Tech Kamis: Tip Desain Tata Letak Kantor & Rencana Tempat Duduk yang Penting untuk Karyawan yang Lebih Bahagia

Diterbitkan: 2021-08-08

Saat ini, lebih banyak orang bekerja dari rumah atau dari ruang kerja bersama setidaknya sebagian dalam seminggu. Penelitian menemukan ruang kerja fisik berdampak pada kesejahteraan dan produktivitas karyawan. Dan desain kantor terbuka yang ada di mana-mana sebenarnya mengurangi kolaborasi, menurut sebuah studi tahun 2018 oleh Harvard.

Desain kantor sedang berubah-ubah, dan perusahaan memikirkan ulang tata letak kantor mereka untuk meningkatkan kebahagiaan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan. Baca terus untuk 5 tips dan trik untuk menyegarkan desain kantor Anda, dan panduan untuk menggunakan perangkat lunak tata letak dan tempat duduk Tabel Sosial untuk membuat desain kantor yang berfungsi.

1. Buat tata letak kantor serbaguna yang menumbuhkan komunitas dan kreativitas

Syukurlah, hari-hari bilik berdinding tinggi ada di belakang kita. Tetapi jika denah lantai terbuka juga bermasalah, apa cara yang tepat untuk mendesain ruang kerja yang ramah dan mempromosikan fokus dan keterlibatan?

Ambil satu halaman dari kebangkitan ruang kerja bersama dan nikmati ruang kerja dengan perpaduan gaya furnitur dan zona kerja di seluruh ruang. Sertakan area di mana karyawan dapat bertemu di pusat, ruang komunal yang dirancang untuk kelompok berukuran berbeda. Dengan lokasi yang bervariasi, anggota tim dapat melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk proyek yang akan datang, menindaklanjuti pertanyaan yang tersisa dari rapat, atau mendorong tim untuk memenuhi tenggat waktu.

Elemen desain yang menyatukan karyawan, bukan terpisah:

  • Meja besar bergaya keluarga dengan kombinasi bangku dan kursi menjadi tempat berkumpul yang sangat baik. Tempatkan mereka di kedua ujung ruangan besar, sehingga lebih dari satu kelompok besar dapat berkumpul pada saat yang sama, jika perlu.
  • Area istirahat terbuka dengan pengaturan pulau dapur, dikelilingi oleh kursi bar. Sertakan outlet listrik dan stasiun pengisian daya sehingga orang dapat bekerja dan mengisi ulang perangkat seluler mereka saat mereka mengemil.
  • Bangun bar pembuat kopi di lokasi sentral dengan kombinasi meja panjang dan meja kafe di dekatnya. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa pekerja dari departemen yang berbeda terkadang berpapasan.
  • Sertakan zona kerja 'nyaman' dengan sofa dan kursi klub yang mendorong beberapa orang untuk berlama-lama mengobrol dan memperbarui proyek.
  • Ciptakan sudut yang ramah di mana orang dapat bekerja sendiri dan menjangkau rekan kerja terdekat saat dibutuhkan.

Rancang bagan tempat duduk kantor, tanpa stres

Mulai Gratis

2. Buat pengaturan tempat duduk yang mendukung kolaborasi

Sebuah studi di Massachusetts Institute of Technology 2017 menemukan bahwa peneliti tiga kali lebih mungkin untuk menulis makalah bersama dengan orang-orang yang bekerja di lingkungan sekitar mereka daripada mereka yang bekerja 400 meter jauhnya. Studi ini mendukung temuan peneliti ruang kerja dan profesor MIT Thomas Allen, yang mengembangkan 'Allen Curve' pada 1970-an. Penelitiannya menemukan bahwa orang yang bekerja di dekat satu sama lain cenderung lebih banyak berinteraksi dan mengembangkan ide bersama, sementara kolaborasi menurun saat pekerja semakin menjauh satu sama lain.

Jadi, meskipun ruang kolaboratif sangat penting, tempat Anda menempatkan stasiun kerja masing-masing karyawan juga penting, seperti halnya fokus perusahaan atau departemen Anda. Misalnya, tim dalam industri yang berubah dengan cepat, seperti pemasaran dan teknologi, harus saling berdekatan dalam lingkungan yang mendorong komunikasi. Tetapi posisi dan pengeditan yang banyak melakukan penelitian mungkin memerlukan sudut yang tenang di mana interupsi sedikit. Hal-hal yang perlu diingat saat Anda menetapkan tempat duduk kantor:

  • Secara umum, anggota tim yang mengandalkan kreativitas dan sering melontarkan ide harus duduk berdekatan untuk meningkatkan kolaborasi. Peran yang mendapat manfaat dari kluster materi iklan dapat mencakup tim R&D dan pemasaran.
  • Individu memiliki cara yang berbeda untuk bekerja paling produktif. Meskipun menjaga tim tetap dekat sering kali merupakan pilihan yang tepat, perhatikan saat orang-orang berkinerja tinggi memberi tahu Anda bahwa mereka bekerja paling baik jauh dari keriuhan.
  • Tempatkan pekerja Anda secara strategis. Sebuah studi oleh Harvard Business School dan perusahaan solusi layanan bisnis Cornerstone OnDemand menemukan produktivitas dan kualitas kerja meningkat ketika Anda mengatur bagan tempat duduk untuk menyatukan pekerja tertentu. Studi ini menemukan tempat duduk pekerja dengan produktivitas tinggi/pekerjaan berkualitas rendah di dekat pekerja dengan produktivitas rendah/kualitas kerja tinggi meningkatkan kinerja kedua jenis karyawan tersebut. Sementara itu, penelitian mengungkapkan bahwa sangat ideal untuk menempatkan pemain rata-rata di dekat satu sama lain.
Tata Letak Ruang Rapat

Ruang kerja fisik memengaruhi kesejahteraan dan produktivitas karyawan, dan desain kantor terbuka sebenarnya mengurangi kolaborasi.
Klik Untuk Tweet

3. Ciptakan ruang kantor yang mendukung kesejahteraan karyawan

Karyawan menghabiskan sekitar sepertiga dari hidup mereka di tempat kerja. Bagaimana perasaan mereka tentang pekerjaan dan ruang kerja mereka memengaruhi produktivitas, retensi karyawan, dan kemampuan Anda untuk menarik yang terbaik dan terpintar di industri Anda. Berikut cara tata letak dan fasilitas Anda dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan:

  • Biar ada cahaya. Cahaya alami semakin penting bagi pekerja. Jika ruang dan jendela Anda memungkinkan, rancang ruang kerja Anda sehingga jumlah karyawan terbanyak berada di dekat sumber cahaya alami.
  • Tambahkan tanaman dan tanaman hijau di seluruh kantor.
  • Buat 'ruang isi ulang' di mana karyawan dapat tidur siang, bermeditasi, atau mengalihkan fokus mereka dari pekerjaan untuk waktu yang singkat.
  • Pertimbangkan meja yang bergeser dari duduk ke berdiri.
  • Tawarkan pilihan tempat duduk dan meja yang bervariasi untuk mendorong pergerakan. Terkadang perubahan pemandangan membantu karyawan mempertahankan produktivitas.

4. Sertakan ruang kerja yang 'tenang' dan pribadi untuk meningkatkan produktivitas

Karyawan membutuhkan lokasi yang dapat diandalkan untuk periode kerja yang terfokus. Rasio zona tenang dengan ruang komunal, sekali lagi, akan bergantung pada jenis proyek karyawan. Analis data, ahli strategi bisnis, dan penulis, misalnya, membutuhkan ruang di mana mereka dapat menyelami pekerjaan mereka tanpa gangguan di antara sesi brainstorming dan rapat. Pekerjaan manajer sumber daya manusia dan manajer proyek, sementara itu, biasanya kolaboratif sepanjang hari.

Kiat untuk merancang tata ruang kantor yang memberikan ketenangan yang dibutuhkan karyawan:

  • Kelompokkan karyawan yang membutuhkan fokus jangka panjang di dekat satu sama lain.
  • Jika memungkinkan, temukan karyawan yang membutuhkan ketenangan di sudut ruangan atau di ruang terpisah dari ruang kolaboratif sehingga percakapan rekan kerja tidak terlalu mengganggu.
  • Buat ruangan kedap suara untuk konferensi dan panggilan penjualan. Kantor Google Amsterdam memiliki karavan lucu di sekitar kantor untuk rapat yang tidak mengganggu bagian lain kantor.
  • Tentukan satu zona nyaman (dengan sofa dan kursi empuk) untuk karyawan yang membutuhkan ketenangan sehingga mereka dapat menikmati perubahan pemandangan sepanjang hari seperti rekan kerja mereka yang lebih kolaboratif.

Kiat bonus: Pelajari kunci untuk 'fokus mendalam' di luar meja dari pakar produktivitas Cal Newport dalam wawancara ini dengan The New York Times tentang cara fokus di tempat kerja.

5. Pikirkan pengaturan tempat duduk kantor Anda sebagai cairan, tidak tetap

Saat ini, kerangka waktu untuk mendesain ulang kantor adalah bertahun-tahun, bukan beberapa dekade. Beberapa perusahaan bahkan mengubah pengaturan tempat duduk kantor mereka setiap beberapa bulan. Kayak menggunakan karyawan baru sebagai peluang untuk menggeser tempat duduk kantor, sementara perusahaan game Valve memungkinkan karyawan pindah ke tempat yang paling cocok untuk proyek baru dengan stasiun kerja seluler di atas roda.

Meskipun meja bergulir tidak mungkin untuk setiap tempat kerja, sumber daya manusia dan manajer kantor harus mengadopsi pola pikir 'ubahlah'. Ketika lokasi meja dan meja bersama mengganggu produktivitas, bicarakan dengan karyawan tentang pengaturan yang optimal, dan buat perubahan. Kelincahan sangat penting untuk layanan dan karyawan Anda—ruang kantor Anda harus mencerminkan nilai ini.

Bagaimana Mendesain Bagan Tempat Duduk untuk Kantor dalam 7 Langkah Sederhana

Menggunakan pembuat denah lantai dapat membantu Anda membayangkan desain dan renovasi kantor di seluruh bisnis Anda—dari San Francisco hingga Singapura. Dengan alat tata letak dan pengaturan tempat duduk, Anda dapat membuat desain dan membuat perubahan lebih efisien daripada saat Anda membuat sketsa di atas kertas. Anda dapat menggunakan alat ini untuk menyimpan tata letak beberapa kantor untuk desain ulang di masa mendatang, dan untuk berbagi ide dan inspirasi dengan anggota tim Anda selama proses desain.

Buat bagan tempat duduk kantor dalam beberapa klik

Mulai Gratis

Ikuti langkah-langkah ini untuk menggunakan alat denah Meja Sosial untuk membantu Anda merancang tata letak kantor yang dengan bangga Anda bagikan dengan tim Anda:

Langkah 1: Buat acara baru

Pilih 'Acara' dari menu di sebelah kiri, diikuti dengan '+ Buat Acara' di sudut kanan atas. Untuk mendesain ulang kantor perusahaan di Chicago, beri nama acara Anda 'Chicago Office Layout', atau yang serupa. Anda ingin dapat mengakses file-file ini dengan mudah saat dibutuhkan. Tambahkan tanggal acara yang sesuai dengan desain kantor atau garis waktu renovasi.

Langkah 2: Buat atau unggah tata letak kantor

Jika kantor Anda berbentuk persegi panjang sederhana, Anda dapat memasukkan panjang dan lebar ruang untuk memulai. Namun dalam kebanyakan kasus, Anda ingin mengunggah denah kantor yang sudah ada dalam format .pdf, .jpg, atau .png. Ini memastikan tata letak mencakup semua sudut, ruang konferensi, dan aula masuk sehingga Anda dapat memanfaatkan ruang secara maksimal. Manajer kantor harus memiliki tata letak, atau Anda dapat menghubungi manajer gedung jika Anda menyewa ruang kantor Anda.

Langkah 3: Buat papan visi desain kantor

Gunakan bagian 'Unggah File' untuk membuat papan visi proyek. Tambahkan gambar ke dokumen dan unggah dokumen ke acara. Ini adalah tempat yang sangat baik untuk menyimpan gambar perabot kantor yang Anda pilih, atau inspirasi desain dari kantor lain.

Langkah 4: Buat daftar karyawan kantor

Buat daftar 'Peserta' untuk desain ulang kantor dengan karyawan Anda sebagai tamu. Pilih 'Storage' dari menu di sebelah kiri, lalu pilih '+ New' di pojok kanan atas. Anda kemudian dapat menambahkan semua karyawan di kantor sekaligus dengan file CSV, atau menambahkan mereka satu per satu.

Gunakan bagian catatan untuk menyertakan detail yang memengaruhi pengaturan tempat duduk, seperti mengidentifikasi anggota tim proyek yang membutuhkan ruang kerja berdekatan atau resepsionis yang harus berada di dekat pintu masuk.

Langkah 5: Rancang tata letak kantor

Ini adalah bagian yang menyenangkan! Pilih 'Chicago Office Layout' dan pilih gambar kursi (Objek) dari menu di sebelah kiri. Jelajahi opsi dan biarkan desain kantor Anda terbentuk dengan memilih objek yang Anda inginkan, menyeretnya ke tata letak, dan mengklik tempat Anda meletakkannya di ruang. Pilih dari meja persegi panjang, sandaran, sofa, meja kopi, pakis, dan banyak lagi. Anda dapat memindahkan dan merelokasi saat Anda pergi, dan menyimpan versi jika Anda tidak yakin dengan perubahannya. Berikut adalah beberapa tips untuk memandu proses desain:

  • Mulailah dengan menambahkan tangga, pintu, dan jendela, serta penghalang dan perlengkapan permanen di dalam ruangan.
  • Pilih bentuk meja dan kursi yang paling dekat dengan apa yang Anda bayangkan untuk ruang tersebut.
  • Atau, Anda dapat membuat objek yang disesuaikan.
  • Gunakan objek 'Makanan & Minuman' seperti 'Bar', 'Stasiun Minuman', dan 'Meja Kopi' untuk membuat zona kopi, makanan ringan, dan minuman bersama.
  • Gunakan 'Audio & Visual' untuk menentukan lokasi outlet listrik dan penerangan, serta layar proyeksi dan televisi untuk konferensi video.
  • Gunakan 'Admin & Bisnis' dan pilih 'Flip Chart' atau 'Easel' untuk menunjuk papan tulis.
  • Di bawah 'Furniture' Anda akan menemukan opsi 'Sofa' dan 'Loveseat', yang sempurna untuk merancang kolaborasi yang nyaman atau zona tenang.
  • Menjadi kreatif! Pilih 'Meja Kartu' di bawah 'Admin & Bisnis' untuk menentukan area kantor untuk kesenangan dan permainan. Tambahkan tanaman hijau ke kantor Anda dengan memilih dari menu 'Tanaman'. (Kantor hijau juga memiliki dampak positif pada fungsi kognitif dan kesehatan karyawan.)

Langkah 6: Buat bagan tempat duduk kantor

Cocokkan karyawan dengan tempat kerja mereka dengan memilih 'Objek' lalu pilih tiga titik horizontal di bagian bawah menu di sebelah kiri. Pilih 'Attendees', dan daftar nama karyawan yang Anda buat sebelumnya akan muncul. Pilih nama dan kemudian klik di meja tempat mereka akan duduk.

Langkah 7: Bagikan tata letak kantor dan bagan tempat duduk

Pembuat denah Meja Sosial memudahkan untuk mengirim tata letak kantor ke pembuat keputusan dan anggota tim. Untuk berbagi desain, buat PDF yang dapat dibagikan menggunakan ikon PDF di sudut kanan atas saat Anda berada di 'Chicago Office Layout'.

Sangat membantu untuk membagikan tata letak saat Anda mendesain kantor di negara bagian atau bahkan negara lain. Karyawan yang bekerja di ruang setiap hari mungkin melihat masalah dengan desain atau pengaturan tempat duduk yang tidak Anda sadari dari kejauhan. Ini juga merupakan cara yang membantu untuk menghidupkan kegembiraan tentang tata letak kantor yang ditingkatkan.

Siap mendesain (dan mendesain ulang) kantor perusahaan Anda dengan mudah? Jelajahi kemungkinan dengan perangkat lunak tata letak acara Tabel Sosial.

Hidupkan tempat duduk kantor yang lebih baik

Belajarlah lagi

Mencari beberapa info lebih lanjut tentang desain tata letak kantor?

Bagaimana cara merancang tata letak kantor?

Kami merekomendasikan untuk mendapatkan denah lantai ruang kantor Anda sebelum Anda membeli furnitur apa pun. Kemudian identifikasi beberapa opsi untuk jenis perabot kantor yang Anda inginkan, dan gunakan alat tata letak online untuk melihat bagaimana opsi yang berbeda akan sesuai dengan ruangan.