Bagaimana Kami Merencanakan Dua Acara Virtual + Buku Kerja Perencanaan Acara Gratis
Diterbitkan: 2020-10-09
Menyelenggarakan konferensi virtual adalah hal yang luar biasa. Ini membutuhkan perencanaan yang cukup, beberapa spreadsheet, dan banyak pengujian untuk memastikan teknologi tidak mengecewakan kita pada hari acara.
Seperti banyak organisasi lain, kami harus mengubah acara tatap muka kami yang disebut ACCESS ke acara virtual tahun ini. Kami menyelenggarakan dua konferensi, keduanya berfokus pada mengatasi tantangan lingkungan virtual dan aksesibilitas.
Tujuan kami dengan ACCESS adalah untuk menyebarkan kesadaran akan aksesibilitas digital dan menyediakan alat dan koneksi bagi para profesional untuk berkembang di lingkungan digital.
Hari ini, kami menjelaskan tentang bagaimana kami menjalankan ACCESS untuk membantu Anda merencanakan acara virtual Anda berikutnya.
In-Person vs. Virtual: Mana yang Memiliki ROI Lebih Tinggi?
Ada banyak indikator kinerja utama (KPI) yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan acara Anda, di 3Play kami mengukur berdasarkan pendaftaran, kehadiran, pelanggan baru, dan umpan balik peserta.
Untuk acara virtual, kami juga melihat keterlibatan selama acara dan pasca acara.
Pendaftaran & Kehadiran
Tidak ada yang mengalahkan ukuran pendaftaran seperti acara virtual. Dibandingkan dengan acara tatap muka kami, kami memiliki pendaftar 10x lebih banyak dari lebih dari 100 negara (biasanya, kami senang jika seseorang bepergian dari luar negara bagian untuk menghadiri acara tatap muka sederhana kami).
Kami juga melihat peningkatan 77% dalam pendaftaran dari acara virtual pertama kami di bulan Mei hingga acara Musim Gugur kami. Lebih dari setengah pendaftar adalah prospek yang benar-benar baru.
Kami mengaitkan peningkatan pendaftar ini sebagai berikut:
- Kehadiran Gratis : Untuk pendaftar, tidak ada risiko untuk mendaftar acara gratis. Bagi kami, tujuan kami adalah menyebarkan pesan aksesibilitas dan terus membangun merek ACCESS.
- Lingkungan Virtual : Sederhananya, lingkungan virtual memberi orang akses lebih mudah ke konten dan fleksibilitas yang lebih besar untuk hadir.
- Konten yang Relevan : Kami memastikan bahwa topik yang dibahas menjawab tantangan yang dihadapi orang saat ini.
- Strategi Promosi : Email adalah bentuk komunikasi utama kami. Namun, kami juga memposting tentang acara tersebut ke forum yang relevan, di media sosial, dan menggunakan promosi berbayar di Instagram.
- Pengakuan Acara : Acara Musim Semi kami sukses, yang kami yakini mendorong promosi dari mulut ke mulut untuk acara kedua kami.
- Promosi Situs Web : Kami membuat popup situs web dan menambahkan tombol untuk mendaftar acara di beranda kami. Hal ini meningkatkan kesadaran acara dan nomor pendaftaran.
- Promosi Pembicara : Kami memberikan tautan yang dapat dilacak pembicara untuk mempromosikan acara dan menandai mereka di setiap pos sosial. Ini juga membantu mendatangkan pendaftar.
Selalu ada peringatan untuk acara gratis. Dengan acara gratis, orang merasa kurang berkewajiban untuk hadir dan mungkin memprioritaskan pertemuan atau pekerjaan lain.
Semuanya bermuara pada psikologi sederhana, orang yang membayar akan berusaha mendapatkan nilai uang mereka, dan karena itu kami akan memiliki tingkat kehadiran yang lebih tinggi.
Namun, untuk kedua konferensi virtual gratis kami, kami tetap berada dalam standar industri – sekitar tingkat kehadiran 45%.
Bagaimana Kami Meningkatkan Tingkat Kehadiran Kami
Meningkatkan tingkat kehadiran kami adalah tujuan utama untuk acara virtual kedua kami.
Dengan memanfaatkan email, Slack, dan hadiah harian, kami dapat meningkatkan tingkat kehadiran kami sebesar 22% untuk acara Musim Gugur kami.
Jadwal Fleksibel
Kami memastikan untuk mengakomodasi semua zona waktu dan menawarkan jeda yang cukup di antara sesi. Dengan acara virtual, Anda bersaing dengan rapat, pekerjaan, dan gangguan internet lainnya; menyebarkan jadwal Anda memastikan orang dapat merencanakan sekitar acara.
Kami menjadwalkan dua-tiga sesi per hari dan menawarkan istirahat 30-60 menit di antaranya. Sesi pertama kami selalu pada jam 11 pagi ET, yang memungkinkan kami untuk mengakomodasi peserta di Eropa. Di sore hari, kami menawarkan sesi dari pukul 2-3 siang ET dan 15:30-16:30 ET.
Untuk memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam penjadwalan, dan menghindari kelelahan Zoom, kami menyebarkan acara selama 3 hari. Kami juga mencoba untuk menjaga jadwal yang sama sepanjang hari.
Tambahkan ke Kalender & Email Harian
Dua minggu sebelum acara, kami mengizinkan peserta untuk mulai menambahkan sesi ke kalender pribadi mereka. Kami juga mengirimkan email pengingat satu minggu sebelum acara.
Selain itu, kami menyediakan email harian dengan jadwal lengkap dan tautan yang langsung menuju ke ruang Zoom.
Sesi Langsung dan Sesuai Permintaan
Sebagian besar sesi kami ditayangkan secara langsung, dan banyak pembicara kami menggunakan ini secara maksimal. Kami mendorong partisipasi sepanjang sesi melalui obrolan Zoom dan mengalokasikan 10-15 menit Q&A di akhir setiap sesi.
Kami juga menawarkan sesi mini sesuai permintaan, yang dapat diakses oleh peserta di antara sesi.
Selanjutnya, kami memastikan untuk merekam setiap sesi.
Hadiah Harian dan Kuis
Peserta yang berpartisipasi dalam sesi langsung dipilih secara acak untuk memenangkan kartu hadiah Amazon. Kami mengomunikasikan kompetisi dalam email harian kami.
Kami juga membuat kuis harian yang mencakup materi dari sesi langsung.
Promosi Saluran Slack
Di dalam saluran ACCESS Slack, kami mengintegrasikan ekstensi Zoom untuk memungkinkan peserta bergabung secara langsung saat sesi akan berlangsung. Kami memastikan untuk menggunakan tag @here untuk memberi tahu semua orang di saluran.
Strategi Keterlibatan Kami
Jika Anda seorang perencana acara, maka Anda mungkin akrab dengan perjuangan membina komunitas di lingkungan virtual – tidak sama dengan dalam acara tatap muka. Jaringan adalah daya tarik besar untuk menghadiri acara, jadi kami harus kreatif.
Untuk menumbuhkan lingkungan jaringan yang "mirip", kami membuat saluran Slack khusus acara tempat kami memposting pertanyaan, memberikan hadiah, memiliki saluran khusus topik, dan mengadakan Tanya Jawab pasca-sesi dengan pembicara. Kami memastikan untuk mempromosikan saluran di setiap email dan sesi langsung.
Namun, ini bukan solusi ajaib. Tidak semua peserta bergabung dan ada saat-saat di mana kami tidak memiliki pertunangan. Apa yang akan kita lakukan secara berbeda? Menemukan solusi yang mengintegrasikan platform acara dan saluran jaringan, kami percaya, akan secara dramatis meningkatkan keterlibatan karena peserta tidak perlu mengunduh perangkat lunak terpisah atau meninggalkan hub acara.
Apakah Kami Mengkonversi Pelanggan Baru?
Menjalankan acara apa pun, baik secara langsung atau virtual, adalah pekerjaan besar. Apakah upaya itu sepadan? Sangat!
Kami tidak hanya dapat menyebarkan pesan aksesibilitas dan mengatasi tantangan, tetapi kami juga dapat menambahkan 3Playas baru ke komunitas kami.
32% dari pendaftar kami adalah "baru diakuisisi", dan kurang dari satu bulan sejak acara tersebut, kami telah menambahkan 96 pelanggan baru.
Daftar Periksa: Rekaman Pasca-Acara
Mari Bicara Uang: Berapa Biaya Acara Virtual?
Dibandingkan dengan acara tatap muka, acara virtual jauh lebih murah. Memang, kami tidak berinvestasi dalam platform, meskipun itu adalah sesuatu yang akan kami pertimbangkan seiring pertumbuhan acara. Kami juga sudah memiliki akun Pro-Zoom karena webinar bulanan kami. 
Tagihan kami mencakup biaya pembicara, hadiah peserta, hadiah pembicara, pencarian berbayar (di Instagram), dan teks langsung (kami menggunakan solusi manusia untuk akurasi maksimum).
Secara keseluruhan, kami menghabiskan 12x lebih sedikit daripada yang kami lakukan di acara tatap muka.
Di bagian paling atas, kami menyertakan menu dengan semua tautan yang relevan dengan jadwal harian, saluran Slack, kuis, dan sesi sesuai permintaan.
Untuk acara mendatang, kami ingin mempertimbangkan platform acara formal. Namun, jika Anda baru memulai dengan acara virtual, sangat mungkin untuk menyelenggarakan acara tanpa platform formal!
Untuk sesi langsung kami, kami menggunakan webinar Zoom.
Umpan Balik Peserta
Peserta diberi kesempatan untuk memberikan umpan balik sepanjang acara melalui kuis harian dan survei pasca acara. 
Inilah yang paling dinikmati penonton:
- Format: “Saya suka bagaimana itu tersebar di beberapa hari dan waktu, itu memungkinkan saya untuk menyesuaikan sesi dalam jadwal kerja saya.
- Baik konten on-demand maupun live: “Saya suka menikmati sesi on-demand di antara sesi live.”
- Sesi dan pembicara: “Saya menghargai bagaimana sesi mengakomodasi semua tingkat ahli.
Kemenangan besar lainnya adalah memberikan slide sebelumnya. Ini tidak hanya merupakan praktik aksesibilitas yang baik, tetapi juga memungkinkan peserta untuk membuat catatan. Selain itu, kami memastikan untuk mengirim semua tautan seperti yang disebutkan dalam presentasi.
Ketika ditanya tentang di mana kami dapat meningkatkan acara, peserta mengatakan bahwa mereka ingin memiliki area untuk terhubung dengan vendor aksesibilitas, memiliki sesi latihan untuk membiasakan diri dengan platform dan fitur Zoom, dan menerima sertifikat kehadiran.
Daftar Periksa: Aksesibilitas di Lingkungan Virtual
3 Pelajaran yang Dipetik dari Acara Virtual Kedua Kami
Jika Anda berpikir untuk menyelenggarakan konferensi virtual Anda sendiri, kami berharap pelajaran yang dipetik ini akan membantu membuat perencanaan Anda sedikit lebih mudah. 
- Jangan berasumsi bahwa semua orang sudah familiar dengan platform yang Anda gunakan : Sementara Zoom, Slack, dan WordPress adalah semua alat internet yang populer, tidak semua orang tahu bagaimana fungsinya. Kami menyediakan video ikhtisar untuk platform Slack, tetapi tidak membahas Zoom atau cara menavigasi situs web acara. Untuk acara mendatang, kami ingin menawarkan tutorial seputar semua alat, sehingga peserta dapat merasa percaya diri dan siap untuk memanfaatkan pengalaman mereka sebaik mungkin.
- Sertakan sponsor atau mitra dengan vendor yang relevan : Banyak orang menghadiri konferensi langsung untuk menemukan vendor baru yang dapat membantu mereka memecahkan tantangan mereka. Konferensi virtual seharusnya tidak berbeda. Seperti yang kita pelajari dari survei peserta, orang ingin mengungkap vendor baru.
- Temukan cara untuk menonjol : Ada banyak kompetisi saat ini di ruang acara virtual, bagaimana Anda bisa membuat acara Anda berbeda? Acara kedua kami disusun untuk menjadi kursus komprehensif seputar aksesibilitas video – dan kami menerapkan bahasa “kursus”. Alih-alih pembicara, kami memiliki instruktur. Agenda itu disebut jadwal kursus. Kami juga menyediakan kuis harian dan sertifikat kelulusan berdasarkan permintaan. Kami percaya ini berkontribusi signifikan terhadap nilai acara dan membantu kami membangun agenda yang kuat dengan pembicara yang luar biasa.
AKSES 2021
Kami sudah mulai merencanakan acara kami berikutnya di bulan Februari, dan kami harap Anda dapat bergabung dengan kami! 
Jika Anda tidak dapat menghadiri salah satu acara kami, lihat acara ACCESS di Rumah pada bulan Mei, yang berfokus pada penanganan aksesibilitas di lingkungan virtual, dan kursus Musim Gugur ACCESS kami, yang berfokus pada aksesibilitas video.
Pelajaran apa yang telah Anda pelajari dari merencanakan konferensi virtual Anda? Beri tahu kami di komentar!