Rabu Kebijaksanaan: Bagaimana Merancang Konsep Acara yang Tak Terlupakan

Diterbitkan: 2021-08-08

Ciptakan konsep acara yang akan dibicarakan oleh peserta selama berbulan-bulan setelahnya melalui kombinasi strategi dan kreativitas. Dalam artikel ini kita akan membahas bagaimana melakukan hal itu bersama dengan banyak contoh dan ide yang menginspirasi.

Tapi Pertama, Apa Itu Desain Acara?

Desain acara adalah tampilan dan nuansa dari suatu acara. Hal-hal seperti dekorasi, tata letak tempat, dan tema semuanya berperan dalam merancang sebuah acara.

Dan Apa Itu Gaya Acara?

Penataan acara mengacu pada semua aspek visual dari suatu acara termasuk hal-hal seperti pencahayaan, bunga, dan taplak meja. Seperti yang mungkin bisa Anda tebak, penata acara bertanggung jawab untuk menghidupkan fitur-fitur ini. Biasanya mereka akan mengikuti visi perancang acara dan melakukan yang terbaik untuk memastikan pekerjaan mereka selaras dengan keinginan klien juga.

Perbedaan utama antara desain acara dan gaya acara adalah bahwa perancang acara fokus pada penciptaan estetika keseluruhan acara dan terutama berpegang pada ide gambaran besar. Dan penata acara, di sisi lain, membuat dan mengeksekusi detail visi itu. Pekerjaan mereka akan sering melibatkan penataan tidak hanya tempat tetapi juga makanan dan bahkan peserta unggulan (seperti pesta pengantin atau dosen tamu) atau staf kadang-kadang juga.

Perbedaan Antara Tema Acara & Konsep Acara

Tema acara adalah ide besar di balik keseluruhan shindig. Ini sering melibatkan nada keseluruhan, struktur, dan tujuan acara. Konsep acara terdengar serupa tetapi sangat unik. Menurut definisi, konsep acara adalah detail acara dan elemen yang membentuk aspek praktis dari acara itu sendiri.

Misalnya, jika perancang acara memilih untuk melakukan tema luau, adalah tugas penata acara untuk mencari tahu kegiatan apa yang akan berlangsung, elemen dekorasi apa yang mereka perlukan, dan pada dasarnya semua hal lain yang perlu Anda ketahui untuk benar-benar menyelenggarakan acara tersebut. peristiwa.

Mengikat semuanya bersama-sama: Perancang acara menghabiskan lebih banyak waktu untuk memimpikan tema acara umum sementara penata acara fokus pada konsep acara (yaitu menghidupkan tema).

Rancang acara yang lebih baik, dengan cepat

Mulai Gratis

Bagaimana Mendesain Tema Acara dalam 4 Langkah Sederhana

Apa pun jenis acara (perusahaan, pribadi, dll.) yang Anda rancang, ikuti setiap langkah bermanfaat ini.

1. Memiliki tujuan acara yang konkret dan terperinci, serta memiliki sistem untuk mengukur ROI acara.

Ini adalah dasar dari mana semua keputusan tema acara dibangun. Jika tidak, Anda hanya memilih tema acara acak yang terdengar menyenangkan. Sebaliknya, pastikan Anda dan perusahaan atau klien Anda berada di halaman yang sama tentang mengapa acara ini penting untuk dimulai.

Konferensi seperti MozCon bertujuan untuk mendidik pemasar tentang SEO, seluler, dan jenis periklanan digital terbaru lainnya. Acara ini memperkuat status merek sebagai ahli dalam pemasaran digital sambil juga meningkatkan penjualan alat dan perangkat lunak SEO mereka. Untuk mendukung tujuan itu, tema acara yang dipilih MozCon adalah pesta energi tinggi yang paham teknologi (mendorong setidaknya satu peserta sebelumnya untuk membandingkannya dengan mengendarai Space Mountain di Disney).

Tema acara Anda juga harus memiliki visi yang jelas: sesuatu yang sesuai dengan merek, tujuan acara, dan selera audiens, semuanya pada saat yang bersamaan.

2. Kenali audiens Anda.

Cara terbaik untuk mengidentifikasi audiens target Anda untuk suatu acara adalah dengan menganalisis data apa pun yang Anda miliki tentang peserta dari acara sebelumnya. Survei, tingkat penjualan tiket, dan bahkan berbagi media sosial dapat membantu Anda menemukan petunjuk tentang suka dan tidak suka mereka. Cari pola dan buat daftar elemen yang mungkin ingin Anda campurkan ke dalam konsep acara baru ini.

Jika Anda tidak memiliki data peserta dari acara sebelumnya, Anda selalu dapat mencoba:

  • Menganalisis demografi kunci pesaing Anda
  • Mencari ide di acara industri serupa lainnya
  • Dan mengirimkan survei ke media sosial atau pengikut buletin.

3. Kumpulkan informasi tentang calon peserta Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang minat, kesukaan, dan tujuan pribadi mereka.

Data adalah teman terbaik Anda. Lihatlah angka dan pola di setiap sumber daya yang tersedia. Gunakan analisis web, kinerja penjualan tiket, dan survei peserta untuk mendapatkan wawasan yang lebih luas tentang keinginan dan kebutuhan audiens Anda.

Salah satu tren terbaru dalam pemasaran untuk 2019 dan seterusnya adalah perencanaan yang dipimpin orang. Pendekatan ini bergantung pada umpan balik audiens untuk menentukan anggaran acara, pesan, dan bahkan jenis acara apa yang mereka selenggarakan.

Dibandingkan dengan cara berpikir lama (ketika merencanakan setiap dolar dan aktivitas sebelum Q1 tahun baru membuat penyelenggara acara di seluruh negeri menjadi hiruk-pikuk selama musim liburan), gagasan untuk mengikuti arus dan memungkinkan penonton untuk secara praktis membuat keputusan untuk Anda cukup radikal.

4. Pilih tempat acara yang mendukung tujuan Anda dan melayani audiens target Anda.

Tempat acara Anda menentukan sebagian besar tampilan dan nuansa acara Anda, sehingga sangat mudah untuk mempersempit pilihan tema Anda. Bahkan ada peningkatan permintaan untuk tempat acara nontradisional dalam beberapa tahun terakhir. Misalnya, jika tema acara Anda melayani paralegal yang membutuhkan bantuan untuk membangun hubungan tim, Anda dapat mempertimbangkan untuk memilih ruang pelarian atau lapangan voli dalam ruangan untuk tempat Anda, sesuatu yang membantu mereka membangun hubungan di luar kantor.

Panduan Perencana Acara untuk Desain Rapat Modern

Bagaimana Mendesain Konsep Acara dalam 3 Langkah Sederhana

Sekarang kita telah menghilangkan kebingungan tentang semua istilah yang relevan dan mencelupkan kaki kita ke dalam proses desain acara, saatnya untuk mempelajari praktik terbaik dari pembuatan konsep acara. Gunakan ide-ide ini untuk mendapatkan inspirasi dan memukau peserta Anda!

1. Peta Perjalanan Peserta

Masuk ke posisi audiens Anda dan pertimbangkan konsep acara Anda melalui mata peserta. Saat Anda membuat peta perjalanan peserta, Anda akan dapat mengetahui mengapa peserta merasa termotivasi untuk hadir, bagaimana kemungkinan besar mereka akan menemukannya, dan bagaimana Anda dapat menggunakan konsep acara untuk mendorong kehadiran. Terkadang semua calon peserta perlu mengklik tombol pendaftaran itu adalah konsep acara yang baru.

2. Memilih Titik Fokus Acara

Daya tarik utama ini akan menjadi pusat dari semua ide, trik, dan strategi konsep acara Anda yang lain. Setelah ini di tempat Anda telah melakukan lebih dari setengah kerja keras yang diperlukan untuk melakukan konsep acara yang mengagumkan.

3. Anjak Piutang Mitra dan Sponsor

Berkomunikasi dengan baik dengan mitra dan sponsor dengan melihat acara dari sudut pandang mereka dan memahami informasi apa yang paling relevan bagi mereka. Misalnya, sponsor konferensi akan lebih memperhatikan spanduk dan papan nama mereka daripada katering apa yang Anda pilih.

Jadi hanya mengkomunikasikan informasi yang paling penting dan relevan kepada masing-masing pihak. Fokus pada 3-5 area acara yang paling memengaruhi tujuan pemangku kepentingan Anda. Kemudian tanyakan kepada pemangku kepentingan bidang mana yang paling menarik baginya. Mereka akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan Anda akan memastikan bahwa setiap keputusan dibuat hanya oleh pihak yang paling relevan.

Cara terbaik untuk bernegosiasi dengan ketiga pihak pembuat keputusan (klien, desainer, dan pemangku kepentingan) adalah dengan membuat konsep acara yang:

  • Membantu semua orang mencapai tujuan mereka
  • Memungkinkan setiap merek untuk berbaur secara kohesif
  • Cukup unik untuk menarik perhatian audiens target semua orang
  • Memenuhi harapan estetika semua orang yang terlibat

Dan yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, pastikan untuk memeriksa 5 pertanyaan ini untuk ditanyakan saat membuat konsep acara.

Sekarang, saatnya untuk menyelami terlebih dahulu beberapa tren dan ide konsep acara terbaru/terhebat yang dapat Anda gunakan untuk membuat proyek Anda berikutnya sukses besar.

6 Cara Efektif untuk Memukau Hadirin Anda Dengan Konsep Acara Anda

Berikut adalah beberapa ide konsep acara yang sangat efektif yang akan menghibur, mengejutkan, dan menyenangkan peserta.

1. Tempat Speakeasy

Kita akan memasuki Roaring 20's – lagi! Apa cara yang lebih baik untuk merayakan selain dengan membawa kembali beberapa tema super menyenangkan dari periode waktu tersebut? Tren konsep acara ini bergantung pada audiens yang suka berpetualang – orang-orang yang benar-benar ingin mendaftar dan menerima alamat (dan kode sandi rahasia, tentu saja) hanya beberapa jam sebelum acara. Dari resepsi pernikahan hingga pesta liburan kantor, ide serbaguna ini menambahkan sedikit misteri dan intrik pada jenis acara apa pun.

2. Maraton Intelek

Pada dasarnya apa pun yang biasanya Anda lakukan di suatu acara dapat diubah menjadi maraton jika Anda melakukannya cukup lama! Setidaknya itulah moto di sebagian besar acara teknologi seperti hackathon dan editathon. Tapi sebenarnya konsep ini bisa diterapkan ke hampir semua tujuan acara lainnya.

Misalnya, katakanlah tujuan acara Anda adalah untuk menyatukan jaringan pelanggan yang berpikiran sama untuk membentuk komunitas penggemar seumur hidup. Untuk melakukan ini, Anda dapat membuat acara meet-and-greet, di mana setiap orang di konferensi harus memperkenalkan diri kepada orang lain. Dan kami berarti semua orang . Anda bahkan dapat menggabungkan aplikasi acara Anda untuk membantu memfasilitasi prosesnya.

3. Periode Batu Tulis Kosong

Ingat ketika kami menyebutkan membiarkan audiens Anda membuat beberapa keputusan acara Anda tahun ini? Tidak heran mengapa periode batu tulis kosong menjadi sangat populer juga. Periode slate kosong adalah seluruh blok agenda acara yang sengaja dibiarkan kosong. Peserta dapat mendaftar untuk menghadiri blok-blok ini dan, ketika mereka tiba di tempat yang ditentukan, mereka kemudian akan bekerja sama dalam kelompok untuk menemukan ide tentang bagaimana mereka ingin menghabiskan waktu mereka. Fasilitator dapat membantu mengarahkan bola atau membuat orang tetap pada topik, tetapi sebagian besar peserta Anda dapat menjadi sekreatif yang mereka inginkan.

Mirip dengan periode bebas untuk orang dewasa, mereka dapat berinteraksi satu sama lain secara langsung, menghabiskan waktu sesuka mereka, dan memperluas jaringan mereka dengan cara yang tidak diizinkan oleh sebagian besar acara.

Misalnya, Anda menyelenggarakan seminar satu hari tentang kepemimpinan dalam penjualan. Selama periode kosong, kelompok peserta dapat memilih untuk mengulangi apa yang telah mereka pelajari sejauh ini atau saling memberi saran tentang apa yang menjadi masalah terbesar mereka di area ini. Atau mereka dapat berpartisipasi dalam latihan membangun tim yang menyenangkan yang dibangun berdasarkan konsep yang disajikan dalam kuliah di sore hari sebelumnya.

4. Dengan Undangan Saja

Ingin membuat setiap peserta acara merasa seperti VIP? Kemudian gunakan konsep acara yang sedang tren ini untuk acara kumpul-kumpul Anda selanjutnya. Idenya sederhana: hanya mereka yang telah menerima tiket emas (atau email) yang boleh hadir. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat beberapa orang terpilih merasa istimewa, memaksimalkan tingkat kehadiran, dan memperkuat hubungan dengan mitra merek atau klien Anda yang paling signifikan.

5. Campurkan Bisnis Dengan Kesenangan

Ada banyak desas-desus seputar fungsi perusahaan nontradisional akhir-akhir ini, yang akan menjelaskan mengapa perusahaan seperti Wanderlust menggunakan konsep acara ini sebagai alasan untuk menyelenggarakan retret mindfulness dan konser langsung yang dihadiri banyak orang. Tren acara ini adalah tentang meninggalkan pekerjaan dan melibatkan peserta dalam kegiatan yang sudah mereka sukai di waktu luang mereka. Pengalaman bernilai tinggi seperti yang diprogram Wanderlust sangat efektif, karena beberapa alasan:

  • Beberapa profesional tidak memiliki waktu atau kemampuan untuk berlibur, menikmati kegiatan santai, atau berpartisipasi dalam hobi di luar kehidupan sehari-hari yang normal. Itulah mengapa konsep acara ini akan sangat menarik – mereka bisa bersenang-senang saat mereka secara teknis masih bekerja.
  • Acara yang berpusat pada waktu luang meningkatkan kesehatan holistik yang lebih baik, dapat meningkatkan kreativitas, dan menghadirkan lebih banyak peluang bagi peserta untuk membentuk hubungan yang langgeng.
  • Mereka lebih mudah dipasarkan – siapa yang tidak ingin melakukan perjalanan kayak atau mengunjungi taman hiburan?

6. Munculan Kejutan

Misteri dan intrik adalah salah satu tema besar dalam tren konsep acara 2019 sehingga masuk akal mengapa jenis pengalaman ini akan sangat diminati. Manfaat bonus untuk hosting pop-up kejutan adalah kenyataan bahwa itu dapat ditambahkan ke acara apa pun yang sudah Anda kerjakan, tidak peduli seberapa menit terakhir. Dan meskipun Anda tidak akan dapat memasarkan apa sebenarnya kejutan itu, Anda dapat memberi tahu peserta kapan dan di mana acara mini khusus itu akan diadakan.

Berikut adalah beberapa ide untuk pop-up kejutan yang dapat Anda sertakan dalam acara Anda berikutnya:

  • Temui selebriti industri. Peserta Coachella yang mampir ke BMW pop-up di acara tahun ini disuguhi dan meet and greet dengan DJ Khalid.
  • Perjalanan menyusuri jalan kenangan. Nostalgia untuk tahun 80-an dan 90-an semakin kuat (dibuktikan dengan film Pokemon terbaru dan musim Stranger Things). Pengalaman tak terduga yang membawa penonton kembali ke masa-masa ini dalam hidup mereka bisa menjadi alat yang sangat ampuh untuk menghasilkan ROI acara. Misalnya, premier film Where the Wild Things Are mendirikan toko kejutan dengan barang-barang koleksi dan ops foto yang membawa anak itu ke dalam setiap peserta mereka.

Secara keseluruhan, pengalaman pop-up yang mengejutkan mungkin merupakan faktor wow yang dibutuhkan konsep Anda untuk membuat acara menjadi istimewa.

Sekarang Anda Siap Membuat Konsep dan Desain Acara yang Mengesankan!

Pikirkan Anda sudah terbiasa membuat konsep dan desain acara sekarang? Jika demikian, Anda harus mempelajari KPI peristiwa utama mana yang perlu dipertimbangkan atau bagaimana mengintegrasikan data peristiwa dapat memecahkan misteri ROI peristiwa terbesar Anda.

Desain acara dibuat sederhana dengan diagram yang mudah

Mulai Gratis