3 Tips untuk Membuat PDF yang Dapat Diakses & Sesuai dengan ADA

Format dokumen portabel, atau PDF, adalah bahan pokok bagi perusahaan yang ingin berbagi konten yang dirancang khusus kepada khalayak luas tanpa membangun situs web atau menghabiskan banyak uang dalam biaya pencetakan.

Namun, PDF standar mungkin tidak memiliki fitur aksesibilitas utama yang dibutuhkan banyak orang untuk sepenuhnya memahami konten dalam PDF.

Dengan sekitar 300 juta orang buta warna di dunia saat ini dan tambahan 250 juta orang dengan gangguan penglihatan , PDF bisa menjadi tidak efektif atau sama sekali tidak berguna untuk jumlah pembaca potensial Anda yang baik. Itulah mengapa organisasi Anda harus mengikuti praktik terbaik yang direkomendasikan untuk membuat dokumen PDF Anda dapat diakses.

Aksesibilitas PDF adalah proses membuat file PDF Anda “dapat diakses oleh semua orang, memberikan semua pengguna akses ke informasi yang sama, terlepas dari gangguan yang mungkin mereka miliki atau metode yang mungkin mereka gunakan,” menurut Dax Castro . Castro, Pelatih Aksesibilitas PDF Bersertifikat Adobe dan anggota Asosiasi Profesional Aksesibilitas Internasional, menjelaskan beberapa kiatnya untuk membuat PDF yang dapat diakses selama presentasi Adobe MAX 2020 , yang dapat Anda klik di sini untuk menonton .

Jika Anda kekurangan waktu, baca terus untuk ikhtisar singkat tentang sarannya yang telah terbukti untuk membuat PDF memenuhi standar aksesibilitas, seperti PDF/UA dan WCAG , untuk memastikan semua orang dapat sepenuhnya menghargai dan memahami konten PDF Anda.

1. Gunakan Alat Variasi Kepatuhan

Memulai aksesibilitas PDF bukanlah proses yang paling intuitif, tetapi Dax menguraikan kerangka kerja untuk bekerja menuju kepatuhan.

1. Periksa konten menggunakan alat otomatis.
2. Lakukan pemeriksaan manual.
3. Uji menggunakan pembaca layar

Untuk alat otomatis, Dax menyarankan hal berikut:

• Pemeriksa Aksesibilitas Acrobat : Bagi mereka yang membuat PDF di Acrobat, ada alat bawaan untuk memastikan Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi standar aksesibilitas. Misalnya, itu akan memberi Anda tanda centang atau X di sebelah sesuatu yang telah lulus atau gagal, masing-masing. Dax menyarankan menggunakan pemeriksa sebagai titik awal sebagai lawan pemeriksaan terakhir, dengan mengatakan "ini memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda telah mencapai sebagian besar item besar."

Sumber Gambar

• PAC 3 : Catatan Dax PAC 3 adalah “pemeriksa PDF/UA yang hebat, dan gratis.” Alat ini juga memberi Anda tangkapan layar di mana dokumen Anda tidak sesuai.

Setelah pemeriksaan manual, pembuat PDF harus menguji menggunakan alat pembaca layar – bukan alat text-to-speech ( tip ini adalah CTA terakhir Dax untuk presentasinya – jadi jika Anda mengingat sesuatu dari artikel ini, ingatlah itu! ). Secara khusus, Dax menyoroti alat-alat ini sebagai opsi yang paling banyak digunakan:

• Apple Voiceover : Apple Voiceover membuat konten lebih mudah diakses di iPhone, iPad, dan Mac, karena fitur ini terintegrasi di semua produk Apple tanpa biaya tambahan.

• NVDA : Untuk pengguna PC, NVDA adalah pembaca layar gratis yang oleh Dax digambarkan sebagai "sedikit lebih mendasar", tetapi "sedikit lebih populer," daripada JAWS.
• JAWS : Juga untuk pengguna PC, JAWS adalah alat pembaca layar berbayar, tetapi "lebih kuat" dibandingkan dengan NVDA.

2. Ketahui Hambatan Aksesibilitas Anda

Pada PDF, hambatan aksesibilitas adalah fitur dokumen yang mungkin tidak dapat dibaca atau dipahami oleh seseorang dengan gangguan penglihatan – bahkan dengan bantuan pembaca layar atau alat aksesibilitas.

Saat mendesain PDF Anda, pertimbangkan semua praktik terbaik aksesibilitas . Secara khusus, ingatlah atribut berikut dari dokumen Anda sebelum menerbitkannya.

• Warna sebagai Pembeda: Tidak ada konten dalam dokumen Anda yang harus merujuk warna sebagai sarana untuk memahami. Misalnya, katakanlah Anda menyertakan bagan dalam PDF Anda dan menyorot sel dengan warna biru, dan dalam paragraf yang membahas isi tabel, Anda merujuk "sel berwarna biru" tanpa berbicara dengan isi sebenarnya dari sel tersebut. Ini akan menjadi pelanggaran praktik terbaik aksesibilitas PDF, karena pembaca layar tidak dapat mengambil warna sel.

• Teks sebagai Gambar: Sangat menggoda untuk menggunakan gambar teks daripada teks itu sendiri, terutama untuk logo atau kebutuhan merek lainnya. Dalam kasus di mana itu benar-benar tidak dapat dihindari, pastikan Anda menyertakan teks lengkap di dalam gambar di teks alternatif gambar.
• Tabel: Demi kenyamanan, Anda dapat mengambil tangkapan layar dari tabel yang Anda buat di Excel atau di Canva dan memasukkannya ke dalam PDF Anda. Melakukannya membuat tabel tidak dapat dibaca oleh mereka yang menggunakan pembaca layar. Sebagai gantinya, pastikan Anda membuat tabel di pembuat PDF Anda dan menandai isinya dengan benar. Dax menguraikan cara membuat tabel yang dapat diakses di InDesign dalam video ini ( klik di sini ), dan cara membuat bagan dan grafik yang dapat diakses dalam video ini ( klik di sini ).

Dax juga menguraikan area lain yang perlu diperhatikan untuk tujuan aksesibilitas, seperti:

• Jenis huruf.
• Bahasa.
• Buta warna.
• Kontras warna (gunakan alat seperti Color.adobe.com untuk melihat apakah rasio kontras memenuhi kebutuhan aksesibilitas).
• Hubungan struktural.
• Rumus.
• Gambar-gambar.

3. Tinjau Fitur Aksesibilitas InDesign dan Acrobat

Saat membuat PDF di Adobe InDesign, ada fitur yang memungkinkan pembuat membuat dokumen untuk memenuhi standar aksesibilitas di dalam alat – khususnya sebelum PDF diunggah ke Acrobat. Beberapa fitur tersebut antara lain:

• Mengatur judul dan data meta, yang dengan mudah mengidentifikasi info dokumen penting seperti penulis dan bahasa dokumen.
• Membuat teks alt khusus untuk mendeskripsikan konten gambar secara akurat dan memungkinkan Anda menyetel teks alt hyperlink di InDesign daripada Acrobat.
• Mengidentifikasi baris header dalam tabel untuk memudahkan pembacaan data saat nanti dibuka di Acrobat.
• Secara otomatis membuat daftar isi, yang membuat bookmark dalam PDF untuk dokumen yang lebih panjang.

Acrobat hadir dengan lebih banyak fitur untuk membantu Anda memenuhi standar aksesibilitas PDF, seperti:

• Setel tanda PFD/UA, yang berfungsi sebagai penanda untuk memulihkan dokumen Anda “ke standar PDF/UA.”

• Periksa kontras warna dan kompatibilitas buta warna secara manual dengan Penganalisis Kontras Warna (CCA) yang disertakan, yang akan memberi tahu Anda tentang lulus atau tidaknya pemeriksa aksesibilitas.
• Elemen artefak yang tidak ditandai yang harus "dibuat sesuai dengan PDF/UA", seperti batas tabel.

Membuat PDF Dapat Diakses

Aksesibilitas PDF tetap menjadi topik penting – tetapi dengan panduan yang jelas dari WCAG dan PDF/UA, bersama dengan seperangkat alat dari perusahaan perangkat lunak seperti Adobe, lebih mudah untuk menguasainya daripada sebelumnya.

Untuk lebih banyak wawasan Dax tentang aksesibilitas PDF, klik di sini untuk menonton presentasi lengkapnya dari presentasi Adobe MAX 2020.