Panduan Reputasi Pengirim Email: Cara Memeriksa Skor Pengirim Anda & Menghindari Perilaku Pengiriman yang Buruk

Diterbitkan: 2021-08-11

Penyedia kotak masuk email seperti Gmail menggunakan reputasi IP Anda — juga dikenal sebagai skor IP, skor pengirim, atau reputasi pengirim email — untuk menentukan apakah email Anda harus dikirim ke kotak masuk atau tidak. Jika Anda ingin memastikan email Anda tidak terkirim ke folder SPAM kontak Anda, langkah pertama adalah menghindari kesalahan umum yang merusak reputasi alamat IP pengirim Anda.

Pemasar email berpengalaman tahu bahwa ini bukan hanya tentang menyelesaikan pekerjaan. Ini tentang menyelesaikan pekerjaan dengan benar untuk pertama kalinya. Anda tidak ingin menginvestasikan waktu untuk membuat kampanye email yang indah dan dirancang dengan baik, tekan kirim, lalu letakkan di folder spam pelanggan Anda. Itu tidak akan membantu Anda menghasilkan pendapatan dan itu akan menyebabkan Anda melakukan pekerjaan ganda.

Jika Anda berjuang dengan masalah ini, itu berarti Anda mungkin perlu bekerja untuk meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda, atau kemampuan email Anda untuk mencapai kotak masuk. Salah satu faktor utama dalam menentukan kemampuan pengiriman email adalah reputasi pengirim dari alamat IP yang Anda gunakan untuk mengirim email.

Bagaimana penyedia email menilai reputasi pengirim

Penyedia email menggunakan beberapa program untuk memantau perilaku dan menilai potensi risiko dari setiap alamat IP yang mengirimkan pesan ke jaringan mereka. Faktor-faktor yang dipertimbangkan oleh program ini untuk mengevaluasi reputasi pengirim meliputi:

  • Kualitas kontak kepada siapa alamat IP itu mengirim pesan
  • Tingkat keterlibatan penerima ditampilkan untuk email dari alamat IP tersebut
  • Mengirim tren volume
  • Kualitas konten yang terkandung dalam email yang dikirim oleh alamat IP tersebut

Itu hanya beberapa contoh di antara banyak sinyal lain yang dilihat oleh penyedia kotak masuk email saat menentukan reputasi pengirim dan memfilter SPAM. Tak perlu dikatakan, Anda ingin memastikan alamat IP yang Anda gunakan untuk mengirim email memiliki reputasi pengirim yang baik.

Salah satu cara untuk memastikan reputasi pengirim yang baik adalah dengan menggunakan layanan pemasaran email khusus seperti Sendinblue. Kebijakan anti-spam kami yang ketat melindungi reputasi pengirim dari alamat IP bersama kami – sehingga pengguna kami tidak perlu khawatir tentang masalah keterkiriman. Bawa kami untuk uji coba gratis?

Kirim kampanye email saya berikutnya dengan Sendinblue! >>

3 cara mudah untuk memeriksa reputasi pengiriman email Anda

Jika Anda mengalami masalah keterkiriman, salah satu hal pertama yang harus Anda selidiki adalah reputasi pengirim Anda. Mungkin juga Anda secara tidak sadar mengirim email dengan cara yang dianggap sebagai spam oleh beberapa penyedia kotak masuk email. Atau lebih buruk lagi, mungkin IP Anda telah dimasukkan daftar hitam email.

Apapun masalahnya, mulailah dengan benchmarking di mana Anda berada sekarang. Ada beberapa alat di luar sana yang akan membantu Anda mengukur reputasi pengirim IP Anda, jadi pilih yang mana (atau beberapa) yang menurut Anda paling masuk akal. Berikut adalah 3 untuk Anda mulai.

1. Skor Pengirim dari Jalur Kembali

Orang-orang di Return Path adalah pakar pengiriman email, dan mereka memiliki sistem unik untuk mengukur reputasi pengirim email yang disebut "skor pengirim". Skor pengirim Anda dinyatakan sebagai angka antara 0 dan 100, semakin tinggi semakin baik.

Sama seperti skor kredit, skor pengirim alamat IP Anda bisa jadi sulit diperbaiki dan mudah rusak. Satu nomor itu bisa menjadi ukuran yang kuat untuk menentukan bagaimana penyedia kotak masuk email seperti Gmail atau Yahoo menimbang risiko membiarkan email Anda masuk ke kotak masuk atau malah memilih untuk memindahkan Anda ke folder spam yang ditakuti.

Untuk menempatkan ini dalam perspektif, Return Path menyusun laporan tolok ukur Skor Pengirim 2019, menunjukkan tingkat pengiriman. Perubahan kecil dalam skor Anda membuat perbedaan besar dalam kemampuan pengiriman Anda. Skor yang turun dari 83 ke 70 dapat melihat penurunan pengiriman sekitar 20%. Ini akan menyebabkan hilangnya pendapatan yang sangat besar. Anda ingin memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar pertama kali, dan Anda memiliki lapisan keamanan untuk melindungi reputasi Anda.

Untuk mendapatkan penilaian gratis Skor Pengirim Anda saat ini, cukup kunjungi SenderScore.org dan masukkan alamat IP Anda. Jika skor Anda tidak di atas 90, ada ruang untuk perbaikan.

2. ReputationAuthority dari WatchGuard

WatchGuard berspesialisasi dalam perangkat lunak dan peralatan manajemen ancaman, dan ReputationAuthority adalah layanan keamanan jaringan mereka untuk memantau dan memberikan perlindungan terhadap email dan lalu lintas web yang berbahaya atau tidak diinginkan. Layanan ini digunakan oleh entitas pemerintah dan bisnis besar untuk mengurangi lalu lintas jaringan yang tidak diinginkan.

Jika Anda ingin mengukur skor IP Anda menurut perangkat lunak ReputationAuthority, ketik alamat IP Anda ke halaman pencarian IP mereka dan Anda akan mendapatkan penilaian gratis atas reputasi IP Anda.

Hasilnya mencakup skor keseluruhan "Buruk", "Netral", atau "Baik" untuk IP pengiriman Anda yang terdapat di bagian atas halaman. Di bawah itu, mereka memberi Anda rincian lebih rinci tentang data riwayat pengiriman Anda.

Ada juga skor yang berkisar dari 0 hingga 100 yang disebut “skor reputasi”. Namun, tidak seperti skor pengirim Jalur Kembali, Anda ingin skor reputasi ini lebih rendah. Biasanya, skor reputasi IP di bawah 50 pada ReputationAuthority adalah "Netral" atau "Baik", yang Anda inginkan.

3. Talos IP dan Pusat Reputasi Domain dari Cisco

Talos Intelligence Group adalah bagian dari Cisco dan menyediakan solusi keamanan jaringan untuk bisnis. Mirip dengan dua contoh sebelumnya, Talos memungkinkan Anda mencari reputasi pengirim berdasarkan alamat IP secara gratis di situs web mereka.

Hasilnya menunjukkan kepada Anda skor reputasi IP untuk lalu lintas web dan email dari alamat IP yang Anda masukkan. Skor bisa “Baik”, “Netral”, atau “Buruk”. Ada juga informasi lebih rinci tentang riwayat volume pengiriman dan IP pengirim terkait.

6 kesalahan umum yang merusak reputasi pengirim Anda

Setelah Anda memeriksa reputasi pengirim Anda menggunakan satu atau lebih metode yang disebutkan di atas, Anda harus tahu di mana reputasi Anda berdiri dengan penyedia kotak masuk email.

Jika reputasi pengirim IP Anda lebih rendah dari yang Anda harapkan dan Anda tidak yakin mengapa, bisa jadi Anda secara tidak sengaja mengirimkan sinyal yang salah ke penyedia email dengan membuat kesalahan umum.

Untuk membantu Anda menghindari langkah ini, berikut adalah 6 cara umum pengirim merusak reputasi pengirim mereka tanpa menyadarinya.

1. Mengumpulkan alamat email yang salah eja

Sangat mudah untuk mengumpulkan alamat email yang tidak valid. Rata-rata 80% dari data kontak yang tidak valid hanya karena kesalahan manusia. Terutama ketika orang-orang menggunakan perangkat seluler.

Orang-orang yang menanggapi email melalui perangkat seluler sering kali memiliki frasa lucu "permisi salah ketik" di baris tanda tangan mereka. Salah satu favorit saya dalam daftar ini adalah “Dikirim dari perangkat seluler. Kata-kata yang salah adalah fitur, bukan kesalahan ketik”. Jangan lupa tentang tangkapan layar yang benar secara otomatis viral.

Kesalahan ketik dapat merusak skor pengirim email Anda

Sumber: runt-of-the-web

Tentu, hal-hal ini lucu, tetapi ketika harus mengeluarkan uang untuk mengumpulkan prospek baru dan mendapatkan hasil yang tidak valid — tidak ada yang lucu tentang itu.

Jadi, bagaimana hal ini memengaruhi skor pengirim Anda?

Pantulan keras merupakan salah satu bagian terbesar dari skor pengirim Anda. Jika alamat email yang Anda kumpulkan tidak sah, Anda akan gagal terkirim. Sebagian besar penyedia layanan email termasuk Sendinblue tidak akan mentolerir tingkat bouncing keras yang tinggi karena Anda merusak reputasi IP mereka.

Sebagai praktik terbaik, Anda harus selalu menyiapkan konfirmasi keikutsertaan ganda untuk pelanggan baru. Anyono yang mendaftar menerima email yang meminta mereka mengklik tautan untuk mengonfirmasi langganan mereka. Ini menghindari alamat yang salah eja ditambahkan ke basis pelanggan Anda.

Anda juga dapat menggunakan solusi untuk verifikasi email waktu nyata untuk memeriksa alamat email sebelum Anda menerimanya ke dalam saluran pemasaran Anda. Dengan cara ini jika pengguna membuat kesalahan ketik yang tidak disengaja, mereka akan melihat pesan kesalahan. Pengguna sekarang akan memiliki kesempatan untuk memperbaiki kesalahan mereka sebelum melanjutkan.

2. Menggunakan daftar email yang dibeli

Bisnis sering beralih ke pemasok data saat mereka membutuhkan prospek baru dan pelanggan baru.

Kedengarannya seperti 'pilihan yang mudah' karena Anda akan dapat dengan cepat mengembangkan daftar Anda. Namun, kabar buruknya adalah Anda tidak mengembangkan daftar Anda secara organik. Bekerja dengan pialang data tidak akan membantu Anda meningkatkan tingkat keterlibatan Anda dan Anda tidak boleh membeli daftar email.

Untuk memiliki kemampuan pengiriman email yang baik, dan meningkatkan skor pengirim Anda, Anda harus membuat pengguna terlibat dengan email Anda. Ini berarti mereka perlu membuka dan mengklik pesan yang Anda kirim.

Jika Anda mengirim ke kontak yang Anda peroleh melalui broker daftar, Anda belum akan membangun kepercayaan dengan pengguna ini. Apa yang membuatmu berpikir mereka akan bertunangan? Kemungkinannya tidak, membuat Anda berpeluang lebih tinggi untuk ditandai sebagai SPAM.

Keluhan spam adalah bagian besar dari pengurangan skor pengirim Anda. Setiap keluhan yang Anda dapatkan seperti mengirim pesan langsung ke ISP bahwa penggunanya tidak mempercayai perusahaan Anda. Jika Anda mendapatkan terlalu banyak keluhan spam dengan ISP tertentu, mereka dapat memilih untuk memasukkan semua email Anda langsung ke folder spam. Bayangkan jika semua penerima YAHOO Anda tidak pernah melihat pesan Anda dari ledakan email karena Yahoo telah memutuskan untuk memasukkan Anda ke folder spam.

Bacaan lebih lanjut: Keterkiriman 101: Bagaimana cara kerja filter spam email?

3. Gagal membersihkan daftar email Anda

Mengapa Anda menyimpan data lama di daftar email Anda? Anda hanya perlu mengeluarkan lebih banyak uang untuk menyimpan kontak yang tidak tertarik di sana.

Sebagai pemasar email, Anda bertanggung jawab untuk secara teratur menghapus pengguna yang tidak terlibat dari daftar Anda. Pengguna yang tidak membuka atau mengklik konten Anda dapat menyebabkan masalah yang lebih besar di masa mendatang yang akan merusak skor pengirim Anda.

Misalnya, jika pengguna telah meninggalkan akun email mereka, mereka tidak membuka email Anda. Ini nantinya akan menyebabkan bouncing yang keras. Mereka juga mungkin tidak aktif dengan konten email Anda karena mereka telah memindahkan Anda ke folder spam tanpa sepengetahuan Anda.

Membersihkan daftar Anda adalah sesuatu yang harus Anda lakukan setiap tiga bulan (jika tidak lebih sering). Jika Anda tidak merasa siap untuk mengambil lompatan dan menghapus sebagian besar kontak Anda, pelajari bagaimana Anda dapat melakukan segmentasi untuk mendapatkan manfaat serupa.

Bahkan jika Anda melakukan segmentasi daftar Anda, kemungkinan besar Anda masih memiliki kontak yang belum Anda kirimi email dalam beberapa bulan. Jika ini masalahnya, Anda setidaknya harus melakukan pembersihan basis data triwulanan untuk mengidentifikasi apakah ada alamat email yang tidak aktif dan mungkin menyebabkan pantulan yang sulit saat Anda mengirim email lagi.

4. Mengirim konten berkualitas buruk

Jangan pernah kompromi kualitas untuk kuantitas. Jika Anda menggabungkan kampanye email yang dibuat dengan buruk, pengguna kemungkinan besar akan mengeluh. Kami telah membahas bagaimana keluhan spam merusak skor pengirim Anda, dan konten yang buruk memberi mereka alasan untuk mengeluh.

Hal-hal yang perlu diingat saat membuat konten email Anda:

  • Jangan menjual terlalu banyak kepada pengguna Anda.
  • Jadikan template email Anda dioptimalkan untuk seluler.
  • Jangan gunakan kata-kata spam dalam konten Anda.
  • Uji semua tautan Anda.
  • Jangan gunakan umpan dan ganti baris subjek.
  • Format konten Anda agar mudah dibaca.

5. Mengirim email secara tidak konsisten

Ini sering diabaikan oleh pemasar email, tetapi frekuensi email Anda penting ketika menghitung skor pengirim Anda. Anda memerlukan keseimbangan saat membuat kalender konten email. Jika Anda mengirim email terlalu sering, Anda mengganggu pengguna Anda dan menimbulkan keluhan. Tetapi jika Anda mengirim terlalu sedikit, Anda kehilangan peluang penjualan.

Intinya adalah bahwa jika Anda tidak memiliki jadwal yang konsisten, dan mengirimkan hari dan waktu acak sebagai gantinya, pengguna Anda mungkin kehilangan minat. Marketing Sherpa menerbitkan posting blog seputar studi yang dilakukan oleh Return Path yang mengklaim tingkat baca menurun karena frekuensi pengiriman meningkat.

frekuensi kirim memengaruhi skor pengirim email

Sebagai aturan praktis, yang terbaik adalah tetap fokus. Anda ingin berterus terang dengan pengguna Anda saat mereka mendaftar untuk menyiapkan beberapa harapan. Dengan cara ini Anda dapat menunjukkan berapa kali per minggu mereka harus mengharapkan untuk mendengar dari Anda.

Hal lain yang ingin Anda ingat ketika mempertimbangkan frekuensi volume Anda adalah bagaimana daftar pelanggan Anda tumbuh. Daftar yang berkembang pesat atau menambahkan pengguna secara massal ke ESP Anda tidak terlihat bagus. Tampaknya Anda membeli data dan tidak mengikuti praktik terbaik.

6. Menyimpan perangkap spam di daftar email Anda

Perangkap adalah salah satu hal paling berbahaya yang dapat terjadi pada kampanye email Anda. Satu apel busuk dapat merobohkan seluruh pohon.

Masalah dengan jebakan adalah mereka dapat langsung membawa Anda ke daftar hitam. Oleh karena itu, banyak pemasar cenderung melompat dari platform email ke platform email karena daftar hitam mencegah seluruh kampanye mereka terkirim.

Ada dua jenis utama perangkap. Perangkap murni adalah alamat email yang dibuat oleh ESP atau penyelenggara daftar hitam yang memposting alamat email mereka di seluruh web. Kebanyakan dari mereka masuk ke daftar Anda karena mereka "dikikis" atau "dipanen". Anda mungkin tidak secara langsung mengambil data dari web, tetapi Anda tidak pernah tahu apakah salah satu persediaan data Anda telah menggunakan teknik ini.

Jenis jebakan lainnya adalah jebakan spam daur ulang. Ini adalah alamat email yang dulunya asli tetapi telah ditinggalkan oleh pengguna. ESP menonaktifkan akun yang seharusnya menyebabkan hard bouncing untuk Anda sehingga Anda menghapus pengguna dari daftar Anda.

Setelah alamat email tidak aktif, ESP mengaktifkan kembali akun beberapa bulan kemudian. Jika akun tersebut masih menerima email dari Anda, Anda akan masuk daftar hitam karena Anda tidak mengikuti praktik terbaik.

Saatnya Meningkatkan Skor Pengirim Anda

Singkatnya, inilah yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkan skor pengirim itu:

  • Bersihkan daftar Anda dengan menghapus kontak yang tidak terlibat secara teratur
  • Gunakan konfirmasi keikutsertaan ganda dan alat verifikasi email untuk mencegah alamat yang salah eja masuk ke daftar Anda
  • Jangan pernah membeli kontak – selalu gunakan daftar yang 100% ikut serta
  • Tetap berpegang pada frekuensi yang Anda janjikan sehingga pelanggan tahu berapa banyak email yang diharapkan – ini mengurangi keluhan
  • Hindari kata-kata pemicu spam dan konten yang buruk – ini akan ditandai oleh filter spam

Sekarang Anda tahu cara memeriksa reputasi pengirim email Anda dan membuatnya lebih baik. Maju dan kirim kampanye email yang akan disukai pelanggan Anda. ?

Untuk kiat lebih lanjut tentang cara menjadi pemasar email yang lebih baik, ikuti Sendinblue di Twitter dan daftar ke buletin pemasaran bulanan.

Tentang Penulis:
Krista Barrack adalah spesialis verifikasi email di XVerify. Dia membantu pemasar digital meningkatkan keberhasilan kampanye email melalui verifikasi data. Di luar kantor, Krista juga senang jalan-jalan, fitnes, membaca, dan mendengarkan podcast.