13 Perusahaan Jarak Jauh Berbagi Alat Kolaborasi Favoritnya [Expert Roundup]

Diterbitkan: 2020-12-16

Pekerjaan jarak jauh telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir di banyak industri. Ini memiliki banyak manfaat: kenyamanan, menghemat waktu dan uang, meningkatkan produktivitas, memungkinkan lebih banyak fokus dan fleksibilitas. Bagi 65% pekerja, bekerja dari rumah adalah alasan untuk lebih menyukai pekerjaan mereka. Menurut survei FlexJobs, telecommuting adalah jenis pengaturan kerja fleksibel yang paling banyak diminati (80%), diikuti oleh jadwal fleksibel (71%).

Namun, bagi pemilik bisnis di tahun 2020, mengalihkan perusahaan Anda ke mode jarak jauh - sepenuhnya atau sebagian - dapat menjadi strategi bertahan hidup karena lebih banyak alasan. Sekarang ini bukan hanya cara cerdas untuk memangkas biaya, meluncurkan operasi multinasional, bekerja dengan mitra asing. Kerja jarak jauh juga merupakan cara untuk beradaptasi dan memberi tim Anda jarak sosial yang diperlukan untuk menangani pandemi global.

Untungnya, ada cukup alat dan platform yang memungkinkan operasi online tanpa hambatan dan komunikasi terkait pekerjaan. Saat Anda mengelola karyawan jarak jauh, penting untuk mengetahui alat produktivitas dan alat kolaborasi online mana yang akan digunakan dan bagaimana alat tersebut akan membantu Anda mengelola perusahaan dari mana saja.

Kami meminta 13 perusahaan jarak jauh untuk membagikan alat kolaborasi favorit mereka yang dapat Anda pertimbangkan untuk bisnis Anda.

Jonathan Holloway, Tidak Ada Ujian

Sebagai perusahaan yang 100% jaraknya jauh, kami sangat bergantung pada rangkaian produk Google untuk kolaborasi. Google sheets dan Google Docs sangat bermanfaat bagi kami. Suite mereka memiliki semua yang kami butuhkan, mulai dari obrolan video hingga panggilan konferensi hingga berbagi file dan kolaborasi dokumen.

Kami telah mencoba produk lain di masa lalu seperti Slack, Trello, dan Airtable. Kami menemukan bahwa paling mudah mendapatkan satu tempat untuk memenuhi semua kebutuhan kami, daripada harus mengelola beberapa layanan yang berbeda.

Kami telah menjalankan bisnis sejak 2013, menjadi sangat jauh pada tahun 2015. Kami adalah pialang asuransi jiwa digital. Kami merasa lebih mudah untuk tenaga penjualan jarak jauh yang lebih tinggi, karena kami berjuang untuk menemukan bakat berkualitas di area kami. Sejak itu, kami memutuskan bahwa tidak perlu meminta orang untuk datang ke kantor. Ini adalah keuntungan # 1 yang dapat Anda berikan kepada karyawan.

Katie Horgan, Asisten Pemberi

Kami terus memikirkan cara untuk terhubung dengan tenaga kerja jarak jauh kami. Dua alat teratas kami adalah Slack dan Google Hangouts karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

Kami menggunakan saluran Slack khusus untuk olahpesan cepat ke remote kami yang mengundang seluruh perusahaan untuk bergabung.

Untuk obrolan video, kami menggunakan Google Hangouts bila memungkinkan.

Greg Mercer, Pramuka Hutan

Hingga tahun lalu, kami adalah tim yang sepenuhnya jauh, dan bahkan sekarang hanya sekitar setengah dari tim yang berada di kantor (berbasis di Austin, Vancouver, dan Shenzhen).

Sebagai sebuah tim, kami sangat memanfaatkan Slack , Zoom , Airtable , dan Google Drive . Kami menggunakan Slack untuk komunikasi cepat dan harian kami, serta cara untuk merayakan ulang tahun, pencapaian, atau olok-olok acak. Kami menggunakan Zoom untuk setiap rapat yang kami adakan. Airtable digunakan untuk melacak tugas individu dan tim, dan kemajuan yang telah dibuat pada proyek tertentu. Untuk berbagi file, menurut kami Google Drive adalah yang paling mudah untuk berbagi dan berkolaborasi dalam satu waktu, seperti yang sering kami lakukan sebagai sebuah tim.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Untuk menjaga kelancaran bisnis internal dan proses penjualan, kami menggunakan alat-alat berikut:

  • Trello (manajemen proyek dan tugas)
  • Slack (komunikasi internal)
  • Telegram (komunikasi klien eksternal)
  • Google Docs
  • Qwilr (proposal klien)
  • HelloSign (kontrak)
  • MailChimp (kampanye email)

Trello adalah MVP yang sebenarnya di sini karena memungkinkan kami untuk tetap gesit dan dapat diskalakan karena sangat sederhana namun sangat dapat disesuaikan. Manajer proyek saya dan saya telah menghabiskan banyak waktu selama setahun terakhir A / B menguji berbagai strategi untuk memaksimalkan Trello, dan kami sekarang telah melakukan proses dengan baik, tetapi selalu terbuka untuk ide-ide baru untuk pengoptimalan hal lebih lanjut.

Saya juga telah menyesuaikan papan Trello secara khusus untuk membantu saya mengelola saluran penjualan kami, karena kami memiliki banyak prospek klien baru dan peluang kemitraan yang terus muncul. Ini juga membantu bahwa Trello bebas digunakan, dan karena kami sudah menghabiskan banyak uang untuk alat lain seperti Premium Slack, penghematan biaya bulanan itu berdampak besar.

Untuk seseorang yang baru memulai Trello, terkadang hal itu bisa menakutkan karena * sangat * dapat disesuaikan. Saya sarankan menonton video tutorial YouTube tentang cara mulai menyiapkan papan, daftar, kartu, dan daftar periksa untuk tim Anda. Anda juga dapat menggunakan papan hanya untuk membuang ide-ide kreatif Anda dan menyimpan daftar tugas pribadi untuk diselesaikan!

David Alexander, Mazepress

Sebagai pengembang web dan pemasar digital yang bekerja dengan tim freelancer dan klien di seluruh dunia, sangat penting bagi kami untuk menggunakan alat kolaborasi guna memastikan pekerjaan kami dapat dilakukan seefisien mungkin.

Alat pilihan kami adalah Asana , karena antarmuka pengguna yang ramah pengguna dan betapa mudahnya untuk melakukan orientasi kolega dan klien baru.

Asana menyediakan semua fungsionalitas penting yang diperlukan seperti manajemen tugas, kalender, daftar periksa yang dapat kami gunakan kembali dan pelaporan kemajuan tetapi juga dapat diperpanjang sehingga kami dapat menyesuaikan alur kerja untuk menyertakan bidang khusus, ketergantungan tugas, dan fitur lain yang juga sering diperlukan bagi kami untuk bekerja dengan kemampuan terbaik kita.

Jumlah perusahaan yang saya temui yang masih mengandalkan email internal sebagai alat komunikasi utama mereka sebagai tim sangat mencengangkan dan sesuatu yang terus-menerus saya tunjukkan sebagai inefisiensi mendasar yang harus diperbaiki.

Jawabannya? Menggunakan manajemen proyek dan alat kolaborasi untuk memungkinkan percakapan yang lebih terperinci tentang detail tertentu daripada email bertele-tele di mana detailnya sering hilang.

Ada banyak alat hebat di luar sana tetapi bagi kami, Asana mencentang semua kotak tetapi kami juga menggunakan integrasi seperti Google Drive , Evernote dan layanan eksternal lainnya yang dapat bekerja bersekongkol dengan Asana.

Greg Dorban, Ledger Bennett

Ledger Bennett adalah agensi pemasaran B2B multi-nasional pemenang penghargaan yang melayani perusahaan global dan bisnis peningkatan skala. Kami telah membangun budaya kerja dan kolaboratif jarak jauh untuk membantu kami memberikan layanan yang lebih baik untuk klien Anda. Dengan empat lokasi (2 Inggris dan 2 AS), bersama dengan bekerja dari kantor klien, lokasi terpencil dan bekerja dari rumah, kami akan secara teratur memiliki 50% karyawan di lokasi individu pada hari tertentu.

Salah satu tantangan terbesar yang kami hadapi adalah mendorong kolaborasi, masukan spesialis pada waktu yang tepat, dan visibilitas bagi semua pemangku kepentingan pada suatu proyek. Menjadi bisnis jasa dan bukan produk standar, ini diperparah dengan lokasi berbeda yang berada di perbedaan waktu 8 jam.

Kami menggunakan banyak alat untuk membantu kami melakukan ini. Secara internal kami menggunakan Asana untuk penugasan tugas dan Sinergis untuk perencanaan kapasitas. Kami juga menggunakan kombinasi Slack , WhatsApp , dan Skype (apa pun yang digunakan klien kami) untuk meningkatkan kolaborasi, tidak hanya secara internal, tetapi juga secara eksternal dengan klien.

Namun, sejauh ini yang paling penting adalah kebijakan kami tentang kamera video wajib di semua panggilan. Kami terus-menerus berada di grup Skype dan melakukan panggilan video, bahkan meninggalkan pesan suara video yang singkat. Visibilitas tatap muka ini tidak hanya penting untuk membangun budaya kami sebagai satu tim perusahaan di mana pun lokasinya, tetapi juga membantu mengomunikasikan nuansa yang ingin kami capai dengan lebih efektif.

Keuntungan keseluruhan adalah mampu mengubah pekerjaan lebih cepat dengan dua hari kerja efektif yang memberikan cakupan hampir 24 jam dan tempat pertemuan pengalaman dan pengetahuan yang lebih luas daripada yang dapat dicapai di satu lokasi.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Alat favorit kami adalah semua yang ada di bawah payung G suite . Kami memiliki ahli yang berkolaborasi dalam proyek di berbagai zona waktu, jadi tetap teratur adalah kunci efisiensi kami.

Kami menggunakan lembar Google untuk manajemen proyek dan kampanye, tugas untuk mengalokasikan aktivitas ke tim, kami menggunakan Hangouts untuk berkolaborasi dan mengejar ketinggalan. Sejauh ini, ini adalah alat terbaik yang kami gunakan, dan karena semuanya berada di bawah satu payung, kami tidak memiliki 100 tab dan alat berbeda yang terbuka. Kami dapat melakukan semuanya dari tab email kami dan spreadsheet kampanye tertentu.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore adalah perusahaan yang sepenuhnya 'virtual', dengan karyawan yang tersebar di seluruh Amerika Serikat. Seperti yang Anda bayangkan, alat kolaborasi sangat penting bagi kami untuk tetap terhubung dan mengetahui semua hal yang relevan.

Kami memilih Google G-Suite sebagai rangkaian kolaborasi kami, yang telah berjalan dengan sangat baik. Itu terjangkau, profesional dan mudah digunakan - penskalaan karena kami harus memenuhi semua persyaratan komunikasi kami. Atribut terbaik adalah kita tidak perlu khawatir kehilangan dokumen atau menemukannya dengan cepat, bahkan jika orang lain adalah penulisnya.

Ollie Smith, ExpertSure

Sebagai perusahaan yang sepenuhnya jauh dengan tim kami tersebar di belahan dunia, kami membutuhkan beberapa alat kolaborasi online yang hebat untuk memungkinkan kami berfungsi sebagai tim yang efektif. Yang paling menonjol dari saya adalah aplikasi Slack . Alat luar biasa ini membantu kami dengan:

  1. Mendorong kolaborasi - ini menghilangkan banyak hambatan yang secara tradisional menjadi penghalang transparansi dan kolaborasi. Sebagai pendiri dan CEO, ini memberi saya wawasan tentang apa yang dipikirkan tim saya, sementara tidak mengganggu peran masing-masing.
  2. Ini telah memotong setengah lalu lintas web - Slack menghilangkan sebagian besar bolak-balik yang digunakan untuk mengisi kotak masuk email saya.
  3. Ini memungkinkan saya untuk menyederhanakan proses satu-ke-satu - ini memungkinkan saya untuk dengan mudah mengatur pertemuan satu-ke-satu dan bertindak sebagai catatan sejarah dari percakapan apa pun dengan anggota tim mana pun.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

Alat # 1 yang memungkinkan tim kami untuk berkolaborasi secara efisien adalah, Basecamp . Saya ngeri memikirkan hari-hari sebelum kami memperkenalkan alat manajemen proyek ke dalam proses kami, dan akan takut harus kembali ke sana.

Basecamp adalah pusat terpusat untuk semua komunikasi kami baik secara internal, dan dengan klien, dan membuat semuanya didokumentasikan dan kalender - itu membuat kami sesuai jadwal dan terorganisir, dan sangat berguna sehingga mitra saya dan saya bahkan berbagi proyek Basecamp untuk mengelola pribadi kami kehidupan!

Dua alat lain yang berguna untuk tim jarak jauh kami termasuk G Suite , yang memungkinkan kolaborasi dokumen yang mudah secara realtime, dan Zoom , yang merupakan cara kami mengadakan pertemuan tim dan klien secara tatap muka.

Selain alat-alat tersebut, kami juga membangun dan terus menambahkan basis pengetahuan internal / manual operasi karyawan, yang dibuat sebagai situs WordPress yang dilindungi kata sandi. Mendokumentasikan proses dan standar sangat penting untuk kesuksesan kami dan meminimalkan waktu peningkatan ketika ada karyawan baru yang bergabung.

Karena kami tidak bisa membiarkan karyawan baru membayangi rekan kerja mereka di hari-hari pertama mereka, proses yang terdokumentasi dengan baik sangat penting untuk membawa anggota tim baru dengan lancar. Banyak orang mungkin tidak menyadari bahwa WordPress dapat digunakan untuk intranet atau situs web non-publik lainnya, tetapi ini adalah alat yang hebat untuk semua jenis penggunaan dan sempurna untuk kebutuhan kita saat kita membuat manual operasi kita.

Hamna Amjad, Penunggang

Menjadi tim jarak jauh, kami menggunakan sejumlah alat kolaborasi untuk memastikan bahwa semua anggota tim kami berada di halaman yang sama dan semuanya selaras dengan agenda perusahaan kami. Alat kami yang paling banyak digunakan adalah Google Dokumen untuk dokumentasi, Slack untuk komunikasi, dan Google Drive untuk berbagi file. Namun baru-baru ini, kami telah mulai menggunakan Trello dan kami sangat menyukai bagaimana Trello membantu mengelola alur kerja kami, meningkatkan kolaborasi kami, dan meningkatkan produktivitas kami.

Kami menggunakan papan, daftar, dan kartu Trello untuk mengatur dan memprioritaskan proyek kami. Anda dapat mengatur daftar tugas, mendelegasikan tugas dan memberikan umpan balik Anda kepada orang lain. Ini telah membantu kami menghilangkan banyak email bolak-balik, menghemat waktu kami untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting. Kita dapat dengan mudah melihat di papan, proyek mana yang sedang dikerjakan seseorang dan kemajuannya di dalamnya. Ini membantu kami untuk selalu mengetahui segalanya dan bekerja lebih efisien. Selanjutnya, Trello dapat diintegrasikan dengan alat favorit kami yang lain seperti Google Drive, Slack, dan Evernote yang merupakan nilai tambah yang sangat besar.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

  • Workplace by Facebook

Dengan bantuan Workplace by Facebook, Anda hanya dipisahkan dari anggota tim karena jarak, bukan produktivitas dan keterlibatan. Seringkali pekerja jarak jauh melewatkan beberapa aktivitas menyenangkan, tetapi dengan fitur dan proses yang mendukung AI tanpa batas, semuanya terlihat sangat mudah. Tempat kerja menyenangkan untuk digunakan dan semenarik platform media sosial lainnya.

Anda mendapatkan pembaruan berkelanjutan di portal umpan berita Anda, dapat memulai video langsung kapan saja, melakukan rapat video, dan memanfaatkan perpesanan instan - semuanya di semua perangkat - baik itu ponsel, laptop, atau tablet. Sebagai add-on, Anda juga dapat memperbaiki alat lain seperti Office 365 dan melacak berbagai masalah saat dalam perjalanan.

  • Ada apa

Statusnya yang sering diabaikan sebagai salah satu penyelamat profesional adalah WhatsApp. Ini diremehkan tetapi di mana-mana dan ketersediaannya menjadikannya salah satu alat yang paling disukai dan bergantung pada alat di seluruh dunia - Anda dapat membuat grup kerja untuk berbagai proyek, mengirim pesan kepada orang-orang tentang kemajuan pekerjaan, berbagi gambar dan video, dan juga mengadakan rapat video. Ini adalah alat paling sederhana yang banyak membantu orang dalam upaya dan keterlibatan profesional mereka.

  • Asana

Jika kehidupan profesional Anda sangat bergantung pada pekerjaan berbasis tim - melapor ke manajer atau Anda memiliki orang yang melapor kepada Anda - dan Anda memerlukan pembaruan terus menerus dari mereka saat bekerja dari jarak jauh - Asana adalah alat yang tepat untuk Anda. Ini memiliki berbagai kegunaan untuk usaha profesional Anda karena Anda dapat dengan mudah memeriksa apa yang terjadi, berapa banyak proyek yang telah diselesaikan, siapa yang masih menunggu pihak mereka untuk mengirimkan pekerjaan, dan bahkan melampirkan dan memeriksa berbagai lampiran seperti dokumen, grafik, dan video- semua sekaligus.

William Lipovsky, Keuangan Kuartal Pertama

Di First Quarter Finance, alat kolaborasi online favorit kami adalah Slack . Tim peneliti, penulis, dan editor kami yang sangat jauh menggunakan Slack secara konstan untuk kolaborasi dan komunikasi. Editor dapat berbagi informasi dan bertukar ide satu sama lain dan dengan penulis kami sambil mengirimkan draf melalui beberapa tahap penyuntingan. Sebagai sebuah tim, kami dapat mendiskusikan hal-hal seperti panduan gaya atau perubahan kebijakan dengan setiap orang yang diberi kesempatan yang sama untuk membagikan masukan mereka - sesuatu yang mungkin tidak dapat dilakukan melalui konferensi video atau panggilan suara yang padat penduduk.

Sebagai alat komunikasi, Slack adalah bagian integral dari alur kerja harian kami, dan manfaat Slack untuk organisasi jarak jauh terlihat jelas. Ketika sebuah tim tersebar di seluruh dunia, kami tidak dapat mengunjungi kantor satu sama lain atau berkumpul di ruang konferensi untuk berbagi informasi. Slack memungkinkan kita untuk mengatasi masalah atau pertanyaan apa pun dengan cepat dan efisien, baik secara pribadi maupun berkelompok. Tidak ada cara yang lebih cepat untuk memastikan bahwa staf kami mengetahui kebijakan atau proyek baru selain mengirim pesan Slack ke semua orang yang perlu diberi tahu.

Ini dia — alat kolaborasi online paling favorit yang dibagikan oleh perusahaan jarak jauh yang kami wawancarai. Alat kolaborasi online apa yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis Anda? Beri tahu kami di kolom komentar di bawah!