Conseils pour les webinaires : votre guide ultime pour organiser un grand événement

Un excellent moyen pour les agences et les petites entreprises de se positionner en tant que leaders d'opinion et de présenter des événements à un public national et potentiellement mondial à moindre coût est d'héberger un webinaire.

En fait, l'adoption de plateformes de webinaires a explosé pendant la pandémie alors que les entreprises se démènent pour organiser virtuellement des roadshows et des événements en personne. Selon le dernier rapport de référence des webinaires ON24, les webinaires en 2020 ont augmenté de 162% et la fréquentation a presque quadruplé pour atteindre plus de 60 millions de personnes. Audiences engagées avec 61 millions d'heures de contenu, ce qui représente une croissance de près de 300 %

Ce guide fournit un aperçu complet des avantages et des inconvénients des webinaires, certaines des meilleures plateformes de webinaires à utiliser et des conseils sur la façon d'organiser un événement engageant.

Table des matières

• Les avantages et les inconvénients des webinaires
• Astuce #1 - Trouvez un sujet intéressant
• Astuce #2 - Recherchez et testez les meilleures plateformes
• Astuce #3 - Trouvez des présentateurs passionnés
• Conseil n°4 - Planifiez-le à un moment qui convient aux participants
• Astuce #5 - Planifiez et répétez avant le grand jour
• Conseil n°6 - Faites-en la promotion bien à l'avance
• Astuce n°7 - Exécutez la discussion mais soyez flexible
• Astuce n°8 - Envoyez une rediffusion et des pistes de suivi
• Conclusion

Les avantages et les inconvénients des webinaires

Même si l'hébergement de webinaires en ligne ne donne pas la possibilité de trinquer avec des clients et des prospects en face à face, cela peut aider votre agence à attirer des prospects et à nouer d'excellentes relations. Vous trouverez ci-dessous six raisons éprouvées pour lesquelles vous devriez intégrer des webinaires dans votre stratégie marketing.

Avantages:

1. Les participants au webinaire sont généralement des leads. Entre 20 % et 40 % des participants externes aux webinaires deviennent des prospects qualifiés.
2. Les webinaires stimulent les ventes. En plus des mesures de génération de leads, jusqu'à 5 % des participants au webinaire deviennent des clients payants.
3. Les webinaires sont engageants. Selon MakeSocialMediaSell, les webinaires retiennent l'attention de 40 % des téléspectateurs.
4. Les webinaires renforcent l'autorité. Si votre entreprise dispose de suffisamment d'informations pour organiser un webinaire d'une heure sur n'importe quel sujet, alors vous êtes probablement une autorité dans votre secteur, et le webinaire vous aidera à le réaffirmer.
5. Les webinaires peuvent accélérer les cycles de vente. Les prospects au milieu d'une décision d'achat peuvent être poussés plus rapidement grâce à un entonnoir de vente avec un webinaire informatif et éducatif.
6. Les webinaires sont relativement peu coûteux. C'est une présentation sans avoir besoin d'un auditorium ou d'une salle de conférence.

Bien que les opportunités de génération de leads et de conversion semblent attrayantes, il est important de noter que les webinaires doivent avant tout être considérés comme un exercice d'éducation ou de leadership éclairé. Selon Ashley Stahl, fondatrice de l'agence de marque CAKE Publishing, les webinaires qui sont de purs flogs de produits sont une rupture pour les participants.

"L'une des plus grosses erreurs que je vois chez les clients est de se concentrer trop sur la vente finale et pas assez sur le contenu", a-t-elle écrit dans un article de Forbes.

La plupart des personnes inscrites qui assistent aux webinaires le font parce que le sujet a suscité leur intérêt. Ils utilisent ces événements pour évaluer votre expertise et renforcer la confiance en votre marque avant de décider d'acheter ou non chez vous. Un simple argumentaire de vente lors d'un webinaire peut décourager les prospects de vouloir s'engager avec vous.

Par exemple, votre agence peut se spécialiser dans l'optimisation des moteurs de recherche ou le référencement. Le cadrage d'un sujet de webinaire et la discussion globale autour des « stratégies de référencement pour les petites entreprises » sont probablement plus intéressants pour un prospect que « Pourquoi devriez-vous nous payer pour être votre agence de référencement ». Les prospects deviennent des « prospects chaleureux » et sont beaucoup plus susceptibles de vous contacter ou d'être ouverts à la sensibilisation s'ils obtiennent des informations exploitables à partir du contenu de votre webinaire.

Mis à part le choix du sujet et la structure de votre webinaire, quelques facteurs peuvent avoir un impact négatif sur un événement.

Les inconvénients:

1. Chute de fréquentation. À moins que vous ne facturiez des frais aux participants au webinaire, il y a peu d'incitations à garantir une participation. En fait, on estime que seulement la moitié de ceux qui s'inscrivent aux webinaires y assistent réellement. La plupart des entreprises organisent des webinaires gratuitement, car les clients sont peu incités à les payer, étant donné qu'ils n'ont pas le faste, le glamour et la restauration raffinée généralement associés aux événements en personne. Le coût d'un service de webinaire est compensé par les opportunités de génération de leads et la capacité de proposer l'événement à un large public.
2. Problèmes techniques. Les sessions virtuelles courent toujours le risque d'échec technologique.
3. Interactions et distractions. L'engagement d'un événement en personne ne peut pas être facilement reproduit en ligne. Les présentations virtuelles sont plus passives et moins dynamiques que les auditoriums bourdonnants de monde. Les présentations en direct créent souvent également des opportunités pour une plus grande interaction avec le public. Sans le même niveau de stimulation, les sessions virtuelles sont forcément sujettes aux distractions.

Pour être juste, ces mêmes risques peuvent exister dans les événements en direct et peuvent être atténués grâce aux conseils des webinaires décrits dans la section suivante.

Comment créer un événement incroyable

Astuce webinaire n°1 - Trouvez un sujet intéressant

La première étape est le sujet de votre webinaire. En sélectionnant un sujet, vous souhaitez identifier quelque chose sur lequel les participants cherchent à en savoir plus et le relier à votre produit ou service. Stahl recommande de conserver la fiche de vente jusqu'à la fin, après avoir fourni de la valeur et de l'éducation aux participants.

« Ne parlez de votre produit qu'à la toute fin de votre présentation. Vendez-le trop tôt et votre public obtiendra probablement ces vibrations de vente dégoûtantes que nous n'aimons pas tous. Cela dit, il n'y a rien de mal à mentionner le nom de votre produit plusieurs fois en passant pendant que vous le présentez. Fournissez un excellent contenu dès le départ. Vendez à la toute fin », dit-elle. Un sujet d'actualité peut amplifier l'intérêt, en particulier s'il traite d'un sujet urgent qui nécessite une attention immédiate ou qui est tactique et normatif.

D'autres considérations incluent :

• Offrir un certain type de promotion ou de cadeau aux participants
• Envisagez plusieurs webinaires s'il s'agit d'un sujet important qui nécessite une discussion au-delà d'une heure

Conseil de webinaire n°2 - Recherchez et testez les meilleures plateformes

En tant que personne qui a organisé des centaines de webinaires au cours des 10 dernières années, Hailey Friedman, cofondatrice de Growth Marketing Pro, sait comment repérer les signaux d'alarme lors de la sélection d'un fournisseur de plate-forme de webinaires.

« Exécutez dans l'autre sens si vous voyez un outil de webinaire qui implique des téléchargements et des extensions déroutants, un service client médiocre, des difficultés techniques avec le son et la vidéo et des tableaux de bord trop compliqués. Cela ne vaut tout simplement pas la peine de s'attaquer à ces problèmes. Vous et vos participants méritez mieux », dit-elle.

Lorsqu'il envisage une plate-forme, Friedman suggère d'examiner quelques facteurs importants :

• Les téléspectateurs ont-ils besoin de télécharger un plugin ?
• Combien de participants sont autorisés dans la salle ?
• La plate-forme prend-elle en charge plusieurs présentateurs ?
• Envoie-t-il des rappels par e-mail aux inscrits ?
• Le logiciel de webinaire est-il pour les webinaires en direct, les webinaires à la demande ou les deux ?
• Existe-t-il d'autres fonctionnalités utiles telles que le chat en direct et les sondages auxquels le public peut participer ?

Friedman a testé 23 des plateformes de webinaires les plus connues . Les principaux points à retenir de ses recherches sont fournis ci-dessous.

Demio - La Demio se présente comme une expérience de webinaire simple et sans téléchargement pour votre public qui permet aux hôtes d'appliquer leur image de marque et leur logo sur le matériel de l'événement.

« Cet outil est idéal pour les débutants et pour ceux qui se sentent mal à l'aise avec les interfaces maladroites et les nombreux paramètres associés à certaines plates-formes de webinaires. D'un autre côté, les spécialistes du marketing et les utilisateurs professionnels très occupés apprécieront ses outils d'automatisation complets », déclare Friedman.

Avantages:

• Entièrement basé sur un navigateur (aucun logiciel à télécharger)
• Webinaires en direct et automatisés à la demande
• Prend quelques minutes à mettre en place
• Moderne et personnalisable : vous pouvez ajouter votre logo pour qu'il corresponde à votre marque
• E-mails de rappel automatisés pour les événements programmés
• Possibilité d'envoyer l'enregistrement du webinaire à tous les inscrits après l'événement

Les inconvénients:

• L'hébergement de plus de 50 participants en direct nécessite une mise à niveau

Tarifs demi-tarifs :

• Essai gratuit de deux semaines
• Plan de démarrage : 34 USD/mois pour une salle de 50 personnes
• Plan de croissance : 69 USD/mois pour une salle de 150 personnes et une image de marque personnalisée
• Business Plan : 163 USD/mois pour une salle de 500 personnes et quatre hôtes

Google Hangouts - La Hangouts est un logiciel gratuit de Google qui fonctionne avec YouTube. Il est conçu pour des petits groupes jusqu'à 30 personnes. Pour organiser un webinaire sur Google Hangouts, vous devez avoir votre propre chaîne sur YouTube et le navigateur Chrome installé.

« Google+ Hangouts est très populaire dans le monde de l'entreprise car il offre des fonctionnalités pratiques pour inviter les membres. De plus, plusieurs personnes peuvent parler au cours d'un même événement, et le webinaire peut être facilement partagé une fois terminé », explique Friedman.

Avantages:

• Peut accueillir 30 personnes gratuitement
• Le webinaire est automatiquement enregistré et téléchargé sur votre chaîne YouTube
• Il est possible de diffuser le webinaire via YouTube pour accueillir un public plus large

Les inconvénients:

• Les participants ont besoin d'un compte Google pour participer activement à l'événement (par exemple, avoir la possibilité de poser des questions)
• Difficile de capturer des prospects car il n'y a pas de fonctionnalité qui permet aux participants d'enregistrer leurs coordonnées pour accéder à l'événement

Tarifs du Hangout :

• Complètement libre

Et Zoom ?

Alors que Zoom est devenu un nom familier pendant la pandémie, il ne s'est pas imposé comme un premier choix pour Frediman, se classant au 10e rang sur sa liste.

"La limitation de Zoom est que, bien qu'il offre des fonctionnalités de base gratuitement, vos réunions peuvent se poursuivre pendant moins de 40 minutes si le nombre de participants est inférieur à 100. C'est parce que Zoom est conçu pour les grandes entreprises qui vont débourser de gros dollars pour technologie de vidéoconférence », dit-elle.

Avantages:

• Partage d'écran simultané pour plusieurs participants
• Partage gratuit de bureau et d'applications
• Fonctionne sur toutes les plateformes et appareils
• Enregistre l'événement complet, y compris les questions posées par les participants via le chat et les vidéos de plusieurs orateurs

Les inconvénients:

• La navigation dans l'interface peut être déroutante
• Le matériel de zoom ne fonctionne tout simplement pas bien

Tarifs Zoom :

• Webinaires gratuits jusqu'à 100 participants d'une durée maximale de 40 minutes
• Les forfaits payants commencent à partir de 14,99 $ US par mois et incluent une durée de réunion illimitée avec jusqu'à 100 participants.

Conseil de webinaire n°3 - Trouvez des présentateurs passionnés

La belle chose à propos de l'hébergement de webinaires, par rapport à la présentation lors d'un événement en personne, est que les événements virtuels sont généralement beaucoup plus décontractés. Cela ne veut pas dire que vous n'avez pas besoin de garder l'intérêt des participants, mais vous n'avez pas non plus besoin d'être un présentateur formel de classe mondiale pour offrir une excellente session. Vous pouvez même vous en sortir en utilisant des scripts et d'autres ressources d'information pour vous aider.

Un présentateur doit être :

• Un expert en la matière et/ou produit
• Un orateur compétent
• Vraiment intéressé à le faire

Il est également recommandé d'avoir un hôte ou un modérateur énergique et sympathique. Ce type de personne peut ouvrir l'événement, accueillir les conférenciers, gérer et poser des questions au nom des participants et s'assurer que le public reste engagé afin que les experts en la matière puissent se concentrer principalement sur leur présentation sans distraction.

Conseil du webinaire n° 4 : Planifiez-le à un moment qui convient aux participants

Lorsque vous réservez une date pour votre webinaire, il y a des considérations importantes à prendre en compte afin d'optimiser la participation :

• Jour de la semaine. Les lundis et vendredis doivent être évités car la plupart des gens augmentent ou diminuent pendant ces jours.
• Moment de la journée. Les matinées sont généralement beaucoup plus mouvementées pour les gens d'affaires, donc 13 h à 15 h, heure de l'Est, est généralement considérée comme la meilleure fenêtre pour réserver un webinaire en Amérique du Nord.

Conseil de webinaire n°5 - Planifiez et répétez avant le grand jour

Il y a quelques éléments que vous voudrez garder à l'esprit lors de la planification de la façon de faire un webinaire :

• Réfléchissez à l'endroit où organiser un webinaire. Les facteurs à considérer incluent la recherche d'un espace calme avec un bon éclairage et une toile de fond ordonnée et sans distraction pour les téléspectateurs. S'il est difficile de trouver une zone visuellement attrayante, vous pouvez utiliser un arrière-plan virtuel si votre plate-forme de webinaire le propose.
• La plupart des webinaires durent une heure - 45 minutes pour la présentation et 15 minutes pour les questions. Cependant, les événements de 30 minutes (20 pour la présentation et 10 pour les questions) deviennent de plus en plus populaires. Soyez ouvert à mélanger les approches et les formats pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre public.
• Parler à chaque diapositive pendant une à deux minutes est une bonne règle de base lors de la construction de votre présentation.
• Réitérez les points les plus importants. Dites-leur une fois, dites-leur encore et dites-leur une troisième fois.
• Votre format doit être : présenter la valeur, fournir une exploration approfondie du sujet, présenter votre produit avec une vente douce, puis récapituler.
• Parlez à vos clients, pas au-dessus d'eux. Votre langue doit être simple et facile à comprendre.
• Anticipez les questions et préparez les questions fréquemment posées (FAQ) en fonction de votre sujet. Si le webinaire est basé sur un produit, conservez une liste de questions sur votre produit que les clients ont posées.

Cory Northcutt, PDG de Northcutt Enterprise SEO, affirme que les meilleurs webinaires sont dynamiques et impliquent le public. Il suggère : « Ne lisez pas à partir d'un script ou de vos diapositives ; utiliser un contour. Et parler spontanément. Invitez des questions et répondez-y. Prenez le temps de poser des questions pendant le webinaire, pas seulement à la fin. Rendez vos diapositives visuellement attrayantes et informatives ; les longues listes de puces ne sont pas intéressantes. Le plus important : utilisez un microphone décent. »

Une fois que vous avez parcouru cette liste, créé vos diapositives, planifié votre webinaire, l'avoir pratiqué et disputé les participants, vous devriez être prêt à livrer.

Conseil webinaire n°6 - Faites-en la promotion bien à l'avance

Vous trouverez ci-dessous des éléments à prendre en compte lors de la commercialisation de votre webinaire.

Les trucs obligatoires :

• Une page de destination d'inscription
• Publications organiques sur les réseaux sociaux pour promouvoir la session
• Marketing par e-mail pour inviter des prospects connus à s'inscrire
• Autoriser les inscrits à pré-soumettre des questions

Un conseil clé de Stahl est de commercialiser votre webinaire des semaines à l'avance. « Ne commencez pas à faire de la publicité la veille. Je recommande de commencer à faire de la publicité au moins un mois à l'avance, sinon plus. Vous voudrez envoyer des rappels à mesure que l'événement se rapproche, y compris un rappel par e-mail la veille et le jour même. Je recommande également de faire un compte à rebours sur vos réseaux sociaux », dit-elle.

Les activités promotionnelles facultatives à considérer comprennent :

• Annonces payantes pour cibler les prospects et autres marchés externes
• E-mails à l'échelle du client pour annoncer le webinaire
• Engager les sponsors comme tactique de marketing pour les grandes sessions
• Création d'une vidéo promotionnelle
• Pop-ups promotionnels sur votre site Web
• E-mails de suivi pour recueillir des commentaires et engager les participants

Conseil webinaire n°7 - Exécutez la discussion mais soyez flexible

Il est maintenant temps de présenter votre contenu. Pensez à faire ce qui suit :

• Envoyez un e-mail de rappel de dernière minute une ou deux heures avant le début de votre webinaire.
• Soyez flexible car certaines questions du public peuvent changer la direction de la conversation. Contrôlez-le en choisissant les questions auxquelles répondre en direct. Si le sujet est spécifique, ces questions sont généralement les meilleures à poser hors ligne.
• Parlez lentement et avec assurance pour que le public vous comprenne facilement.
• Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance les éléments des diapositives que vous souhaitez que le public voie.
• Assurez-vous de présenter dans un environnement sans distraction.

Astuce de webinaire n°8 - Envoyez une rediffusion et des pistes de suivi

Si vous ne reproduisez pas le contenu de votre webinaire et n'effectuez pas de suivi de webinaire, vous risquez de manquer des opportunités de marketing qui peuvent être recueillies à partir de contenu déjà créé.

Voici des idées de post-promotion pour votre webinaire :

• Envoyez un enregistrement de la session et du diaporama. Tous ceux qui s'inscrivent n'assisteront pas réellement au webinaire, donc l'envoi d'un e-mail de suivi qui inclut le contenu est un excellent moyen d'engager des prospects qui n'ont peut-être pas participé à la session en direct.
• Publiez la vidéo du webinaire en ligne. La publication de votre webinaire sur une chaîne YouTube de marque est un excellent moyen d'obtenir une traction supplémentaire et un classement pour les résultats d'actualité sur les recherches YouTube.
• Utilisez des diapositives pour créer des présentations de vente. Si votre webinaire est axé sur le produit, envisagez de convertir une partie de votre contenu en support de vente.
• Demandez des commentaires. Une courte enquête auprès des participants est un excellent moyen d'obtenir des informations sur les parties du webinaire que le public a le plus appréciées et sur les points à améliorer.

Conclusion

Avec l'adoption technologique avancée en raison de COVID, les webinaires en ligne resteront probablement populaires. De nombreuses entreprises réalisent maintenant qu'elles peuvent organiser des événements attrayants pour une fraction du coût des sessions en personne.

En fait, Daheb d'ON24 affirme que presque tous les spécialistes du marketing citent l'hébergement de webinaires comme un élément clé de leurs stratégies, même dans une ère post-pandémique. « L'engagement numérique permet aux équipes marketing et commerciales d'atteindre plus de personnes et de passer plus de temps avec leurs prospects et clients », dit-il.

Bien qu'il faille du temps et des efforts pour mettre en place votre stratégie de webinaire, le gain est qu'une fois que vous avez hébergé un webinaire, les événements suivants deviennent faciles à reproduire. Et les avantages en termes de confiance dans la marque, de prospects et d'informations sur l'audience ne cessent de croître.