Pertemuan Tim Pemasaran Sains Konten Produktif

Jika Anda menginginkan cara mudah untuk membantu tim pemasaran Anda menghasilkan konten yang lebih baik, batalkan rapat. Lebih baik lagi, batalkan pertemuan pertama Anda hari itu.

Penelitian telah menunjukkan bagaimana penyimpangan produktivitas sering kali ditelusuri kembali ke rapat tim yang berlebihan. Jadwalkan panggilan status untuk hal pertama di pagi hari, dan ide kreatif pemasar konten dijamin akan berhenti mengalir.

Lihat sekilas kalender Anda untuk minggu yang akan datang. Berapa banyak ruang kosong yang Anda lihat? Jika minim, Anda bisa jadi secara tidak sengaja mempersulit anggota tim konten Anda untuk menghasilkan karya terbaik mereka.

Izinkan saya untuk menjelaskan.

Memenuhi kesulitan

Pemasaran konten melibatkan banyak bagian yang bergerak, mulai dari menyusun strategi dan perencanaan hingga membuat, menganalisis, dan mempromosikan. Setiap proses sangat terlibat dan membutuhkan banyak kekuatan otak.

Sebagian besar memerlukan diskusi tingkat tinggi. Anda tidak dapat mencapai tingkat konversi yang lebih tinggi atau meningkatkan ROI email Anda jika tim Anda tidak bersatu di sekitar visi dan tujuan yang sama.

Namun, pada titik tertentu, pembuat konten membutuhkan waktu tanpa gangguan untuk meneliti, berpikir, dan berkreasi. Dan di sinilah masalah bisa muncul.

Sebagai manajer pemasaran yang bertanggung jawab untuk membuktikan manfaat pemasaran konten, Anda mungkin tergoda untuk mengandalkan rapat tim yang berulang dan check-in rutin untuk memantau proyek dan kemajuan. Tapi saat rapat berubah menjadi kebiasaan, nilainya cenderung anjlok.

Artikel Harvard Business Review merinci bagaimana satu rapat mingguan menghabiskan 300.000 jam kerja perusahaan setiap tahun. Riset VoloMetrix menguraikan betapa mudahnya sebuah perusahaan dengan 20.000 karyawan membuang $ 300 juta untuk pertemuan yang tidak berguna. Masih penelitian lain menyatakan bahwa perusahaan kehilangan $ 37 miliar setiap tahun karena pertemuan yang tidak produktif.

“Tentu, tapi itu bisnis besar,” kata Anda. “Kami berada di ceruk pemasaran konten.”

Benar. Tapi itu tidak berarti kita sudah jelas. Sesuatu yang biasa seperti sesi strategi mingguan berpotensi menimbulkan kerusakan yang nyata.

Untuk melihat bagaimana ini berlaku untuk bidang pemasaran konten, mari kita lihat sekilas contoh hipotetis.

Saat hal buruk terjadi pada rapat pemasaran konten yang bagus

Adam adalah spesialis konten senior yang hebat. Dia pintar, berbakat, dan penuh ide besar.

Ini 14:30 Kamis. Adam bekerja sepanjang minggu untuk kampanye baru. Dia mengabdikan beberapa jam untuk meneliti, bertukar pikiran, dan memeriksa proyek potensial - dan sekarang saatnya untuk berbagi idenya melalui konferensi video dengan tim pemasaran konten yang terdiri dari tiga orang. Tiga puluh menit setelah rapat, semua orang di dewan dan tanggung jawab telah dibagi. Pada Senin pagi, inisiatif baru berjalan lancar dan semua orang mencurahkan waktu paling produktif mereka untuk mempersiapkan peluncuran.

Jika rata-rata anggota tim mendapatkan $ 100 per jam dalam bentuk gaji dan tunjangan, rapat Kamis selama 30 menit akan merugikan perusahaan sebesar $ 150.

Sekarang bandingkan kisah Adam dengan Molly, yang telah mengidentifikasi perlunya inisiatif untuk menangani kembali petunjuk yang hilang. Dia, juga, bekerja dalam tim tiga orang yang anggotanya mendapatkan gaji dan tunjangan yang sama dengan kelompok Adam.

Molly belum melakukan penelitian apa pun, lebih memilih untuk menunggu dan membicarakan gagasannya yang setengah terbentuk dengan dua rekannya pada sesi strategi minggu ini. Miliknya adalah satu dari tiga gagasan untuk didiskusikan, yang membutuhkan waktu satu jam. Setelah itu, rentetan email tindak lanjut dan obrolan grup mengubah rapat satu jam menjadi sembilan jam kerja kumulatif.

Jadi, total biaya pertemuan Molly adalah $ 900 - meningkat 500% dari pertemuan 30 menit Adam dan rantai email yang tidak ada hubungannya.

Perbedaan biaya bahkan bukan masalah terbesar. Setiap kali pemasar ditarik dari membuat konten untuk membahas pembuatan konten, mereka pasti akan kehilangan dosis produktivitas. Sebuah penelitian mengatakan dibutuhkan 23 menit, 15 detik untuk kembali ke jalur semula setelah ada gangguan pekerjaan. Direktur NeuroLeadership Institute David Rock menjelaskan bahwa perubahan fokus ini dapat menyebabkan orang melakukan kesalahan, melupakan ide-ide bagus, dan kehilangan wawasan yang berharga.

Itu tidak berarti Anda harus menghindari rapat dengan cara apa pun. Beberapa pertemuan penting untuk memajukan strategi konten Anda. Wawancara dengan pelanggan atau klien, panggilan cepat yang dimaksudkan untuk menggantikan 25 rantai email mendalam dan pertemuan tatap muka reguler semuanya melayani tujuan yang berharga.

Anda harus selektif dengan membedakan antara rapat yang menambah nilai dan rapat yang menahan tim Anda. Dan Anda harus membuat pertemuan yang Anda adakan sepadan dengan bobotnya dalam emas. Mari kita lihat bagaimana melakukan itu.

4 langkah untuk rapat pemasaran konten yang produktif

Langkah 1: Hitung rapat tim Anda

Pertama, nilai rapat peran yang dimainkan dalam strategi konten dan proses pengembangan Anda.

Jika tim Anda menggunakan alat pelacak waktu bersama, tarik angka-angka itu ke dalam spreadsheet. Kemudian urutkan kolom untuk total jam per minggu yang dikaitkan dengan rapat. Atau minta setiap anggota tim untuk menghitung dan membagikan hasilnya.

Langkah 2: Teliti rapat rutin

Saat melihat hasilnya, perhatikan pola rutinitas untuk mengidentifikasi pelaku potensial. Apakah pertemuan tertentu terjadi setiap minggu? Setiap bulan? Mengapa itu berulang? Apakah peserta datang dengan membawa item tindakan atau mereka hanya menghadiri pertemuan rutin yang awalnya dibuat setahun yang lalu? (Petunjuk: Jika Anda melihat rapat lama yang menggunakan nama seperti "status check-in", "standup harian", atau "sprint tim", ada kemungkinan mereka telah melampaui tujuan aslinya.)

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk menilai, ajukan pertanyaan berikut:

• Apakah tim konten sudah meluangkan waktu untuk memikirkan masalah yang dibahas dalam rapat?
• Apakah percakapan tatap muka diperlukan untuk melanjutkan proyek atau masalah penting?
• Apakah orang-orang meninggalkan rapat ini dengan langkah selanjutnya yang bisa ditindaklanjuti?
• Apakah masalah yang dibahas dalam rapat berdampak langsung pada strategi pemasaran konten?

Jika Anda menjawab "tidak" untuk semua pertanyaan ini, ada kemungkinan rapat tidak lagi diperlukan.

Langkah 3: Hilangkan kelebihannya

Ini adalah bagian proses yang paling sulit, dan mungkin paling intens. Setelah Anda mengidentifikasi pertemuan pemasaran konten berulang yang perlu dihadiri, ambil kembali jam-jam produktivitas yang berharga itu.

Apa cara terbaik untuk melakukannya? Tekan "hapus rapat".

Jika Anda belum mengidentifikasi satu pertemuan pun untuk dihilangkan pada tahap ini, Anda adalah poster produktivitas atau Anda dalam penyangkalan.

Misalnya, apakah pembuat konten Anda masih bertukar pikiran bersama? Jika demikian, inilah beberapa bahan untuk dipikirkan. Studi menunjukkan bahwa terlalu banyak data dari terlalu banyak orang dapat melumpuhkan. Salah satu eksperimen psikologi modern pertama untuk menguji efek dari curah pendapat kelompok mengevaluasi seberapa efektif sekelompok empat curah pendapat untuk memecahkan masalah versus bagaimana satu orang merancang solusi yang mungkin. Sembilan puluh enam persen peserta menghasilkan lebih banyak ide ketika mereka bekerja sendiri, seringkali dengan kualitas yang lebih tinggi.

Psikolog organisasi Adrian Furnham mengatakan sebagai berikut:

Bukti dari ilmu pengetahuan menunjukkan bahwa para pebisnis pasti gila untuk menggunakan kelompok-kelompok brainstorming. Jika Anda memiliki orang-orang yang berbakat dan termotivasi, mereka harus didorong untuk bekerja sendiri ketika kreativitas atau efisiensi menjadi prioritas tertinggi.

Jika Anda tidak berada dalam gerobak sumbang saran grup dan masih belum mengidentifikasi satu rapat untuk dihilangkan, ada satu opsi terakhir untuk dipertimbangkan - bereksperimen dengan kebijakan tidak ada rapat.

Misalnya, Asana melarang rapat internal pada hari Rabu kecuali jika benar-benar diperlukan. Tujuannya adalah memberi manajer dan anggota tim lebih banyak waktu bebas gangguan untuk fokus pada pekerjaan.

Langkah 4: Manfaatkan rapat yang Anda adakan

Dalam hal mengisi daya kreatif tim konten Anda, beberapa rapat lebih bermanfaat daripada merugikan. Berikut dua cara utama untuk memaksimalkan waktu yang Anda habiskan bersama:

• Jadwalkan pada waktu yang ideal (yaitu, bukan pagi hari) - Ilmuwan perilaku Dan Ariely mengatakan bahwa kita semua memiliki waktu dua jam ketika kita paling produktif - hal pertama di pagi hari. Inilah yang dikatakan profesor psikologi dan ekonomi perilaku Duke University tentang subjek dalam diskusi Reddit populernya:

Salah satu kesalahan paling menyedihkan dalam manajemen waktu adalah kecenderungan orang untuk menghabiskan dua jam paling produktif dalam sehari untuk hal-hal yang tidak memerlukan kapasitas kognitif tinggi. Jika kita bisa menyelamatkan jam-jam berharga itu, kebanyakan dari kita akan jauh lebih sukses.

• Tetapkan batas waktu - Jika Anda pernah mendengar tentang hukum Parkinson, Anda tahu bahwa pekerjaan cenderung "bertambah untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya". Iterasi (atau korelasi) kemudian dari teori ilmiah ini pada dasarnya membalikkannya untuk mengatakan bahwa kontrak kerja sesuai dengan waktu yang diberikan.
  
  Atau, pertimbangkan dari sudut lain: Rapat diperluas atau dikontrak agar sesuai dengan waktu yang dijadwalkan. Pesan rapat selama satu jam, dan tim pemasaran konten Anda kemungkinan akan mengisi waktu tersebut. Batasi menjadi 30 menit, dan ada kemungkinan besar Anda akan membahas informasi yang sama - tanpa obrolan - di separuh waktu.
  
  Manfaat lainnya adalah peserta rapat akan mendapatkan lebih banyak manfaat dari rapat yang lebih singkat. Ilmuwan sosial telah membuktikan bahwa otak manusia diatur untuk memperhatikan dan menyerap informasi selama 10 hingga 18 menit sebelum mulai berhenti. Dalam istilah yang lebih sederhana, orang secara mental memeriksa bahkan pertemuan yang direncanakan dengan baik jika itu berlangsung terlalu lama.

Kesimpulan

Jika Anda mencari cara untuk membuat tim pemasaran konten Anda lebih produktif, pertimbangkan pertemuan yang Anda adakan. Mengambil pendekatan strategis untuk rapat tim dapat menghasilkan beberapa hasil yang luar biasa dalam hal kreativitas dan hasil.

Bagaimana dengan anda Saya ingin mendengar tips Anda untuk membuat rapat pemasaran konten penting. Silakan bagikan di komentar.

Ingin memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik? Berlangganan buletin mingguan CMI untuk versi intisari dari email harian.

Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute