Cara Meningkatkan Produktivitas di Ruang Kerja Jarak Jauh yang Sangat Kolaboratif

Jika Anda membeli sesuatu melalui tautan kami, kami dapat memperoleh uang dari mitra afiliasi kami. Belajarlah lagi.

Di era digital ini, di mana ruang kerja didominasi oleh kaum Milenial dan pola pikir mereka yang suka berkelana, istilah “kolaborasi” mengambil makna baru.

Anda mungkin menyadari bahwa pekerjaan lepas dan kerja jarak jauh adalah tren yang meningkat di kalangan Milenial. Meskipun sangat menyenangkan dapat bekerja sama dari lokasi terpencil (bahkan eksotis) yang tersebar di seluruh dunia dengan berkolaborasi melalui internet, meskipun jika tidak dilakukan dengan benar, produktivitas dapat menurun.

Di era Six Sigma dan Kanban ini, para manajer (dan pengusaha pada umumnya) sangat memperhatikan produktivitas. Dan mengapa tidak? Persaingan antara bisnis dan perusahaan di setiap industri saat ini adalah konyol. Terlebih lagi, saat ini, baik pengusaha maupun karyawan cenderung memberikan prioritas yang sangat tinggi pada “keseimbangan kehidupan kerja”. Jadi, pengusaha pasti ingin mendapatkan hasil maksimal dari karyawan mereka dan mengoptimalkan produktivitas mereka sepenuhnya.

Produktivitas di tempat kerja tradisional telah menjadi fungsi dari banyak faktor yang beraneka ragam, seperti:

• Desain meja: Meja karyawan adalah ruang kerja inti mereka dan harus dirancang dengan hati-hati, dengan cara yang memfasilitasi komunikasi serta memungkinkan privasi. Triknya adalah untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara keduanya.
• Lingkungan kantor: Desain umum kantor juga memainkan peran utama dalam produktivitas karyawan. Ini memengaruhi lebih dari sekadar ergonomi sederhana dan dapat berdampak besar pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan secara keseluruhan. Jadi, memiliki pencahayaan, ventilasi, dan AC yang memadai sama pentingnya dengan memiliki ruang konferensi, lorong, dan lounge yang dirancang dengan baik.
• Personalisasi: Diyakini bahwa mempersonalisasi ruang Anda dapat meningkatkan hubungan emosional Anda dengan pekerjaan Anda. Barang-barang pribadi yang kecil dan tidak berantakan seperti mainan meja, bingkai foto, dll. dapat membantu membuat karyawan merasa lebih betah dan meningkatkan konsentrasi, sehingga meningkatkan produktivitas.
• Budaya kerja: Menciptakan budaya perusahaan yang positif berkaitan langsung dengan tingkat produktivitas pekerja. Ini adalah fakta yang tidak dapat disangkal tetapi masih sering diabaikan oleh perusahaan besar. Budaya kerja yang positif adalah budaya yang menumbuhkan rasa memiliki di antara karyawan, mendorong mereka untuk sering beristirahat untuk memulihkan tenaga, dan mendorong kolaborasi terbuka di seluruh tim yang berbeda.
• Perangkat lunak: Kualitas perangkat lunak (dan sumber daya secara umum) yang tersedia bagi para pekerja merupakan faktor penting yang mempengaruhi tingkat produktivitas dan keluaran mereka.

Ini hanyalah beberapa dari banyak faktor yang mempengaruhi produktivitas karyawan yang bekerja di kantor perusahaan biasa.

Namun, ketika kita berbicara tentang ruang kerja jarak jauh, seperti kantor rumah atau rumah pantai di Bahama, karyawanlah yang menjadi bos dari desain meja dan lingkungan kerja mereka. Ruang kerja kemudian (secara default) dipersonalisasi dan dioptimalkan sesuai dengan keinginan mereka, dan karenanya, ini tidak lagi menjadi faktor yang dapat dikontrol yang memengaruhi produktivitas mereka. Faktanya, sebuah studi tahun 2017 oleh University of Minnesota menunjukkan bahwa 'jenius kreatif' lebih suka ruang kerja yang berantakan dan sibuk.

Tentu saja, selalu ada tips dan taktik untuk membantu merancang kantor rumah ideal yang nyaman namun serius.

Tetapi yang masih tetap sama adalah perangkat lunak yang digunakan oleh para pekerja untuk melakukan tugas-tugas yang sebenarnya. Biasanya, perangkat lunak distandarisasi di seluruh perusahaan sehingga pemberi kerja masih memainkan peran penting dalam mempengaruhi produktivitas karyawan dalam hal ini.

Sederhananya, meningkatkan produktivitas dalam ruang kerja virtual yang sangat kolaboratif dari para telecommuter bergantung pada pilihan perangkat lunak perusahaan. Namun, bagi generasi Milenial yang paham teknologi, perangkat lunak lebih dari sekadar alat untuk menyelesaikan tugas. Sama seperti banyak proses pemikiran yang dilakukan untuk merancang ruang kerja fisik yang sangat produktif – arsitektur, desain interior, desain struktural, dll. – hal yang sama berlaku untuk ruang kerja virtual.

Dibutuhkan banyak kreativitas dan pemikiran desain untuk menghasilkan perangkat lunak yang memberikan Pengalaman Pengguna (UX) yang hebat, dan pada gilirannya, meningkatkan produktivitas. Selain itu, perangkat lunak dengan Antarmuka Pengguna (UI) yang cantik memotivasi para pekerja untuk berbuat lebih banyak.

Jadi, mari kita lihat sekilas beberapa alat kolaborasi jarak jauh yang benar-benar menonjol dalam hal meningkatkan produktivitas dengan UI/UX yang luar biasa. Sebagai bonus, alat yang terdaftar akan ramah kantong tetapi tidak mengurangi kualitas.

Alat Kolaborasi Jarak Jauh

Alat untuk Komunikasi Cepat dan Tajam

Sementara email bolak-balik melayani tujuan komunikasi, ada banyak alat dan aplikasi (gratis dan berbayar) yang menawarkan layanan komunikasi lengkap: panggilan suara, panggilan video, berbagi layar, dan pesan instan, melalui internet . Tetapi hanya segelintir dari mereka yang patut diperhatikan dan benar-benar meningkatkan produktivitas alih-alih meningkatkan kerumitan.

Seperti yang mungkin sudah Anda duga, Slack mengatur grafik di sini. Dengan harga kompetitif dan paket gratis menarik yang menawarkan semua fitur yang mungkin Anda perlukan, tidak heran Slack menjadi tolok ukur global pengirim pesan instan.

Alternatif kualitas populer termasuk Google Hangouts dan Skype yang memiliki semua fitur tetapi merasa sedikit lebih rendah dari Slack dalam hal antarmuka dan intuitif.

Alat untuk Manajemen Tugas Kolaboratif

Berada di halaman yang sama dapat menjadi tantangan, terutama ketika Anda dan kolega Anda berada ribuan mil jauhnya. Untungnya, ada aplikasi yang membantu merampingkan pekerjaan, melacak kemajuan, dan meningkatkan produktivitas dan akuntabilitas di seluruh tim.

Asana adalah salah satu yang terkenal karena tidak membanjiri Anda dengan rentetan fitur canggih dan hanya menawarkan semua dasar – membuat kalender, menetapkan tugas, dan menetapkan prioritas – dalam paket yang dirancang dengan rapi. Trello adalah alternatif hebat yang menggunakan pendekatan Kanban untuk manajemen proyek, dengan papan intuitif dan kartu seret dan lepas.

Keduanya sangat hemat anggaran dan paket gratis Trello lebih dari cukup untuk pemula dan bisnis kecil.

Alat untuk Dokumentasi Kolaboratif

Tidak ada bisnis atau perusahaan tanpa dokumentasi. Meskipun dokumentasi dapat menjadi membosankan, antarmuka pengguna yang baik dapat membantu membuat segala sesuatunya menarik dan mempercepatnya.