6 Pengingat Etiket Zoom untuk Pertemuan Anda Berikutnya

Ini mungkin tahun baru, tetapi puluhan juta orang Amerika masih akan bekerja dari jarak jauh pada tahun 2021.

Dan seperti yang bisa kita tebak, ini berarti lebih banyak rapat di Zoom , Google Hangouts , dan perangkat lunak konferensi video lainnya.

Sementara tim Anda kemungkinan menghabiskan berjam-jam (dan berjam-jam) bersama-sama dalam panggilan Zoom pada tahun 2020, ada satu aspek konferensi video yang mungkin telah berkurang karena tenaga kerja menyesuaikan diri dengan normal baru ini – etiket Zoom.

Dalam posting ini, kami akan menguraikan beberapa komponen penting dari etiket Zoom sehingga Anda dapat menghadiri rapat tahun ini dengan cara yang paling siap, sopan, dan profesional.

Apa itu Etiket Zoom?

Etiket Zoom menjaga ketenangan dan perilaku profesional saat melakukan panggilan Zoom atau konferensi video. Karena rapat Zoom dapat sangat berbeda dari pertemuan tatap muka, ada serangkaian harapan tambahan yang harus kita patuhi agar dapat menampilkan diri kita dengan baik kepada rekan kerja kita.

Tip #1: Tutup Aplikasi Lain

Selama pertemuan tatap muka, kami berharap untuk menutup laptop kami kecuali kami berbagi konten di layar dengan peserta atau membuat catatan. Namun, dengan rapat Zoom, menutup laptop Anda adalah hal yang mustahil.

Namun, untuk tetap bebas gangguan dan memastikan Anda memberikan perhatian penuh pada rapat, hal terbaik berikutnya yang harus dilakukan adalah menutup semua jendela dan aplikasi lain selain Zoom (kecuali jika Anda sedang mempresentasikan atau membuat catatan). Ini berarti Anda harus keluar dari Slack, meminimalkan kotak masuk email Anda, dan keluar dari semua aplikasi perpesanan yang telah Anda buka. Seperti halnya selama pertemuan langsung, pesan Anda akan menunggu Anda setelahnya.

Kiat Pro: Jika Anda khawatir tentang rekan kerja yang mengira Anda jauh dari komputer selama hari kerja, coba integrasikan Google Kalender Anda dengan Slack untuk secara otomatis menyetel status Anda pergi dan memberi tahu rekan kerja Anda bahwa Anda sedang rapat.

Tip #2: Matikan Monitor Kedua Anda

Monitor ganda adalah peretasan efisiensi yang sempurna, karena dapat meningkatkan produktivitas hingga 30% .

Namun, mereka kurang ideal dalam hal fokus pada rapat Zoom.

Saat monitor kedua menyala, sangat menggoda untuk memeriksa email Anda (atau – jujur ​​​​saja – Twitter) dan kehilangan fokus pada rapat. Untuk meniru pengalaman pertemuan langsung dan meningkatkan fokus Anda pada pembicara atau diskusi yang ada, cabut laptop Anda dari monitor kedua Anda. Jika tidak, mata Anda mungkin tergoda untuk melihat ke samping, memberi tahu rekan-rekan hadirin bahwa Anda kurang tertarik dengan masalah yang ada.

Tip #3: Jaga Kamera Anda Tetap Aktif

Salah satu dari banyak keuntungan bekerja dari jarak jauh adalah mengurangi stres tentang penampilan yang rapi – terutama ketika selama rapat Zoom, privasi hanya dengan sekali klik dengan tombol “Kamera Mati”.

Namun, apakah itu rapat di seluruh perusahaan atau pembicaraan empat mata dengan manajer Anda, mematikan kamera tidak selalu memberikan kesan terbaik. Sebagai contoh:

• Rekan kerja mungkin menganggap Anda secara mental atau fisik absen dari rapat tim besar, karena tidak ada cara untuk memverifikasi kehadiran atau keterlibatan Anda.
• Ini bisa dianggap impersonal – terutama jika Anda berada dalam pengaturan satu lawan satu atau kelompok kecil – karena rekan kerja Anda masih mengandalkan bahasa tubuh dan ekspresi wajah yang terbatas yang dapat mereka amati melalui kamera Anda. Ingat, rapat ini adalah satu - satunya waktu bagi banyak orang untuk bertemu dengan rekan kerja mereka, jadi jangan batasi waktu mereka yang sudah terbatas dengan Anda.
• Ini menghadirkan rintangan aksesibilitas bagi mereka yang membaca bibir – dan sementara membaca bibir di Zoom tidak sempurna , menjaga kamera Anda tetap menyala dapat menghapus beberapa kesalahpahaman atau kesalahpahaman, karena orang dapat melihat apa yang Anda katakan.

Tip #4: Matikan Mikrofon Anda Saat Tidak Berbicara

Anjing, anak, atau sirene di latar belakang bisa menjadi pembunuh suasana hati yang nyata selama pertemuan bisnis yang serius.

Meskipun gangguan ini merupakan keniscayaan dari kerja jarak jauh, membatasinya adalah etiket dasar Zoom – dan gangguan ini dapat dibatasi hanya dengan mematikan suara Anda sendiri saat Anda tidak berbicara dalam rapat tim.

Membisukan diri sendiri tidak hanya mengurangi gangguan ini, tetapi juga membantu mereka yang kesulitan mendengar pembicara dengan jelas. Pertimbangkan mereka yang memiliki pekerjaan konstruksi atau jalan di luar jendela mereka, atau mereka yang sulit mendengar dan berjuang untuk memahami kata-kata pembicara bahkan tanpa mengganggu suara latar belakang. Dengan gangguan tambahan, rapat Zoom menjadi lebih sulit.

Kiat Pro: Tip #5: Patuhi Waktu Mulai dan Berhenti Rapat

Di kantor, mudah diingat ketika rapat Anda selesai ketika orang yang menunggu ruang konferensi mengetuk pintu.

Di Zoom, tidak sesederhana itu. Meskipun tidak ada yang dengan tidak sabar menunggu Anda menyelesaikan diskusi untuk menggunakan nomor ID rapat Anda, ada kemungkinan orang-orang dalam rapat Anda memiliki Zoom lain untuk digunakan tepat setelah yang Anda ikuti saat ini.

Karena itu, pastikan Anda menghormati waktu mulai dan berhenti dan angkat bicara ketika seseorang tidak melakukannya. Sederhana "maaf mengganggu, tapi waktu kita dua menit - bisakah kita berkumpul kembali sore ini ketika kita semua bebas lagi?" bisa menyelamatkan seseorang dari sakit kepala hebat.

not Kiat Pro: tidak Jika Anda memiliki diskusi yang kaya dan penting yang ingin Anda lanjutkan, tanyakan saja kepada peserta apakah mereka punya waktu untuk mengobrol selama 5-10 menit tambahan sebelum berasumsi mereka melakukannya.

Kiat #6: Gunakan Teks Otomatis

Satu bagian terakhir dari etiket Zoom adalah salah satu yang bermanfaat bagi mereka yang membutuhkan tingkat kejelasan ekstra selama rapat – teks otomatis langsung .

Apakah mereka membantu beberapa fokus pada rapat atau membuatnya sehingga seseorang yang mengalami kesulitan mendengar dapat memahami apa yang dikatakan, teks membuat rapat Zoom lebih mudah diakses.

Proses pengaturannya juga sederhana – kami menjelaskan proses pengaturan keterangan rapat Zoom di postingan blog ini .

Ingat Etiket Anda

Rapat Zoom dan konferensi video menyatukan tenaga kerja jarak jauh ini dengan cara yang menjaga budaya tempat kerja dan persahabatan kantor tetap hidup – tetapi ini hanya dapat terjadi jika kita ingat untuk mengikuti aturan etiket Zoom yang sederhana namun penting ini.

Lain kali Anda melakukan panggilan video, pastikan Anda tetap berpegang pada enam pengingat ini untuk pengalaman Zoom yang lebih baik untuk diri sendiri dan rekan kerja Anda.