Marketing d'événement virtuel : comment le contenu génère du buzz et des prospects

La pandémie a ouvert la voie à la généralisation des événements virtuels, et le succès qu'ils ont obtenu au cours de l'une des périodes les plus difficiles de l'histoire récente indique qu'ils sont là pour rester. Même si nous sommes finalement en mesure de retourner à la vie de bureau sous une forme ou une autre, il y a toujours une pression pour naviguer habilement dans le monde émergent des conférences en ligne, des stands virtuels et des événements en direct.

Alors, comment devriez-vous aborder le marketing d'événements virtuels pour attirer les inscriptions, maximiser la participation en direct, rassembler des prospects de qualité et produire un contenu visuel de valeur pour l'engagement post-événement ? Voici quelques façons de générer du buzz et de générer plus d'affaires avec vos événements en ligne.

1. Obtenez tous les présentateurs sur la même page

Le processus de curation et de création de contenu commence bien avant que vous n'annonciez votre événement virtuel au public. Gardez le contenu à l'esprit dès la phase de planification du programme : par exemple, lorsque vous contactez des présentateurs potentiels, collectez des portraits professionnels et des biographies de tous ceux qui acceptent de participer. Ceux-ci peuvent faire partie de vos principaux visuels marketing, que ce soit sur une page de destination dédiée, des publications sur les réseaux sociaux ou des supports téléchargeables que vous décidez d'inclure (nous en parlerons plus tard).

Faites du partage social et de la promotion d'événements une exigence pour les orateurs et les sponsors, et assurez-vous que tous ceux qui choisissent de présenter en direct disposent d'une connexion fiable et d'un microphone de qualité. Une étude menée par Markletic auprès des spécialistes du marketing B2B a révélé que les mauvaises connexions étaient la principale source de gêne pour les participants aux événements virtuels, suivies par les micros de mauvaise qualité.

Pour des événements plus importants, certains présentateurs se sentiront inévitablement plus à l'aise d'enregistrer leurs sessions à l'avance. C'est parfaitement bien ; Assurez-vous simplement qu'ils utilisent tous votre logiciel vidéo préféré et faites-leur savoir qu'ils devront toujours être là en direct pour répondre aux questions et interagir avec les téléspectateurs pour offrir une meilleure expérience pendant l'événement.

Qu'ils parlent en direct ou dans une vidéo préenregistrée, recommandez à tous les présentateurs :

• Portez une tenue professionnelle sans distraction

• Avoir un fond propre

• Utiliser un bon éclairage

• Montrer leur plein visage

• Pratique, pratique, pratique

En prenant le temps de mettre tous vos haut-parleurs sur la même longueur d'onde avec l'équipement, la configuration et les meilleures pratiques pour la vidéo bien à l'avance, vous augmenterez vos chances d'organiser un événement remarquable avec un excellent contenu à utiliser dans de futures promotions.

2. Créez des visuels et des expériences inspirants

Quels que soient l'objectif et le public de votre événement, vous devrez organiser et développer des visuels mémorables pour la commercialisation de votre événement virtuel. Sans photographes et vidéastes professionnels pour capturer les participants profitant d'événements en direct, ce processus peut ne pas être aussi intuitif.

Attribution de l'image : IMEX

Pour les événements internes à l'entreprise tels que les happy hours virtuels qui ciblent l'engagement des employés et la constitution d'équipes, envisagez de dynamiser les choses avec des artistes tels que des musiciens, des magiciens ou des conférenciers motivants. Ensuite, incorporez des images et des vidéos d'eux dans les e-mails des employés pour susciter l'enthousiasme. Même les artistes de latte et les comédiens d'improvisation ont fait une apparition lors d'événements d'entreprise virtuels, ajoutant des surprises inattendues qui gardent les participants attentifs et engagés. N'ayez pas peur de laisser vos organisateurs d'événements virtuels faire preuve de créativité.

Pour les grandes conférences virtuelles, d'autres idées inspirantes pour le contenu visuel incluent :

• Cabines photo virtuelles

• Murs de graffitis virtuels

• Récompenses numériques pour avoir terminé les sessions

• Mosaïques virtuelles de marque

• Une salle d'exposition virtuelle pour les sponsors

• Avatars personnalisés pour les participants

• Environnements virtuels immersifs 3D

• Visites virtuelles à 360 degrés

Bien que ces visuels puissent sembler compliqués à mettre en œuvre en plus des sessions vidéo en direct et préenregistrées, un éventail de plates-formes d'événements virtuels existe pour aider les entreprises à créer des stands virtuels, à organiser des événements hybrides et à générer un engagement de nouvelles manières innovantes. Bizzabo, ON24, Intrado, Intellum, Kaltura et Hopin sont parmi les plateformes les plus populaires pour l'hébergement de grands événements virtuels ; chacun présente des avantages et des inconvénients en fonction de la taille, du budget et des préoccupations spécifiques de l'événement. Vous n'aurez pas besoin d'une solution très complète pour des webinaires ou des webcasts ponctuels, et en fait, vous avez peut-être déjà une solution en place pour diffuser de petits événements en ligne. Cependant, pensez à consulter ces ressources si vous planifiez un grand événement avec de nombreuses sessions, présentateurs et sponsors.

Enfin, n'oubliez pas de prendre des captures d'écran des participants à votre session virtuelle dans la mesure du possible, car ces images peuvent être utilisées pour mettre en valeur le succès de l'événement et accentuer les supports marketing post-événement et les futures promotions de l'événement.

Attribution de l'image: cottonbro

3. Clouez votre marketing d'événement virtuel à chaque phase

Que vous fassiez la promotion d'un webinaire pour présenter une nouvelle fonctionnalité de produit, d'une webémission mettant en lumière l'histoire d'un client, d'une journée de consolidation d'équipe interne ou d'une conférence en ligne massive au lieu d'un événement phare de l'entreprise, l'événement connaîtra quatre phases de marketing distinctes. :

• Lancer

• Montée en puissance

• L'événement

• Après l'occassion

Premiers pas : le lancement

Selon la même étude 2020 de Markletic sur les spécialistes du marketing B2B, la plupart des équipes ont besoin de trois à six semaines pour promouvoir de petits événements virtuels ; il faut généralement plus de six semaines pour atteindre les objectifs d'inscription pour les grandes conférences virtuelles. Cette période initiale couvre à la fois les phases de lancement et de montée en puissance, où toutes les ressources possibles serviront à faire connaître votre événement.

Commencez en interne avec votre équipe marketing. Par exemple, demandez-leur :

• Rédiger des articles de blog

• Filmer des vidéos

• Développer une campagne d'emailing

• Créer une page de destination (ou des pages)

• Créez des campagnes sur les réseaux sociaux avec des hashtags d'événements personnalisés

• Envoyer un communiqué de presse officiel

Le bouche à oreille peut être un autre moyen étonnamment puissant d'augmenter la fréquentation. Demandez à votre équipe de vente de contacter des prospects, des prospects et des clients avec lesquels elle a noué des relations. Envoyez également des e-mails internes, à la fois une annonce et des rappels de suivi, encourageant les employés à parler à leurs relations des événements virtuels à venir. Vous pouvez même offrir des incitations et des bonus pour les inciter à l'action.

Après cela, assurez-vous que vos sponsors font leur part en publiant sur les réseaux sociaux. (Incitez leurs employés à faire la même chose, en offrant des opportunités de gains d'affiliation avec des codes promotionnels uniques, si possible.) Vos sponsors ont tout à gagner en faisant la promotion d'un événement auquel ils participeront, alors encouragez-les à envoyer des e-mails à leurs employés et leurs prospects afin de les sensibiliser le plus possible.

Montez en puissance avec les e-mails et les réseaux sociaux

Selon le rapport de référence 2020 d'Intrado pour les diffusions Web et les événements virtuels, le courrier électronique génère plus d'inscriptions à des événements virtuels que tout autre support. Dans cet esprit, concevez vos propres séquences d'e-mails promotionnels pour inclure une variété de points de contact avec chaque segment. Envisagez d'envoyer au moins une poignée d'e-mails, notamment :

• Une annonce de sauvegarde de la date

• Mises à jour attrayantes du programme

• Profils des conférenciers vedettes

• Rappels :

  • Une semaine avant l'événement

  • La veille de l'événement

  • Le matin de l'événement

Continuez à générer des inscriptions et un engagement avant l'événement avec une variété de publications sur les comptes de médias sociaux de votre entreprise, de vos sponsors et de vos employés à l'approche de l'événement.

N'oubliez pas de faire du marché pendant l'événement

Pendant que l'événement se déroule, continuez de publier sur les réseaux sociaux pour attirer plus de participants potentiels. Mettez en surbrillance les images du présentateur et créez un lien vers des pages de destination de session dédiées dans les Tweets qui mentionnent qu'une session est sur le point de commencer.

En plus de la publication en direct, partagez des captures d'écran des sessions précédentes pour montrer les participants enthousiastes et attirer de nouveaux téléspectateurs tout au long de la journée auprès d'un public qui aurait autrement pu le manquer. Donnez des conseils sur les conférenciers surprises pour taquiner et attirer le monde des médias sociaux. Et, bien sûr, utilisez toujours vos hashtags personnalisés.

Maintenir la dynamique après l'événement

Continuez à communiquer avec les participants par e-mail avec des sondages et des enquêtes post-événement pour recueillir des commentaires pour les événements futurs. Ensuite, résolvez tous les problèmes pour l'avenir, ce qui pourrait signifier la mise à niveau de l'équipement, l'essai d'une nouvelle plate-forme d'événement virtuel, le remplacement d'un hôte différent ou l'ajout de stands virtuels à votre prochain événement.

Connectez-vous avec les inscrits qui ont raté l'événement en direct à l'aide d'e-mails contenant des liens vers des enregistrements à la demande. Pour vous assurer que vous offrez une nouvelle valeur, ajoutez du contenu récapitulatif pour leur faire savoir ce qu'ils ont manqué en direct. De plus, publiez des captures d'écran des participants et des surprises amusantes de l'événement sur les réseaux sociaux pour montrer le succès du programme et inciter les abonnés à assister à votre prochain événement en direct.

4. Créez un environnement pour découvrir des prospects de haute qualité

Générer les meilleurs prospects et les plus rentables repose sur la création de possibilités d'engagement. Prévoyez du temps pour les questions-réponses, les sondages, les conversations entre les présentateurs et les participants et d'autres moments organiques. Les prospects de la plus haute qualité ont tendance à s'engager davantage dans des événements virtuels, alors créez des opportunités de participation réelle des participants. Le marketing et les ventes peuvent s'aligner sur un système de notation des prospects basé sur la réalisation de différentes parties d'un grand programme, la participation à des webinaires ou à des discussions ou à des discussions sur le Web, ou à la fin de tout aspect gamifié d'un événement.

Le rapport de référence Intrado 2020 a noté des augmentations d'engagement d'une année sur l'autre de 2019 à 2020, il y a eu des augmentations d'engagement d'une année sur l'autre, comme l'indiquent les augmentations massives du nombre de :

• Questions posées dans les webémissions (278%)

• Webcasts comportant des sessions de questions-réponses (264 %)

• Messages de chat dans les webcasts (334%)

• Webémissions qui incluaient des documents (204 %)

• Documents téléchargés (198%)

Ces statistiques montrent l'énorme succès des événements virtuels pendant la pandémie et indiquent que les participants ont hâte d'organiser des événements d'entreprise plus interactifs. Attendez-vous à voir les tendances évoluer vers la gamification et l'inclusion d'actifs imprimables qui permettent aux clients de se sentir plus physiquement présents, même de loin.

Plus les équipes veilleront à ce que le contenu soit non seulement de qualité mais représente une variété de formats virtuels, plus leur marketing sera engageant. Susciter l'intérêt du public - et le maintenir - tout au long de la chronologie promotionnelle d'un événement virtuel fait une impression durable sur les participants actuels et futurs, les transformant en employés plus heureux ou en prospects de meilleure qualité.

Vous voulez plus d'informations sur le marketing des événements virtuels en 2021 et au-delà ? Consultez "7 points à retenir de la stratégie de contenu dans un monde post-COVID" sur The Content Standard .

Attribution de l'image en vedette: Julia M. Cameron