Buat ketertiban dalam tugas pekerjaan sehari-hari Anda dengan 10 tips mudah ini

Diterbitkan: 2021-11-04

Mengatur jadwal kerja harian kami lebih dari sekadar membuat slot waktu yang lebih ketat dan secara militan berpegang teguh pada mereka. Ada banyak faktor (termasuk gangguan) yang dapat membuat kita terlempar tidak peduli seberapa disiplin kita berusaha. Sudah saatnya kita berhenti mencoba menggunakan satu formula yang telah kita lihat berulang kali, dan melihatnya sebagai hal yang subjektif. Untuk benar-benar belajar bagaimana mengatur tugas sehari-hari, kita perlu menemukan pendekatan yang dibuat khusus untuk kita.

Kami telah melakukan yang terbaik untuk meneliti sepuluh tip yang akan memandu Anda menemukan metode yang paling cocok untuk Anda. Itu berarti belajar bagaimana memprioritaskan, bagaimana menangani kegagalan, dan bagaimana menghargai waktu Anda.

Sampul proyek dan pesanan tugas 1

Daftar Isi:

  1. Buat pesanan yang sesuai dengan ANDA
  2. Jadilah realistis dan tetapkan tujuan yang realistis
  3. Terima kegagalan sebagai bagian dari proses belajar
  4. Sesuaikan jadwal Anda di sekitar waktu yang Anda miliki
  5. Pelajari prioritas
  6. Prediksi gangguan
  7. Kosongkan kepalamu
  8. Ukur hanya yang penting
  9. Lacak kemajuan
  10. Perkenalkan perubahan secara bertahap

Tip #1: Buat pesanan yang sesuai dengan ANDA

Yang pertama dan terpenting adalah mengenal diri sendiri.

Tidak ada gunanya mengikuti instruksi secara membabi buta, atau menggunakan templat dan rencana yang dibuat sebelumnya oleh pelatih produktivitas dan mengharapkan hasil yang luar biasa. Hanya karena mereka bekerja untuk mereka tidak berarti itu akan berhasil untuk Anda.

Jika Anda adalah tipe orang yang berjuang dengan tugas-tugas kompleks di pagi hari, tetapi Anda dapat menyelesaikannya dengan mudah di sore hari, jangan memaksakan diri Anda untuk melakukan rutinitas "awal". Sebaliknya, rencanakan tugas harian Anda di sekitar jam biologis Anda.

Dr. Stefan Volk dari University of Sydney Business School adalah salah satu dari banyak peneliti yang mengeksplorasi hubungan rumit antara produktivitas kantor dan jam biologis. Dia mengklaim bahwa ritme tubuh kita memang memiliki beberapa pasang surut sepanjang hari, tetapi hanya satu periode produktivitas puncak. Jika Anda bekerja di luar chronotype Anda, tidak ada jadwal di dunia yang akan membuat Anda lebih produktif. Sebagai contoh:

  • Tipe pagi dapat terjebak dalam melakukan tugas-tugas kasar pada saat paling waspada – email, panggilan, rapat, ulasan, dll. Pada saat tugas-tugas penting masuk, mereka sudah melewati masa puncaknya.
  • Tipe malam memaksa diri mereka untuk melakukan tugas-tugas besar dan intensif secepat mungkin karena itu adalah kesalahpahaman lama bahwa pagi hari adalah untuk pekerjaan berat. Mereka akhirnya lelah dan tidak fokus, dan tentu saja – menyalahkan diri mereka sendiri karena pekerjaan dilakukan dengan ceroboh.

Dan mungkin advokat kronotipe paling terkenal, Dr. Michael Breus, menyarankan untuk mengenal tipe Anda terlebih dahulu, untuk memanfaatkan hari kerja Anda sepenuhnya.

Kiat #2: Bersikaplah realistis dan tetapkan tujuan yang realistis

Kita semua telah membuat kesalahan yang sama dengan melebih-lebihkan dedikasi kita.

Berapa kali Anda mendengar seseorang mengatakan mereka berhenti gula, hanya untuk melihat mereka membeli permen hanya tiga hari kemudian? Dan ketika ditanya tentang hal itu, orang tersebut menjadi defensif, merasa kalah, dan mengaku telah menyerah atau bahwa mereka akan memulai lagi minggu depan. Dan begitu siklusnya berulang.

Setiap pelatih produktivitas yang sepadan dengan garam mereka akan memberi tahu Anda bahwa tujuan spesifik dan tugas yang mudah dicerna adalah jalan yang harus ditempuh. Sebagai contoh:

Dari pada:

Tulis draf 5 halaman besok ;

Coba gunakan:

08:00 – 10:00 Penelitian topik

11.00 – 13.00 Tulis dua halaman pertama

13:15 – 15:00 Tulis dua halaman kedua

15:30 – 16:30 Tulis halaman terakhir.

Perbedaannya jelas. Contoh pertama menunjukkan bagaimana kebanyakan dari kita menuliskan tugas dalam jadwal kerja kita: kita tahu apa yang harus kita lakukan, dan kapan. Kami meninggalkan detail untuk disortir sendiri, yang pada akhirnya membuat jadwal menjadi berantakan dan tidak teratur.

Tetapi, jika kami membagi tugas yang lebih besar berdasarkan komponennya, kami segera memperkenalkan pesanan. Tindakan itu sendiri membuat kita menghitung berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap langkah, yang merupakan informasi yang sangat berharga.

Sepanjang perhitungan itu, Anda dapat menyadari, misalnya, bahwa Anda tidak akan punya waktu untuk tugas yang telah Anda rencanakan. Jadi segera, Anda dapat mendelegasikannya atau pindah ke besok. Tetapi, jika Anda menggunakan metode pertama, Anda mungkin akan menyadari bahwa tidak ada waktu untuk tugas itu hanya ketika sudah terlambat untuk mendelegasikan atau menundanya.

Beberapa contoh lain:

realistis-tidak realistis-rencana

Tip #3: Terima kegagalan sebagai bagian dari proses pembelajaran

Tetap di jalur yang sama seperti dengan saran sebelumnya – jaga harapan Anda tetap rendah.

Berharap untuk perubahan drastis sesegera mungkin berarti gagal sejak awal. Sebagai gantinya, ingatlah hal berikut:

  • Minggu pertama Anda akan bertengkar dengan jadwal, membuat perubahan yang diperlukan;
  • Akhir minggu pertama akan menganalisis kemajuan Anda (baik keberhasilan maupun kegagalan), dan mengubah jadwal untuk minggu depan;
  • Minggu kedua akan melihat Anda bekerja di bawah jadwal yang direvisi;
  • Akhir minggu kedua akan kembali menganalisis kemajuan, dll.
  • Minggu ketiga akan melihat lebih banyak peningkatan, dan perubahan inti akan semakin solid.

Dan itu akan berlangsung dari minggu ke minggu. Setiap kali Anda akan melihat tempat baru untuk perbaikan. Masalah baru akan muncul, situasi tak terduga yang memengaruhi jadwal Anda (masalah pribadi, tugas orang lain, hari istirahat, tenggat waktu yang terlewat, dll).

Jadi mulailah bersikap lebih lunak terhadap diri sendiri dan jadwal Anda. Normalisasi kegagalan. Jika tidak, Anda akan menafsirkan setiap kesalahan sebagai tanda bahwa Anda tidak membuat kemajuan, padahal justru sebaliknya.

Tip #4: Sesuaikan jadwal Anda dengan waktu yang Anda miliki

Berlawanan dengan kepercayaan populer, Anda tidak harus mencari cara untuk membuat "lebih banyak waktu dalam sehari".

Kita semua punya waktu 24 jam, tidak lebih, tidak kurang. Kelelahan adalah akibat langsung dari orang-orang yang bekerja keras, berpikir bahwa jadwal yang ketat dan disiplin serta otomatisasi tugas-tugas kecil yang tak ada habisnya entah bagaimana akan memberi mereka lebih banyak waktu.

Yang ingin Anda lakukan adalah belajar bagaimana memprioritaskan. Karena meskipun kita semua memiliki jam yang sama dalam sehari untuk sejumlah tugas tertentu, tidak semuanya diciptakan sama.

Beberapa akan lebih penting daripada yang lain, sementara beberapa dapat dihilangkan sepenuhnya.

Dan untuk mengadopsi mentalitas ini dengan benar, Anda harus mencoba saran kami berikutnya.

Tip #5: Pelajari prioritas

Salah satu metode penentuan prioritas yang paling sukses adalah Matriks Eisenhower.

Ini adalah kerangka kerja yang digunakan untuk menentukan tugas mana yang paling penting untuk mencapai tujuan Anda, dan mana yang memperlambat kemajuan Anda.

Dengan Matriks Eisenhower, Anda mengurutkan tugas berdasarkan empat kriteria:

  • Mendesak dan penting – lakukan segera (panggilan darurat, kebakaran, cedera, dll.)
  • Mendesak tapi tidak penting – mendelegasikan kepada seseorang (mengatur rapat, membayar tagihan, tugas, dll.)
  • Penting tapi tidak mendesak – lakukan nanti (tujuan jangka panjang)
  • Tidak penting dan tidak mendesak – hilangkan (kegiatan yang membuang-buang waktu)

Prioritas tugas mengikuti skema sederhana ini:

eisenhower-tugas
Grafik ini dan lainnya dapat ditemukan di panduan langkah demi langkah kami yang terperinci tentang cara menggunakan Matriks Eisenhower untuk mengatur tugas harian Anda.

Setelah Anda mengetahui apa prioritas Anda, akan lebih mudah untuk membuat jadwal yang teratur. Dikombinasikan dengan mengetahui tingkat energi Anda sepanjang hari, Anda akan dapat menetapkan tugas prioritas terbesar pada saat Anda paling produktif.

Tip #6: Prediksi gangguan

Kami sering mendiskusikan berbagai cara untuk mengatasi gangguan. Tapi kali ini, kami ingin menunjukkan pentingnya mengetahui dan memprediksi gangguan sebelum terjadi.

Ada banyak kejadian sehari-hari yang Anda tahu akan menyita waktu Anda. Cara terbaik untuk menghilangkannya agar tidak mempengaruhi jadwal kerja Anda adalah dengan mempersiapkannya lebih awal.

Beberapa contoh:

  • Mereka yang bekerja di rumah dapat mengalami masalah di mana, misalnya, ada sesuatu yang perlu diperbaiki (listrik pipa ledeng), tetapi jadwal yang padat menyisakan sedikit atau tidak ada waktu untuk bersama tukang reparasi. Anda dapat bersiap untuk gangguan tersebut dengan meminta mereka untuk datang pada saat Anda memiliki tugas yang kurang penting atau ada teman atau anggota keluarga yang melihatnya, bukan Anda.
  • Beberapa orang diminta untuk meluangkan waktu dari hari kerja mereka untuk mengawasi peserta pelatihan. Salah satu cara untuk mempersiapkan gangguan ini adalah dengan memberi peserta pelatihan dua slot waktu dalam sehari untuk pertanyaan. Pada siang hari, mereka mengumpulkan pertanyaan saat bekerja, dan ketika saatnya tiba untuk bertemu, mereka dapat bertanya tentang masalah apa pun. Dengan cara ini, Anda tidak akan ditarik oleh lengan baju selama jam kerja puncak, dan peserta pelatihan diberi waktu untuk menemukan solusi sendiri.
  • Jika Anda mengadakan rapat pada hari yang sangat sibuk, dan tidak dapat mendelegasikannya, Anda dapat mempersingkatnya dengan melakukan FAQ di bagian akhir. Mengantisipasi pertanyaan paling umum dan menjawabnya segera. Kemudian, Anda dapat menjadwalkan rapat lain yang lebih pendek pada hari berikutnya untuk masalah yang belum terselesaikan.

Semuanya bermuara pada mengetahui jadwal kerja Anda untuk setiap hari berikutnya. Setiap tugas memiliki potensi gangguan yang menyertainya, jadi mempersiapkan terlebih dahulu bisa lebih bermanfaat daripada mencegahnya di tempat.

Tip #7: Kosongkan kepalamu

Sementara pada topik gangguan, kita harus mendiskusikan seberapa besar otak kita menyukainya, meskipun mereka menyebabkan ketidakbahagiaan yang parah, seperti yang diteliti oleh Killingsworth dan Gilbert. Makalah yang sama membahas bagaimana sejumlah besar dari mereka yang disurvei mengkonfirmasi spekulasi bahwa pengembaraan pikiran dan gangguan pada akhirnya menghasilkan kesedihan, kegugupan, dan perasaan tidak mampu.

Selain mematikan semua notifikasi Anda, satu hal yang berguna untuk dilakukan adalah menyimpan pena dan kertas di sisi Anda setiap saat. Jika pikiran Anda mulai mengembara ke arah perencanaan makan siang besok, atau ke pertemuan kopi dengan seorang teman, ambillah pena itu dan segera tuliskan. Tuliskan ide untuk makan siang, atau kemungkinan topik obrolan untuk pertemuan kafe.

Karena selama pikiran-pikiran itu tetap ada di kepala Anda, mereka akan terus mengambang di sana, kembali sesekali untuk menarik Anda keluar dari pekerjaan.

Hal yang sama berlaku untuk mengingat sesuatu yang perlu Anda beli di toko, email yang harus Anda kirim, orang yang harus Anda hubungi, atau artikel untuk dibaca… Jangan langsung melakukan hal kecil itu – tuliskan, dan simpan untuk nanti.

Jika tidak, otak Anda akan terbiasa dengan Anda melayani setiap alarm kecil yang dipicunya. Sebelum Anda menyadarinya, Anda telah menghabiskan satu jam untuk tugas-tugas kasar yang tidak berguna bagi Anda hari itu.

Tip #8: Ukur hanya yang penting

Mungkin Anda pernah mendengar pepatah: "Apa yang diukur akan dikelola".

Tapi tahukah Anda bahwa itu terbukti salah? Dan bahkan dikaitkan dengan orang yang salah?

Kami senang menggunakan pelacak waktu untuk mengatur kalender kerja kami. Mereka memberi kami informasi terperinci tentang ke mana waktu kami pergi, bagaimana hari kami telah berlalu, dan area mana yang perlu ditingkatkan. Mereka membantu klien penagihan dengan benar dan bahkan membuat laporan untuk melacak kemajuan saat kami menjadi lebih terorganisir.

Namun, dalam perjalanan membuat daftar tugas harian yang lebih baik, seseorang dapat tergoda untuk mencatat setiap hal kecil yang terjadi. Setiap 5 menit istirahat, setiap panggilan telepon, pembersihan kotak masuk, rehat kopi, dll. Dalam kasus ini, mengukur setiap istirahat tidak akan membuat Anda lebih baik dalam berorganisasi.

Hal terpenting yang harus Anda lacak adalah tugas yang penting. Mereka yang mempengaruhi rencana jangka panjang Anda.

Sekarang kita harus melacak istirahat ketika kita melihat bahwa membuang-buang waktu menjadi masalah dalam jadwal kerja kita. Tetapi untuk semua maksud dan tujuan lain, mengetahui berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk panggilan telepon dengan tukang ledeng hampir tidak akan meningkatkan alur kerja harian Anda.

Perhatikan aktivitas mana yang benar-benar membutuhkan pelacakan karena tidak semua waktu Anda memiliki bobot yang sama.

Tip #9: Lacak kemajuan

Agar perubahan permanen terjadi (dan bertahan), Anda perlu merasa termotivasi untuk terus maju. Dan motivator terbaik tidak diragukan lagi adalah melihat seberapa jauh Anda telah melangkah. Itu ada dalam darah kami, kami tidak dapat menahannya – itulah mengapa kami menyukai foto-foto sebelum dan sesudah kebugaran dan gaya hidup.

Kemajuan membuat kita terus mendorong karena kita bisa melihat ada perubahan ke arah yang lebih baik. Usahanya tidak terasa sia-sia.

Hal yang sama berlaku untuk produktivitas kita. Di komunitas seniman digital, ada tren singkat di mana seseorang akan mengisi ukuran yang digambar di atas kertas setiap kali mereka menggambar hal tertentu yang ingin mereka perbaiki. Dan pada akhir minggu, dua minggu, atau bulan, mereka akan mengisi lembar kemajuan.

Banyak pengembang memiliki, dengan cara yang hampir sama, pelacakan kemajuan gamified. Ada banyak aplikasi yang membantu Anda menindaklanjuti kebiasaan sehari-hari Anda, dan memberikan laporan setelah jangka waktu tertentu.

Berinvestasi dalam aplikasi pelacakan kemajuan (atau hanya mencatat setiap hari Anda telah berhasil melacak jadwal Anda) akan memiliki efek positif pada motivasi Anda.

Di sini, di Clockify, kami telah menyusun daftar 29 praktik pelacakan waktu terbaik yang merinci apa yang dapat atau harus Anda lacak untuk mengukur kemajuan secara akurat.

Tip #10: Perkenalkan perubahan secara bertahap

Perubahan apa pun yang Anda putuskan untuk diadopsi, pastikan Anda melakukannya secara bertahap, dan regangkan selama periode waktu tertentu. Ingat diskusi tentang menetapkan tujuan dan harapan yang realistis untuk diri sendiri, dan betapa mudahnya merasa kewalahan.

Mulailah dengan satu kebiasaan yang ingin Anda coba. Misalnya, hanya selama minggu pertama Anda dapat memasukkan salah satu dari berikut ini:

  • alihkan semua tugas Anda yang paling menuntut sebelum jam 10 pagi dan jam 2 siang, sebelum makan siang;
  • kurangi daftar tugas Anda menjadi 5-10 tugas setiap hari;
  • urutkan prioritas Anda dan sesuaikan jadwal dengannya, dll.

Salah satu dari ini akan menjadi awal yang baik untuk pergeseran produktivitas Anda. Namun, melakukan ketiganya secara bersamaan adalah kelebihan beban. Karena jika Anda fokus pada satu perubahan, lebih mudah untuk melacak dan mengukur apakah itu benar-benar membuat perubahan positif atau tidak. Plus, lebih mudah untuk tetap termotivasi ketika ada lebih sedikit hal yang perlu diperhatikan.

takeaway

Menjadi lebih baik dalam mengatur tugas kerja bisa datang dengan cukup cepat, tetapi menguasai keterampilan membutuhkan waktu. Yang penting untuk diingat adalah menemukan kerangka kerja atau metode yang cocok untuk Anda secara khusus. Dan jika itu berarti Anda harus melalui percobaan dan kesalahan selama berminggu-minggu, maka itu adalah hal yang baik, karena memungkinkan untuk membuang pendekatan yang tidak berhasil dengan cepat. Alih-alih dengan keras kepala menempel pada mereka, berpikir masalahnya adalah Anda , Anda dapat mencoba yang lain, sampai Anda menemukan yang sempurna.

Jadi, saran terbaik adalah memberikan tips ini kesempatan, dan menggunakannya sebagai panduan untuk menemukan satu metode yang tepat, dan membuat kehidupan kerja Anda jauh lebih mudah.