Tingkatkan Akuntansi Anda dengan Menggunakan Nomor SKU

Pelacakan akuntansi dan keuangan Anda sangat penting untuk kesehatan bisnis Anda secara keseluruhan. Namun, itu menakutkan untuk menghitung banyaknya variabel yang berperan dalam menentukan keuangan Anda. Segala sesuatu mulai dari bankir tempat Anda bekerja hingga karyawan yang Anda pekerjakan memengaruhi profitabilitas. Dan, kesalahan akuntansi terkecil dapat memengaruhi angka Anda secara signifikan.

Mengembangkan dan secara teratur menggunakan nomor SKU adalah salah satu alat terbaik yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis kecil atau usaha sampingan Anda untuk meningkatkan akuntansi (dan profitabilitas).

SKU vs. UPC vs. Nomor Seri

Nomor SKU mungkin tampak tidak terlalu menarik atau sangat penting bagi akuntansi laba Anda. Namun, begitu Anda melihat betapa terintegrasinya mereka dalam operasi bisnis Anda, Anda akan menyadari nilainya.

Pertama, Anda perlu tahu apa yang mendefinisikan nomor SKU. SKU adalah singkatan dari "unit penyimpanan stok." Ini adalah kode yang terbuat dari huruf dan angka dan biasanya terdiri dari enam hingga delapan karakter. Angka-angka ini dirancang untuk melacak inventaris. Mereka banyak digunakan dalam perangkat lunak manajemen inventaris dan point-of-sale (PoS) serta perangkat lunak akuntansi.

Pada titik ini, Anda mungkin bingung tentang perbedaan nomor SKU dari UPC (kode produk universal) atau nomor seri. UPC adalah angka 12 digit yang berada di sepanjang bagian bawah kode batang pada berbagai produk. UPC, seperti namanya, bersifat universal, dan tidak bisa unik untuk satu toko saja. Dengan kata lain, dua perusahaan yang menjual produk yang sama akan berbagi UPC yang sama untuk produk tertentu tetapi kemungkinan akan memiliki dua SKU yang berbeda.

Nomor seri unik untuk setiap produk individual. Mereka biasanya digunakan untuk barang elektronik dan barang-barang besar lainnya. Jika toko Anda menjual 20 komputer laptop dengan merek dan model yang sama, semuanya akan memiliki UPC dan SKU yang sama. Tapi, masing-masing dari 20 laptop tersebut akan memiliki nomor seri yang berbeda.

Keuntungan untuk Proses Akuntansi

Jadi, mengapa nomor SKU bagus untuk akuntansi bisnis Anda?

• Pelacakan Rugi

  Sebagai permulaan, SKU adalah salah satu sumber daya terbaik Anda untuk pelacakan kerugian. Karena setiap nomor SKU memungkinkan Anda melacak produk masuk Anda, dan melacaknya dengan cepat dan mudah sepanjang perjalanan mereka ke pelanggan, mudah untuk menentukan di mana dan bagaimana produk Anda menghilang.

• Keputusan Berbasis Inventaris

  Kesalahan pengelolaan persediaan merupakan salah satu dari tiga penyebab kerugian terbesar dalam bisnis ritel. Namun, SKU membuatnya lebih mudah untuk melacak inventaris di setiap lokasi Anda. Ini menjadi penting semakin banyak produk yang harus Anda lacak dan semakin banyak lokasi yang Anda miliki. Dengan nomor inventaris yang akurat melalui proses yang sebagian besar otomatis, tim Anda akan dapat membuat keputusan penyimpanan yang lebih cerdas. Anda akan kehilangan lebih sedikit produk, memiliki stok yang lebih andal di setiap lokasi Anda, dan cenderung tidak melakukan panggilan pengembangan yang buruk.

• Lokasi Barang Individu

  Akuntansi juga dapat menentukan statistik lanjutan berdasarkan lokasi berbagai item. Misalnya, mereka dapat melihat toko mana yang memesan jumlah tertinggi dari setiap produk dan menentukan di mana sebagian besar produk hilang. Sebagai bonus tambahan, manajer gudang dan stocker toko akan lebih mudah melacak item individual. Ini dapat sangat meningkatkan kecepatan dan profitabilitas Anda.

• Akurasi Pelaporan

  Anda mengetahui pentingnya akurasi pelaporan, dan SKU dapat membuat laporan tersebut jauh lebih akurat. Karena Anda akan memindai item Anda secara teratur selama operasi Anda dengan nomor unik untuk setiap item, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang informasi yang menyesatkan atau salah. Itu membantu menciptakan proyeksi pendapatan yang lebih konsisten dan andal. Plus, ini memungkinkan keputusan akuntansi yang lebih cerdas.

• Layanan Pelanggan dan Pemasaran

  Meskipun tidak terkait langsung dengan akuntansi, penting juga untuk memperhatikan manfaat SKU untuk pemasaran dan penjualan serta layanan pelanggan. SKU dapat membantu Anda mempelajari produk mana yang paling sering dibeli (dan bagaimana caranya). Informasi ini dapat digunakan untuk membuat iklan bertarget. Mereka juga dapat meningkatkan pengalaman di dalam toko kami karena Anda dapat menemukan item di dalam toko lebih cepat atau memesannya dari lokasi yang benar.

Membuat Nomor SKU

Anda dapat membuat SKU dengan cara apa pun yang Anda inginkan; tidak ada batasan mendasar tentang format apa yang Anda gunakan atau berapa banyak karakter yang harus disertakan. Saat memutuskan format, pastikan Anda mempertimbangkan aplikasi yang Anda gunakan nomor SKU. Misalnya, jika Anda yakin kasir Anda perlu memasukkan SKU ke memori, ada baiknya untuk membuatnya singkat, mudah dibaca, dan mudah diingat. Namun, jika Anda sebagian besar bekerja di gudang, dan Anda memiliki banyak produk yang berbeda, nomor SKU yang lebih panjang mungkin bermanfaat.

Setelah Anda memutuskan panjangnya, pilih format yang memungkinkan Anda untuk menyematkan beberapa tingkat makna ke dalam setiap bagian kode SKU Anda. Anda dapat membagi kode menjadi tiga bagian—awal, tengah, dan akhir—dan mengaitkan setiap bagian tersebut dengan elemen makna yang berbeda. Misalnya, Anda dapat membuat dua digit pertama mewakili kategori item yang luas, tiga digit kedua mewakili kategori item tertentu, dan kelompok digit terakhir mewakili beberapa jenis urutan berurutan.

Ada banyak tugas dan sebutan berbeda yang dapat Anda pertimbangkan, termasuk:

• Tugas toko dan lokasi. Lacak produk mana yang dimiliki toko mana atau lokasi atau departemen tempat produk tersebut disimpan.
• Pengidentifikasi sub-kategori. Anda juga dapat membuat grup angka yang mengidentifikasi subkategori. Ini mungkin termasuk "buah-buahan" atau "sayuran" dalam kategori "bahan makanan".
• pengenal variasi. Kumpulan angka atau huruf terakhir harus memanfaatkan variasi halus antara produk yang berbeda, seperti warna, ukuran, atau jenis barang.

Kiat SKU Lain-lain

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari nomor SKU Anda, cobalah tips berikut:

• Anda Dapat Menggunakan SKU Lagi.

  Akal sehat mungkin memberi tahu Anda bahwa setelah Anda menggunakan nomor SKU tertentu, Anda tidak akan pernah dapat menggunakannya lagi. Bagaimanapun, ini dimaksudkan sebagai pengidentifikasi unik. Selama Anda menunggu beberapa tahun antara barang yang beredar, Anda harus dapat menggunakan nomor SKU lama untuk produk baru. Satu-satunya masalah yang mungkin Anda hadapi adalah pelanggan mengembalikan item berusia beberapa tahun yang tidak lagi ada di database Anda.

• Mulailah SKU dengan Huruf, dan Jelas Bukan Nol.

  Saat menetapkan nomor SKU, ada baiknya untuk memulainya dengan huruf. Ini akan membantu tim akuntansi Anda memilihnya dengan lebih mudah dalam spreadsheet yang kemungkinan penuh dengan nomor lain. Saat Anda melakukannya, pastikan nomor SKU Anda tidak dimulai dengan nol. Ini karena beberapa aplikasi dan perangkat lunak akan salah mengartikan nol Anda sebagai "tidak ada", yang mengakibatkan kesalahan.

• Bekerja dari Luas ke Spesifik.

  Awal nomor SKU Anda harus merupakan kategori terluas dan tingkat tertinggi. Bagian nomor berikutnya harus secara bertahap bekerja untuk menjadi lebih spesifik. Pada akhirnya, ini menghasilkan kategori paling spesifik dan tersempit yang dapat Anda kualifikasikan.

• Hindari Huruf yang Terlihat Seperti Angka.

  Anda dapat memindai beberapa SKU secara otomatis. Akuntan harus memasukkan orang lain secara manual atau meninjaunya dalam spreadsheet. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi kesalahan dengan secara khusus menghindari huruf yang terlihat seperti angka. Misalnya, huruf "I" terlihat seperti angka "1", dan huruf "O" terlihat seperti angka "0".

• Hindari Menggunakan Nomor Pabrikan.

  Untuk membuatnya tetap sederhana, Anda dapat menggunakan nomor pabrikan — atau salah satu elemennya — sebagai milik Anda. Namun, tidak banyak manfaat dari strategi ini. Ingat, nomor SKU harus unik untuk setiap bisnis. Oleh karena itu, dapat membingungkan untuk menduplikasi SKU dari bisnis lain.

• Jangan Kemas Makna ke dalam SKU Anda.

  Meskipun merupakan ide yang baik untuk mengilhami beberapa bagian dari nomor SKU Anda dengan makna—seperti menggunakan “GRC” untuk “bahan makanan”—adalah ide yang buruk untuk membebani SKU Anda dengan makna. Hal ini sering menghasilkan SKU yang terlalu banyak digitnya. Hal ini membuat lebih banyak kebingungan bagi staf akuntansi Anda.

• Persingkat SKU untuk Entri Manual.

  Jika Anda akan memasukkan SKU secara manual, cobalah untuk meminimalkan jumlah karakter yang digunakan. Semakin pendek string karakter dalam SKU, semakin mudah diingat orang dan semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk memasukkannya. Itu akan menghemat banyak waktu dan kerumitan tim Anda.

Menggunakan nomor SKU untuk menjaga keuangan bisnis Anda tetap terkendali adalah salah satu keputusan terbaik yang dapat Anda buat untuk merek Anda, terutama jika Anda memiliki berbagai macam produk untuk dilacak di seluruh lokasi. Dibutuhkan waktu untuk menyiapkan sistem yang mampu memindai, melacak, dan menganalisisnya. Namun, itu sepadan dengan usaha.

Diterbitkan ulang dengan izin. Asli disini

Gambar: Due.com