Temuan Jumat: 6 Ide untuk Resepsi Pasca-Acara Terbaik

Diterbitkan: 2021-08-08

Konferensi multi-hari. Pertemuan jaringan sepanjang hari. Simposium bisnis. Hari ini, acara ini tidak berakhir setelah panel biasa, Tanya Jawab, peluncuran produk baru, dan demonstrasi teknologi.

Resepsi setelah pesta dan pasca-acara telah menjadi perpanjangan umum dari banyak acara, serta peluang bagi merek untuk membuat kesan abadi pada peserta. Mengorganisir pertemuan pasca-acara membutuhkan semua keterampilan perencanaan acara Anda, dengan sedikit perubahan prioritas dan tugas untuk membedakan urusan dari acara utama. Di sini kami memberikan 6 tips untuk membantu Anda merancang resepsi setelah pesta atau setelah acara yang semua orang ingin hadiri.

Bagaimana Merencanakan After-Party a That's Huge Hit

1. Lockdown tempat setelah pesta lebih awal

Jika Anda merencanakan resepsi pasca-acara untuk sebuah perusahaan di puncak pameran dagang atau konferensi, ingatlah bahwa Anda adalah salah satu dari banyak perusahaan dengan ide yang sama. Sangat penting untuk memulai penelitian dan negosiasi Anda lebih awal jika Anda ingin memesan tempat terpanas di dekat konferensi. Jelajahi situs sumber tempat acara, seperti jaringan pemasok CVENT untuk menemukan lokasi teratas di dekat lokasi konferensi.

Bahkan jika Anda merencanakan acara utama, buat file terpisah di perangkat lunak perencanaan acara Anda untuk pesta setelahnya. Garis waktu perencanaan untuk acara akan berbeda, dan memisahkan pesta setelahnya akan membantu Anda dan tim Anda tetap teratur. Mulailah menulis dan mengirimkan RFP Anda ke venue, katering, dan perusahaan hiburan secepatnya sehingga Anda dapat dengan cepat melanjutkan ke penyelesaian kontrak—semoga dengan pilihan utama Anda.

Idealnya, Anda akan mengadakan after-party di tempat yang terpisah dari acara utama sebagai cara untuk membangkitkan buzz, memberi tamu pengalaman kota di luar pusat konferensi, dan membedakannya sebagai penawaran ekstra-spesial. Hanya saja, jangan pilih tempat yang sulit dijangkau dan jelaskan tentang cara termudah untuk sampai ke sana, atau Anda berisiko tidak hadir.

Ada manfaat untuk mengadakan resepsi pasca-acara di ruang acara di dalam pusat konferensi atau di sebelahnya. Anda dapat mengarahkan perhatian tamu ke lokasi pesta selama bagian utama konferensi, logistik biasanya tidak menjadi masalah, dan jika Anda seorang perencana yang mengerjakan acara yang lebih besar—Anda mungkin mendapatkan tarif diskon. Jika Anda mengadakannya di dalam venue, penting untuk berkreasi dengan dekorasi untuk membedakan after-party dari acara utama.

Hidupkan after-party yang luar biasa

Mulai Gratis

2. Jadikan pesta pasca-acara sebagai zona tanpa tekanan

Apakah itu acara satu hari, konferensi multi-hari, atau festival film selama seminggu, acara besar menguras peserta dan presenter. Mereka mungkin meluncurkan produk baru, atau berjejaring dengan rekan-rekan di industri mereka. Simposium perusahaan mungkin melibatkan kelas back-to-back yang membutuhkan fokus berkelanjutan.

Bertujuan untuk membuat resepsi pasca-acara dan pesta setelah Anda santai dan menyenangkan bagi para tamu. Seharusnya tidak ada tekanan untuk berjejaring, dan tamu harus memimpin sosialisasi. (Ada waktu dan tempat untuk berjejaring dengan pemecah kebekuan dan aktivitas. Ini bukan salah satunya.) Pastikan tempat tersebut menawarkan zona tenang ramah-introver untuk percakapan sederhana selain ruang untuk pesta yang lebih ramai.

3. Tawarkan eksklusivitas pasca-acara yang luar biasa

Anda harus memberi tamu Anda alasan yang baik untuk datang saat konferensi atau rapat berakhir. Apa perbedaan after-party ini dengan acara makan siang networking dan diskusi panel lainnya? Pilihan Anda di sini akan bervariasi berdasarkan anggaran Anda, tentu saja, tetapi Anda juga dapat membuat faktor wow dengan anggaran terbatas. Berikut adalah beberapa ide untuk penawaran unik yang akan disukai orang:

  • VIP . Undang tokoh-tokoh dari acara utama sebagai tamu istimewa setelah pesta. Para tamu akan menyukai kesempatan untuk memecahkan roti dengan CEO dan selebriti dari program acara.
  • Barang curian . Buat penawaran barang curian yang terkait dengan acara yang hanya tersedia di pesta setelahnya. Ini bisa berupa kode eksklusif untuk mengunduh lagu, buku yang ditulis oleh pembicara konferensi, atau pengocok koktail bermerek.
  • Koktail khusus. Mintalah tempat restoran atau perusahaan katering bar untuk membuat koktail asli untuk acara tersebut dan beri nama minuman yang terkait dengan pesta setelahnya.
  • Geofilter Sesuai Permintaan Snapchat. Rancang geofilter Snapchat untuk pesta setelah Anda dan buat geofence untuk tempat tersebut. Tetap sederhana, sesuai dengan tema acara Anda, dan beri diri Anda beberapa waktu—persetujuan dari Snapchat membutuhkan satu hari kerja.
  • Tema yang mendalam. Meskipun itu bukan after-party, Anda akan menghargai bagaimana Smirnoff melakukan all-in dengan tema buku komik untuk Pengalaman Smirnoff "Graphic" merek tersebut. Ciptakan drama dengan menggunakan satu warna di seluruh ruangan atau ciptakan tema teatrikal, seperti Roaring 20s, steampunk, atau perpustakaan vintage.
19 Trends Shacking Up Events di 2019

4. Pasarkan resepsi pasca-acara Anda untuk membangun kegembiraan

Pemasaran di berbagai saluran memberi Anda "Ekstra! Tambahan!" tingkatkan kebutuhan resepsi pasca-acara Anda. Setelah Anda menyelesaikan tempat, waktu, hiburan, dan penawaran makanan, kampanye pemasaran Anda harus dimulai. Jelaskan apa yang membuat soiree pasca-acara Anda istimewa (apakah itu hiburan, pemandangan atap, atau menu mencicipi pertanian-ke-meja koki lokal) dan eja itu dengan font yang berani dan menarik. Berikut adalah ide pemasaran untuk dipertimbangkan:

  • Kampanye email. Komponen penting termasuk gambar yang hidup dari ruang acara dan mengkomunikasikan betapa mudahnya tempat tersebut dijangkau dari konferensi utama. Spesifik dengan frasa seperti “Lima menit berjalan kaki” atau “Sepuluh menit dengan rideshare.”
  • Kampanye media sosial. Tidak perlu menggunakan setiap platform, tetapi pilih yang populer di antara audiens target Anda. Facebook terkenal karena daya tariknya bagi Baby Boomers, sementara Snapchat dan Instagram adalah platform Generasi Y dan Z.
  • Hashtag setelah pesta. Berikan tagar yang dapat dikenali pada resepsi pasca-acara Anda sehingga para peserta dapat mulai membagikan antisipasi mereka dalam acara tersebut.
  • Geofencing. Ini hanya berguna untuk konferensi dan festival beberapa hari di mana banyak peserta akan memutuskan untuk menghadiri pesta setelah Anda selama acara. Dengan geofencing, kampanye media sosial Anda yang dipromosikan hanya akan muncul di perangkat seluler dalam area yang ditentukan (yaitu, di dalam pusat konferensi).

5. Sertakan cita rasa lokal bila memungkinkan

Menu mencicipi dari peternakan ke meja oleh koki lokal yang disebutkan di atas akan sesuai dengan tagihan di sini. Begitu juga penerbangan dari tempat pembuatan bir lokal. Atau mencicipi anggur dan keju lokal. Pemain lokal juga merupakan pilihan yang bagus.

Kuncinya adalah memilih penawaran F&B atau hiburan yang tidak dapat diperoleh kembali oleh peserta acara, atau setidaknya tanpa usaha. Berikut adalah lebih banyak opsi untuk dijelajahi:

  • Baik Anda memilih band folk-rock akustik, rapper, atau penyanyi pianis dan kabaret—acara yang menampilkan musik live menghadirkan kualitas yang menyenangkan dan meriah.
  • Begitu pula jika Anda menyewa pesulap lokal yang luar biasa yang dapat melakukan trik di tengah keramaian, atau seniman lukis wajah yang melayani orang dewasa.
  • Nab Killer Po'boys untuk pesta setelah Anda di New Orleans. Peserta acara akan menghargai satu kesempatan lagi untuk menikmati pameran lokal.
  • Di Chicago? Pesan pizza deep dish untuk tamu Anda dari sedekat mungkin sehingga masih lengket.
  • Sewa truk makanan daerah favorit untuk resepsi pasca-acara yang diadakan di halaman atau ruang terbuka lainnya.

6. Carilah umpan balik tatap muka dari peserta

Tunda survei pasca-acara tersebut sampai acara atau konferensi benar-benar selesai. Orang-orang masih menikmati acara tersebut dan tidak akan menghargai pekerjaan rumah sebelum mereka pergi. Namun, penyelenggara dan perencana acara harus mengedarkan melalui pesta, menikmati percakapan dengan tamu, dan menentukan bagaimana tamu menanggapi acara melalui interaksi waktu nyata.

Dalam banyak kasus, tamu Anda akan secara spontan membagikan bagaimana mereka menikmati pesta setelahnya—terutama mereka yang memiliki pengalaman positif. Tetapi berada di tengah-tengahnya juga memungkinkan Anda memahami bahasa tubuh dan energi ruangan. Anda akan tahu resepsi pasca-acara berjalan dengan baik ketika percakapan mengalir, dan orang-orang tersenyum dan tertawa. Awasi tagar setelah pesta sebagai indikasi lain dari keterlibatan, minat, dan penghargaan.

Selain merasakan keberhasilan acara, ini adalah kesempatan bagus untuk mengoreksi sikap sombong, atau katering menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyegarkan nampan sampanye dan makanan pembuka—masalah yang dapat segera Anda perbaiki.

Ini juga akan membantu Anda melakukan perbaikan dalam perencanaan setelah pesta Anda selanjutnya.

Acara after-party memerlukan perencanaan sebanyak acara lainnya, tetapi acara yang sukses sering kali memiliki joie de vivre yang unik. Ini membuat mereka senang untuk mengatur dan bahkan menikmati beberapa saat orang-orang menendang kembali dan menikmati akhir perselingkuhan.

Perbaiki tata letak resepsi pasca-acara Anda dengan benar

Mulai sekarang

Siap menyelenggarakan after party yang luar biasa? Pelajari bagaimana perangkat lunak perencanaan acara dapat menghemat waktu Anda di setiap langkah. Atau, tetap ketahui tentang trik media sosial terbaru untuk perencana acara.