Motivasi Senin: Template & Tips Penjangkauan Email Perencanaan Acara yang Benar-Benar Berfungsi

Diterbitkan: 2021-08-08

Siap menggunakan email untuk menyusun daftar perencanaan acara Anda dengan klien luar biasa yang memiliki anggaran lebih besar? Kiat dan contoh untuk perencana acara yang berpengalaman ini akan memberi Anda wawasan yang lebih luas tentang membangun hubungan, memenangkan kontrak, dan membangun jaringan online.

20 Tips Praktik Terbaik Email Perencanaan Acara

Gunakan strategi ini untuk memaksimalkan tingkat keterbukaan dan respons pada percobaan pertama dan menjaga alamat email bisnis perencanaan acara Anda agar tidak dicap sebagai spam.

Tip cepat sebelum kita mulai: perhatikan bagaimana kita mengatakan alamat email, bukan akun? Bahkan jika Anda membawa nama bisnis perencanaan acara Anda ke penyedia lain, Anda masih akan mengalami masalah dalam menyampaikan pesan ke kontak normal Anda sehari-hari dan – semoga tidak – klien Anda yang sudah ada. Tapi selama Anda mengambil tindakan pencegahan yang tercantum di sini Anda akan baik-baik saja.

1. Hangatkan akun Anda dengan membuat pesan yang benar-benar unik untuk 10-20 email pertama.

Jika tidak, Anda berisiko membuat akun email Anda ditandai sebagai spam. Namun, Anda masih dapat menghemat waktu dengan menggunakan template untuk masing-masing. Pastikan saja setiap kalimat yang Anda tulis dalam template benar-benar unik untuk penerima dan Anda memvariasikan waktu pengiriman setiap kalimat.

2. Hindari filter spam dengan perlahan-lahan meningkatkan jumlah email keluar yang Anda kirim dari waktu ke waktu.

Akun dengan perilaku yang tidak biasa (seperti mengirim lusinan email setiap hari pada waktu yang sama) akan ditutup dengan cukup cepat. Buat penyedia email Anda senang adalah dengan mulai mengirim hanya satu atau dua email per hari, setiap hari. Tingkatkan dengan dua atau tiga pesan per hari setiap minggu sampai Anda mencapai tujuan Anda.

3. Selalu sertakan tautan ke kalender digital Anda sehingga prospek dapat memesan janji temu langsung dengan Anda.

Jika Anda belum memilikinya, cobalah salah satu aplikasi penjadwalan janji temu yang berperingkat tinggi ini.

4. Baris subjek email harus selalu percakapan dan kurang dari 10 kata.

Kualitas baris subjek Anda menentukan apakah email Anda dibuka atau dibuang. Yang singkat, manis, dan pribadi membantu meyakinkan pembaca bahwa Anda adalah manusia dan bukan program komputer.

5. Gunakan alat pencarian email untuk menghindari terlalu banyak bouncing back.

Jika Anda mengirim banyak email yang terpental kembali (untuk alasan apa pun), itu juga bisa membuat alamat email Anda diblokir. Jadi, jalankan setiap kontak melalui aplikasi seperti VoilaNorbert atau Hunter.io sebelum Anda menekan tombol kirim. Mereka bahkan mungkin menyarankan alamat lain yang lebih mutakhir.

Beralih dari email hebat ke diagram luar biasa dalam hitungan menit

Mulai Gratis

6. Jangan terpaku pada jam berapa mengirim email – fokuslah untuk konsisten.

Ya, Anda mungkin lebih beruntung menjangkau seseorang dan mendapatkan tanggapan jika Anda mengirim email kepada mereka Selasa pagi atau Rabu sore. Tetapi data seputar klaim ini tidak memperhitungkan kebiasaan penjadwalan profesi individu, variasi berdasarkan industri, atau rentang usia rata-rata penerima. Jadi, biasakan penjangkauan, tidak peduli kapan Anda harus melakukannya.

7. Rencanakan untuk menindaklanjuti setidaknya sekali untuk setiap pesan yang Anda kirim.

Dan, jika Anda merasa ekstra ambisius, kampanye tetes akan lebih baik.

8. Gunakan tiga kalimat atau kurang dalam email pengantar resmi Anda.

Ini terutama benar jika Anda mencoba menghubungi klien korporat sibuk yang mungkin hanya membaca sekilas pesan. Jika Anda menduga mereka sedang terburu-buru, pastikan Anda menebalkan judul "perencana acara" dan CTA untuk membuatnya menonjol.

9. Tambahkan tanda tangan email profesional dengan detail bisnis dan tautan portofolio Anda.

Wisestamp menawarkan versi gratis yang tampak hebat dan dapat disesuaikan. Sertakan gambar, alamat email, nomor telepon, dan tautan ke situs web Anda.

10. Untuk CTA Anda, minta penerima untuk mengatur pertemuan eksplorasi.

Inti dari email Anda adalah untuk mendapatkan perhatian mereka, melihat apakah mereka membutuhkan Anda, dan (dengan asumsi mereka membutuhkannya) sampai ke langkah berikutnya lebih cepat daripada nanti.

11. Mencerminkan nada dan gaya setiap salinan situs web perusahaan penerima dalam pesan Anda sendiri.

Ini adalah teknik penjualan populer yang membantu orang yang Anda ajak bicara berhubungan dengan Anda karena rasanya seperti Anda benar-benar berbicara dalam bahasa tersebut.

12. Bertujuan untuk menciptakan dialog, bukan promosi penjualan.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah memulai dengan satu kalimat intro (siapa Anda, apa yang Anda lakukan, mengapa Anda berpikir untuk terhubung) dan menindaklanjutinya dengan pertanyaan spesifik. Misalnya, menanyakan apakah mereka membutuhkan seseorang untuk merencanakan acara mereka terlalu umum, tetapi menanyakan apakah mereka membutuhkan perencana acara yang berpengalaman untuk membuat strategi untuk roadshow tahunan tahun depan membuktikan bahwa Anda tertarik pada lebih dari sekadar menjalankan bisnis baru di mana pun Anda berada. dapat menemukannya.

13. Pastikan teksnya terdengar seperti percakapan dan nyata.

Sekarang bukan waktunya untuk bersikap terlalu formal atau sopan. Jika Anda menghampiri orang ini di kantor mereka, apa yang akan Anda katakan kepada mereka? Gunakan itu untuk menentukan cara menulis isi pesan.

14. Siapkan Google Alerts untuk mengikuti orang-orang yang telah Anda kirimi email.

Bahkan jika Anda tidak segera mendapatkan tanggapan, Anda dapat membangun hubungan dari waktu ke waktu dengan memberi selamat kepada mereka atas promosi, dana investasi baru, atau peluncuran produk yang akan datang segera setelah diumumkan.

15. Jika Anda akan mengirim tautan, pastikan tautan tersebut disematkan.

Itu terlihat lebih profesional dan kecil kemungkinannya untuk ditandai.

16. Lewati gabungan surat dan ketik nama atau detail secara manual ke dalam pesan Anda.

Pemformatan yang kacau meninggalkan rasa tidak enak di mulut semua orang. Jangan mengambil risiko membakar prospek klien perencanaan acara potensial hanya karena Anda tidak punya waktu untuk mengetik "Sarah".

17. Pastikan apa yang Anda tawarkan benar-benar relevan dengan perusahaan atau individu.

Luangkan waktu lima menit untuk meninjau kalender acara perusahaan untuk tahun tersebut. Atau, jika Anda berfokus pada acara pribadi, periksa media sosial mereka sebelumnya untuk mengetahui namanya.

Panduan: Cara Membuat Daftar Periksa Perencanaan Acara

18. Buat promosi halaman arahan yang dipersonalisasi untuk setiap penerima.

Ini dapat berfungsi sebagai tautan tersemat Anda. Halaman arahan memudahkan untuk melacak seberapa efektif email Anda dan memberikan detail tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

19. Gunakan perangkat lunak analitik email untuk melacak rasio klik-tayang untuk baris subjek dan tautan.

Alat pelacak email pembunuh untuk perencana acara ini akan membantu Anda meningkatkan strategi Anda segera.

20. Taburkan beberapa pengetahuan khusus industri yang menunjukkan kepada prospek Anda bahwa Anda benar-benar memahami bisnis mereka.

Referensikan pesaing utama mereka, acara populer untuk industri mereka, blog atau posting media sosial yang baru-baru ini mereka terbitkan, atau influencer khusus yang Anda berdua ikuti di LinkedIn untuk memberikan pesan Anda perasaan yang lebih pribadi.

5 Template Email Tertentu dan Cara Menggunakannya

Pendekatan Anda harus selalu didasarkan pada hubungan yang Anda miliki dengan penerima. Tetapi tidak peduli seberapa baik Anda mengenal satu sama lain (jika ada), ada banyak cara untuk mendapatkan bisnis mereka.

1. Anda belum pernah bertemu orang ini dan mereka tidak tahu siapa Anda

Hai [Nama Depan],

Nama saya [Nama Anda], saya seorang perencana acara berpengalaman yang berspesialisasi dalam [jenis acara atau ceruk acara yang paling relevan dengan penerima]. Saya [melihat situs web Anda/melihat pidato Anda dari konferensi ini/dengan cara lain Anda mengenal mereka] – apakah Anda atau [Nama Merek, jika berlaku] memerlukan bantuan untuk merencanakan [jenis acara] segera?

Jika ya, ikuti tautan ini untuk menjadwalkan panggilan telepon 5 menit cepat dengan saya minggu ini atau berikutnya untuk melanjutkan percakapan.

Terima kasih banyak,

[Namamu]

Mengapa Ini Bekerja:

Ini menjelaskan siapa Anda, apa yang Anda lakukan, bagaimana Anda mengenal mereka (bahkan tanpa benar-benar "mengetahui mereka"), mengapa Anda mengirim email kepada mereka secara khusus, dan langkah selanjutnya apa yang diperlukan untuk membuat bola bergulir.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Jika Anda memiliki hubungan pribadi dengan merek (Anda telah menggunakan produk mereka, video viral mereka membuat hari Anda menyenangkan, Anda menyukai gaya mereka), gunakan itu sebagai "bagaimana Anda mengenal mereka".
  • Jika Anda mengirim pesan ke klien acara pribadi, fokuslah pada siapa yang merujuk Anda dan secara khusus mengapa Anda mencintai mereka (mungkin mereka tetangga Anda yang Anda suka melambaikan tangan atau teman yang membuat muffin pisang terbaik) untuk mengikat Anda berdua bersama. gerbang.

2. Anda pernah bertemu secara sepintas di acara profesional

Hai [Nama Depan],

Tidak yakin apakah Anda mengingat saya dari [Acara] tetapi saya [Nama Depan], pemilik [Nama Perusahaan Perencanaan Acara]. Anda menyebutkan [lihat percakapan] – apakah Anda masih memerlukan bantuan untuk ini?

Jika demikian, saya ingin segera terhubung. Gunakan tautan di tanda tangan saya untuk menjadwalkan waktu yang paling sesuai untuk Anda.

Bersulang,

[Namamu]

Mengapa Ini Bekerja:

Mengacu pada informasi tertentu tentang pertemuan terakhir Anda akan membantu mereka mengingat Anda. Dan bahkan jika tidak, itu masih merupakan cara yang baik untuk membuktikan bahwa Anda benar-benar bertemu dengan mereka dan tidak mencoba taktik licik apa pun pada mereka.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Pastikan foto di tanda tangan email dan profil akun Anda terbaru sehingga Anda dapat dikenali. Kecuali jika Anda telah banyak mengubah penampilan Anda sejak pertama kali bertemu. Dalam hal ini, pastikan Anda menggunakan foto yang terlihat seperti Anda saat pertama kali berjabat tangan.
  • Jika percakapan pertama Anda lebih tentang kehidupan pribadi daripada profesional, lanjutkan dan ikuti terus tentang pertandingan sepak bola anak mereka atau adopsi hewan peliharaan mereka baru-baru ini. Kemudian beri tahu mereka bahwa Anda menghubungi mereka tentang layanan perencanaan acara.

3. Kamu mengagumi karya mereka dari jauh

Halo [Nama Depan],

Saya penggemar berat pekerjaan Anda untuk [Nama Perusahaan]. Saya menyukai [hal-hal yang Anda sukai] dan bagaimana Anda [detail spesifik tentang pekerjaan mereka yang membuktikan bahwa Anda benar-benar mengetahuinya dan – jika Anda dapat mengerjakannya – pamerkan sedikit pengetahuan industri].

Apakah Anda mencari perencana acara berpengalaman untuk segera bergabung dengan tim? Jika demikian, saya ingin sekali mendapat kesempatan untuk berkolaborasi! Tolong beri tahu saya dengan cara apa pun.

Terima kasih atas waktunya,

[Nama pertama Anda]

Mengapa Ini Bekerja:

Sanjungan kosong tidak disukai secara sosial tetapi pujian yang berfokus pada laser yang didukung dengan demonstrasi pengetahuan lanjutan Anda dalam ceruk khusus ini adalah penguasaan email dingin tingkat pro.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Template ini paling cocok untuk orang-orang yang membuat keputusan perekrutan untuk departemen pemasaran atau acara.
  • Gunakan pendekatan ini hanya jika Anda benar-benar bersungguh-sungguh dengan apa yang Anda katakan.

4. Anda memiliki seseorang yang sama

Hai [Nama Depan],

Saya adalah [teman dekat/rekan kerja/jenis hubungan] dari [nama orang]. Mereka menyebutkan bahwa Anda sedang mencari perencana acara berpengalaman untuk [jenis acara] mendatang dan mengatakan bahwa kami harus terhubung. Jika Anda tertarik, jangan ragu untuk menjadwalkan panggilan telepon cepat dengan saya di sini.

Terima kasih bagaimanapun caranya,

[Nama pertama Anda]

Mengapa Ini Bekerja:

Rujukan dari mulut ke mulut adalah sumber daya paling menguntungkan nomor satu bagi pekerja lepas, jadi pendekatan sederhana ini memiliki kemungkinan besar untuk berhasil. Dimulai dengan bagaimana Anda berdua terhubung mengatur nada dan, karena itu akan muncul di pratinjau email mereka, mencegah pesan Anda dibuang jika mereka tidak mengenali alamatnya.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Anda juga dapat mereferensikan hubungan timbal balik di situs-situs seperti LinkedIn atau Facebook.
  • Bahkan jika Anda tidak memiliki satu orang pun yang sama (dalam dunia fisik atau digital), tariklah dari minat, hobi, atau kampung halaman yang sama – hampir semua kesamaan yang mungkin Anda lakukan akan dilakukan.

5. Anda sebenarnya pernah bekerja dengan mereka sebelumnya tapi sudah lama

Hai [Nama Depan],

Ingat saya dari [bagaimana Anda mengenal satu sama lain]? Saya harap Anda baik-baik saja di masa lalu [kerangka waktu sejak Anda terakhir berbicara]. Sekarang saya memiliki lebih banyak pengalaman sebagai perencana acara, saya mencari untuk memperluas portofolio saya dan menemukan cara untuk membantu orang yang saya suka mencapai tujuan pemasaran/penjualan mereka.

Jika Anda memiliki acara mendatang yang dapat saya bantu (atau bahkan jika Anda hanya ingin mengejar ketinggalan), saya ingin bertemu untuk minum kopi atau berbicara di telepon minggu ini atau berikutnya!

Obrolan segera,

[Nama depan]

Mengapa Ini Bekerja:

Template ini membuat pembaca tetap fokus pada hubungan dengan menyeimbangkan topik pribadi dengan topik profesional.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan:

  • Dekati komunikasi ini dari pola pikir tentang bagaimana Anda dapat melayani orang ini dengan sebaik-baiknya dan Anda tidak akan salah.
  • Menjangkau seseorang yang telah kehilangan kontak dengan Anda dapat terasa sedikit menegangkan, tetapi mereka mungkin benar-benar terkejut dan senang mendengar kabar dari Anda, jadi ini pasti patut dicoba.

Anda telah menguasai seni penjangkauan email untuk perencana acara!

Jika Anda masih mencari tahu apakah sudah waktunya untuk mendiversifikasi dan mengembangkan bisnis perencanaan acara Anda, pastikan untuk terus mengumpulkan referensi saat Anda pergi dan bahkan mungkin mencelupkan jari kaki Anda ke dalam beberapa taktik pemasaran kemitraan strategis saat Anda memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Hidupkan acara yang lebih baik, tanpa stres

Mulai Gratis