Apa itu Faktur Berulang? + Cara Mengatur Satu untuk Uang Mudah

Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan bisnis adalah menciptakan sistem pembayaran yang efektif. Faktur biasanya diikuti oleh email tindak lanjut yang tak ada habisnya dan panggilan ke klien. Untuk usaha kecil yang tidak memiliki keamanan uang tunai dan sumber daya yang besar, setiap pembayaran yang tertunda dapat mengkhawatirkan.

Bagaimana jika ada cara untuk mengotomatiskan seluruh proses faktur dan membebankan biaya ke perusahaan sebelumnya dengan cara yang menguntungkan kedua belah pihak? Di sinilah faktur berulang berperan.

Ini memungkinkan Anda untuk membuat sistem di mana faktur dikirim ke klien Anda secara berkala. Ini biasanya terkait dengan kartu kredit mereka untuk jumlah yang disepakati, membantu kedua belah pihak untuk tetap di atas pembayaran mereka.

Dalam panduan ini, kita akan melihat beberapa manfaat dari faktur berulang dan bagaimana Anda dapat mengatur sistem penagihan. Kami juga akan melihat apakah sistemnya tepat untuk bisnis Anda. Mari selami!

Apa itu faktur berulang?

Faktur berulang adalah faktur yang secara otomatis dikirim ke klien Anda secara berkala. Ini berisi rincian faktur yang sama dan sangat cocok untuk perusahaan yang menawarkan layanan yang sama secara berkala.

Ini membantu Anda menciptakan sistem yang efisien yang menagih klien Anda secara teratur tanpa kerumitan pengingat dan mengirimkan faktur secara manual.

Bisnis yang biasanya menggunakan faktur berulang adalah perusahaan persewaan, layanan berbasis langganan, perusahaan pemasaran, dan konsultan. Namun, tidak terbatas pada industri ini saja. Setiap perusahaan yang menawarkan sedikit atau tidak ada perubahan pada layanannya dapat mengatur faktur berulang untuk merampingkan proses penagihannya.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

Misalnya, jika Anda memiliki agensi SEO kecil, Anda dapat menawarkan paket pemasaran tetap kepada klien Anda. Paket kemungkinan akan memiliki harga standar bulanan. Alih-alih membuat tagihan setiap bulan dengan detail yang sama, Anda cukup menggunakan faktur berulang yang menagih klien Anda.

Perusahaan dapat menggunakan faktur berulang setelah mendapat izin dari klien untuk ditagih secara teratur dengan jumlah reguler. Tagihan kemudian berlanjut hingga tanggal pemutusan kontrak atau saat klien memutuskan untuk mengubah proses penagihan.

Faktur berulang sering kali otomatis dan bergantung pada perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan untuk Anda. Cukup atur template dengan detail klien dan duduk santai. Anda dapat memilih untuk mengirim faktur secara otomatis setiap bulan atau membuat perubahan untuk pekerjaan satu kali sebelum dikirimkan ke klien.

Faktur berulang berbeda dari faktur standar dalam dua cara utama:

Satu , rincian faktur standar bervariasi menurut layanan. Setiap faktur standar berbeda dan dibuat setelah layanan dikirimkan.

Dua , sebagian besar detail faktur berulang diputuskan sebelumnya dan didasarkan pada paket yang menjadi fokus klien. Namun, rincian faktur standar diisi setelah layanan. Dalam beberapa kasus, klien bahkan mungkin meminta revisi pada faktur.

Faktur berulang adalah pokok dari setiap bisnis kecil yang menawarkan layanan paket secara berkala. Pada bagian selanjutnya, kita akan melihat beberapa keuntungan menggunakan sistem billing ini.

Manfaat menggunakan faktur berulang

Faktur berulang membantu Anda merampingkan proses akuntansi Anda. Mari kita lihat beberapa manfaat menggunakan sistem ini.

1. Meningkatkan arus kas

Faktur berulang memberikan pendapatan secara berkala. Arus kas Anda mendapat dorongan yang stabil setiap bulan untuk membantu Anda menutupi biaya dan pengeluaran karena pendapatan berulang.

Mengetahui jumlah uang yang akan masuk juga membantu Anda membuat proyeksi arus kas yang akurat. Ini tidak berarti bahwa faktur berulang harus menjadi satu-satunya dasar untuk proyeksi arus kas Anda. Namun, itu membantu Anda mengetahui berapa banyak uang yang dapat Anda bank setiap bulan.

Setelah Anda mengetahui berapa banyak penghasilan Anda setiap bulan, biaya perencanaan juga menjadi lebih mudah dikelola. Pendapatan bulanan yang terjamin dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang tepat tentang di mana dan bagaimana merencanakan pengeluaran Anda.

2. Percepat pembayaran Anda

Salah satu rintangan terbesar bagi usaha kecil adalah mendapatkan pembayaran tepat waktu. Faktur berulang dapat membantu Anda memotong email dan tindak lanjut yang tak ada habisnya. Karena sebagian besar pembayaran berulang diputuskan sebelumnya, klien memiliki gagasan yang lebih baik tentang kapan pembayaran jatuh tempo dan dapat merencanakan dengan lebih baik.

Dengan mengirimkan faktur secara berkala, Anda dapat mendorong rutinitas pembayaran. Ketika klien tahu kapan mereka diharapkan untuk membayar, ini dapat membantu mereka merencanakan jadwal pembayaran mereka dengan lebih baik.

Setelah rutinitas ditetapkan, kemungkinan pembayaran yang terlewat akan lebih sedikit. Ini membantu Anda menghindari tindak lanjut yang canggung dan menghemat waktu. Untuk klien, mereka tidak harus ingat untuk melakukan pembayaran dan menghindari biaya keterlambatan. Menang-menang!

Selain itu, beberapa faktur berulang juga memungkinkan Anda menautkan ke kartu kredit klien. Melakukan hal ini membantu membuat proses pembayaran lebih nyaman bagi kedua belah pihak.

3. Menghemat waktu

Faktur berulang membantu Anda menghemat waktu dengan dua cara utama. Satu, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengejar pembayaran. Kedua, ini membantu Anda menghindari pembuatan faktur dari awal setiap bulan.

Apakah Anda mengatur tagihan Anda untuk mengirim otomatis atau membuat amandemen draft, Anda membantu menghindari duplikasi upaya. Ini juga membantu Anda membebaskan sumber daya untuk aktivitas lain.

Meskipun tidak memakan waktu lama untuk membuat faktur baru setiap bulan, itu membebani sumber daya Anda. Memang benar, terutama untuk usaha kecil yang memiliki sumber daya terbatas. Waktu dapat dimanfaatkan lebih baik pada fungsi lain seperti pemasaran dan penjualan.

4. Buat lebih sedikit kesalahan

Setiap kali Anda membuat faktur, Anda berisiko membuat kesalahan. Membuat sistem faktur otomatis membantu Anda membuat lebih sedikit kesalahan.

Gunakan perangkat lunak faktur online untuk membuat templat faktur, mengatur jadwal, dan membuat perubahan apa pun jika diperlukan. Ini membantu Anda membuat proses otomatis yang memiliki sedikit atau tidak ada ruang untuk kesalahan manusia.

Anda dapat meninjau perubahan apa pun jika pesanan berubah, tetapi faktur utama tetap tidak berubah. Ini berarti lebih sedikit kesalahan dan tidak ada lagi pekerjaan duplikat.

5. Tingkatkan hubungan pelanggan

Selama jangka waktu tertentu, faktur tepat waktu dan lebih sedikit tindak lanjut pembayaran menghasilkan hubungan yang lebih baik dengan klien Anda. Mungkin canggung untuk menindaklanjuti pembayaran, terutama dengan klien jangka panjang.

Menyiapkan faktur berulang membantu Anda dan klien mengelola jadwal pembayaran dengan lebih baik. Dengan menautkan kartu kredit ke sistem pembayaran Anda, Anda yakin akan pembayarannya. Ini membantu Anda fokus pada kiriman daripada mengejar pembayaran.

Ini juga membantu klien melihat Anda sebagai bagian dari tim tambahan mereka daripada pemasok ad-hoc. Dengan menagih secara berkala, Anda cenderung menjadi bagian dari anggaran mereka dan menjadi perpanjangan alami dari proses perencanaan mereka.

6. Integrasi dan beberapa opsi gateway

Sebagian besar perangkat lunak penagihan juga memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan sistem lain seperti platform manajemen hubungan pelanggan, sistem akuntansi, dan gateway pembayaran.

Ini memungkinkan Anda untuk memiliki gambaran lengkap dari catatan untuk setiap klien dan mempromosikan transparansi. Ini memungkinkan tim Anda untuk memiliki gambaran yang lebih baik tentang klien dan mempromosikan kolaborasi.

Perangkat lunak penagihan berulang juga memungkinkan Anda memilih dari beberapa opsi pembayaran. Jika satu gateway gagal, klien selalu dapat memilih mode lain untuk membayar. Ini memberi mereka fleksibilitas dan memungkinkan Anda untuk melindungi dari gangguan dan kegagalan dalam satu sistem pembayaran.

Konsistensi dan keakuratan perangkat berulang dapat membantu Anda membuat jadwal pembayaran yang lancar. Ini menguntungkan klien dan Anda karena menghemat waktu dan mengurangi tindak lanjut yang tidak perlu.

Di bagian berikutnya, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengatur sistem faktur berulang untuk pekerjaan Anda.

Bagaimana cara mengatur faktur berulang?

Untuk mengatur faktur berulang, Anda harus terlebih dahulu membuat faktur di perangkat lunak Anda. Sementara langkah-langkah yang tepat akan tergantung pada perangkat lunak yang Anda pilih, dasar-dasarnya tetap sama.

Mari kita ambil contoh FreshBooks. Langkah pertama adalah membuat faktur, yang kemudian dapat diubah menjadi templat faktur berulang (gambar di bawah).

Untuk membuat faktur berulang, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pilih tanggal

Setelah Anda membuat faktur, Anda perlu mengatur tanggal dan frekuensi untuk faktur. Di bawah jadwal berulang, pilih tanggal penerbitan berikutnya saat faktur pertama akan dibuat.

Tanggal biasanya akhir atau awal bulan, tergantung kontrak Anda. Kemudian, masukkan seberapa sering Anda ingin faktur dibuat. Anda dapat memilih dari opsi tahunan, bulanan, atau mingguan. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengatur rentang khusus seperti setiap enam minggu.

Kemudian atur berapa banyak faktur yang Anda perlukan. Ini akan tergantung pada panjang dan rentang kontrak Anda dari tak terbatas (kontrak yang lebih diperpanjang) hingga x jumlah faktur (proyek yang lebih kecil).

2. Masukkan pekerjaan yang dihitung

Setelah Anda menetapkan tanggal, tambahkan pekerjaan yang akan ditagihkan ke klien. Di sini, Anda dapat menambahkan catatan, biaya keterlambatan, atau istilah lain yang relevan dengan klien.

Perangkat lunak penagihan juga memungkinkan Anda untuk menambahkan semua pekerjaan dan pengeluaran secara otomatis yang terkait dengan klien tertentu. Saat menyiapkan faktur berulang, klik tombol "Tambahkan baris" dan kemudian pilih "impor waktu dan pengeluaran yang belum ditagih" (gambar di bawah).

Di sini, Anda dapat memilih dari tiga opsi- semua waktu dan pengeluaran yang belum ditagih, hanya waktu yang tidak ditagih, atau pengeluaran yang tidak ditagih saja. Tetapkan periode pengeluaran ini, dan perangkat lunak akan secara otomatis melacak semua pengeluaran dan waktu untuk menghasilkan faktur Anda.

3. Sertakan total yang harus dibayar

Selanjutnya, sertakan total tagihan ke klien. Jumlah akhir akan mencakup semua pengeluaran dan waktu yang dilacak selama periode tertentu.

Di sini, Anda juga dapat memilih untuk menambahkan biaya tambahan atau pekerjaan yang dilakukan. Jumlah tagihan akan muncul pada template faktur berulang, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas.

4. Tambahkan klien yang menerapkannya dan atur menjadi berulang

Untuk memulai faktur berulang, tambahkan klien. Di bawah opsi pengiriman, pilih antara "kirim faktur secara otomatis" atau "buat draf faktur dan kirim secara manual". Opsi kedua adalah untuk faktur-faktur yang mungkin Anda perlukan untuk menambahkan pekerjaan ekstra atau waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek selama interval yang diberikan.

Atur faktur menjadi berulang. Anda dapat dengan mudah melihat templat faktur berulang (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas).

Setelah templat faktur berulang diperbaiki, duduk saja dan biarkan perangkat lunak menanganinya. Meskipun sebagian besar program perangkat lunak menawarkan berbagai macam layanan, beberapa praktik terbaik dapat membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari sistem penagihan ini.

Di bagian berikutnya, kita akan melihat beberapa tip yang perlu diingat saat merancang sistem faktur berulang Anda.

Praktik terbaik pada faktur berulang

Sebagian besar perangkat lunak berulang sudah memiliki ukuran standar yang membantu Anda membuat sistem yang efektif. Namun, beberapa aspek seperti kapan harus menagih dan cara terbaik melindungi pembayaran Anda dapat membantu Anda menciptakan sistem pembayaran yang kedap udara dan menciptakan sistem transparan yang akan menguntungkan Anda dan klien.

Maksimalkan perangkat lunak dengan mengingat beberapa tip. Ini akan membantu Anda lebih merampingkan siklus penagihan Anda.

1. Mengatur waktu faktur Anda

Perusahaan memiliki siklus pembayaran yang berbeda - sementara beberapa lebih suka awal bulan, yang lain sering membayar karyawan dan vendor mereka di akhir bulan. Pastikan Anda menyelaraskan siklus penagihan Anda sesuai dengan standar di wilayah Anda.

Karena faktur berulang adalah tentang menetapkan rutinitas pembayaran yang sehat, merencanakan pembayaran Anda di sekitar skema pembayaran alami mereka akan membantu bisnis Anda. Klien cenderung melihat Anda sebagai perpanjangan dari pembayaran internal mereka.

2. Selalu dapatkan konfirmasi tertulis untuk tagihan berulang

Faktur berulang menggunakan informasi kartu kredit klien dan detail lainnya. Selain itu, pastikan Anda juga memiliki persetujuan tertulis dari klien untuk menagih mereka secara teratur.

Meskipun kontrak utama Anda mungkin mencakup durasi penagihan, memiliki perjanjian tertulis tentang penggunaan informasi keuangan mereka adalah cara yang bagus untuk menghindari perselisihan di kemudian hari.

Itu juga harus menyebutkan kapan Anda akan menarik uang, untuk berapa lama, dan pembayaran yang disepakati.

3. Kerjakan pekerjaan satu kali ke dalam kontrak

Faktur berulang biasanya digunakan untuk paket bundel, tetapi terkadang Anda juga dapat melakukan pekerjaan satu kali untuk klien pada bulan tertentu.

Pastikan Anda menyertakan ini dalam perjanjian tertulis Anda. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan di sini. Satu, apakah Anda akan menggunakan metode pembayaran yang sama. Dua, apakah pekerjaan satu kali akan ditagih bersama dengan layanan berlangganan.

Apakah faktur berulang disiapkan tepat untuk bisnis Anda?

Baik Anda adalah platform e-niaga atau perusahaan perangkat lunak, sistem faktur berulang cocok untuk semua bisnis. Ini bisa dibilang paling cocok untuk perusahaan yang menyediakan layanan reguler.

Ini adalah cara yang bagus untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses pembayaran dan menguntungkan Anda dan klien. Ini membantu mereka merencanakan pengeluaran mereka dan menetapkan jadwal pembayaran klien, membantu mereka menghindari biaya keterlambatan dan biaya lainnya.

Berikut adalah beberapa jenis bisnis yang dapat memperoleh manfaat signifikan dari sistem penagihan berulang:

• Perusahaan yang menyediakan layanan bulanan seperti digital marketing agency dengan jumlah postingan atau target konten yang tetap.
• Perusahaan pemeliharaan bulanan yang menawarkan dukungan seperti pemeliharaan perangkat lunak dan mesin.
• Bisnis yang menawarkan pelatihan bulanan atau lokakarya pembelajaran. Ini biasanya sejumlah sesi yang disediakan dalam interval reguler.
• Perusahaan perangkat lunak yang menawarkan layanan atau bundel berbasis langganan dengan biaya lisensi atau paket bulanan.

Bagian terbaik tentang faktur berulang adalah fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki bisnis musiman atau menghentikan layanan ke klien, cukup jeda faktur berulang dan mulai ulang saat Anda kembali.

Apakah Anda seorang pekerja lepas atau bisnis kecil, sistem penagihan berulang adalah cara yang bagus untuk membangun kebiasaan pembayaran yang sehat. Tidak hanya melindungi pembayaran Anda, tetapi juga membantu Anda teratur dengan faktur Anda. Mengirim email berulang pada saat yang sama dengan faktur berulang sangatlah mudah jika Anda ingin memberi tahu pelanggan tentang pembayaran mereka.

Dalam Penutupan

Sistem penagihan berulang adalah cara yang bagus untuk menghindari pembayaran setelah pembayaran dan menciptakan rutinitas pembayaran yang sehat. Ini membantu Anda menghemat waktu, membuat lebih sedikit kesalahan, dan menciptakan arus kas yang sehat untuk bisnis Anda.

Ini membantu klien merencanakan pengeluaran mereka, dan dengan lebih sedikit panggilan tindak lanjut untuk pembayaran, ini mengarah pada hubungan kerja yang lebih baik dengan Anda. Karena sistem memerlukan pra-otorisasi untuk pembayaran, ini juga membantu Anda memastikan pembayaran Anda.

Tergantung pada perangkat lunak Anda, Anda dapat membuat jadwal faktur. Cukup buat template dan biarkan perangkat lunak mengisi detailnya. Kemudian akan otomatis mengirim tagihan ke klien Anda seperti jarum jam.

Pastikan Anda mendapatkan izin tertulis untuk penggunaan detail keuangan klien. Merencanakan jadwal faktur Anda di sekitar siklus pembayaran mereka juga membantu menciptakan sistem yang efektif. Jadi, apa yang Anda tunggu? Siapkan sistem Anda hari ini!

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!

Jimmy Rodriguez adalah COO Shift4Shop, solusi e-niaga tingkat perusahaan yang sepenuhnya gratis. Dia berdedikasi untuk membantu pengecer internet sukses secara online dengan mengembangkan strategi pemasaran digital dan pengalaman belanja yang dioptimalkan yang mendorong konversi dan meningkatkan kinerja bisnis.
Baca lebih lanjut dari Jimmy.