Motivasi Senin: Cara Mendesain Kalender Acara yang Luar Biasa

Bingung bagaimana membuat kalender acara Anda lebih baik dari sebelumnya? Berikut adalah beberapa tip dan trik tentang hal-hal seperti cara membuat acara apa pun sesuai musim, cara mengisi kekosongan kalender, dan alat terbaik mutlak untuk merancang kalender acara yang luar biasa.

Templat Acara Perusahaan Anda: Acara Apa yang Akan Dilakukan & Kapan

Inilah cara menyatukan orang sepanjang tahun dengan memahami cara membuat jenis acara apa pun berfungsi untuk musim ini.

Acara Perusahaan Musiman

Ada beberapa tema dan gaya acara yang hanya dapat dilakukan pada waktu yang tepat dalam setahun. Saat kuartal naik atau turun, mengadakan acara untuk merayakan karyawan Anda, membantu mereka bersantai, atau membuat mereka semua berada di halaman yang sama lagi dapat sangat membantu untuk kesuksesan jangka panjang. Berikut adalah beberapa ide inspiratif untuk setiap musim utama.

1. Acara Musim Dingin :

Untuk sebagian besar AS, cuaca dingin akan mendominasi pilihan tempat dan aktivitas acara Anda. Kecuali Anda bersedia menyewa banyak pemanas luar ruangan, Anda mungkin harus menyimpan barang-barang di dalam ruangan untuk sebagian besar. Selain itu, Anda harus mempertimbangkan pembatasan perjalanan – 60.000 penerbangan dibatalkan setiap tahun di AS berkat suhu beku dan badai salju. Jadi, bulan-bulan musim dingin mungkin merupakan waktu yang ideal untuk fokus pada audiens lokal dan acara yang berfokus pada karyawan.

Perayaan liburan, penetapan tujuan tahun baru, dan acara amal semuanya sempurna untuk musim dingin. Jika Anda memiliki gala atau makan malam penggalangan dana yang ingin Anda lempar, sekaranglah saatnya untuk melakukannya. Juga tambahkan setidaknya satu penghargaan karyawan (seperti pesta kantor, makan siang dengan katering, atau tamasya terkait musim dingin) ke kalender Anda selama musim ini.

Cobalah salah satu atau beberapa hal berikut:

• Selenggarakan pesta melihat lampu liburan di kebun raya atau taman lokal Anda.
• Atur hari sukarela (hal-hal seperti membantu menyekop salju untuk manula atau menyajikan makanan di tempat penampungan tunawisma adalah kegiatan yang cukup populer).
• Undang seorang pakar penetapan tujuan dan produktivitas untuk melakukan seminar bersama tim Anda untuk tahun baru.
• Jadwalkan pertemuan awal di awal Kuartal 1 untuk memotivasi dan menginspirasi setiap departemen.
• Berikut adalah beberapa tema acara musim dingin yang menginspirasi untuk dijelajahi.

Catatan tentang liburan – ada beberapa liburan yang benar-benar menyenangkan dan unik sepanjang tahun yang dapat Anda ubah menjadi acara juga. Lihat daftar acara kantor liburan nontradisional ini untuk lebih banyak ide.

2. Acara Musim Semi :

Hujan rintik-rintik, lebih banyak siang hari, dan bunga yang mulai bermekaran membuat musim ini benar-benar istimewa dan dapat menginspirasi banyak acara menghibur untuk kalender Anda. Pada saat ini para profesional dari semua industri termotivasi oleh cuaca yang lebih hangat untuk lebih mengejar tujuan yang mereka tetapkan di awal tahun. Yang membuat acara yang mendidik, melatih, dan memungkinkan banyak kreativitas sangat efektif sepanjang tahun ini.

Taburkan beberapa ide ini ke dalam kalender acara Anda:

• Pesta bisbol tempat Anda mengumpulkan tim untuk bermain atau sekadar menonton hiburan favorit Amerika bersama. Pastikan untuk menyajikan banyak hotdog, popcorn, dan bir.
• Kumpulkan tim Anda untuk membantu menanam pohon di komunitas Anda.
• Jadwalkan acara peluncuran untuk produk, fitur, atau desain produk baru.
• Selenggarakan pesta koktail untuk klien VIP dan eksekutif akun Anda untuk berbaur dan berbaur.
• Berikut adalah beberapa tema acara musim semi yang bagus untuk pesta dan acara.

3. Acara Musim Panas :

Musim panas adalah tentang pertemuan energi tinggi, keluar rumah, dan bertemu orang baru. Yang menjadikan acara jejaring dan jam sosial sebagai pengisi kalender yang sempurna selama bulan-bulan panas ini. Dan pastikan untuk mengambil daftar tempat acara luar ruang yang sangat ingin Anda coba karena sekaranglah saatnya untuk menggunakannya.

Tambahkan sinar matahari ke kalender Anda dengan saran berikut:

• Barbeque dan acara masak-memasak untuk merayakan kemenangan tim selalu merupakan ide bagus sepanjang tahun ini.
• Dapatkan beberapa bakat baru dengan acara rekrutmen dan acara sosial es krim yang bertujuan untuk menarik lulusan baru.
• Retret dapat berfungsi sebagai liburan mini yang produktif untuk tim Anda, jadi pertimbangkan untuk menambahkan liburan akhir pekan yang memadukan pekerjaan dan permainan.
• Berikut adalah beberapa tema acara musim panas untuk dicoba untuk pesta Anda berikutnya.

4. Acara Musim Gugur :

Hari-hari semakin pendek lagi dan semua orang melakukan dorongan terakhir untuk memenuhi kuota dan tujuan akhir tahun sebelum musim liburan mengambil alih. Jadi, jika musim panas bukanlah pilihan pertama Anda untuk membangun karier dan acara pendidikan, pastikan untuk menjadwalkannya sekarang. Fokus lagi pada kegiatan berorientasi aksi dan takeaways untuk acara ini tetapi jangan takut untuk menaburkan beberapa rencana yang menyenangkan juga.

Hal hebat lainnya tentang bagian musim gugur dari kalender acara Anda adalah Anda dapat menyelenggarakan acara besar dan berdampak tinggi seperti konferensi atau pameran dagang karena keluarga kembali dari liburan musim panas dan bepergian untuk bekerja menjadi jauh lebih bisa dilakukan lagi.

Acara musim gugur Anda mungkin harus mencakup salah satu dari ini:

• Sesuatu yang berhubungan dengan Halloween dan/atau Thanksgiving karena hari libur non-denominasi ini lebih mudah diakses oleh banyak orang dan memberikan banyak kesempatan menyenangkan.
• Pertemuan syukur untuk karyawan perusahaan yang pantas mendapatkan sedikit pengakuan ekstra sangat bagus untuk musim ini.
• Manfaatkan sepak bola dalam ayunan penuh dengan Super Bowl atau pesta bertema olahraga.
• Lihatlah tema musim gugur yang hebat ini untuk acara.

Cara Menyesuaikan Acara Anda Setiap Saat Sepanjang Tahun untuk Mengisi Kalender Anda

Ketika Anda menjadi tuan rumah sebuah acara penting. Tidak masuk akal untuk menyelenggarakan pertemuan awal tepat sebelum liburan ketika banyak karyawan akan mengambil cuti untuk kegiatan keluarga, liburan, dan bahkan beberapa hari sakit. Berikut cara menyesuaikan acara Anda dengan waktu dalam setahun:

• Gabungkan warna musiman (seperti neon untuk musim panas dan warna yang lebih gelap untuk musim dingin) ke dalam semua elemen dekorasi acara Anda.
• Pilih tema yang diilhami secara musiman yang sesuai (seperti dalam ide yang disarankan di atas).
• Tambahkan produk musiman ke menu makanan dan minuman Anda, seperti buah beri selama musim panas atau labu di musim gugur.
• Ingatlah kenyamanan tamu Anda saat memilih tempat. Misalnya, selama musim dingin Anda akan memerlukan ruang acara yang memiliki banyak penyimpanan untuk mantel, jika tidak, para tamu harus menumpuknya di sudut atau membawanya sepanjang malam.

Hari Apa dalam Seminggu yang Terbaik untuk Acara Anda?

Tidak mengherankan bahwa acara Senin sering kali memiliki tingkat kehadiran terendah. Menyelenggarakan acara di awal minggu hampir tidak pernah merupakan ide yang baik karena kebanyakan orang baru mulai bekerja lagi setelah akhir pekan dan lebih memilih untuk pulang setelahnya. Tapi jangan khawatir – Anda masih bisa menyelenggarakan acara pada malam hari jika Anda mau. Selasa dianggap yang terbaik untuk pertemuan perusahaan atau pendidikan sementara Kamis dikatakan sebagai hari Sabtu baru untuk hosting acara. Acara berenergi rendah yang berfokus pada pembangunan tim, jaringan, atau sekadar kesenangan adalah – Anda mungkin bisa menebaknya – terbaik untuk Jumat malam dan akhir pekan.

8 Faktor Penting yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mendesain Template Kalender Acara Anda

Poin-poin kunci ini akan membuat Anda siap untuk sukses sepanjang tahun.

1. Ruang gerak untuk kecelakaan timeline acara. Pertimbangkan untuk menggunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan kalender acara Anda secara keseluruhan dengan lebih baik.
2. Kolaborasi pemasaran dan penjualan untuk keseluruhan siklus hidup setiap acara. Menyelaraskan seluruh tim Anda menjadi mudah ketika semua orang berada di halaman yang sama – pastikan untuk membuat modul check-in rapat atau akuntabilitas untuk menjaga semua orang tepat waktu dan tepat waktu.
3. Tetapkan waktu secara akurat untuk kegiatan sebelum dan sesudah acara. Ingin tahu seberapa jauh Anda harus menjadwalkan waktu perencanaan acara khusus sebelum atau sesudah itu benar-benar terjadi? Para ahli mengatakan angka ajaib untuk acara perusahaan biasanya 6 bulan.
4. Memetakan promosi acara dan komunikasi terkait. Anda harus punya waktu untuk strategi konten, pembuatan, dan distribusi. Rencanakan untuk memulai ini sekitar 90-180 hari dari setiap acara individu.
5. Tambahkan tiket dan tujuan pendaftaran. Ini akan membantu Anda melacak angka saat Anda pergi dan memperkirakan angka ROI peristiwa yang lebih akurat.  
6. Sertakan waktu untuk mengejar ketinggalan jika tujuan tidak tercapai. Tapi jangan panik – ada banyak taktik menit terakhir untuk meningkatkan kehadiran.
7. Pertimbangkan tanggal untuk rilis harga tiket berjenjang. Ini sangat penting jika Anda merencanakan begitu banyak acara sehingga jadwalnya tumpang tindih.
8. Pastikan setiap acara yang terdaftar memiliki nama, ringkasan yang ditulis dalam 125 kata atau kurang, dan tag yang dapat dicari. Kolaborator harus selalu dapat dengan cepat dan mudah menemukan detail acara utama.

Gunakan Alat Pembuatan Kalender Acara yang Bermanfaat

Perangkat Lunak Kalender Acara Cvent solusi all-in-one yang hebat untuk pemasar acara perusahaan yang harus bekerja dengan berbagai departemen, harapan, dan tujuan untuk membuat kalender acara yang akan disukai semua orang. Tentu Anda dapat membuat kalender acara melalui Google, tetapi perangkat lunak seperti Cvent (atau merek perencanaan acara terkemuka lainnya) menawarkan manfaat berikut:

• Opsi pencarian fleksibel untuk peserta acara yang mungkin ingin melihat acara grup selama periode waktu tertentu.
• Berbagi tautan untuk acara internal saat pendaftaran tidak diperlukan.
• Mengirim email massal kepada calon peserta tentang semua acara pada waktu yang sama daripada setiap acara secara individual.
• Sinkronisasi kalender sekali klik.
• Pencitraan merek yang dapat disesuaikan yang membuat kalender acara Anda tampak hebat dan berfungsi sebagai alat pemasaran yang efektif.

Sekarang Anda Siap Membuat Kalender Acara yang Menyenangkan!

Dalam hal merancang, mengisi, dan mengelola kalender acara Anda, mengetahui kiat-kiat seperti yang dibagikan di atas adalah kunci keberhasilan. Anda mungkin juga tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang merencanakan garis waktu acara jangka panjang, membuat kalender pemasaran acara yang efektif, atau perencanaan acara seluler.

Kiat cepat tentang cara mendesain kalender acara: