Cara Mengatur Tim TI untuk Bisnis Kecil Anda

Diterbitkan: 2019-01-25

Di era digital, tim TI perusahaan adalah salah satu aspek terpenting dari bisnis mereka. Hal ini terutama berlaku di dunia SaaS. Jika Anda menjual perangkat lunak sebagai layanan, Anda harus memiliki struktur tim TI yang kuat dan terorganisir dengan baik untuk mendukung Anda.

Struktur tim yang solid juga membantu mengalokasikan sumber daya untuk layanan pelanggan dan kelangsungan bisnis. Area ini sering diabaikan dari perspektif TI kecuali jika masalah meningkat.



Bagaimana Struktur Tim TI Anda Saat Ini?

Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan ini.

Apa struktur tim TI Anda? Apakah Anda bahkan memiliki struktur yang ditentukan?

Pertimbangkan kembali ketika, sebagian besar perusahaan bahkan tidak memiliki departemen TI. Aku tahu, sulit dipercaya. Tetapi seiring kemajuan teknologi, perusahaan menyadari bahwa mereka membutuhkan seorang pria (atau wanita) untuk memperbaiki teknologi mereka. Dan ketika segala sesuatunya terus berkembang, mereka membutuhkan seluruh tim pria dan wanita untuk membantu. Lo, "Departemen IT" lahir.

Saat itu, tim IT hanyalah sekelompok orang yang melakukan hal-hal IT. Sejauh struktur, tidak ada banyak. Sayangnya, ketika perusahaan tumbuh dan berkembang, tim TI sebagian besar tetap sama. Hanya sekelompok orang yang melakukan hal-hal teknologi. Tapi itu tidak bekerja lagi.

Jika tim TI Anda tidak memiliki struktur yang terorganisir dan spesifik, Anda secara serius membatasi bisnis Anda.

Apakah Departemen TI Anda Dipisahkan menjadi Tim?

Memisahkan orang-orang TI Anda ke dalam tim adalah langkah pertama dalam mengembangkan departemen terstruktur. Departemen semacam "jack of all trades" adalah sesuatu dari masa lalu. Untuk mendukung bisnis Anda secara efektif, Anda memerlukan spesialis. Spesialisasi teknologi yang Anda pilih dan tim yang Anda kembangkan akan bergantung pada bisnis pribadi Anda dan kebutuhannya.

Struktur tim TI untuk bisnis B2C bervariasi dari pengaturan B2B. Demikian juga, apa yang Anda jual adalah sebuah faktor. Produk fisik, produk digital, layanan, iklan, perangkat lunak, semuanya membutuhkan berbagai jenis tim TI yang mendukungnya.

Bagaimana Mendefinisikan Tim Anda

Mari kita lihat struktur TI yang terbukti dan benar yang dapat memberikan keajaiban bagi bisnis Anda. Model ini bekerja sangat baik untuk perusahaan B2B di ruang SaaS (perangkat lunak sebagai layanan), PaaS (platform sebagai layanan), dan DbaaS (basis data sebagai layanan).

1) Manajemen Program

Tim manajemen program bukan hanya bagian dari struktur TI Anda, tetapi bagian integral dari pertumbuhan bisnis Anda secara keseluruhan. Tim ini mengelola proyek Anda — mulai dari menerapkan peralatan atau teknologi baru hingga mengembangkan produk baru.

Saat proyek melibatkan pihak ketiga, satu atau lebih anggota tim manajemen program Anda akan bertindak sebagai wajah perusahaan Anda. Mereka akan mengelola aspek internal dan eksternal proyek dan berhubungan langsung dengan orang-orang di luar organisasi Anda.

Tim manajemen program juga akan mengawasi proses bisnis Anda untuk mengidentifikasi area inefisiensi atau gangguan dalam perjalanan pelanggan.

2) Tim Teknis

Tim teknis terdiri dari individu (atau sub-kelompok) dengan keahlian tertentu, seperti arsitektur jaringan, integrasi sistem, keamanan, dan berbagai bidang pengembangan.

Ini adalah tim pembangun. Tim teknis mengembangkan dan membuat alat baru untuk staf Anda atau produk baru untuk bisnis Anda. Mereka juga bertugas memastikan infrastruktur teknis perusahaan Anda aktif dan berjalan dengan lancar dan aman.

Selain pembangun, beberapa anggota tim teknis adalah pejuang garis depan. Ini adalah ahli dukungan teknis yang membantu staf internal Anda dan, dalam beberapa kasus, pelanggan Anda dengan permintaan dan masalah mereka sehari-hari. Safelite Autoglass adalah contoh layanan pelanggan yang baik tentang bagaimana teknologi, pelatihan, dan personel bersatu.

3) Tim Data

Informasi – data – adalah inti dari tim data. Sebuah tim analis data dan administrator database menangani semua informasi yang masuk, keluar, dan disimpan. Bayangkan besarnya data yang ditangani perusahaan Anda. Tetapi alih-alih gudang yang penuh dengan lemari arsip berdasarkan abjad, tim data Anda berurusan dengan informasi elektronik.

Tugas tim data adalah memastikan data perusahaan Anda disimpan dengan cara yang mudah diakses, aman, dan teratur.

4) Tim Fungsional

Tim fungsional biasanya terdiri dari analis bisnis dan pemilik proses bisnis. Meskipun beberapa tugas mereka mungkin serupa, tim ini tidak boleh disamakan dengan tim manajemen program.

Anggota tim fungsional sering melakukan "pekerjaan kaki". Anda akan melihat mereka berbicara dengan anggota bisnis dan pemangku kepentingan utama untuk mengumpulkan persyaratan, memahami kebutuhan bisnis, dan memetakan proses.


Tim ini membantu tim TI lainnya memahami cara kerja sistem baru atau perlunya peningkatan. Tim lain kemudian menggunakan pengetahuan ini untuk membangun perangkat lunak baru, membuat peningkatan perangkat lunak, atau memperbarui infrastruktur teknis perusahaan.

Tim fungsional juga menangani penyusunan materi pelatihan dan sering melakukan sesi pelatihan pengguna.

Mengintegrasikan Berbagai Tim TI Anda

Kami telah memberi tahu Anda untuk memisahkan departemen TI Anda menjadi tim fungsional, tetapi itu tidak berarti mereka tidak boleh bekerja sama. Padahal, setiap tim harus bekerja sama.

Sementara setiap tim memiliki fokus yang berbeda, setiap orang harus bekerja menuju tujuan yang sama. Ini paling baik dicapai dengan mengidentifikasi area yang tumpang tindih. Dalam hal ini, "tumpang tindih" tidak berarti dua orang mengerjakan tugas yang sama. Sebaliknya, tumpang tindih berarti titik-titik integrasi.

Menemukan titik-titik integrasi tersebut adalah langkah selanjutnya dalam membangun struktur TI yang efisien dan berkembang. Departemen TI yang paling sukses adalah mereka yang memahami pentingnya kontribusi masing-masing tim. Menyoroti titik-titik integrasi dan membina komunikasi di sekitar titik-titik itu sangat penting.

Dimana Kesenjangan Anda?

Tim TI Anda mungkin tidak mencerminkan struktur yang telah kami jelaskan di atas. Dan mungkin itu tidak masalah untuk bisnis Anda. Tetapi penting untuk mengatasi kesenjangan apa pun dalam struktur TI Anda saat ini.

Tanyakan pada Diri Anda Beberapa Pertanyaan Menunjuk, Seperti Ini:

  • Jika saya memiliki permintaan, apakah saya tahu tim mana yang dapat membantu saya?
  • Apakah karyawan dan pelanggan saya mendapatkan dukungan teknis yang mereka butuhkan?
  • Apakah proyek teknis kami berjalan dengan lancar? Jika tidak, mengapa?
  • Apakah berbagai tim TI saya bekerja sama dengan mulus?
  • Apakah departemen TI saya membantu pertumbuhan perusahaan saya?

Jika Anda menjawab "tidak" untuk pertanyaan-pertanyaan ini, inilah saatnya untuk mundur selangkah untuk mengevaluasi kembali.

Dan pertanyaan terakhir yang sangat penting adalah: Apakah tim TI saya merupakan pusat biaya?

Jika jawabannya "ya" maka beberapa perubahan besar mungkin akan dilakukan. Staf TI Anda ada di sana untuk mendukung bisnis, tentu saja. Tetapi mereka juga kemungkinan besar di antara anggota yang paling terampil di seluruh organisasi Anda. Jika Anda tidak menggunakan keterampilan itu untuk menghasilkan keuntungan, Anda akan kehilangan.

Profesional TI bukan lagi kutu buku yang menatap komputer sepanjang hari. Mereka kreatif dan inovator. Susun staf TI Anda dengan cara yang mendukung kreativitas mereka dan mendorong inovasi.

Ubah TI menjadi Pusat Laba

Tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk mengubah tim TI Anda menjadi mesin penghasil keuntungan dalam semalam. Tetapi ada langkah-langkah kecil yang dapat Anda ambil yang akan membantu Anda mewujudkan pertumbuhan.

1) Integrasikan TI dengan Bisnis Lainnya

Ketika kita memikirkan staf TI, kita sering memiliki gambar orang-orang yang bekerja di ruang server atau di beberapa back office yang terputus dari bisnis lainnya. Jika Anda ingin tim TI Anda bersemangat tentang apa yang mereka lakukan, sertakan mereka dengan seluruh staf Anda. Tindakan sederhana bekerja di dekat dan di sekitar orang-orang di area bisnis lainnya akan memicu otak teknis itu dengan ide-ide yang lebih besar dan lebih baik.

2) Loop di IT Kanan dari Start

Ini adalah kesalahan yang terus terjadi, bahkan dengan perusahaan besar dan terkenal. CEO atau pemimpin perusahaan lainnya datang dengan ide-ide besar. Mereka menghabiskan uang untuk penelitian dan bahkan memulai proses perencanaan awal, tanpa melibatkan tim TI mereka.

Di ujung jalan, ketika tiba waktunya untuk melakukan pekerjaan, tim TI dibawa ke kapal. Apa yang terjadi selanjutnya? Mungkin proyek berjalan, tidak. Meninggalkan TI dari tahap perencanaan awal dapat berarti masalah besar di kemudian hari.

Kami telah memberi tahu Anda, tim TI Anda kreatif dan inovatif — mengapa tidak memanfaatkannya saat membuat rencana strategis? Tidak hanya itu, staf TI dapat berbagi pengetahuan teknis sejak dini yang dapat menerangi proyek sebelum Anda menginvestasikan waktu dan uang.

Penataan Tim IT Terbaik

Kesimpulan besar di sini adalah ini: Staf TI Anda harus ditunjuk dalam tim yang terdefinisi dengan baik yang akan melayani bisnis Anda dengan baik. Anda tidak perlu menyalin struktur Google, Amazon, atau raksasa teknologi lainnya, tetapi ambil satu halaman dari buku pedoman mereka. Tim TI terbaik dipisahkan oleh keahlian dan tugas, tetapi semuanya bekerja untuk tujuan yang sama.

Fokus pada pengembangan tim TI yang tidak hanya mendukung bisnis Anda, tetapi juga mendorongnya ke depan, dengan menciptakan inovasi dan mendorong keuntungan.

Gambar: Depositphotos.com


Selengkapnya di: Nextiva, Konten Saluran Penerbit