Panduan Utama Tentang Cara Membuat Rencana Komunikasi yang Efektif
Diterbitkan: 2020-07-22Memiliki rencana komunikasi untuk perusahaan Anda adalah penting, penting, dan bermanfaat. Anda akan segera mengetahui alasan mengapa demikian saat kita membaca panduan utama ini. Kami juga akan membahas elemen penting dari rencana komunikasi agar berhasil. Akan ada banyak referensi untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang teknis dapat dengan mudah dipahami. Mari kita mulai dengan yang pertama!
Dalam serial Prison Break, ada seorang pria yang membuat rencana gila hanya untuk mengeluarkan saudaranya dari penjara. Ceritanya berkisar pada rencana itu. Tanpa itu, hanya perlu satu episode untuk menceritakan kisahnya. Alasan mengapa serial ini begitu sukses adalah karena seberapa banyak rencana itu telah dikembangkan oleh penulis acara, membuat pemirsa tetap terpikat pada apa yang akan terjadi selanjutnya.
Apakah Anda seorang manajer komunikasi, manajer merek, atau direktur pemasaran, Anda akan memerlukan sebuah rencana sehingga Anda dapat mencapai tujuan yang Anda miliki untuk perusahaan. Misalnya, Anda mungkin ingin meningkatkan kesadaran merek , memastikan bahwa perusahaan sejalan dengan identitas dan citra mereknya, atau bahkan menangani sesuatu yang besar seperti rebranding.
Dalam mengembangkan rencana komunikasi , ingatlah kata-kata Nicolas Boileau yang merupakan sastrawan Prancis abad ke-17, “apa yang dipahami dengan baik dinyatakan dengan jelas, dan kata-kata untuk diucapkan datang dengan mudah.” Logika di balik pernyataan ini adalah sesuatu yang harus diadopsi ketika membuat rencana komunikasi.
Bahkan sebelum Anda mulai mengembangkan rencana Anda, langkah penting pertama adalah memahami apa itu semua. Anda juga harus memahami tujuan dari rencana komunikasi. Hanya ketika Anda memahami sepenuhnya apa rencananya, Anda akan dapat menggunakannya secara efisien dan efektif.
Daftar Isi
- Apa itu Rencana Komunikasi?
- Elemen Penting dari Rencana Komunikasi Sertakan dan Bagaimana Menerapkannya ke Bisnis Anda?
- Diagnosis sebagai Dasar Rencana Anda
- Bagaimana Memposisikan Merek Anda untuk Berkomunikasi Lebih Baik dengan Audiens.
- Memahami Tujuan Perusahaan
- Siapa Target Audiens Anda?
- Apa Pesan Anda dan Bagaimana Membuatnya Menonjol?
- Mempelajari Strategi Melalui Contoh NordVPN
- Alat yang Anda Butuhkan untuk Menjangkau Target Audiens Anda
- Menjadwalkan Kapan Anda Akan Mengirim Pesan ke Audiens Anda
- Mengetahui Anggaran Anda dan Memanfaatkan Sumber Daya Anda
- Penilaian: Mari Pelajari Pelajaran Ini Dari Elon Musk dan SpaceX
- Takeaway pada Elemen Rencana Komunikasi
Apa itu Rencana Komunikasi?
Rencana komunikasi adalah alat yang memungkinkan Anda mencapai tujuan bisnis Anda. Hal ini dimungkinkan melalui strategi yang mencakup pengiriman pesan ke audiens yang jelas . Pesan dikirim melalui saluran komunikasi tertentu yang digunakan oleh sebagian besar khalayak sasaran.
Ketika Anda mengetahui elemen penting untuk mengembangkan rencana komunikasi, itu akan memungkinkan Anda untuk mengetahui siapa yang Anda tuju, jenis pesan yang akan Anda kirim, dan tentu saja, bagaimana Anda akan menyampaikan pesan tersebut sehingga mereka dapat menjangkau khalayak sasaran.
Itulah mengapa pertanyaan pertama yang harus diajukan pertama adalah, “bagaimana Anda mengembangkan rencana komunikasi yang efektif?” Ini adalah langkah pertama sebelum Anda mulai berkomunikasi dengan audiens Anda karena setiap orang yang akan Anda jangkau harus memiliki pesan khusus yang akan dikirim melalui saluran komunikasi terbaik.
Jika perencanaan yang tepat tidak dilakukan sebelum berkomunikasi dengan khalayak sasaran, maka kemungkinan besar usaha Anda akan sia-sia. Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang apa itu rencana komunikasi, saatnya untuk mempelajari jawaban atas pertanyaan, “bagaimana Anda menulis rencana komunikasi yang baik?”
Elemen Penting dari Rencana Komunikasi Sertakan dan Bagaimana Menerapkannya ke Bisnis Anda?
Untuk mulai membuat rencana komunikasi yang baik, Anda memerlukan sepuluh elemen. Setelah Anda menguasai semuanya dengan baik, maka Anda pasti dapat membawa rencana komunikasi Anda ke tingkat berikutnya. Mari kita mulai dengan elemen pertama dalam mengembangkan garis besar rencana komunikasi.
Diagnosis sebagai Dasar Rencana Anda
Baik Anda akan membuat rencana komunikasi pemasaran bisnis kecil atau untuk perusahaan besar, Anda akan memerlukan diagnosis terlebih dahulu sebelum Anda dapat mulai mengembangkan rencana tersebut. Apa sebenarnya diagnosis yang sedang kita bicarakan?
Mari kita ambil inspirasi dari apa yang dilakukan dokter. Dokter mendengarkan dan mengamati pasien mereka terlebih dahulu sebelum mereka berbicara tentang kemungkinan kondisi yang mereka miliki. Faktanya, dokter menanyakan semua pertanyaan penting dan membiarkan pasien mengekspresikan diri sepenuhnya. Itu karena tujuan dokter adalah untuk memahami apa yang terjadi pada kesehatan fisik pasien.
Dokter tidak fokus pada resep obat atau pengobatan segera. Sebagai gantinya, dokter pertama-tama mencoba mencari tahu apa yang sebenarnya terjadi di tubuh pasien. Dengan cara ini, mereka dapat memperoleh wawasan yang lebih dalam tentang kesejahteraan pasien mereka. Semakin baik pemahaman dokter tentang kondisi pasien, semakin efektif pengobatan yang dapat mereka resepkan kepada mereka.
Anda mungkin bertanya-tanya apa hubungannya dengan membuat rencana komunikasi. Anda lihat, untuk menjadi efisien dalam pekerjaan Anda, langkah pertama adalah membuat "diagnosis" yang tepat sehingga Anda akan tahu apa solusi terbaik untuk digunakan.
Dengan cara yang sama seperti Sortlist mengetahui bahwa sebagian besar waktu dihabiskan untuk mencari agen komunikasi terbaik, kami telah menemukan solusinya. Kami dapat membantu Anda dengan merekomendasikan agensi yang paling cocok yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Jadi, ketika Anda tahu persis di mana bisnis Anda saat ini dan ke mana Anda ingin pergi, maka Anda bisa mulai mengembangkan rencana komunikasi Anda. Dan untuk menambah itu, Anda juga harus melihat kembali apa yang telah dilakukan perusahaan Anda sebelumnya dan hasil yang Anda peroleh dari strategi sebelumnya. Untuk membantu Anda menilai bisnis Anda, berikut adalah empat cara untuk "mendiagnosis" bisnis Anda.
Menganalisis strategi komunikasi yang sudah ada.
Dalam melakukan langkah ini, Anda ingin tahu apa yang sudah dilakukan perusahaan Anda dalam hal komunikasi. Kami akan berbagi dengan Anda beberapa pertanyaan penting yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri sehingga Anda dapat mulai menganalisis strategi komunikasi yang diterapkan perusahaan Anda saat ini.
Pertanyaan yang akan kami bagikan kepada Anda akan membantu Anda melihat bagaimana strategi komunikasi perusahaan Anda berjalan. Anda juga akan memiliki kesempatan untuk mengetahui platform mana yang memberikan hasil terbaik bagi perusahaan Anda. Mengetahui hal-hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan informasi relevan yang Anda perlukan dalam membuat rencana komunikasi yang diperbarui.
- Apakah perusahaan Anda memiliki blog? Saluran Youtube? Siniar?
- Seberapa sering Anda mempublikasikan konten untuk format yang berbeda ini?
- Apakah perusahaan Anda memiliki kehadiran online di situs jejaring sosial seperti Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter, dan lainnya?
- Jika ya, berapa banyak artikel, posting, atau tweet yang diterbitkan di setiap platform setiap minggu atau bulan? Apa tujuan perusahaan membagikan konten seperti itu?
- Berapa banyak pengikut yang Anda miliki untuk setiap situs jejaring sosial?
- Apakah Anda berinteraksi dengan pengikut Anda? Seberapa sering Anda berinteraksi dengan mereka?
- Apakah Anda memiliki daftar email? Seberapa sering Anda mengirimkan buletin?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda sekarang memiliki gagasan tentang apa yang sudah ada di perusahaan Anda dalam hal strategi komunikasi. Terlepas dari pertanyaan-pertanyaan ini, Anda juga dapat memperoleh lebih banyak wawasan dengan mengetahui apa yang dipikirkan pemangku kepentingan Anda.
Apa itu Pemangku Kepentingan?
Pemangku kepentingan perusahaan Anda adalah semua organisasi dan individu yang kemungkinan besar akan terpengaruh oleh aktivitas perusahaan. Mereka juga mampu memiliki pengaruh pada perusahaan Anda.
Saat Anda melakukan analisis terhadap reputasi perusahaan, Anda akan dapat mengetahui di mana posisi perusahaan dalam hal citranya dan bagaimana audiens Anda memandang merek tersebut. Dengan menyadari hal ini, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk berkomunikasi – mulai dari topik yang Anda pilih hingga nada yang akan Anda gunakan.
Memantau reputasi merek secara terus-menerus bahkan lebih penting saat ini. Karena informasi menyebar begitu cepat, dan kesalahan sekecil apapun dapat merusak reputasi perusahaan. Salah satu contohnya adalah Monoprix.
Belum lama berselang Monoprix menjadi subyek kontroversi besar. Ada sebuah kejadian yang melibatkan seorang pemuda buta yang ditemani oleh anjing pemandunya. Pria ini ingin berbelanja di salah satu toko merek tersebut. Tapi dia tidak bisa melakukannya karena manajer toko beralasan bahwa hewan tidak bisa masuk ke toko.
Sebuah diskusi segera menyusul, dan manajer memanggil keamanan untuk secara paksa mengusir pemuda buta dan anjing pemandunya keluar dari toko. Insiden seperti itu terjadi hanya di salah satu dari banyak toko merek tersebut. Jika itu terjadi lima puluh tahun yang lalu, pers lokal mungkin telah melaporkannya, dan reputasi merek tidak akan terlalu menderita.
Namun, karena itu terjadi di zaman kita di mana seluruh kejadian difilmkan dan diposting di Facebook, Anda bisa menebak apa yang terjadi selanjutnya. Video tersebut ditonton lebih dari enam juta kali, dan pers nasional meliput berita tersebut. Rantai toko menerima begitu banyak pesan kebencian di setiap publikasinya.
Saat ini, internet telah memberi siapa pun yang memiliki ponsel cerdas dan koneksi wifi, suara dan jalan untuk menyampaikan pendapat mereka. Itulah mengapa bisnis harus selalu menyadari reputasi mereka karena kesalahan terkecil dapat merusak merek. Ada tujuh area yang dapat Anda periksa saat menilai reputasi merek:
- Produk dan layanan
- Tingkat inovasi
- Visi dan kepemimpinan
- Tata kelola dan perawatan karyawan
- Performa ekonomi
- Daya tarik emosional
- Dan tanggung jawab sosial perusahaan
Tujuannya adalah untuk memperkuat citra dan reputasi perusahaan di ketujuh bidang ini. Semakin kuat mereka, semakin terlindungi perusahaan setiap kali krisis reputasi muncul. Tanyakan dan nilai di mana perusahaan Anda saat ini dalam tujuh area yang disebutkan di atas.
Ketahui seberapa puas pelanggan Anda dengan produk dan layanan Anda. Evaluasi apakah karyawan Anda senang dengan peran mereka di perusahaan. Periksa bagaimana merek berhasil berhubungan dengan pelanggan pada tingkat emosional. Dan mengetahui bagaimana kontribusi perusahaan terhadap tanggung jawab sosialnya.
Sangat penting untuk memahami semua ini karena ini akan memungkinkan Anda untuk menemukan dan menentukan apa prioritasnya. Misalnya, Anda mungkin telah merencanakan untuk berkomunikasi tentang produk baru. Namun, Anda menemukan bahwa karyawan perusahaan tidak bahagia. Artinya, yang harus diprioritaskan adalah kesejahteraan para pekerja.
Rencana untuk produk baru dapat mengambil kursi belakang untuk saat ini sehingga Anda dapat mengatur rencana tindakan untuk komunikasi internal. Ingatlah bahwa untuk langkah ini, tujuannya adalah untuk sampai pada diagnosis. Kenali perusahaan Anda sebaik mungkin sehingga Anda akan tahu tindakan apa yang tepat untuk dilakukan.
Analisis Merek Pesaing
Selama fase ini, Anda akan memerlukan analisis komparatif tentang perusahaan Anda dan para pesaingnya. Contohnya di sini adalah jika perusahaan Anda adalah Coca-Cola, Anda ingin tahu apa yang dilakukan Pepsi, serta apa yang dipikirkan dan dikatakan pelanggan tentang Pepsi.
Dengan mengetahui apa yang dilakukan Pepsi, Anda akan tahu apakah strategi mereka berhasil. Anda kemudian dapat mengambil inspirasi dari itu, memperbaikinya, dan kemudian menerapkannya pada strategi komunikasi Anda sendiri. Ingatlah bahwa Anda tidak boleh hanya menjadi peniru belaka. Mungkin berhasil, ya, tetapi merek tidak akan menonjol dan menciptakan dampak yang diinginkan.
Periksa untuk melihat apa yang dilakukan oleh pesaing tetapi ingat untuk menjadi lebih baik. Ketahui level di mana pesaing bermain, dan berusahalah untuk naik lebih tinggi. Bekerja lebih keras dan lebih pintar dari pesaing Anda. Ini adalah cara untuk benar-benar menonjol.
Analisis Lingkungan Anda
Menganalisis lingkungan Anda adalah analisis terakhir yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan diagnosis. Setelah Anda menyelesaikan semua analisis, Anda akan memiliki dasar yang lebih konkrit untuk membangun rencana komunikasi Anda.
Analisis lingkungan Anda akan membuat Anda memahami ancaman dan peluang yang ada di perusahaan. Tujuannya di sini adalah untuk mengidentifikasi apa saja peluang di mana perusahaan dapat meningkatkan strategi komunikasinya. Ada dua alat yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis dan memahami lingkungan Anda dengan lebih baik.
Analisis PESTEL dan matriks SWOT adalah dua alat yang dapat Anda gunakan. Kami akan menjelaskannya secara singkat dan ringkas dalam artikel ini. Jangan khawatir, ada banyak sumber tentang keduanya, dan pencarian Google yang cepat akan menyediakan banyak bahan yang dapat menjelaskannya secara lebih rinci jika Anda membutuhkannya.
Analisis PESTEL terdiri dari enam parameter yang dapat berdampak pada perusahaan Anda. Mereka adalah politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan, dan hukum. Karena parameter ini dapat memengaruhi bisnis Anda, maka perlu dipantau secara teratur.
Adapun matriks SWOT, ada empat elemen yang harus diperhatikan, yaitu kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Mengetahui lingkungan Anda, peluang, dan ancaman, akan berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan untuk bisnis Anda. Mari kita lihat beberapa contoh yang akan menunjukkan kepada Anda apa yang sebenarnya kami maksudkan.
Contoh pertama yang akan kita kaji adalah kontroversi jaringan supermarket Delhaize di tahun 2019. Seperti yang kita ketahui, salah satu isu yang menonjol saat ini adalah pelestarian lingkungan. Banyak yang berjuang melawan penggunaan plastik, dan era zero waste telah tiba. Pelanggan lebih sadar akan keberlanjutan produk yang mereka konsumsi.
Namun, Delhaize tidak mempertimbangkan hal ini ketika mereka menerapkan strategi baru di 2019. Apa yang mereka lakukan adalah untuk setiap pembelian 20 euro, pelanggan akan menerima suku cadang plastik yang mirip dengan Lego. Itu dimaksudkan untuk anak-anak sehingga mereka dapat membangun struktur dengannya.
Bagian plastik ditempatkan di nampan plastik dan kemudian dikemas dalam kantong plastik. Artinya ada dua buah plastik yang terbungkus plastik. Tetapi banyak pelanggan tidak menyukai gagasan untuk mendapatkan terlalu banyak plastik dengan pembelian mereka, terutama sekarang ketika konsumen mencoba yang terbaik untuk menghindarinya.
Ini adalah contoh tipikal bagaimana perusahaan meluncurkan strategi tanpa benar-benar memperhitungkan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi lingkungan dan bagaimana pelanggan akan bereaksi terhadapnya.
Dan kemudian ada contoh lain, Le Slip Francais. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam tekstil yang dibuat di Perancis. Mereka populer karena cara mereka menggunakan media sosial, dan itu bagus. Mereka memiliki tim pemasaran hebat yang tahu cara mendengarkan pelanggan dan memanfaatkan peluang yang ada untuk meningkatkan komunikasi mereka.
Jadi, ada saatnya perusahaan membuat kampanye yang terinspirasi oleh season 7 dari seri Game of Thrones. Ini adalah gambar pakaian dalam pria, tetapi terbuat dari bulu, dengan tulisan “Musim Dingin Akan Datang.” Karena serial dan tagline yang begitu populer saat itu, kampanye ini bisa berjalan dengan sukses.
Jadi, untuk menutup bab ini tentang cara membuat diagnosis untuk bisnis Anda, ingatlah bahwa fondasi rencana komunikasi yang akan Anda buat dapat sangat memengaruhi keberhasilan kampanye Anda. Ada empat keterampilan utama yang membentuk dasar dari rencana tersebut.
- Pertama, ketahui apa yang telah diterapkan oleh perusahaan Anda, lalu lakukan inovasi dan identifikasi platform yang akan Anda gunakan yang paling efektif.
- Kedua, pahami bagaimana pemangku kepentingan Anda memandang merek sehingga Anda tahu apa prioritas Anda.
- Ketiga, periksa apa yang dilakukan pesaing sehingga Anda dapat meningkatkan apa yang berhasil dan mengalahkan mereka untuk menjadi nomor satu.
- Dan terakhir, menilai lingkungan Anda sehingga Anda tidak akan membuat kesalahan ketika Anda akan menerapkan strategi Anda.
Ini dia. Sekarang Anda tahu bagaimana membuat diagnosis yang diperlukan untuk mengembangkan rencana komunikasi Anda. Jangan ragu untuk membuat secangkir kopi sebelum melanjutkan ke bab berikutnya!
Bagaimana Memposisikan Merek Anda untuk Berkomunikasi Lebih Baik dengan Audiens.
Tentang apa bisnis Anda? Apa tujuan perusahaan? Sangat penting untuk mengetahui karakter dan tujuan perusahaan Anda karena itu akan memengaruhi semua jenis komunikasi yang akan Anda buat. Anda harus jelas tentang misi, visi, dan nilai perusahaan.
Mengetahui misi perusahaan Anda
Misi adalah alasan di balik keberadaan perusahaan. Itulah alasan mengapa Anda berjuang setiap hari untuk menjadikan perusahaan yang terbaik di industri Anda. Ketika Anda memberikan nilai kepada pelanggan dan memberikan solusi untuk masalah mereka, Anda kemudian dapat memenuhi misi itu.
Beberapa contoh terbaik termasuk perusahaan seperti RyanAir, yang memungkinkan pelancong melakukan perjalanan ke tujuan Eropa dengan harga terjangkau. Netflix memungkinkan pelanggannya menonton acara dan film keren dengan nyaman. Dan Slack menyediakan komunikasi korporat internal yang ditingkatkan dan disederhanakan untuk perusahaan. Jadi, bagaimana dengan Anda? Apa misi perusahaan Anda?
Mengetahui visi perusahaan
Visi perusahaan adalah apa pun yang ingin dicapai. Apa dunia yang ideal bagi Anda? Visi perusahaan terdiri dari ide-ide tentang bagaimana perusahaan ingin mempengaruhi dunia. Misalnya, visi Facebook adalah memiliki dunia yang sangat terhubung di mana setiap orang dapat berkomunikasi dengan orang lain di belahan dunia mana pun.
Contoh lain adalah IKEA dengan visinya menciptakan produk yang meningkatkan kehidupan sehari-hari banyak orang. Spotify ingin menjadi platform budaya di mana musisi dapat sepenuhnya mengekspresikan potensi mereka, dan semua orang dapat memiliki pengalaman artistik yang mendalam.
Visi perusahaan lebih kuat dari misinya. Seorang manajer komunikasi harus mengetahui visi perusahaan sehingga dia akan tahu bagaimana mencapainya. Apakah Anda tahu visi perusahaan, dan apakah Anda bekerja untuk mencapainya?
Mengetahui nilai-nilai perusahaan
Terakhir, Anda perlu mengetahui nilai-nilai perusahaan. Apa yang paling penting bagi perusahaan? Apa elemen yang menurut perusahaan paling penting? Nilai-nilai memandu perilaku perusahaan; itulah sebabnya, sebagai manajer komunikasi, Anda perlu memperhatikannya.
Jika Anda tidak mengetahui nilai-nilai perusahaan, maka yang mungkin terjadi adalah strategi komunikasi yang diterapkan, tetapi tidak akan dapat sesuai dengan nilai-nilai bisnis. Mari kita lihat satu contoh di mana strategi komunikasi sangat selaras dengan misi, visi, dan nilai perusahaan: Airbnb.
Semua misi, visi, dan nilai Airbnb dapat diekspresikan dalam logonya: Belo. Misi perusahaan adalah memungkinkan siapa saja memesan akomodasi di tempat mana pun di dunia dengan harga terjangkau. Pada saat yang sama, pemilik rumah diberi kesempatan untuk menghasilkan pendapatan.
Visi Airbnb adalah untuk memberikan penggunanya perasaan seperti berada di rumah di mana saja di dunia. Akomodasi apa pun yang dipesan pengguna, Airbnb akan terasa lebih otentik dibandingkan dengan kamar hotel. Tamu akan merasa lebih betah di Airbnb daripada menginap di kamar hotel generik yang impersonal, tidak peduli seberapa mewahnya itu.
Dan akhirnya, nilai-nilai Airbnb bermuara pada tiga hal: Orang, Tempat, dan Cinta. Ketika elemen-elemen ini digabungkan, itu menghasilkan simbol yang indah: Belo. Logo Airbnb mewujudkan misi, visi, dan nilai-nilainya, dan juga menentukan semua komunikasi. Apakah strategi tertentu sejalan dengan Belo? Sangat mudah untuk menentukan apakah demikian karena kejelasan posisi merek.
Kapan pun Anda merasa tidak yakin dengan rencana komunikasi yang sedang Anda kembangkan, selalu kembali ke misi, visi, dan nilai perusahaan. Ini akan mengarahkan Anda untuk melakukan apa yang paling sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan untuk dicapai.
Memahami Tujuan Perusahaan
Sebagai manusia, ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita melakukannya bukan hanya untuk kesenangan berkomunikasi tetapi juga karena kita memiliki tujuan yang jelas. Jadi, jika Anda sedang mengembangkan rencana komunikasi, Anda harus mengetahui alasan Anda melakukannya. Apa yang Anda harapkan untuk dicapai? Apa tujuan Anda? Semua langkah yang akan Anda ambil harus memungkinkan Anda mencapai tujuan Anda.
Namun, Anda harus berhati-hati karena ada perbedaan antara tujuan strategis perusahaan dan tujuan komunikasi Anda. Sementara mereka terkait satu sama lain, mereka adalah dua hal yang berbeda. Mari kita perjelas bagaimana yang satu berbeda dari yang lain.
Tujuan strategis adalah tujuan keseluruhan perusahaan yang ingin dicapai. Misalnya, ketika Apple merilis iPhone terbaru, tujuan strategisnya adalah menjual unit sebanyak mungkin agar perusahaan menghasilkan keuntungan yang maksimal.
Sebagai manajer komunikasi, Anda akan mengandalkan tujuan perusahaan dalam hal menciptakan tujuan komunikasi Anda. Jadi, jika Apple ingin menjual iPhone dalam jumlah besar, maka tujuan Anda adalah membuat model baru itu dikenal oleh sebanyak mungkin orang. Jadi, tujuan komunikasi adalah untuk menciptakan kesadaran tentang iPhone terbaru.
Mengetahui hal ini, apa saja jenis tujuan komunikasi yang dapat Anda tetapkan? Berikut adalah beberapa inspirasi yang dapat Anda ambil:
- Pengakuan dan kesadaran – tingkatkan kesadaran tentang perusahaan, produk, dan layanannya, dan pastikan bahwa orang tahu tentang merek tersebut.
- Adopsi dan Emosi – cobalah agar audiens mengadopsi visi perusahaan sehingga mereka dapat berhubungan dengan merek pada tingkat emosional. Tujuannya adalah untuk menciptakan hubungan serta menghasilkan loyalitas.
- Sikap dan perilaku – mendorong audiens sasaran untuk menggurui produk dan layanan perusahaan. Tujuan dari strategi komunikasi adalah untuk memicu perilaku yang diharapkan ini.
Saat mengembangkan rencana komunikasi Anda, sangat penting untuk mengetahui dengan tepat apa yang ingin Anda capai. Setelah Anda mengetahuinya, maka akan lebih mudah untuk mengambil langkah selanjutnya. Berikut adalah beberapa saran yang dapat Anda gunakan saat menetapkan tujuan.
- Memastikan bahwa tujuan komunikasi didasarkan pada tujuan strategis perusahaan.
- Evaluasi bahwa tujuan Anda adalah tujuan komunikasi. “Meningkatkan penjualan” adalah tujuan penjualan dan bukan untuk komunikasi.
- Tetapkan tujuan Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound (SMART) Anda.
- Ingatlah untuk mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang Anda perlukan untuk dapat mencapai tujuan komunikasi Anda.
Jadi, Anda sudah membuat diagnosis, dan sekarang Anda tahu bagaimana memposisikan perusahaan serta menetapkan tujuan. Saatnya Anda mulai menentukan siapa audiens target Anda. Siapa yang akan menjadi orang yang akan Anda ajak bicara?
Siapa Target Audiens Anda?
Salah satu tujuan yang juga harus Anda ingat adalah Anda harus benar-benar memahami siapa audiens target Anda. Ini sangat penting karena Anda perlu menyesuaikan pesan Anda sehingga audiens Anda akan merasa bahwa perusahaan peduli dengan mereka dan bahwa produk atau layanan yang ditawarkan akan dapat meningkatkan kualitas hidup mereka.
Semakin banyak Anda dapat menyesuaikan pesan yang Anda kirim ke audiens Anda, semakin banyak orang tersebut akan didorong untuk mengambil langkah dan membeli produk atau layanan. Jadi, Anda harus tahu apa yang menarik bagi pelanggan potensial Anda. Beri mereka alasan bagus untuk mengikuti merek dan ingin tahu tentang apa yang dapat ditawarkannya kepada mereka.
Ketika Anda mengetahui orang-orang yang ingin Anda ajak berkomunikasi, maka Anda akan dapat membuat pesan yang lebih baik yang akan lebih efektif dalam mengubah mereka menjadi pelanggan. Berikut adalah daftar jenis profil yang kemungkinan besar akan menjadi audiens target Anda.
Target Keuangan:
- Pemegang saham
- investor
- Analis keuangan
Target Komersial
- pelanggan
- Prospek
- Memimpin
- Pengguna
Target SDM
- Karyawan
- Serikat buruh
- Eksekutif dan Manajer
Target Publik
- Tokoh masyarakat
- Anggota pemerintah
- Pejabat pemerintah
Target Lokal
- Toko lokal
- Penghuni di dekat bisnis Anda
Target Media
- Wartawan
- Influencer
- Blogger
- Organisasi non-pemerintah
Kunci komunikasi yang efektif adalah kemampuan Anda untuk berempati Ingatlah bahwa Anda harus mampu menempatkan diri Anda pada posisi orang lain sehingga Anda akan memiliki pemahaman tentang bagaimana perasaan mereka ketika mereka diberi informasi tertentu. Apa yang membuat mereka tergerak? Ketika Anda mengenal audiens target Anda, tunjukkan empati, dan bersikaplah relatable.
Apa Pesan Anda dan Bagaimana Membuatnya Menonjol?
Mengetahui kepada siapa Anda ingin mengirim pesan adalah satu hal. Namun, bagaimana Anda membuat pesan itu menonjol dan mudah diingat oleh mereka? Untuk langkah ini, Anda perlu mengetahui apa yang ada di benak audiens target Anda sehingga Anda dapat mengembangkan pesan yang tidak mudah dilupakan.
Ada sebuah buku bagus karya Jonah Berger berjudul Contagious: Why Things Catch On, yang menjelaskan enam elemen yang dapat Anda gunakan sehingga Anda dapat membuat pesan yang lebih baik dan lebih efektif dalam menarik audiens target Anda. Kita dapat menyebut enam elemen STEPPS, ini dia:
Mata Uang Sosial
Memahami mata uang sosial itu mudah. Pada dasarnya, orang ingin menggambarkan citra diri yang baik ketika berada di antara orang lain. Meskipun ada banyak cara untuk melakukan ini, salah satu cara terbaik adalah dengan memperhatikan bagaimana seseorang berbicara.
Hal-hal yang Anda katakan dapat memengaruhi cara orang lain memandang Anda. Jadi, jika Anda ingin orang lain menganggap Anda menarik, maka Anda harus bisa mengatakan hal-hal yang menarik. Ketika datang untuk membangun pesan Anda, Anda dapat bertanya pada diri sendiri apakah itu dapat memicu rasa ingin tahu audiens Anda. Ini penting jika Anda ingin diingat oleh mereka.
Pemicu
Konteks di mana pesan dikirim sama pentingnya dengan pesan itu sendiri. Misalnya, Anda telah menghabiskan tabung pasta gigi Anda, dan Anda mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda akan membeli yang baru setelah bekerja pada hari berikutnya. Namun, keesokan harinya, Anda berada di depan wastafel dan menyadari bahwa tidak ada pasta gigi lagi. Anda menyadari bahwa Anda lupa membelinya.
Pemicunya di sini adalah wastafel di mana tidak ada pasta gigi. Dan itu mendorong Anda untuk menindaklanjutinya, jadi Anda memutuskan untuk membeli tabung lain. Ini sama dengan pemicu yang sedang kita bicarakan di sini. Anda perlu mencari pemicu yang akan mendorong perilaku tertentu pada audiens target Anda.
Anda perlu mengirimi mereka pesan khusus yang akan diingat oleh audiens. Itulah mengapa konteks penting di sini karena dengan cara itulah audiens akan melihat bahwa pesannya masuk akal dan relevan bagi mereka.
emosi
Agar sebuah pesan benar-benar efektif, pesan itu juga harus mampu memicu emosi pada orang yang menerimanya. Terlepas dari bidang keahlian Anda, ingatlah bahwa manusialah yang akan menerima pesan tersebut. Dan dengan demikian, pesan tersebut harus mampu menggerakkan emosi mereka.
Cara terbaik untuk masuk ke dalam pikiran seseorang bukanlah berbicara dengan intelek mereka, tetapi sebaliknya, berhubungan dengan mereka pada tingkat emosional. Agar pesan Anda diingat, pesan itu harus menyentuh emosi audiens. Itulah mengapa Anda perlu mengenal audiens Anda dengan baik sehingga Anda tahu apa yang akan membuat mereka tertarik.
Karakter Publik
Pesan tersebut dapat lebih diingat oleh audiens jika mereka dihadapkan pada pesan tersebut secara berulang-ulang. Contoh di sini adalah Apple MacBook. MacBook memiliki fitur khusus di mana logo di bagian belakang layar menyala saat Anda menyalakan komputer. Apa yang istimewa dari ini?
Yah, Anda tahu, itu mungkin tidak luar biasa pada awalnya, tetapi sebenarnya ini adalah strategi pemasaran yang jenius. Logo Apple lebih terlihat di komputernya dibandingkan dengan bagaimana merek lain menampilkan milik mereka. Jadi, jika Anda ingin audiens mengingat merek Anda, pastikan pesan Anda terlihat, dan audiens Anda terpapar sesering mungkin.
Nilai Praktis
Jadi, kembali ke apa yang telah kita bahas sebelumnya tentang bagaimana orang ingin memberikan citra diri yang baik kepada orang-orang di sekitar mereka, ini bukan hanya tentang menyampaikan informasi yang menarik. Ada juga cara lain, yaitu membantu orang lain. Apa artinya ini?
Artinya, informasi yang Anda berikan tidak hanya menarik, tetapi juga bermanfaat. Informasi harus dapat membantu orang memecahkan masalah mereka. Beberapa informasi dapat menghibur tetapi tidak berguna. Apa pun yang Anda berikan kepada audiens Anda harus dapat membuat hidup mereka lebih mudah.
Sekarang, jika Anda memiliki informasi yang berguna, itu tidak boleh menjadi sesuatu yang Anda simpan untuk diri sendiri. Anda juga harus dengan senang hati membagikannya kepada orang-orang di sekitar Anda dan dengan mereka yang mungkin membutuhkannya. Saat membangun pesan Anda, penting bahwa pesan itu memiliki nilai praktis.
cerita
Terakhir, cerita adalah komponen penting lain dari pesan. Kami menyukai cerita, dan kami lebih baik dalam mengingat informasi dalam konteks cerita. Jadi, bila memungkinkan, bangun pesan Anda di sekitar sebuah cerita. Ini akan memungkinkan pesan terukir di benak orang-orang yang Anda kirimi pesan.
Mempelajari Strategi Melalui Contoh NordVPN
Strategi dan formula Anda harus sesuai satu sama lain agar Anda dapat mencapai tujuan Anda. Strategi adalah cara yang Anda terapkan sehingga Anda dapat mencapai masa depan yang Anda inginkan. Seni perencanaan, serta menggunakan sumber daya Anda untuk potensi maksimal mereka, adalah apa yang akan memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan.
Misalnya, Anda ingin pergi dari titik A ke titik B. Ini bisa dari rumah Anda ke toko kelontong, jadi untuk melakukan perjalanan ini, ada beberapa cara yang bisa Anda pilih. Anda dapat berjalan kaki, bersepeda, menggunakan transportasi umum, menggunakan mobil, dan bahkan menumpang.
Sama halnya dengan rencana komunikasi Anda. Anda harus memilih strategi terbaik yang memungkinkan Anda mencapai tujuan Anda. Contoh nyata yang dapat kita lihat adalah kasus NordVPN. Jadi, apa itu NordVPN?
VPN adalah singkatan dari Virtual Private Network, dan apa yang dilakukan NordVPN adalah menawarkan perlindungan saat Anda menggunakan internet. Ini mencegah Anda diretas, dan Anda juga dapat melihat konten web yang tidak dapat diakses di wilayah geografis Anda.
Untuk layanan ini, NordVPN tersedia hanya dengan 2,62 euro per bulan. Itu harga yang sangat kecil untuk membayar fasilitas yang bisa didapatkan dari perusahaan ini. Banyak orang menggunakan NordVPN karena mereka ingin melindungi data pribadi mereka saat sedang online. Bagaimana NordVPN membuat dirinya dikenal?
Perusahaan menempatkan taruhannya pada satu strategi, dan itu adalah YouTuber. Apa yang mereka lakukan adalah mensponsori YouTuber yang berarti memberikan kompensasi kepada mereka dan sebagai gantinya, mereka akan mengintegrasikan presentasi singkat tentang NordVPN ke dalam video mereka.
Ini adalah strategi yang sangat efektif karena para YouTuber sudah memiliki hubungan yang baik dengan penontonnya. Pemirsa mereka mempercayai mereka ketika mereka mendukung suatu produk atau layanan; penonton lebih tertarik untuk mencobanya.
Sekarang, mari kembali ke bab di mana kita berbicara tentang tujuan. Ingat perbedaan antara tujuan strategis perusahaan dan tujuan komunikasi manajer komunikasi? Nah, inilah contoh yang bagus untuk menjelaskannya lebih lanjut.
Dengan NordVPN, mereka berusaha mengembangkan basis pengguna mereka. Ini adalah tujuan strategis mereka. Tujuan komunikasi, di sisi lain, adalah untuk meningkatkan kesadaran tentang produk melalui YouTuber.
NordVPN bisa mendapatkan lebih dari delapan juta tampilan hanya dari beberapa video. Bayangkan semua eksposur yang bisa didapat dari semua video yang menampilkan NordVPN. Inilah yang dapat kita pelajari dari contoh ini: sangat penting untuk menemukan strategi yang tepat dan memanfaatkannya sebaik mungkin sehingga Anda dapat menerapkan rencana komunikasi Anda secara efektif.
Ketika Anda telah melakukan semua pekerjaan pendahuluan seperti membuat diagnosis, memahami posisi Anda, mengembangkan tujuan Anda, mengetahui audiens Anda, dan membuat pesan utama Anda, maka strategi tersebut harus paling efektif.
Alat yang Anda Butuhkan untuk Menjangkau Target Audiens Anda
Jika Anda mengamati orang-orang di jalan, Anda mungkin akan memperhatikan bahwa banyak dari mereka melihat smartphone mereka. Perangkat ini telah mendapatkan sebagian besar perhatian manusia abad ke-21. Ini adalah fakta penting yang harus Anda ingat.
Dalam menyampaikan pesan Anda, Anda harus tahu dulu bagaimana Anda akan mengirim pesan itu. Dalam hal ini handphone dan gadget merupakan alat yang hampir dimiliki oleh semua orang di dunia. Ini menarik perhatian pengguna; itulah mengapa ini adalah cara yang baik untuk menjangkau audiens target Anda.
Orang-orang menggunakan ponsel cerdas mereka untuk memeriksa akun media sosial mereka. Hampir separuh penduduk dunia memiliki akun media sosial di beberapa platform. Setiap tahun, pengguna baru mendaftar, dan hingga sekitar satu juta pengguna ditambahkan setiap hari. Itu lebih dari 300 juta orang menghabiskan rata-rata 2,5 jam di jejaring sosial setiap hari.
Dengan angka-angka ini, Anda tidak dapat mengabaikan kekuatan besar yang dimiliki perangkat seluler. Itu sebabnya Anda juga harus menyesuaikan strategi komunikasi Anda sehingga Anda dapat memanfaatkan alat ini sepenuhnya.
Saat Anda mengembangkan rencana komunikasi, pilihlah alat terbaik dan platform yang paling sesuai sehingga Anda bisa mendapatkan hasil yang diharapkan. Jejaring sosial adalah sesuatu yang tidak boleh Anda abaikan karena mereka dapat melakukan banyak hal untuk keberhasilan strategi komunikasi Anda, memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan Anda.
Menjadwalkan Kapan Anda Akan Mengirim Pesan ke Audiens Anda
Tujuannya di sini adalah untuk mengetahui kapan waktu terbaik untuk berkomunikasi dengan audiens Anda. Buat jadwal sehingga Anda dapat menjangkau target pasar Anda dengan cara yang paling lancar. Jadwal akan memungkinkan Anda untuk melihat gambaran besarnya. Dengan ini, itu berarti Anda akan dapat mengetahui pesan mana yang harus dipublikasikan pada waktu yang ditentukan di platform tertentu.
Setelah selesai merencanakan dan menyiapkan jadwal, Anda bisa lebih yakin bahwa pesan Anda akan mendapatkan eksposur terbaik di situs media sosial yang tepat . Anda dapat menggunakan bagan Gantt untuk ini.
Menggunakan bagan Gantt akan memungkinkan Anda melihat durasi setiap strategi komunikasi yang Anda rencanakan. Tentu saja, tidak perlu membuat grafik dari awal. Anda dapat melakukan pencarian cepat secara online, dan Anda akan menemukan bahwa sudah ada banyak template bagus yang tersedia.
Mengetahui Anggaran Anda dan Memanfaatkan Sumber Daya Anda
Dalam bisnis, Anda akan memerlukan sumber daya yang tepat untuk memastikan bahwa Anda memiliki bahan bakar untuk menjalankan kampanye pemasaran Anda . Sama halnya dengan rencana komunikasi Anda. Bagi Anda untuk mencapai tujuan Anda, membangun dan menyebarkan pesan Anda, menjangkau audiens Anda, mengembangkan jadwal Anda, dan yang lainnya, Anda akan membutuhkan sumber daya yang tepat untuk mereka.
Sumber daya yang Anda butuhkan tidak hanya berarti uang. Ini juga bisa berupa waktu, bakat, keterampilan, dan alat penting lainnya yang Anda perlukan untuk membuat kampanye Anda sukses. Jadi, ada pertanyaan krusial yang perlu Anda tanyakan sebagai manajer komunikasi: Berapa anggaran untuk rencana komunikasi yang akan dilaksanakan?
Sangat penting untuk memiliki keterampilan yang tepat dalam meyakinkan atasan tentang anggaran yang Anda butuhkan. Jadi, berhati-hatilah dalam mengemukakan argumen yang tepat sehingga Anda dapat mempertahankan posisi Anda. You can explain the importance of the communication campaign to the success of the business.
Two basic resources should be made available to you: money and talent. These two variables are crucial in determining the success of a strategy. The more financial resources are available to you, you'll have a wider range of possibilities to explore.
In all these, you're going to need a team. Actually, a talented team is more important than financial resources. Even with little budget, a resourceful team can make the most of what they have. Conversely, no amount of money can make a mediocre team great.
So, before you embark on the financial expenses, try to explore first the free tools that are available, and make the most of them. You may get by just fine without having to pay good money for the tools you're going to need.
Assessment: Let's Learn this Lesson From Elon Musk and SpaceX
The communication plan is much like launching a rocket. Let's take a look at SpaceX as an example. This company is led by Elon Musk, who aims to send humans to Mars by 2024. But what you know for sure is that building rockets, making them take-off and land it is a complicated matter.
But how did SpaceX turn its many failures into successful missions? The answer is quite simple but a hugely complex task: the measurement and control of every variable. For SpaceX to achieve the desired result, they sift through each step of the take-off and landing process. That way, they understood what needed to be improved so that they can reach their goal.
This is the kind of mindset that you'll need in approaching your communication plan. Take a good look at the strategy before as well as after it is launched. It's the best way that you can improve on the next campaign.
So, before you implement the communication plan, you're going to need to know how you're going to assess its effectiveness. To do this, you will need Key Performance Indicators or KPIs. This is how you know if you've reached your goals.
Here's a list of questions that you can ask yourself after you launch a communication plan.
- Did you reach your goal?
- Have you followed your strategy?
- Was the strategy effective? Bagaimana?
- Did you reach your target audience?
- Were all the key messages sent?
- Did you follow the schedule?
- Did you use the budget to its fullest potential?
- What did you learn from the campaign?
- What were the challenges you faced?
- Were there things you could have been done better?
- What did you do well?
- What went wrong?
It's crucial to ask yourself these questions so you can improve the results for the next campaigns.
Selamat! Now you know the elements of a good communication plan. You are now equipped with the knowledge that you need for your next communication campaign.
Takeaway on Elements of a Communication Plan
Here's a summary of everything you've just read. It will help you remember the key elements of a communication plan that you'll need to ensure success:
- The diagnosis. Analysis of:
- Present communication
- Reputasi
- Pesaing
- Environment
- The positioning
- The objective
- The audience
- Key messages
- The strategy
- The tools
- The planning and scheduling
- The budget and resources
- The assessment
Our hope is that you found this guide helpful and useful for you. If you have any questions, don't hesitate to ask us or a public relations agency! We will be more than happy to share what we know with you.