Komunikasi yang Berhasil di Tempat Kerja: Saran Candid dari Copyblogger's Loryn Cole

Karena akhir-akhir ini saya tertarik pada perubahan kecil yang dapat kita lakukan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi kita (bahkan jika kita sudah bangga pada mereka), saya ingin berbicara dengan rekan kerja saya Loryn Cole tentang topik tersebut.

Loryn adalah Analis Data Copyblogger, dan kami memiliki gaya yang sama dalam hal komunikasi.

Beberapa orang mungkin menyebutnya terlalu banyak berkomunikasi.

Kami menyebutnya menghindari miskomunikasi.

Inilah percakapan saya dengan Loryn tentang komunikasi yang sukses di tempat kerja.

Jika Anda ingin mendapatkan lebih banyak kata "You rock!" balasan email dari rekan kerja, klien, atau atasan Anda, lihatlah.

T: Elemen apa yang membentuk jenis email atau catatan proyek yang Anda suka baca?

Loryn: Saya cenderung menyukai email dan catatan proyek yang memiliki dua kualitas yang tampaknya kontradiktif: Mereka jelas dan ringkas, tetapi juga komprehensif dan luas.

Komunikasi proyek yang baik menggunakan sesedikit mungkin kata untuk mengomunikasikan apa yang penting, tetapi juga memastikan untuk mencakup semua detail penting.

Tulisannya singkat, tapi isinya menyeluruh.

Saya juga menghargai ketika orang meluangkan waktu untuk menuliskan tujuan dan sasaran proyek. Terlalu sering, kami berasumsi bahwa ini jelas bagi orang-orang yang terlibat - dan mungkin itu benar beberapa waktu, tetapi itu pasti tidak selalu benar.

Jika Anda tidak menulis hal lain tentang sebuah proyek, tuliskan tujuan, strategi, atau sasaran Anda, karena, jika Anda melewatkan sesuatu yang lain, ini akan membantu rekan satu tim Anda mengisi kekosongan dan mengambil alih kepemilikan proyek.

T: Dapatkah Anda menjelaskan detail yang Anda tulis untuk memastikan bahwa penerima akan suka membaca email atau catatan proyek Anda?

Loryn: Saya tidak bisa memastikan apakah orang lain suka membaca email saya atau tidak… Tapi, saya dapat mengatakan bahwa saya melakukan yang terbaik untuk membuatnya mudah dibaca. Ini berarti menggunakan banyak tanda baca dan pemformatan alih-alih kalimat lengkap, dan selalu memecah paragraf jika panjangnya lebih dari dua hingga tiga baris.

Menulis email selalu mengingatkan saya pada kutipan Mark Twain - "Saya tidak punya waktu untuk menulis surat pendek, jadi saya menulis surat yang panjang."

Kami lupa bahwa menulis email atau deskripsi proyek yang ringkas dan berguna membutuhkan kerja keras.

Anda tidak dapat mengharapkan draf catatan berantakan pertama Anda masuk akal bagi orang yang perlu melaksanakan proyek.

Perlambat, luangkan waktu Anda, dan berempati dengan orang yang perlu mengambil tindakan atas kata-kata Anda.

T: Apakah Anda memiliki proses untuk meninjau komunikasi tertulis Anda sebelum Anda mengirim atau mempostingnya?

Loryn: Tidak terlalu, tapi saya mencoba membatasi pekerjaan yang harus dilakukan orang berikutnya dengan memastikan untuk menautkan sumber daya dan dokumen penting.

Misalnya, jika saya mereferensikan sebuah dokumen, saya menautkannya, atau setidaknya memberi tahu mereka di mana menemukannya.

Dan, tentu saja, saya meninjau apa yang saya tulis untuk kejelasan, tata bahasa, keterbacaan, dan ketelitian.

T: Bagaimana Anda mengelola semua cara berbeda untuk berkomunikasi di tempat kerja (email, Skype, Slack, Trello, dll.)?

Loryn: Setiap platform melayani ceruk komunikasi yang berbeda, yang berarti terkadang Anda harus menggandakan.

Misalnya, ketika saya menyelesaikan laporan di salah satu proyek kami yang telah selesai, saya menambahkan laporan tersebut ke kartu Trello, kemudian juga mengirim laporan tersebut ke tim di Slack dengan ringkasan singkat.

Saya melakukan ini karena Slack umumnya merupakan media yang lebih baik untuk mendapatkan interaksi yang lebih cepat - idealnya, saya ingin orang membaca laporan (atau setidaknya ringkasannya) dan mengajukan pertanyaan kepada saya tentangnya. Saya menemukan ini jarang terjadi pada alat manajemen proyek seperti Trello.

Tetapi laporan tersebut juga perlu diposting di Trello karena itu adalah bagian penting dari dokumentasi proyek kami. Di masa depan, jika seseorang melihat kembali apa yang kami lakukan pada proyek tersebut, saya ingin mereka mendapatkan laporan tentang kinerja upaya kami.

Jadi, untuk mengelola platform komunikasi Anda, Anda harus menyadari bagaimana setiap platform digunakan dan jenis informasi apa yang diharapkan rekan tim Anda temukan di masing-masing platform.

Meskipun ini berarti Anda sesekali membagikan informasi duplikat di seluruh platform, lebih baik melakukannya daripada tidak memiliki informasi yang diperlukan.

T: Mengapa miskomunikasi di tempat kerja sangat membuat frustrasi?

Loryn: Komunikasi adalah sumber kehidupan tempat kerja modern - dan ini bahkan lebih berlaku untuk perusahaan jarak jauh seperti kami.

Tanpa komunikasi (yang mencakup dokumentasi), pekerjaan jarak jauh menjadi permainan melingkar "Di mana file itu?" dan "Apakah ada yang tahu bagaimana melakukan ini?" dan “Kapan kita meluncurkan ebuku baru itu lagi?”

Kami cenderung menganggap miskomunikasi di tempat kerja sebagai kasus kesalahpahaman, di mana dua pihak berpikir secara berbeda tentang suatu tugas dan akhirnya menciptakan tujuan akhir yang benar-benar berbeda.

Dan itu mungkin kadang-kadang terjadi. Tetapi lebih sering, apa yang saya lihat adalah bahwa miskomunikasi kronis (dan kurangnya komunikasi) sering kali berbentuk kebingungan dan disorganisasi. Dan seiring waktu, ketidakteraturan itu akan merusak rasa hak pilihan rekan kerja Anda.

Pada awalnya, orang akan menanyakan hal-hal yang tidak dapat mereka temukan atau pecahkan sendiri. Namun seiring berjalannya waktu, akan melelahkan untuk terus bertanya di mana keadaan atau bagaimana melakukan tugas-tugas dasar, terutama saat keadaan berubah, dan itu membuat tim merasa terputus-putus dan terasing.

Dengan komunikasi yang buruk, perusahaan Anda berfungsi seperti teman yang mencoba membuat makan malam di rumah danau sewaan. Pada akhirnya, satu atau dua orang akan melakukan segalanya, sedangkan sisanya memulai permainan Kartu Melawan Kemanusiaan.

Agar karyawan Anda dapat melakukan pekerjaan terbaiknya, kantor Anda harus berfungsi lebih seperti dapur profesional, di mana semua orang tahu apa peran mereka, dan di mana menemukan semua yang mereka butuhkan.

T: Pada titik manakah, jika ada, komunikasi berlebihan menjadi beban bagi semua orang yang terlibat?

Loryn: Komunikasi berlebihan dapat menjadi beban ketika rekan satu tim tidak memiliki pemikiran yang sama tentang cara menggunakan alat komunikasi mereka.

Misalnya, jika satu rekan satu tim hanya pernah mengkomunikasikan informasi penting di Slack dan menggunakan "@channel" di setiap pesan, pesan itu akan cepat mengganggu dan tidak berguna, lalu orang lain harus menerjemahkannya ke alat manajemen proyek.

Tim harus memiliki pedoman yang jelas tentang cara menggunakan alat mereka dan informasi apa yang dimiliki di mana.

Tetapi komunikasi yang berlebihan tentang jenis informasi yang salah dapat menjadi masalah juga.

Terlalu banyak komunikasi tentang fakta ("Kapan kita meluncurkan ini?" "Halaman arahan apa yang kita gunakan?") Membingungkan dan membuat frustrasi semua orang. Jenis komunikasi berlebihan ini harus diselesaikan dengan proses dan dokumentasi yang lebih baik, daripada pertanyaan bolak-balik.

T: Bagaimana komunikasi yang lebih baik terkait dengan peningkatan produktivitas?

Loryn: Jawaban mudah untuk pertanyaan ini adalah bahwa proses dan dokumentasi yang baik menghemat waktu - jika semua orang tahu di mana lokasinya, orang dapat menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat, seperti analogi dapur profesional yang saya sebutkan sebelumnya.

Namun yang lebih penting, ketika semua orang tahu di mana menemukan informasi yang mereka butuhkan dan cara berkomunikasi, rekan satu tim merasa lebih memiliki pekerjaan, dan percakapan beralih dari "Di mana saya menemukan barang?" hingga "Bagaimana kami bisa lebih baik?"

Produktivitas bukan hanya tentang menyelesaikan pekerjaan; ini tentang menyelesaikan hal yang benar dan membuat kemajuan dalam tujuan Anda.

Jika perusahaan Anda memiliki komunikasi yang buruk, Anda dan rekan tim Anda kemungkinan akan merasa kewalahan dan sibuk. Dengan komunikasi yang lebih baik, Anda mungkin merasa tidak terlalu sibuk, dan Anda akan dapat fokus pada proyek, inisiatif, dan pertanyaan yang membuat pekerjaan dan perusahaan Anda menjadi lebih baik.

T: Apakah ada trik untuk menghindari pesan bolak-balik yang berlebihan?

Loryn: Menurut pengalaman saya, jenis pesan bolak-balik yang paling menjengkelkan dan membuang-buang waktu adalah tentang fakta ("Di mana saya menemukan ini?") Atau persetujuan ("Bolehkah saya melakukan ini?" ).

Untuk menguranginya, Anda perlu melakukan dua hal:

1. Dokumentasikan dengan jelas informasi penting dan pastikan semua orang tahu di mana menemukannya.
2. Berdayakan rekan tim Anda untuk mengambil alih tanggung jawab mereka dalam proyek.

Seorang karyawan yang merasa tidak aman dengan perannya di perusahaan akan meminta persetujuan dari "atasan" untuk setiap tugas kecil, yang membuang-buang waktu bagi kedua belah pihak.

Menciptakan budaya komunikasi yang baik dapat membantu, seperti yang sudah saya sebutkan. Tetapi Anda juga harus memastikan karyawan tahu bahwa Anda memercayai mereka untuk melakukan pekerjaan mereka.

T: Apa satu hal yang dapat dilakukan orang, mulai hari ini, untuk berkomunikasi secara lebih efektif dengan rekan kerja, klien, atau atasan mereka?

Loryn: Lain kali Anda menulis email atau lingkup proyek, tempatkan diri Anda pada posisi pembaca.

• Apa yang perlu mereka ketahui untuk mengambil tindakan?
• Apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat informasi sejelas dan mudah dibaca?
• Asumsi apa yang Anda buat yang harus dinyatakan secara eksplisit?

Dengan melakukan ini, Anda tidak hanya akan menulis email, proposal, dokumentasi, atau permintaan yang lebih baik, Anda juga akan membangun hubungan yang lebih baik dan lebih kuat dengan orang-orang yang bekerja dengan Anda.

Ke Anda …

Apa tip teratas Anda untuk berkomunikasi lebih efektif dengan rekan kerja, klien, atau atasan Anda?

Bagikan di komentar di bawah.