Bagaimana Menggunakan Bentuk Manajemen Isu yang Tepat untuk Menghindari Krisis
Diterbitkan: 2021-05-24Masalah adalah penyebab yang dapat mengganggu proyek Anda karena sejumlah alasan, mencegah proyek terus mencapai hasil yang diinginkan. Hal ini dapat terjadi kapan saja dan kepada siapa saja dan di sinilah manajemen masalah berperan. Ini membantu Anda mempersiapkan diri untuk situasi yang tidak Anda harapkan dan mengajari Anda cara menghadapinya.
Beberapa dari masalah ini tidak dapat dihilangkan dengan mudah, tetapi jika Anda bertindak dengan benar, Anda dapat membatasi kerusakan. Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda bisa menjadi lebih kuat sebagai manajer proyek.
Daftar Isi
- Apa perbedaan antara masalah dan krisis?
- Daftar periksa manajer proyek: Apakah masalahnya adalah krisis?
- Bagaimana Anda melacak masalah?
- Bagaimana Anda dapat menerapkan proses manajemen masalah?
- Perhatikan semuanya
- Manajemen risiko
- Komunikasi itu penting
- Hal-hal selalu bisa keluar dari tangan
- Kesimpulan
Apa perbedaan antara masalah dan krisis?
Jangan bingung antara masalah dengan krisis. Masalah sebenarnya adalah awal dari krisis. Masalah bisa lepas kendali karena kurangnya komunikasi atau keputusan yang salah. Berhati-hatilah saat menggunakan istilah ini, karena kata krisis dengan cepat memicu kepanikan yang mungkin tidak diterima dengan baik oleh karyawan Anda.
Krisis dialami langsung oleh perusahaan dan akan dirasakan dalam jangka panjang. Sebuah masalah, di sisi lain, dapat memudar ke latar belakang, jadi Anda tidak perlu melibatkan seluruh tim .
Jadi bagaimana Anda tahu ketika ada masalah atau krisis? Kumpulkan semua karyawan dan diskusikan pendapat mereka. Karena ini jelas subjektif, ada risiko reaksi berlebihan. Jika ini dipublikasikan, ada risiko bahwa hal itu jatuh ke tangan media dan meledakkan seluruh situasi. Reputasi perusahaan Anda ternoda dan pelanggan potensial akan menghindari Anda. Perhatikan bahwa pers yang buruk hampir selalu mengarah pada krisis.
Sebuah contoh yang baik dari ini adalah krisis plastik Delhaize. Perusahaan meluncurkan kampanye dengan blok bangunan, tetapi pelanggan marah dengan kemasan plastik yang berlebihan. Reaksi negatif datang melalui media sosial dan Delhaize menyadari bahwa mereka tidak punya pilihan selain segera bereaksi.
Selama akhir pekan mereka menemukan cara untuk berkomunikasi dengan karyawan dan pelanggan. Mereka mengakui bahwa telah terjadi kesalahan, tetapi perusahaan segera melakukan penyesuaian yang diperlukan. Pelajaran penting yang dapat diambil setiap orang dari sini adalah Anda harus berkomunikasi secara efektif dan cepat dan bahwa pesan tidak selalu harus sempurna.
Daftar periksa manajer proyek: Apakah masalahnya adalah krisis?
Tidak yakin apakah Anda sedang menghadapi suatu masalah atau krisis? Buat perbedaan dengan menggunakan daftar periksa di bawah ini. Meskipun krisis mungkin sulit untuk diperbaiki, menyelesaikan masalah sebenarnya bisa menjadi tugas yang mudah dengan pendekatan yang tepat.
- Apakah masalahnya terkait secara emosional? Contohnya bisa jadi apakah itu ada hubungannya dengan anak-anak, penderitaan hewan, rasisme, bantuan pembangunan, dll.
- Seberapa masuk akal menurut para pemangku kepentingan bahwa masalah tersebut terkait dengan perusahaan Anda? (Dapatkah publik membayangkan bahwa masalah tersebut terkait dengan perusahaan Anda?) Contohnya adalah platform media sosial yang dikritik karena pendekatan mereka terhadap privasi atau perusahaan yang berpura-pura berkelanjutan.
- Apakah isu tersebut mudah digambarkan di media? Contohnya adalah kampanye iklan Suit Supply yang tidak ramah terhadap perempuan atau isu-isu yang telah disorot di media seperti pajak, harga energi, dll.
- Apa hubungannya dengan isu/krisis lain? Misalnya, skandal seputar pelecehan seksual yang dilakukan Harvey Weinstein. Setelah itu, banyak orang dituduh melakukan tindakan yang sama.
- Apa pengaruh utusan itu? Contoh kelompok kepentingan yang berpengaruh adalah LSM, Test-Achats, atau serikat pekerja.
- Seberapa dinamis masalahnya? Contoh terbaik dari sebuah isu yang menjadi dinamis adalah demonstran. Satu minggu bisa ada 100 peserta demonstrasi dan beberapa minggu setelah itu bisa ada ribuan demonstran di lokasi yang berbeda.
- Seberapa terisolasi Anda sebagai perusahaan dari masalah ini? Contohnya adalah mungkin ada redudansi di sektor-sektor tertentu karena alasan yang dipertimbangkan dengan baik (industri mobil). Karena sektor ini memiliki masalah yang sama, akan lebih baik untuk berkomunikasi melalui federasi atau asosiasi.
- Apakah masalahnya mudah diselesaikan? Contohnya adalah masalah pengemasan yang disebutkan sebelumnya di Delhaize. Dengan duduk bersama dan bertindak cepat, masalah dapat diselesaikan dengan mudah.
Bagaimana Anda melacak masalah?
Hanya karena Anda tidak selalu dapat memprediksi masalah di masa depan, bukan berarti Anda tidak dapat mengantisipasinya sebagai sebuah perusahaan. Sebelum proyek apa pun dimulai, Anda harus memiliki rencana strategis yang menggabungkan identifikasi masalah dan bagian analisis masalah.
Anda perlu berpikir hati-hati tentang tujuan proyek dan sistem pelacakan masalah atau perangkat lunak manajemen masalah mana yang akan digunakan untuk memicu dan mendeteksi masalah. Setelah Anda mengidentifikasi masalah, lihat kembali daftar orang untuk dihubungi yang telah Anda rencanakan sebelumnya dalam proses penyelesaian masalah yang terperinci. Untuk tugas ini, biasanya manajer proyek, sponsor proyek, atau eksekutif proyek mengambil kendali.
Selanjutnya, pikirkan baik-baik tentang bagaimana Anda akan melaporkan konflik tersebut. Pastikan deskripsi masalah sedetail mungkin dan mencerminkan situasi saat ini dengan tepat. Terakhir, Anda perlu menemukan cara untuk memeriksa dan melihat apakah masalah telah diselesaikan secara efektif.
Ingatlah bahwa Anda perlu berpikir di luar konflik itu sendiri. Apa yang akan terjadi jika masalah meningkat dan apa skenario terburuknya?
Bagaimana Anda dapat menerapkan proses manajemen masalah?
Perhatikan semuanya
Ketika masalah muncul, hentikan aktivitas Anda saat ini untuk sementara waktu sehingga Anda dapat menangani konflik terlebih dahulu dan melanjutkan proyek sesegera mungkin. Selama berlangsungnya proyek apa pun, sangat penting bahwa setiap anggota tim proyek melacak kemajuan dan mereka menyimpan catatan terperinci dari semua tindakan mereka. Ini memudahkan untuk tidak hanya menemukan solusi potensial tetapi juga menganalisis masalah dan bagaimana hal-hal dapat dilakukan secara berbeda di lain waktu.
Tidak hanya baik untuk diri sendiri, tetapi juga untuk perusahaan. Berdasarkan kesalahan yang dibuat, organisasi atau struktur proyek dapat disesuaikan sehingga tindakan yang lebih baik dapat diambil jika kesalahan terjadi lagi. Pertimbangkan untuk menulis 'analisis pelajaran yang didapat dari proyek' setelah setiap proyek.
Manajemen risiko
Manajemen risiko adalah bagian dari kehidupan bisnis apa pun. Apa yang lebih baik daripada mengelola masalah atau menyelesaikannya? Mencegah mereka terjadi sama sekali. Setelah Anda menulis tujuan proyek, tulis proses manajemen risiko. Proses-proses ini ada untuk mengidentifikasi kemungkinan risiko bahaya terhadap proyek, bahaya yang tidak menjamin keberhasilan proyek, masalah yang belum terselesaikan yang mungkin berdampak negatif, dan hal lain yang mungkin timbul.
Catatan: Manajemen masalah yang baik juga berarti bahwa Anda tidak pernah memiliki kasus di mana masalah tetap tidak terselesaikan. Untuk membicarakan proses manajemen risiko dan menghindari pengaturan masalah atau krisis di masa depan untuk proyek berikutnya, selesaikan masalah segera setelah muncul.
Komunikasi itu penting
Pastikan seluruh tim Anda mengetahui apa yang terjadi, terutama ketika masalah muncul. Tetap berhubungan satu sama lain selama proses berlangsung. Beberapa anggota tim mungkin memiliki pengalaman sebelumnya dengan masalah tertentu, jadi tidak pernah salah untuk meminta umpan balik.
Buat karyawan Anda sadar bahwa masalah terjadi di setiap proyek dan deteksi tepat waktu sangat penting. Buatlah rutinitas untuk mengatur rapat dan mendengarkan apa yang dikatakan rekan kerja Anda. Anda bahkan bisa mendapatkan bantuan dari pihak eksternal seperti lembaga manajemen krisis.
Hal-hal selalu bisa keluar dari kendali
Setiap manajer proyek menghadapi situasi di mana bantuan eksternal diperlukan, mungkin di tim lain. Jika Anda tidak meminta bantuan orang yang tepat, masalahnya bisa berubah menjadi krisis. Manajemen masalah proyek yang baik adalah menyadari bahwa solusi terkadang dapat ditemukan di tempat lain. Gunakan cara apa pun yang diperlukan untuk mencegah masalah meningkat.
Kesimpulan
Setiap proyek memiliki masalah. Sebagai manajer proyek, terserah Anda untuk belajar menghadapi ini dan memastikan bahwa situasi serupa dapat dihindari.
Penting untuk disadari bahwa kata isu dan krisis adalah dua konsep yang sama sekali berbeda. Krisis adalah situasi yang tidak bisa Anda keluarkan dengan cepat, jadi berhati-hatilah saat menggunakan istilah ini. Ini dapat memicu kepanikan pada karyawan Anda dan ini harus dihindari dengan cara apa pun.
Berpikir sebagai sebuah tim dan tumbuh dengan duduk bersama dan berdiskusi. Ada titik terang, masalah selalu bisa diselesaikan. Dengan bereaksi secara tepat waktu dan benar, Anda menghindari kekacauan di lingkungan kerja saat ini.