Kamis Teknologi: 22 Cara Kreatif Menggunakan Diagram Acara

Diterbitkan: 2021-08-08

Apakah Anda menggunakan alat canggih seperti perangkat lunak diagram acara untuk membuat acara Anda menjadi yang terbaik? Jika tidak, Anda harus membiarkan alat luar biasa ini melakukan pengukuran, penyesuaian, dan sintesis tata letak acara berikutnya untuk Anda.

Perangkat lunak diagram acara juga dapat menghidupkan acara Anda, memaksimalkan ruang tempat, dan membantu Anda mengesankan pemangku kepentingan acara (antara lain). Lihatlah cara-cara kreatif ini untuk menggunakan perangkat lunak diagram acara serta kiat-kiat yang akan membantu Anda memanfaatkan sepenuhnya semua kemampuannya.

Temukan Ide & Tip Perangkat Lunak Diagram Acara untuk Hasil yang Lebih Baik

1. Fokus pada penciptaan suasana melalui tata letak yang strategis.

Tata letak acara dapat mengatur kesan keseluruhan acara pada peserta dan keterlibatannya. Tempatkan tamu, makanan, dan hiburan secara strategis berdekatan satu sama lain untuk menciptakan suasana yang Anda inginkan. Untuk urusan yang lebih kecil dan lebih intim, pilih untuk memusatkan makanan dan tamu, meninggalkan hiburan di satu dinding yang ditentukan. Untuk acara yang lebih besar dan lebih hidup, coba ciptakan ruang untuk berbaur dengan mendorong meja saji sedikit lebih jauh dari tengah dan bermain-main dengan ruang yang tersisa sebagai area untuk berbagai penghibur atau pembicara.

2. Tempatkan truk makanan di festival luar ruangan Anda.

Memesan truk makanan untuk suatu acara menambah perasaan gembira dan rasa ingin tahu. Perangkat lunak diagram peristiwa dapat membantu Anda menentukan cara paling efisien untuk mengatur pengaturan besar mereka dan memperhitungkan garis yang mungkin terbentuk di jendela mereka. Ini juga dapat membantu Anda merencanakan ruang untuk tenda, tempat duduk, dan toilet juga.

3. Gunakan diagram untuk berkoordinasi dengan acara pop-up bermerek.

Acara pop-up bermerek menawarkan waktu terbatas untuk membuat dampak besar! Kurangi waktu yang Anda habiskan untuk menyiapkan dan tingkatkan durasi acara Anda dengan menyelesaikan tata letak acara sebelum dimulai. Alat perangkat lunak ini bahkan dapat menjelaskan objek khusus, menghilangkan dugaan pengukuran apa pun.

Diagram acara sangat mudah sehingga pada dasarnya melakukannya untuk Anda

Mulai Gratis

4. Skalakan proses pembuatan diagram acara Anda dengan template profesional.

Template akan menghemat waktu Anda dengan menghapus kebutuhan untuk membuat setiap denah lantai dari awal.

Gandakan ide terbaik Anda untuk acara lain di tempat yang sama (atau serupa) untuk mempercepat proses perencanaan Anda dengan tata letak yang telah dicoba dan benar. Alat templat dalam perangkat lunak diagram acara juga akan memberi Anda kemampuan untuk menyerahkan aspek-aspek tertentu dari proses kepada staf Anda karena blok bangunan sudah ada.

5. Gunakan diagram acara untuk memberi ruang bagi para pemain, istana goyang, dan meja kue dan hadiah di pesta ulang tahun.

Diagram acara akan membantu Anda menentukan penempatan yang sempurna untuk area perencanaan pesta yang sangat berbeda ini. Perangkat lunak ini juga dapat membantu Anda merencanakan kebutuhan tambahan mereka seperti tempat duduk, pintu keluar kebakaran, panggung sementara, dan kabel listrik.

6. Draf dua diagram peristiwa yang berbeda; satu untuk audiens Anda dan satu untuk fotografer Anda.

Audiens Anda dan fotografer Anda memiliki tujuan yang sangat berbeda ketika menghadiri acara Anda. Masuk akal untuk membuat dua diagram yang berbeda dengan mempertimbangkan kebutuhan mereka. Fokus pada faktor-faktor seperti arus lalu lintas pejalan kaki untuk penonton (bahkan di ruang terkecil sekalipun) dan area pencahayaan terbaik untuk fotografer secara bersamaan.

7. Cetak diagram acara Anda dan bagikan dengan kru pengaturan Anda.

Kru pengaturan acara Anda bergantung pada arahan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sukses dan cepat. Beri mereka semua gambaran tentang rencana pengaturan acara sehingga mereka dapat merujuknya jika perlu. Mampu melihat rencana dapat mengurangi jumlah pertanyaan yang mereka miliki untuk Anda yang membebaskan lebih banyak waktu Anda untuk detail menit terakhir penting lainnya.

8. Gunakan diagram acara untuk memenangkan sponsor perusahaan.

Menunjukkan kepada sponsor potensial diagram acara Anda akan membantu mereka memvisualisasikan rencana tersebut. Dengan referensi rencana acara yang lebih konkrit, sponsor akan dapat melihat seberapa berharganya suatu investasi. Misalnya, diagram dapat menunjukkan titik sentuh peserta acara yang berbeda yang tersedia bagi mereka untuk tujuan pemasaran serta saran peningkatan untuk bagian pemasaran langsung yang besar yang mungkin juga ingin mereka investasikan.

9. Buat diagram acara Anda dapat diunduh untuk vendor sehingga mereka dapat merencanakan hal-hal seperti pemuatan, tampilan prasmanan, dan dekorasi.

Vendor Anda memiliki banyak hal untuk direncanakan dalam hal bahan dan staf mereka. Mendapatkan pemahaman yang sama dengan perangkat lunak diagram peristiwa membantu menjawab pertanyaan dasar mereka, merampingkan upaya mereka, dan menjauhkan diri dari satu sama lain ketika saatnya untuk menyiapkan.

10. Berkomunikasi lebih baik dengan klien menggunakan representasi 3D yang menciptakan ekspektasi yang lebih akurat.

Representasi 3D akan menghidupkan tata letak acara. Ini dapat membantu Anda menunjukkan kepada klien dengan tepat bagaimana faktor-faktor seperti meja, kursi, dan hiburan akan cocok dengan tempat tersebut. Ketika semuanya sudah diatur, tidak akan ada kejutan bagi siapa pun yang terlibat yang juga berarti tidak perlu ada penyesuaian menit terakhir.

11. Gunakan diagram acara untuk memaksimalkan ukuran stan pameran dagang.

Tujuan pameran dagang adalah untuk menangkap sebanyak mungkin prospek secepat mungkin dengan memikat mereka dengan semua item yang dapat Anda kelola agar sesuai secara strategis di ruang kecil. Membuat diagram tata letak stan dapat membantu Anda mengoptimalkan ruang yang Anda miliki dan memprioritaskan apa yang disiapkan atau disiapkan untuk peserta.

Coba diagram acara paling populer di dunia

Mulai Gratis

12. Tekankan keselamatan dengan desain yang sesuai dengan kode kebakaran yang memperhatikan kapasitas, pintu keluar, dan tangga.

Merancang acara yang aman harus menjadi prioritas utama Anda. Perangkat lunak diagram peristiwa dapat membantu Anda membayangkan di mana rute-rute ini berada dan merencanakan evakuasi darurat. Ini juga bagus untuk menemukan jalur pejalan kaki yang lebih langsung dan nyaman untuk orang tua atau penyandang cacat di daftar tamu Anda.

13. Gunakan diagram acara untuk mengatur area foto dan piala upacara penghargaan.

Tergantung pada furnitur dan konfigurasi ruang, mungkin sulit untuk membayangkan bagaimana semua benda bisa masuk ke dalam sebuah tempat tanpa membuatnya tampak ramai. Untungnya, perangkat lunak diagram acara memungkinkan Anda membuat objek khusus, sehingga Anda dapat memproyeksikan dengan tepat bagaimana piala, penghargaan, dan area foto ini akan cocok bersama. Pengukuran yang tepat membantu memastikan Anda masih memiliki cukup ruang untuk pemotretan di depan layar tanpa mengganggu arus lalu lintas.

14. Simpan semua catatan Anda dan komunikasi yang relevan untuk setiap diagram di satu tempat di mana semua orang dapat mengaksesnya.

Sistem organisasi berbasis cloud seperti yang ditawarkan oleh program perangkat lunak diagram peristiwa berkualitas tinggi bersifat kolaboratif. Mereka membantu memastikan semua pemangku kepentingan acara dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan kapan pun mereka membutuhkannya. Plus, ini adalah proses yang mulus sehingga klien dan sponsor acara Anda pasti akan terkesan dengan betapa mudahnya bekerja dengan Anda.

15. Gunakan diagram acara untuk meningkatkan tata letak kantor Anda.

Perangkat lunak diagram acara dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas, aliran, dan desain keseluruhan kantor Anda. Dan ketika Anda dapat membuat keputusan bahkan sebelum memesan barang-barang Anda, Anda juga akan menghilangkan sakit kepala yang tidak perlu dari memindahkan furnitur berkali-kali sampai Anda puas.

16. Jadikan diagram acara Anda berfungsi ganda sebagai daftar periksa pengaturan ruangan untuk pemimpin tim.

Jika Anda belum menerapkan daftar periksa ke dalam proses perencanaan Anda, Anda harus mulai! Diagram acara dapat berfungsi ganda untuk menampilkan tata letak acara kepada pemangku kepentingan serta memberikan visual tentang segala sesuatu yang diperlukan untuk mewujudkannya.

17. Gunakan perangkat lunak diagram peristiwa untuk menjamin akurasi dalam ruang ukuran apa pun.

Menggunakan perangkat lunak diagram acara membantu menghilangkan tugas-tugas seperti berulang kali mengukur ruang atau furnitur. Diagram 3D adalah fitur perangkat lunak diagram peristiwa yang sangat unik yang akan memberikan gambar nyata dari ruang Anda dan semua yang ada di dalamnya, sehingga Anda dapat menyesuaikan potongan tanpa harus melakukan perhitungan ekstra.

18. Gunakan diagram acara untuk menemukan posisi meja prasmanan terbaik.

Ada banyak pilihan tata letak meja prasmanan yang dapat Anda pilih untuk acara Anda. Jangan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memindahkan meja, menatap kreasi Anda, dan membuat penyesuaian – biarkan program melakukan pekerjaan berat dengan jalur jalan kaki, peralatan makan, dan replika kursi yang dapat Anda pindahkan.

19. Beri merek diagram acara Anda dengan warna, font, dan penempatan logo yang tepat.

Perlakukan diagram peristiwa sebagai perpanjangan merek Anda. Kru penyiapan, vendor, dan sponsor potensial akan melihatnya, jadi ambil kesempatan untuk memamerkan bisnis Anda dan buat kesan abadi. Klien potensial juga akan menghargai perasaan bahwa acara mereka adalah satu-satunya, jadi beri mereka perlakuan istimewa dengan menunjukkan individualitas mereka dalam tata letak acara Anda.

20. Gunakan diagram acara untuk menjual tempat pasar liburan.

Di pasar liburan dan pameran kerajinan lainnya, keberhasilan vendor akan tergantung pada lokasi stan mereka. Tunjukkan kepada pihak yang berkepentingan dengan tepat di mana mereka akan ditempatkan sehingga Anda dapat menjualnya di dekat makanan atau atraksi lainnya. Anda juga dapat menunjukkan di mana stan mereka dibandingkan dengan pesaing mereka untuk nilai tambah. Memiliki diagram terperinci memungkinkan Anda untuk mengenakan biaya lebih untuk stan lalu lintas tinggi seperti yang ada di dekat pintu masuk juga, karena vendor potensial akan dapat melihat nilai tempat ini dibandingkan dengan yang lain.

21. Gabungkan diagram acara Anda dengan tambahan penting seperti daftar tamu, preferensi makanan, dan catatan katering.

Simpan semua catatan Anda dalam satu sistem yang dapat dicari untuk memastikan tidak ada detail yang terlewat, sekecil apa pun. Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, sistem berbasis cloud akan bermanfaat dalam banyak hal, terutama dalam hal mengizinkan anggota tim Anda mengakses versi paket terbaru setiap saat.

22. Gunakan diagram acara untuk mengatur tempat duduk reuni kelas.

Saat merencanakan tempat duduk reuni kelas, ada lebih banyak yang perlu dikhawatirkan daripada sekadar jumlah peserta. Anda juga harus mempertimbangkan tempat duduk atau ruang yang dapat diakses untuk kursi roda bagi mereka yang kesulitan bergerak. Di ujung spektrum yang berlawanan, Anda mungkin perlu memperhitungkan ruang untuk kursi tinggi atau kereta bayi untuk anak kecil. Perangkat lunak diagram acara akan membantu Anda mengatasi semua tantangan ini (dan beberapa lagi) dengan objek kustomnya.

Tata Letak Ruang Rapat

Sekarang Anda siap untuk meningkatkan setiap acara dengan ide perangkat lunak diagram yang mudah!

Tahukah Anda bahwa Anda juga dapat menggunakan furnitur acara modular untuk meningkatkan diagram rapat Anda? Atau Anda punya banyak ide pencahayaan acara yang hebat dan inspirasi katering musiman yang hemat anggaran tepat di ujung jari Anda?

Gabungkan pengetahuan dalam artikel ini untuk menguasai seluruh acara Anda, apa pun jenis acara yang Anda rencanakan! Kemudian, mulailah menghidupkan acara Anda dengan perangkat lunak diagram.

Hidupkan diagram acara, tanpa stres

Mulai sekarang