Motivasi Senin: 24 Tren & Tips Perencanaan Acara Perusahaan untuk Mendorong ROI

Diterbitkan: 2021-08-08

Perencana berpengalaman mengetahui semua praktik terbaik untuk acara perusahaan, tetapi, setelah beberapa saat, tantangannya menjadi menonjol dari keramaian. Bagaimana Anda bisa membuat konferensi, aktivasi merek, atau acara perusahaan lainnya berbeda dalam lautan yang mirip? Dan, yang lebih penting, bagaimana Anda bisa mengejutkan dan menyenangkan peserta sambil tetap memaksimalkan ROI acara Anda?

Untuk menjawab pertanyaan ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat menggunakan beberapa tren industri terbaru dengan cara yang segar dan inovatif. Dan, berikan daftar periksa acara perusahaan yang menampilkan beberapa item penting yang cenderung tidak fokus.

10 Tren Perencanaan Acara Perusahaan yang Menarik

Inilah yang sedang tren di seluruh dunia dan bagaimana Anda dapat menggunakan ide-ide ini untuk meningkatkan acara perusahaan Anda.

asosiasi perencanaan acara

1. Promosikan pencegahan kelelahan untuk diri Anda dan tamu konvensi Anda.

Burnout menyebabkan lebih dari 60% ketidakhadiran terkait pekerjaan. Penyakit tak kasat mata ini tidak hanya berdampak pada penjualan tiket, tetapi juga sebagian besar tidak tertangani – hingga sekarang. Gunakan pemasaran promosi acara Anda untuk mendidik peserta masa depan tentang keseriusan masalah dan langkah-langkah yang dapat diambil untuk mempertahankan kebiasaan sehat sebelum, selama, dan setelah konvensi atau seminar.

Hidupkan acara perusahaan yang luar biasa

Mulai Gratis

2. Periksa kembali apakah tempat pameran dagang telah diuji kualitas udara dalam ruangannya baru-baru ini.

Udara yang kita hirup memainkan peran besar dalam kesehatan dan produktivitas kita, jadi pastikan Anda menambahkan langkah daftar periksa yang sering diabaikan ini ke inspeksi tempat Anda. Jika Anda memilih untuk tidak bertanya kepada mereka tentang pengujian terbaru, Anda dapat melakukan evaluasi sendiri.

  1. Berjalan melalui tempat tersebut dengan mata tertutup dan perhatikan apa yang dapat Anda cium.
  2. Cari tanda-tanda kebersihan umum (misalnya, jamur di kamar mandi merupakan indikator besar dari perawatan yang buruk).
  3. Tanyakan tentang seberapa sering area berkarpet dibersihkan secara mendalam.
  4. Dan terakhir, intip salah satu lemari penyimpanan – jika Anda melihat bahan kimia disimpan di dekat sistem ventilasi, Anda harus mempertimbangkan tempat alternatif.

3. Tambahkan pengenalan wajah atau foto ke proses check-in Anda.

Pastikan acara perusahaan Anda memiliki pengalaman yang dipersonalisasi. Aplikasi check-in dapat membantu Anda membuat kesan pertama yang baik segera setelah tamu memasuki pintu. Gunakan aplikasi untuk memberi tahu fotografer saat tamu penting tiba sehingga foto dapat diambil dengan cepat, atau memberi tahu katering untuk mencoba makanan pembuka.

4. Sediakan asisten robot untuk tamu ADA Anda.

Terlepas dari anggaran Anda, ada banyak cara untuk membuat acara Anda lebih menakjubkan bagi tamu ADA hanya dengan menyewa robot Anda sendiri untuk membantu tugas-tugas seperti panel moderasi bersama, menerjemahkan beberapa bahasa, dan memberikan bantuan teks ke ucapan, antara lain sesuatu.

5. Gunakan asisten suara untuk memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi untuk peserta di acara peluncuran produk.

Toko anggur NYC ini meminta Alexa mereka untuk memberikan rekomendasi wiski yang dipersonalisasi kepada tamu acara. Meskipun penjualan barang dagangan bukan bagian utama dari acara Anda berikutnya, ada banyak cara cerdas untuk menggunakan asisten suara untuk acara terkait bisnis.

6. Gabungkan satu sesi bebas telepon ke dalam agenda acara Anda.

Kita semua tahu bahwa waktu layar yang berlebihan merusak kesehatan fisik dan mental kita, jadi tetaplah terdepan dengan menambahkan setidaknya satu aktivitas di mana perangkat harus dimatikan dan disingkirkan.

7. Gunakan meja makan bersama untuk menangkal atomisasi di acara perusahaan.

Munculnya individu telah membuat sosialisasi, jaringan, dan kerja tim lebih menantang di acara perusahaan. Meskipun Anda tidak akan dapat mengalahkan fenomena budaya ini hanya dengan satu seminar, Anda dapat menggunakan makan sosial untuk membantu menghubungkan komunitas acara Anda. Dan pastikan Anda menggunakan alat pengaturan tempat duduk untuk membantu mengatur tata letak Anda.

8. Tinjau keragaman daftar peserta acara Anda di tengah-tengah penjualan tiket.

Acara dan kampanye pemasaran sekarang menyaksikan dampak konsumerisme pasca-demografis, di mana calon peserta lebih peduli dengan inklusivitas daripada mengelilingi diri mereka dengan rekan-rekan yang berpikiran sama. Jika Anda melihat bahwa penjualan tiket Anda sangat condong ke satu grup daripada yang lain, pastikan untuk menyesuaikan strategi pemasaran Anda dan tambahkan calon peserta yang akan mendapat manfaat dari pengalaman tersebut tetapi belum tertarik untuk membeli tiket.

9. Ganti ruang VIP konvensi Anda dengan perpustakaan.

Ikuti jejak merek besar seperti Lululemon dan tambahkan ruang kickback perpustakaan ke acara Anda. Ini mendorong komunitas, menambahkan sentuhan nyaman ke ruang konvensi yang steril, dan memberikan pengalaman yang benar-benar santai bagi peserta acara Anda.

10. Tambahkan stasiun kesehatan mental ke fasilitas pertolongan pertama acara Anda.

Saat pandangan masyarakat tentang kesehatan mental berubah, acara kita juga harus demikian. Koordinasikan dengan tempat Anda untuk melihat apakah mereka memiliki psikolog berlisensi yang tersedia untuk memberikan layanan di acara perusahaan Anda berikutnya.

Sekarang kami telah menyoroti beberapa tren yang dapat Anda tambahkan ke daftar periksa acara Anda, mari kita bicara tentang cara untuk memaksimalkan ROI Anda saat kami melakukannya.

Perencanaan acara perusahaan yang lebih baik, tanpa stres

Belajarlah lagi

9 Tips Daftar Acara Perusahaan yang Akan Memaksimalkan ROI Anda

Maksimalkan acara Anda dengan ide-ide kreatif ini.

Tren perencanaan acara perusahaan

1. Buat daftar media yang diundang untuk tamu pameran dagang.

Stan dan vendor akan sangat menghargai kesempatan untuk mempersiapkannya. Dan peserta reguler Anda mungkin juga ingin menjalin hubungan dengan perwakilan outlet untuk upaya pemasaran mereka di masa depan.

2. Promosikan panduan asli Anda sendiri untuk desain stan pameran dagang untuk pemula.

Jadikan konten bernilai tinggi ini terjaga keamanannya dan kumpulkan alamat email tambahan yang dapat Anda gunakan untuk pemasaran acara.

3. Jadikan berbagi data bermanfaat bagi merek yang menyelenggarakan stan di acara Anda.

Prospeknya bagus, tetapi wawasan tentang perilaku pemegang tiket dan aktivitas yang terjual habis akan membantu peserta membuat stan yang lebih baik lagi tahun depan. Pastikan berbagi data acara Anda sesuai dengan GDPR.

4. Gabungkan bilik foto ke dalam strategi saluran masuk Anda.

Cukup minta peserta Anda untuk mengisi survei singkat yang akan mengkategorikan mereka sebagai prospek saat mereka mengantre.

5. Memberikan pengalaman acara yang dikuratori dan dipersonalisasi untuk VIP.

Mengkurasi pengalaman acara yang hebat adalah tentang memahami apa harapan audiens Anda kemudian menemukan cara untuk memberikan sesuatu yang bernilai lebih tinggi, lebih nyaman, atau sangat berkesan.

6. Secara strategis menyelenggarakan pesta bersama dengan merek gratis.

Apakah acara Anda satu hari atau satu minggu, pastikan Anda menawarkan kegiatan pasca acara bagi mereka yang memiliki penerbangan berikutnya, ingin merayakan dengan tim mereka, dan mungkin tertarik pada satu hore terakhir.

7. Tambahkan alat pemantauan media sosial ke strategi promosi acara Anda.

Setelah Anda mengetahui di mana kata kunci dan frasa acara paling sering muncul secara online, Anda dapat menghilangkan item pemasaran daftar periksa acara yang tidak terkait dan memfokuskan waktu dan sumber daya Anda di tempat yang kemungkinan besar akan ditemukan oleh audiens Anda.

8. Sertakan area demonstrasi produk langsung.

Jika Anda atau presenter acara Anda menawarkan produk fisik, beri mereka ruang khusus untuk menyelenggarakan demonstrasi pendidikan dan berikan akses eksklusif kepada penonton acara untuk mencoba sebelum mereka membeli.

9. Tambahkan opsi digital untuk peserta virtual.

Streaming langsung, catatan kuliah yang dapat diunduh, dan grup obrolan khusus membantu menghadirkan pengalaman bagi peserta di luar lokasi.

Dan akhirnya, berikut adalah beberapa item yang mungkin secara tidak sengaja Anda tinggalkan dari daftar periksa Anda saat ini!

Panduan: Cara Membuat Daftar Periksa Perencanaan Acara

5 Item Daftar Periksa Perencanaan Acara Perusahaan yang Paling Sering Diabaikan

Anda telah membuat daftar, sekarang periksa dua kali dengan pengingat ramah ini.

1. Komunikasikan alergi tamu dan pembatasan diet.

Alat seperti Tabel Sosial membantu Anda, preferensi tamu Anda, server Anda, dan katering Anda selalu up to date tentang pembatasan terkait makanan atau minuman dalam satu platform terpusat yang mudah digunakan.

2. Buat daftar cadangan darurat untuk vendor dan staf.

Pembatalan menit terakhir, barang hilang, dan pembantu yang tidak ada tidak menjadi masalah selama Anda memiliki 2-3 kontak cadangan untuk setiap skenario yang memungkinkan. Pastikan untuk memeriksa ulang kebijakan kontrak menit terakhir setiap vendor dan beri tahu mereka bahwa mereka telah membuat daftar cadangan Anda untuk berjaga-jaga. Anda bahkan dapat mencetak atau menyimpan PDF dari semua dokumen yang Anda perlukan untuk bekerja jika perlu.

3. Periksa tiga kali petunjuk aplikasi navigasi umum.

Pastikan Waze, Apple Maps, dan Google Maps secara organik menawarkan rute terbaik dan ternyaman dari hotel yang Anda tentukan ke lokasi acara utama. Ini sangat penting untuk daerah pedesaan di mana jalan belakang atau jalan pintas yang digunakan penduduk setempat tidak digunakan dalam opsi rute yang disarankan. Jika tidak cocok, pastikan Anda mengomunikasikan saran Anda dan menyiapkan papan nama yang sesuai.

4. Tetapkan parkir vendor.

Van katering, kru pembersih, dan pengaturan stan semuanya membutuhkan ruang untuk membongkar tetapi ketika mereka selesai membongkar, ke mana mereka harus pergi? Gunakan tanda dan peta yang jelas untuk mengarahkan lalu lintas vendor dan menjaga tempat parkir premium tersedia untuk VIP dan pembicara.

5. Lakukan walkthrough tempat final seolah-olah Anda adalah seorang peserta.

Hal-hal seperti signage, suhu, dan kebersihan akan menjadi lebih jelas ketika melihat ruang dari sudut pandang mereka.

Sekarang Anda sepenuhnya siap untuk membawa perencanaan acara perusahaan Anda ke tingkat berikutnya!

Selanjutnya, lihat lebih banyak lagi kiat perencanaan acara perusahaan, lihat tema acara perusahaan, dan temukan lebih banyak cara untuk melampaui KPI acara Anda. Atau periksa perangkat lunak perencanaan acara perusahaan yang akan menghemat waktu Anda.

Coba perangkat lunak acara perusahaan yang paling kolaboratif

Mulai sekarang