10 Pertanyaan yang Harus Anda Jawab Sebelum Mengevaluasi Vendor Otomasi Pemasaran
Diterbitkan: 2020-12-22Terlepas dari ukuran organisasi tempat Anda bekerja, Anda harus membuat keputusan - atau setidaknya berdiskusi - sebelum terjun ke evaluasi penyedia otomasi pemasaran. Jangan mengandalkan vendor untuk menjadi ahli dalam proses bisnis, orang, sistem, dan data Anda. Anda harus menertibkan rumah Anda terlebih dahulu.
Setelah Anda mendapatkan lampu hijau untuk memperoleh sistem otomasi pemasaran, mulailah proses peninjauan untuk lebih mengidentifikasi vendor mana yang tepat untuk organisasi Anda dengan 10 pertanyaan ini.
KONTEN TERKAIT HANDPICKED:
- Otomasi Pemasaran: Baterai Tidak Termasuk
- 5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Berinvestasi di Teknologi Konten
1. Apakah ada tim internal yang dibentuk untuk mengelola evaluasi dan akhirnya implementasi?
Ini adalah saat yang mengasyikkan ketika Anda akhirnya diberi izin untuk meneliti vendor, dan mudah untuk mulai mengunduh kertas putih dan menghubungi nomor kontak kami, tetapi apakah Anda benar-benar melibatkan cukup banyak orang dalam percakapan?
Tidak jarang mendengar implementasi yang setengah selesai yang tiba-tiba berhenti karena proses internal yang rusak atau orang-orang yang tertinggal dari percakapan awal yang sekarang ingin menyarankan perubahan. Melibatkan orang yang tepat sejak dini adalah kunci implementasi yang lancar dan sukses.
Jangan biarkan penginstalan #marketingautomation berhenti karena proses internal rusak. @jphomation Klik Untuk MenciakBerikut adalah tim evaluasi yang terdiri dari:
- Kepemimpinan pemasaran dan penjualan
- Anggota tim penjualan yang berpengalaman
- Administrator CRM
- Orang-orang dari acara, layanan pelanggan, dan tim TI
Penting untuk memastikan bahwa Anda telah memperhitungkan semua departemen yang berpotensi terkena dampak, dan memberi mereka tempat duduk di meja sehingga mereka terlibat selama proses evaluasi dan implementasi.
Mulailah dengan mengatur pertemuan satu lawan satu dengan pemain kunci dari setiap kelompok, luangkan waktu untuk memahami bagaimana fungsi departemen mereka dan proses apa yang mereka miliki dan mungkin ingin diperbaiki atau dikembangkan. Tetapkan tugas kepada pemangku kepentingan utama ini dan bekerja dengan tekun bersama mereka untuk mengembangkan visi tentang bagaimana otomatisasi pemasaran dapat bermanfaat bagi mereka.
Dapatkan pemahaman tentang pengetahuan dan pengalaman departemen TI dan administrasi CRM Anda dengan integrasi sistem karena kemungkinan besar mereka akan memainkan peran besar dalam implementasi akhirnya.
Berikut ini rincian cara melakukannya:
- Pilih departemen yang mungkin mendapatkan keuntungan atau terpengaruh oleh implementasi sistem baru.
- Siapkan pertemuan berbagi proses awal dengan departemen dan identifikasi pemangku kepentingan utama.
- Buat dokumentasi proses baru dan / atau kumpulkan yang ada.
- Didik dan buat pemangku kepentingan Anda bersemangat tentang manfaat umum otomatisasi pemasaran.
- Buat tim implementasi Anda dan rencanakan untuk menyiapkan rapat rutin.
2. Alat internal dan pihak ketiga apa yang digunakan perusahaan Anda? Yang mana yang harus tetap ada? Mana yang Anda bisa hidup tanpanya? Mana yang bagus untuk ditambahkan?
Sama seperti Anda harus mengetahui proses berpikir yang mungkin dipengaruhi oleh sistem otomasi pemasaran baru, Anda juga ingin menginventarisir aplikasi internal dan eksternal Anda. Alat-alat ini dapat membantu penyimpanan data, pendaftaran acara dan webinar, penambahan / pembersihan data, atau perilaku sosial, dan pelaporan analitik.
Catat aplikasi internal & eksternal sebelum berbicara dengan vendor #marketingautomation. @jphomation Klik Untuk MenciakMemastikan bahwa Anda mengetahui apa yang Anda miliki dan bagaimana penggunaannya sangat membantu dalam mengarahkan ke penelitian atau percakapan Anda dengan vendor karena banyak vendor memiliki beragam alat pihak ketiga yang dapat diintegrasikan dengan platform untuk membantu merampingkan proses yang sudah Anda miliki.
Kenali pemilik dan / atau administrator alat internal dan pihak ketiga ini, dan tanyakan kepada mereka:
- Fungsi apa yang dilakukannya, dan departemen / orang apa yang mendapat manfaat dari penggunaannya?
- Apakah ini alat yang dibuat secara internal atau dibeli oleh pihak ketiga?
- Jika pihak ketiga, apa status kontraknya saat ini?
- Sudah berapa lama perusahaan itu memilikinya? Apakah itu aktif digunakan?
- Apa yang membuat alat ini berhasil? Hal apa yang Anda ingin lihat diubah atau ditingkatkan?
- Jika alat lain lebih cocok, apakah kami dapat mengganti alat ini?
- Jika tidak bisa diganti, kenapa?
Berdasarkan semua informasi yang telah Anda kumpulkan, buat daftar alat internal dan prioritaskan berdasarkan "untuk disimpan" atau "untuk diganti dengan persetujuan".
3. Seberapa besar database kontak Anda di semua sistem internal?
Pikiran awal Anda mungkin hanya mempertimbangkan basis data pemasaran atau pelanggan Anda, tetapi yang harus Anda pertimbangkan adalah semua data lain dalam organisasi Anda yang mungkin tersedia untuk Anda. Ukuran database adalah salah satu faktor utama yang sering kali menentukan jumlah yang Anda bayarkan untuk sistem otomasi pemasaran, jadi penting untuk mempertimbangkan semua sumber data.
Ukuran database adalah faktor yang menentukan jumlah yang Anda bayarkan untuk sistem #marketingautomation. @jphomation Klik Untuk MenciakApakah tim penjualan Anda yang menggunakan CRM terputus ke sistem pemasaran Anda saat ini atau masih menggunakan Excel untuk mengelola data klien baru dan lama? Jika salah satu tujuan otomasi pemasaran Anda adalah untuk menyederhanakan jangkauan Anda ke pelanggan (dan seharusnya demikian), maka pastikan untuk memperhitungkan data penjualan ini. Apakah pemasaran satu-satunya departemen yang mengumpulkan data gen prospek, atau apakah departemen lain memiliki formulir pengumpulan (misalnya, hubungi kami, unduh, daftar)? Mengumpulkan semua data ini tidak hanya membantu Anda mendapatkan kutipan yang lebih akurat, tetapi juga memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang audiens Anda.
4. Seberapa bersih dan akurat database internal Anda?
Sekarang setelah Anda mengidentifikasi secara unik semua data dalam perusahaan Anda, penting untuk mengevaluasi kualitas dan keakuratan sumber data ini. Memiliki data dalam jumlah besar yang Anda inginkan bisa menjadi hal yang hebat, tetapi jika tidak akurat dan tidak dapat diandalkan maka itu dapat menyebabkan lebih banyak kerugian daripada kebaikan. Tidak ada yang ingin menerima email dengan nama depan pribadi yang salah, atau dialamatkan sebagai pelanggan ketika mereka tidak tahu siapa perusahaan Anda. Dan Anda tidak ingin email memantul ke kiri dan ke kanan, masuk ke folder sampah, atau dilaporkan sebagai spam.

Layanan pembersihan dan penambahan data di pasar dapat membantu Anda memperbarui data dalam kelompok besar, tetapi saya sarankan Anda terlebih dahulu menggunakan alat seperti Excel untuk membersihkan data Anda dengan beberapa cara berikut:
- Hitung jumlah duplikat berdasarkan alamat email, kemudian hitung jumlah record yang cocok dengan nama depan, nama belakang, dan perusahaan.
- Buat kolom untuk semua poin data profil (nama, judul, perusahaan, industri, dll.) Dan mulailah membersihkan dan menciptakan konsistensi di semua nilai.
- Atur aktivitas perilaku (seperti tanggal pembuatan catatan, unduhan, dan tanggal pendaftaran langganan) di lembar baru dan gunakan kombinasi rumus dan "vLookup" untuk mengaitkan aktivitas dengan setiap pelanggan unik. Dari sini Anda dapat mengevaluasi rekaman mana yang mungkin paling mutakhir.
5. Apakah Anda memiliki sekumpulan bidang dan nilai standar yang datanya Anda kumpulkan?
Jika Anda memiliki beberapa departemen yang memanfaatkan dan memanfaatkan data yang dikumpulkan melalui sistem otomasi pemasaran yang baru, maka akan bijaksana untuk memiliki sekumpulan bidang dan nilai standar untuk segmentasi dan pelaporan.
Misalnya, jika Anda memiliki dua departemen yang mengumpulkan data "industri", apakah label dan nilai input kedua grup sama? Jika menggunakan sistem yang berbeda untuk mengelola data, apakah nama API untuk bidang tersebut sama?
Buat daftar bidang dan nilai yang digunakan di seluruh perusahaan untuk mengumpulkan dan mengelola data, kemudian mengaturnya berdasarkan keunikan satu sama lain, serta kegunaannya untuk tujuan perusahaan.
6. Sudahkah Anda membuat inventaris dari semua aset penawaran internal, formulir, halaman arahan, template email, dll.?
Apakah penerapan Anda (yang akan Anda bayar) membutuhkan waktu dua, empat, atau enam bulan atau lebih lama, sebagian dari waktu itu akan difokuskan pada membangun beberapa kampanye yang berdampak untuk peluncuran. Daripada menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga selama fase implementasi utama Anda, pertimbangkan aset yang ada sebelumnya dan atur berdasarkan departemen dan / atau produk mana yang mereka promosikan. Selanjutnya, tentukan aset mana yang telah atau akan segera kedaluwarsa, mana yang akan tetap ada setelah penerapan, dan mana yang perlu dievaluasi ulang.
Inventarisasikan aset "penawaran" Anda untuk mempercepat peluncuran saat platform #marketingautomation siap @jphautomation. Klik Untuk Menge-Tweet7. Berapa anggaran Anda untuk proyek ini dan apakah platform membangun fleksibilitas untuk potensi kenaikan harga dari tahun ke tahun?
Menetapkan anggaran tentu akan membantu Anda pada awalnya mempersempit vendor otomasi pemasaran yang Anda lihat. Tetapi karena kebutuhan setiap organisasi cenderung berubah dari waktu ke waktu, begitu juga fungsi produk otomasi pemasaran yang Anda beli.
Kabar baiknya adalah banyak dari sistem ini memiliki integrasi pihak ketiga yang dapat mendukung fitur tambahan yang mungkin belum Anda pertimbangkan. Jika proses internal telah berubah ke titik di mana Anda membutuhkan bantuan di luar sumber daya yang tersedia yang Anda miliki, sejumlah perusahaan konsultan yang baik dapat memandu Anda untuk mencapai tujuan Anda.
Dengan mengingat hal ini, pastikan Anda meluangkan waktu untuk mempertimbangkan dan berpotensi menganggarkan untuk fungsi dan layanan tambahan ini yang mungkin tersedia dan bekerja dengan tim internal Anda untuk menentukan bagaimana hal-hal ini dapat menguntungkan Anda, tidak hanya untuk saat ini, tetapi di masa depan.
8. Apakah Anda tahu pertanyaan vendor apa yang harus diajukan?
Tetap teratur selama proses evaluasi vendor sangat penting untuk implementasi yang efisien dan sukses. Namun, ini bisa menjadi sulit ketika kotak masuk Anda dibanjiri oleh banyak perwakilan penjualan yang bersaing untuk mendapatkan perhatian Anda dan memberikan informasi penting mengapa alat mereka adalah yang terbaik. Email menjadi salah arsip, dihapus, atau diabaikan semuanya karena Anda kewalahan dengan semua informasi.
Itulah mengapa membuat dokumen Tanya Jawab Anda sendiri (jawaban yang diberikan oleh vendor) sangat berharga. Ini memberi Anda cara yang konsisten untuk mencari jawaban atas pertanyaan otomasi pemasaran standar dan pertanyaan kritis bisnis yang diajukan kepada setiap vendor dengan cara yang persis sama. Hal ini memungkinkan perbandingan jawaban vendor yang berdampingan dengan mudah.
Buat dokumen Tanya Jawab untuk perbandingan yang mudah saat berbicara dengan vendor. @jphautomation #marketingomation Klik Untuk MenciakJaga agar pertanyaan Anda tetap teratur berdasarkan kategori, seperti email, segmentasi, integrasi, pelatihan, dll. Ini membantu vendor mempercepat jawaban, memastikan bahwa departemen yang tepat menjawab pertanyaan yang tepat.
klik untuk memperbesar
9. Browser apa yang didukung tim TI internal Anda?
Ini mungkin tampak sepele, tetapi bergantung pada politik dalam organisasi internal Anda, meminta tim TI internal untuk membakukan penggunaan browser baru yang direkomendasikan oleh vendor potensial Anda mungkin terbukti sulit. Sebagai bagian dari diskusi tim TI internal Anda, cari tahu browser apa yang didukung dan mana yang tidak dapat diterima.
10. Apakah Anda membuat daftar keinginan?
Jika tidak, buatlah. Meskipun mungkin tidak semenarik yang Anda buat sebagai seorang anak, masih merupakan hal yang baik untuk tetap berguna saat mencari vendor. Karena penelitian Anda hingga saat ini kemungkinan besar mengeksplorasi banyak manfaat dari otomasi pemasaran, luangkan waktu dan pikirkan semua alasan Anda memutuskan untuk bergerak ke arah baru ini. Pertimbangkan percakapan yang Anda lakukan dengan kepemimpinan dan departemen yang berbeda, serta orang-orang di luar organisasi Anda yang terbiasa dengan ruang tersebut.
Kesimpulan
Saya harap pertanyaan serta jawaban ini telah menunjukkan betapa pentingnya menganalisis dan memahami proses, sistem, dan sasaran bisnis Anda secara internal sebelum Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengevaluasi vendor otomasi pemasaran. Sayangnya, saya terlalu sering melihatnya, begitu evaluasi vendor dilakukan, tekanan internal dapat dengan cepat meningkat untuk memilih seseorang. Anda akan kagum melihat betapa mudahnya mengevaluasi vendor saat Anda mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan ini terlebih dahulu.
Mendaftarlah untuk buletin elektronik Strategi Konten mingguan kami , yang menampilkan cerita dan wawasan eksklusif dari Kepala Penasihat Konten CMI Robert Rose. Jika Anda seperti banyak pemasar lain yang kami temui, Anda akan datang untuk membaca pemikirannya setiap hari Sabtu.
Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute