez une conférence speakeasy ou un événement spécial invité.

Qui n'aime pas un grand événement secret? Offrez aux VIP une soirée mystère ou une expérience qu'eux seuls connaîtront. Assurez-vous qu'il se déroule sur place dans un endroit intelligemment caché ou à distance de marche de votre événement principal. De cette façon, même les plus occupés parmi vos VIP auront un obstacle de moins pour y assister.

15. Donnez aux conférenciers et présentateurs populaires de l'industrie l'accès aux commodités VIP.

Vos VIP veulent-ils se mêler aux conférenciers vedettes ? Quelle meilleure façon de créer des opportunités de réseautage organique en les invitant à participer à des aménagements VIP ! Cela fonctionne particulièrement bien si vous avez un salon dédié, un bar ou même simplement une zone de détente avec des chargeurs d'appareils et le WiFi.

16. Rationalisez le processus d'enregistrement des événements pour des entrées plus fluides.

Lorsque les invités arrivent, assurez-vous d'utiliser une application d'enregistrement ou une solution de services événementiels pour un processus d'entrée plus rapide et plus précis. Assurez-vous que les photographes affectés prennent la photo du VIP afin qu'ils puissent être facilement identifiés par le personnel de l'événement pendant la journée. Assurez-vous également que votre application d'enregistrement propose des notifications qui vous avertiront, vous et votre équipe, de l'arrivée et du moment où ils franchiront la porte.

17. Lancez une newsletter VIP qui comprend des ventes flash exclusives de billets d'événement, des surclassements gratuits et des cadeaux bonus.

Si votre public répond déjà bien au marketing par newsletter par e-mail, augmentez-le d'un cran avec une version dédiée qui s'adresse aux abonnés premium.

18. Organisez une mini-pop de coiffure le matin de l'événement.

Mettez en place une station glamour avec des stylistes professionnels et proposez des brushings rapides pour les femmes et des coupes de barbe pour les hommes. Se sentir frais et paraître sous leur meilleur jour mettra instantanément les VIP de bonne humeur et donnera le ton pour le reste de leur expérience événementielle. Ou, à tout le moins, fournissez des outils de coiffure jetables dans les salles de bain afin que les clients puissent faire leurs propres petites retouches au besoin.

19. Entrez automatiquement tous les VIP dans les cadeaux de luxe.

Assurez-vous simplement de ne pas oublier de communiquer avec eux, en leur faisant savoir dans quoi ils ont été entrés, la valeur de l'entrée elle-même et comment ils seront avertis si leur nom est tiré au sort. Et, s'ils gagnent, assurez-vous de rendre le processus de collecte des prix aussi simple que possible en les expédiant à leur domicile ou en offrant quelque chose qui peut être transféré numériquement.

20. Organisez un cours bonus, un atelier ou une visite locale.

Leçon de salsa, démonstration de poterie ou visite gastronomique à pied ? Si vous avez des participants à l'événement qui viennent de l'extérieur de la ville, ils apprécieront vraiment l'opportunité de faire une pause dans leur travail avec quelque chose de gratuit et d'amusant.

21. Prévoyez du temps en tête-à-tête entre les VIP de l'événement et les influenceurs de l'industrie.

Nous avons déjà mentionné quelques façons de le faire. Mais si vous avez beaucoup d'invités et pas beaucoup de temps, essayez d'organiser un événement de style réunion rapide où les influenceurs s'assoient à des tables et les VIP ont la possibilité de faire le tour de la salle à des intervalles de dix minutes.

22. Offrez-leur un surclassement VIP gratuit pour l'événement de l'année prochaine s'ils achètent des billets d'entrée maintenant.

Commencez vos ventes super lève-tôt en leur donnant la possibilité de réserver à nouveau le même forfait maintenant. Avec les grandes expériences de cette année fraîches dans leur esprit, la valeur sera irréfutable. Stockez en toute sécurité les informations de leur carte dans votre logiciel de vente d'événements pour un processus de paiement plus rapide également.

23. Fournissez une signalisation claire des sites et des itinéraires afin que les VIP sachent toujours ce qui se passe et où aller.

Ce détail souvent négligé sert généralement de première impression aux VIP de l'événement, alors assurez-vous que vos instructions sont larges, claires et faciles à repérer si les invités ne savent pas ce qu'ils recherchent. Si votre salle est particulièrement grande, vous pouvez même proposer une voiturette de golf ou des accompagnateurs à pied pour les emmener de l'entrée principale à la zone VIP.

24. Personnalisez les sacs de butin avec une carte de remerciement manuscrite et un message spécialement pour eux.

Vous voulez vous assurer que vos VIP se sentent appréciés pour plus que ce qu'ils peuvent contribuer financièrement, c'est pourquoi un simple conseil comme celui-ci est en fait assez puissant. Dans la note elle-même, faites référence à leur histoire avec votre marque, à tout ce qu'ils ont personnellement mentionné à propos de l'événement à vous ou sur les réseaux sociaux, et notez tous les objectifs personnels de l'événement qu'ils ont partagés ainsi que la façon dont vos activités VIP les aideront à atteindre il.

25. Servez des repas spéciaux aux VIP.

Et assurez-vous que chacun a ses préférences de menu et ses restrictions alimentaires bien documentées dans un système comme Social Tables qui aidera à mettre vos traiteurs et serveurs d'événements sur la même page sans manquer un battement.

26. Offrez une expérience de headshot professionnelle pop-up.

Envoyez des VIP à la maison avec une toute nouvelle photo de LinkedIn ou de site Web d'entreprise. Embauchez un photographe professionnel et empruntez ou fournissez une toile de fond solide et universellement flatteuse comme le blanc texturé, le gris clair ou un motif en fausse brique. Vous pouvez même inclure le logo de votre événement - assurez-vous simplement qu'il se trouve dans une partie du cadre que les VIP pourraient ensuite recadrer s'ils le souhaitaient.

27. Donnez aux VIP des places de stationnement spéciales et des zones de dépose-minute pour le covoiturage.

Une chose à propos des VIP que vous devez savoir, c'est que la commodité est une prime qu'ils peuvent tous apprécier. Coordonnez-vous avec un service de taxi local ou le service d'entreprise des applications de covoiturage les plus populaires de la région pour obtenir la signalisation appropriée, attribuez des codes de réduction de groupe et assurez-vous qu'ils savent que votre événement nécessitera plus de conducteurs sur la route qu'ils n'en ont habituellement.

Offrez à vos invités VIP encore plus d'idées d'événements !

Utilisez l'une de ces nouvelles plateformes de médias sociaux pour engager vos invités avant ou après l'événement. Ou trouvez d'autres moyens de gérer des événements avec des célébrités lors de notre prochain webinaire. Et si le réseautage est un attrait majeur pour vos VIP, assurez-vous d'intégrer également quelques-uns de ces conseils.

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