Tujuh Tantangan yang Dihadapi Tim Virtual Sekarang
Diterbitkan: 2020-12-16Tim virtual menyediakan sebagian besar tenaga kerja di perusahaan IT saat ini dan dengan cepat menjadi bagian integral dari lanskap bisnis global. Seperti model bisnis yang sedang berkembang, tim virtual menimbulkan beberapa tantangan dalam mempekerjakan perusahaan yang meminta perubahan dalam strategi manajemen.
Komunikasi yang jelas sangat penting selama transaksi bisnis dan itu salah satu cara untuk membangun hubungan klien yang kuat. Namun, hal ini juga dapat menimbulkan tantangan dalam pengelolaan tim virtual lepas pantai dengan orientasi budaya dan bahasa yang berbeda kecuali jika pedoman komunikasi ditetapkan sebelumnya untuk mengatasi perbedaan tersebut.
Berikut adalah tujuh tantangan terbesar yang dihadapi tim virtual saat ini.
1. Perbedaan Bahasa dan Lintas Budaya
Tim jarak jauh bersumber dari berbagai penjuru dunia dan membawa serta latar belakang dan orientasi budaya mereka. Perspektif budaya masyarakat sangat mempengaruhi gaya dan etika kerja mereka.
Hal ini dapat menimbulkan kesalahpahaman atau konflik saat bekerja bersama dalam pengaturan multikultural, seperti tim virtual lepas pantai yang harus berkolaborasi dengan grup internal.
Hierarki dalam operasi tim juga dapat mengalami hambatan karena pemahaman yang berbeda tentang otoritas lintas budaya yang mengarah pada kemungkinan kebencian dan mempengaruhi produktivitas secara negatif.
Wanita masih menghadapi kendala saat memimpin tim. Pria dari beberapa budaya mungkin tidak suka menerima instruksi dari pemimpin atau manajer tim wanita. Selain itu, ada masalah bahasa. Bahasa Inggris mungkin merupakan bahasa bisnis yang umum, tetapi budaya yang berbeda menggunakannya secara berbeda.
Bagaimana Mengatasi Masalah Lintas Budaya?
Untuk mengelola tim virtual multikultural Anda secara efektif, berinvestasilah dalam beberapa pelatihan lintas budaya setelah perekrutan. Biarkan semua orang memahami ciri-ciri budaya orang lain meskipun secara dangkal untuk memungkinkan ikatan tim.
Cara Mengelola Tim WordPress Jarak Jauh
Pelatihan juga akan membantu pemimpin tim mengelola anggota individu dengan rasa hormat sambil mengakomodasi perbedaan budaya. Tetapkan pedoman untuk mengelola ekspektasi kinerja, saluran komunikasi, dan mekanisme resolusi konflik yang jelas untuk mendorong semangat tim.
Buat situs komunikasi internal atau saluran obrolan tempat anggota tim dapat memposting pendapat atau pertanyaan mereka. Semakin beragam mereka, semakin baik kinerja mereka jika terikat dengan benar
Komunikasi Krisis: Contoh Inspiratif Dari Sebelas Merek
2. Alat dan Kesenjangan Teknologi yang Tidak Relevan
Sejumlah besar pekerja jarak jauh membawa ke sistem, banyak alat baru yang menimbulkan tantangan perlindungan data bagi tim TI internal. Kadang-kadang pekerja virtual dan usang tanpa persetujuan TI dapat menggunakan alat yang berpotensi membahayakan pada sistem karena yang mereka pedulikan hanyalah menyelesaikan pekerjaan mereka.
Penggunaan berbagai alat dan aplikasi tanpa kontrol internal dapat membebani perusahaan TI mana pun, dengan beberapa di antaranya tidak diketahui dan menimbulkan ancaman bagi data sensitif. Ini mungkin tidak disengaja, tetapi merupakan konsekuensi dari kesenjangan teknologi di seluruh dunia.
13 Perusahaan Jarak Jauh Berbagi Alat Kolaborasi Favoritnya [Expert Roundup]
Bagaimana Mendekati Alat dan Teknologi?
Untuk mengatasi potensi ancaman ini dan, pada saat yang sama, memfasilitasi pekerja jarak jauh Anda, tetapkan pedoman tentang penggunaan alat dan aplikasi di sistem perusahaan. Izinkan anggota tim senior untuk menyetujui alat atau aplikasi apa pun yang dapat dipilih oleh pekerja jarak jauh untuk digunakan sebelum melakukannya.
Dengan cara ini, perusahaan Anda dapat memetakan sistem keamanan yang ketat dan yang dapat mereka kendalikan sepenuhnya melalui akses terpusat dan manajemen identitas untuk keamanan yang lebih baik.
Anda mungkin juga ingin berinvestasi dalam alat dan perangkat keras dan memasoknya ke tim virtual Anda untuk konsistensi dalam struktur sistem. Melalui pengaturan pinjaman dengan pekerja, perusahaan dapat menyediakan alat yang tepat dengan biaya rendah.
3. Zona Waktu dan Waktu Respon yang Berbeda
Bekerja lintas zona waktu sangat menghambat kolaborasi konstan yang diperlukan saat bekerja sebagai tim dalam satu proyek. Tim virtual dapat dipisahkan dari kantor pusat selama tujuh jam, artinya akan ada saat ketika satu kelompok bekerja dan kelompok lainnya di tempat tidur.
Ini mempersulit pertemuan konsultasi yang diperlukan untuk penilaian dan arahan kemajuan. Komunikasi real-time yang penting untuk manajemen proyek tidak dapat efektif dan pesan kritis diterima beberapa jam kemudian dengan kemungkinan terabaikan.
Menangani Masalah Zona Waktu
Karena tren pemasaran bisnis kecil condong ke arah kehadiran berbasis web, penting untuk mempelajari cara menangani zona waktu setiap saat. Untuk menjaga alur kerja yang efisien antara tim jarak jauh dan kantor pusat, Anda harus menyesuaikan jam kerja dan, jika memungkinkan, memperkenalkan pengaturan shift.
100+ Statistik dan Tren Pemasaran Bisnis Kecil pada tahun 2020
Temukan waktu yang tepat di mana semua tim harus berkumpul secara online untuk keterlibatan waktu nyata bersama. Komunikasikan jadwal dan tenggat waktu kepada semua anggota tim dan berikan saluran terbuka yang dapat mereka gunakan untuk klarifikasi atau pengiriman.
Dengan struktur seperti itu, setiap pekerja akan memainkan perannya di waktu yang tepat terlepas dari zona waktunya. Penting juga untuk memiliki setidaknya satu orang yang online 24/7 di kantor pusat untuk memberikan dukungan bila diperlukan.
4. Kurangnya Kepercayaan
Ketidakpercayaan berbahaya di lingkungan kerja apa pun, baik virtual maupun fisik. Ini membuat pekerja melawan satu sama lain alih-alih bekerja sama untuk tujuan bersama. Dalam lingkungan virtual, hal ini dapat muncul dari kesalahpahaman tentang mereka yang tidak dapat Anda lihat secara fisik dan yang menurut Anda mungkin lebih rendah.
Ini mungkin konsekuensi dari perbedaan budaya atau sekadar berpikir bahwa Anda bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada yang bisa dilakukan orang luar. Pemilik proyek juga dapat mengembangkan ketidakpercayaan, terutama ketika membelanjakan uang untuk tenaga kerja yang tidak memiliki kendali langsung.
Cara Membuat Kepercayaan
Kepercayaan dalam bisnis tidak dapat terlalu ditekankan dan dapat membantu meningkatkan produktivitas tim selain menyatukan tim virtual. Sebagai pemilik proyek, rencanakan kunjungan untuk berinteraksi dengan tim outsourcing Anda untuk menghilangkan perasaan tidak percaya.
Kunjungan ini sama pentingnya ketika proyek Anda adalah pengembangan web karena diskusi empat mata dapat membantu tim Anda memahami konsep dan harapan dengan lebih baik. Anda juga akan menilai pengeluaran proyek secara langsung dan mengesampingkan ketakutan akan penyalahgunaan.
Tetapkan pernyataan misi yang jelas, buat alat manajemen tugas yang transparan, dan dorong kolaborasi menuju tujuan bersama. Ini akan membuat Anda mendapatkan kepercayaan dari milenial yang merupakan bagian terbesar dari tenaga kerja TI.
5. Produktivitas Rendah
Tim virtual yang bekerja dari lokasi terpencil cenderung santai atau hanya menunda tugas karena kurangnya pengawasan. Lingkungan liberal dapat menyebabkan kemalasan dan penggunaan waktu yang buruk tanpa perencanaan terpandu. Pekerja mungkin juga melampaui persyaratan proyek atau tersesat dalam tugas yang tidak ditugaskan kepada mereka dan, dalam prosesnya, mengalami kelelahan dan frustrasi.
Semua ini mempengaruhi produktivitas secara negatif dalam hal tenggat waktu yang terlewat dan tugas yang tidak selesai. Kurangnya pengawasan di lokasi merupakan tantangan bagi produktivitas jika pekerja jarak jauh tidak dipandu dengan benar.
Panduan Kerja Jarak Jauh untuk Perusahaan
Tips untuk Mendukung Produktivitas
Untuk meningkatkan produktivitas dalam tim virtual, pastikan tugas ditentukan dengan jelas dengan tujuan, jadwal, dan harapan yang ditetapkan. Sebanyak Anda menghormati privasi mereka, tuntutlah check-in rutin untuk menilai kemajuan dan akuntabilitas.
Untuk pembayaran berdasarkan jam yang dapat ditagih, Anda mungkin ingin menggunakan alat pelacak waktu untuk mengawasi tim jarak jauh Anda. Pelacakan waktu juga akan membantu Anda menetapkan tenggat waktu untuk tugas serupa di masa mendatang. Untuk meningkatkan efisiensi, minta pekerja untuk mengamati jam reguler dalam zona waktu mereka untuk menghindari kejenuhan.
Check-in grup terjadwal tidak hanya akan membantu dalam memberikan status kemajuan secara keseluruhan tetapi juga mendorong mereka yang tertinggal untuk mengejar ketinggalan. Ini membuat setiap anggota menyadari perannya dan dengan jelas mendefinisikan apa yang diharapkan darinya.
Pada 2019 DevriX memperluas tim multinasionalnya menjadi lebih dari 50 orang di 3 benua.
6. Batasan Anggaran
Anggaran merupakan kendala serius saat melakukan outsourcing proyek pengembangan perangkat lunak Anda. Saat berurusan dengan kantor rumah Anda, semuanya mudah ditangani. Perangkat keras, perangkat lunak, atau peralatan apa pun yang Anda beli tetap menjadi milik perusahaan untuk digunakan di kantor.
Saat karyawan pergi, karyawan yang masuk dapat menggunakan peralatan yang sama tanpa perlu persediaan baru. Tim virtual memiliki satu aset konstan yang dicari perusahaan dan itu adalah bakat. Namun, para pekerja ini mungkin kekurangan alat penting untuk melaksanakan proyek dan menjadi tanggung jawab pemilik untuk menyesuaikan mereka agar efisien. Ini bisa menjadi tantangan bagi keduanya dan perlu jalan keluar.
Menyeimbangkan Kendala dan Peluang
Jika Anda berurusan dengan bakat teknologi individu, Anda mungkin harus bekerja ekstra dan membeli peralatan yang diperlukan untuk mereka dengan persyaratan yang disetujui bersama. Anda dapat memasukkan klausul pinjaman dalam kontrak mereka untuk memfasilitasi pembelian alat-alat ini dengan persyaratan pembayaran yang lebih menguntungkan.
Dengan pengaturan ini, Anda dapat memengaruhi spesifikasi apa pun yang mereka beli untuk kompatibilitas dengan sistem Anda. Atau, jika terbukti mahal, Anda dapat melakukan outsourcing dari perusahaan layanan teknologi yang merekrut dan memfasilitasi pekerja ini di hub teknologi. Ini juga dilengkapi dengan keuntungan layanan manajemen yang dapat membuat Anda bebas berkonsentrasi pada aspek lain dari bisnis Anda.
7. Tantangan Pengalihan
Tim virtual independen yang bekerja dari berbagai tempat menghadapi tantangan gangguan yang mengganggu kinerja. Teman yang singgah untuk ngobrol, atau mengajak Anda keluar bisa mengganggu jadwal kerja Anda.
Keluarga di dalam rumah atau suara-suara dari luar dapat menjadi gangguan yang terus-menerus dan ini dapat memengaruhi proses berpikir Anda yang memengaruhi kreativitas Anda. Untuk membuat website, software, atau produk terkait IT yang baik membutuhkan waktu dan konsentrasi serta lingkungan yang kondusif.
Membantu Karyawan dalam Menangani Lingkungannya
Anda mungkin ingin mengetahui apakah tempat kerja yang dimaksudkan untuk bakat teknologi Anda kondusif untuk pekerjaan yang efisien, tepat waktu, dan berkualitas. Lakukan diskusi dengan calon pekerja jarak jauh untuk menyetujui standar yang Anda harapkan dan pedoman untuk proyek tersebut.
Jika dia mengungkapkan keprihatinan atas kesesuaian lingkungan kerja mereka, diskusikan untuk melihat cara terbaik untuk membantu demi efisiensi.
Terkesan pada bakat teknologi yang meskipun bekerja dari jarak jauh, dia harus menangani proyek dengan serius dengan mengamati disiplin seolah-olah dalam pengaturan kantor. Standar yang Anda tetapkan harus dirancang untuk menegakkan disiplin saat berada di proyek.
Kesimpulan
Pekerjaan jarak jauh bukanlah bentuk pekerjaan freewheeling biasa, seperti yang dianggap banyak orang, tetapi merupakan profesi dengan bakat tinggi yang serius. Itu membawa serta tanggung jawab besar dan tekanan dalam ukuran yang sama. Manajemen waktu dan disiplin diri sangat penting bagi seseorang yang bercita-cita untuk bekerja dalam tim virtual dan menentukan keberhasilan atau kegagalan Anda.
Tiffany Harper
Penulis Tamu