Cara Menggunakan Saluran Bersama Baru Slack: 6 Cara Mereka Akan Membantu Anda Mengirim Lebih Sedikit Email

Seperti banyak orang lain, saya hampir tidak pernah mengirim email ke rekan kerja akhir-akhir ini. Default saya adalah Slack. Percakapan santai lebih cepat, lebih produktif, dan—jujur ​​saja—lebih menyenangkan daripada email. (Emoji semua hal!) Dan ketika Anda menyimpan semuanya di Slack, mudah untuk menemukan file, mencari diskusi sebelumnya, dan mendapatkan orang baru dengan cepat.

Satu-satunya masalah? Saat saya bekerja dengan kontributor eksternal—mungkin mitra pemasaran bersama, pekerja lepas, atau agensi kreatif—saya terjebak di kotak masuk email saya. Kami masing-masing menggunakan Slack dengan tim kami sendiri, tetapi akun Slack kami tidak dapat berbicara satu sama lain. Itu berarti silo informasi yang harus dipecahkan oleh Slack masih ada di antara organisasi, bukan di dalam.

Sampai sekarang. Slack baru-baru ini meluncurkan saluran bersama, ruang bersama antara dua ruang kerja Slack yang terpisah. Pikirkan saluran bersama sebagai jembatan antara organisasi Anda dan organisasi lainnya. Anda dapat dengan mulus beralih di antara percakapan dengan rekan kerja Anda dan, katakanlah, agen PR tanpa harus meninggalkan Slack.

Saluran bersama dapat digunakan dengan berbagai cara. Berikut cara menyiapkan dan mengelola saluran Slack bersama—bersama dengan ide tentang cara menggunakannya di perusahaan Anda.

Cara Membuat Saluran Slack Bersama

Siap bergabung dengan saluran Slack Anda dengan tim lain? Anda harus terlebih dahulu:

• Jadilah Pemilik atau Admin Ruang Kerja Slack

• Miliki paket Slack Standard atau Plus (Anda tidak dapat berbagi saluran dari akun gratis)

• Ketahui URL Slack untuk tim yang ingin Anda undang (misalnya Eclipse-enterprise.slack.com)

• Ketahui alamat email Pemilik atau Admin Slack Workspace untuk tim lain

Saluran bersama Slack adalah fitur beta untuk saat ini—jadi Anda harus bergabung dengan versi beta terlebih dahulu. Jika Anda belum melakukannya, buka Slack, klik nama ruang kerja Anda di kiri atas, pilih Saluran Bersama (beta) , lalu klik Gabung dengan beta .

Sekarang, di bilah sisi Slack Anda, seharusnya ada bagian Saluran Bersama baru bersama dengan bagian Berbintang, Saluran, dan Pesan Langsung normal Anda. Klik simbol + di samping Saluran Bersama untuk menambahkan yang baru.

Pilih orang di tim Anda yang dapat mengakses saluran bersama, lalu beri nama saluran, undang anggota tim Anda, dan klik Berikutnya . Kemudian akhirnya saatnya untuk mengundang tim lain. Masukkan alamat email Pemilik Ruang Kerja atau Admin organisasi lain bersama dengan URL Slack mereka, lalu klik Buat dan Undang .

Sekarang Anda memiliki saluran Slack bersama yang berfungsi di akun Slack tim Anda dan tim yang berkolaborasi.

Bagikan Saluran Slack yang Ada

Anda dapat membagikan saluran Slack yang ada dengan perusahaan lain—meskipun perlu diingat bahwa anggota baru akan dapat melihat semua pesan, bot, dan pengguna di saluran tersebut. Jika Anda khawatir tidak sengaja membagikan sesuatu, lebih baik buat saluran baru.

Namun, jika Anda ingin berbagi saluran yang ada (dan telah mengaktifkan Slack Shared Channels beta), buka saluran lalu klik ikon roda gigi, pilih Opsi Tambahan , lalu klik Bagikan saluran ini dengan ruang kerja lain . Kemudian masukkan alamat email pemilik Workspace atau Admin organisasi lain bersama dengan URL Slack mereka, dan klik Bagikan Saluran .

Bergabunglah dengan Saluran Slack Bersama

Jika tim lain telah membuat saluran bersama, yang harus Anda lakukan hanyalah menerima undangan. Buka email undangan, klik Terima & Tambahkan Saluran , dan Anda akan melihat saluran bersama yang baru di bawah bagian Saluran Bersama di bilah sisi Slack Anda.

Kelola Privasi Saluran Bersama Slack

Mungkin faktor terpenting dalam saluran bersama Slack adalah privasi. Admin dapat memilih apakah saluran bersifat publik atau pribadi untuk ruang kerja masing-masing (artinya saluran dapat bersifat publik atau pribadi untuk keduanya, atau publik di satu sisi dan pribadi di sisi lain).

Jika saluran bersifat pribadi, orang hanya dapat bergabung dengan undangan. Konten saluran hanya dapat ditelusuri oleh anggota. Ketika sebuah saluran bersifat publik, saluran tersebut berfungsi seperti saluran Slack lainnya—siapa pun di tim Slack yang bersifat publik dapat melihat konten lengkapnya.

Saya merekomendasikan agar saluran bersama tetap publik bila memungkinkan untuk transparansi dan berbagi pengetahuan. Namun, saluran bersama pribadi berguna setiap kali Anda berurusan dengan informasi sensitif. Bayangkan Anda memiliki saluran untuk membahas detail akuisisi yang akan datang; Anda mungkin ingin merahasiakan saluran tersebut sehingga berita akuisisi tidak keluar sampai Anda siap menerima pengumuman.

Praktik Terbaik Saluran Bersama Slack

Selain privasi, ada beberapa hal lain yang harus Anda pikirkan saat berbagi saluran Slack dengan tim lain. Bagaimanapun, budaya perusahaan dan gaya kerja sangat tercermin dalam percakapan Slack—dan Anda harus menemukan cara untuk menggabungkan budaya obrolan tim Anda dan bekerja sama dalam alat yang biasa Anda gunakan hanya dengan tim Anda.

Pertama, klarifikasi untuk apa saluran itu harus digunakan. Anda mungkin memiliki satu tujuan menyeluruh dan beberapa sub-tujuan; misalnya, jika Anda membuat saluran dengan agen perekrutan, tujuan utama Anda mungkin adalah "Mengisi posisi terbuka untuk Dunder Mifflin." Sub-tujuan mungkin termasuk mendapatkan info tentang calon karyawan, berbagi umpan balik, dan memberikan deskripsi pekerjaan, rentang gaji, dan informasi relevan lainnya.

Kedengarannya jelas, tetapi pastikan kedua tim berada di halaman yang sama. Bagikan tujuan Anda dengan tim lain dan tanyakan, "Apakah itu terlihat tepat bagi Anda? Apakah ada yang ingin Anda tambahkan atau kurangi?" Langkah ini memastikan anggota tim Anda akan menggunakan saluran dengan cara yang sama—sesuatu yang mungkin dapat Anda cantumkan dalam deskripsi saluran Anda.

Selanjutnya, buat pedoman saluran dasar. Tim yang berbeda memiliki budaya Slack yang berbeda. Di HubSpot, misalnya, respons paling populer untuk kabar baik adalah reaksi emoji. Namun, di perusahaan lain, orang memulai utas sehingga mereka dapat menulis ucapan selamat singkat mereka sendiri. Mungkin anggota tim Anda menggunakan bahasa yang cukup berwarna, sementara di beberapa perusahaan, ada yang lebih eksplisit daripada "Melompat Juniper!" disukai. Untuk memastikan tidak ada bentrokan, buat daftar aturan dan harapan saluran terlebih dahulu. Tanyakan kepada admin lain bagaimana perusahaan mereka menggunakan Slack dan apakah ada kode perilaku tertulis (atau tidak tertulis).

Terakhir, bicarakan tentang siapa yang akan Anda undang ke saluran bersama. Apakah itu publik atau pribadi untuk kedua tim Anda? Apakah Anda berencana memasukkan hanya tiga atau empat orang yang paling penting, atau Anda membukanya untuk siapa saja yang terlibat dalam proyek? Apakah Anda peduli dengan berapa banyak anggota yang mereka undang? Menetapkan ekspektasi sekarang akan membantu Anda menghindari saluran yang jauh lebih besar (atau lebih kecil) dari yang Anda inginkan.

Setelah selesai, buat dokumen yang menguraikan tujuan dan pedoman saluran, dan sematkan ke saluran untuk cara praktis agar semua orang tetap pada halaman yang sama.

6 Cara Menggunakan Saluran Bersama Slack dengan Siapa Saja

Sekarang setelah Anda dapat berbagi saluran Slack, Anda mungkin siap untuk berbagi saluran dengan pekerja lepas, konsultan, penasihat, dan banyak lagi. Tetapi mengobrol tentang proyek kerja standar bukan satu-satunya hal yang baik untuk saluran bersama.

Berikut adalah enam ide untuk membantu Anda mendapatkan inspirasi, dengan alur kerja Zapier otomatis untuk menghubungkan saluran Slack bersama Anda yang baru dengan aplikasi lain yang Anda andalkan agar tetap produktif:

Saluran Mitra Penjualan

Mengandalkan orang atau perusahaan lain untuk menjual bagi Anda bisa terasa seperti mencoba mengajak orang yang ditutup matanya menyiapkan makanan lima menu saat Anda berada di kamar sebelah. Perlu ada banyak kepercayaan dan komunikasi di kedua sisi. Saluran bersama dapat menjadi solusi ideal.

Siapkan saluran bersama dengan pengecer, penyedia nilai tambah, atau mitra saluran lainnya untuk mengajari mereka cara menjual produk Anda, membagikan pembaruan produk atau perusahaan, menyampaikan jaminan penjualan dan materi pemasaran baru, merayakan kemenangan penjualan, memeriksa kemajuan, berbagi prospek, meminta informasi pelanggan atau kesepakatan, dan menyelesaikan masalah.

Saluran Agensi Kreatif

Merencanakan kampanye dengan pemasaran eksternal atau agensi PR melibatkan banyak bolak-balik, tenggat waktu yang bergerak, dan persetujuan. Melalui email, penuh dengan tantangan potensial. Memusatkan semua yang ada di Slack membuat prosesnya sedikit lebih mudah dikelola.

Creditcards.com, layanan perbandingan kartu, menggunakan saluran bersama untuk mengoordinasikan perbaikan merek dan pengiriman pesannya dengan tim eksternal. Tim pemasaran yang berbasis di Austin bekerja dengan dua agensi—satu di San Francisco dan satu di New York. Saluran bersama mereka menjadi tempat untuk mengeluarkan ide, berbagi dan meninjau aset kreatif, dan mendiskusikan strategi.

"Saluran bersama benar-benar menghadirkan lapisan baru keterlibatan dengan agensi kami, terutama di berbagai zona waktu," kata Fred Saunders, kepala branding dan pemasaran di CreditCards.com. "Ini memberi kami kemampuan untuk mengulangi, berbagi pemikiran, dan mendapatkan tanggapan lebih cepat. Satu-satunya cara kami dapat mencapai tanggal yang saya dorong, yang agak agresif, adalah melalui keterlibatan yang dipercepat ini."

Saluran Manajemen Akun

Saluran bersama yang kendur juga dapat digunakan untuk manajemen akun untuk pelanggan VIP. Undang pelanggan Anda dan manajer akun mereka, staf penjualan (jika mereka bertanggung jawab atas penjualan atau penjualan silang), dan siapa pun yang terlibat—mungkin manajer dukungan, pakar penerapan, atau pakar produk—ke saluran yang sama.

Gunakan saluran ini untuk membagikan detail pengiriman dan pemasangan, melatih mereka tentang produk, memecahkan masalah, menjawab pertanyaan, dan memberi tahu mereka tentang pembaruan yang akan datang. Punya produk baru yang ingin Anda bagikan dengan mereka, atau acara mendatang? Ini adalah tempat yang tepat untuk melakukannya. Dan setelah Anda mengobrol, Anda mungkin menemukan lebih banyak cara untuk meningkatkan produk Anda untuk kebutuhan mereka.

Pusat Komando Klien

Mengelola pekerja lepas untuk perusahaan Anda—atau bekerja sebagai pekerja lepas untuk beberapa perusahaan sendiri? Dengan saluran bersama untuk setiap freelancer—atau klien—Anda dapat merampingkan proses Anda. Anda dapat menerima ringkasan proyek, memberikan pembaruan kemajuan, mengajukan pertanyaan, menyerahkan pekerjaan, mengirimkan faktur dan log waktu, dan mendapatkan pemberitahuan tentang pembayaran semua di saluran Slack bersama yang sama.

Lebih mudah bagi semua orang, karena Anda dapat berkomunikasi seperti bagian reguler dari tim dan tidak perlu menelusuri utas email yang tak terhitung jumlahnya.

Saluran Mitra Logistik

Mitra distribusi dan pemenuhan Anda adalah bagian utama dari kepuasan pelanggan. Seringkali, komunikasi cepat berarti pelanggan mendapatkan produk mereka lebih cepat atau menyelesaikan masalah mereka dalam waktu yang lebih singkat. Itulah mengapa membuat saluran bersama dengan mitra logistik Anda, seperti yang dilakukan merek fesyen Everlane, masuk akal.

Pelanggan Everlane dapat menggunakan "Bar Pengembalian" Happy Returns untuk mengembalikan pembelian dan mendapatkan pengembalian uang instan di pusat ritel lokal. Untuk mengelola pengembalian tersebut, kedua perusahaan memiliki saluran bersama untuk memecahkan masalah pelanggan, melaporkan masalah teknologi secara real time, dan membantu menjawab pertanyaan saat pelanggan berdiri di sana.

"Salah satu manfaat terbesar dari memiliki saluran bersama adalah menggunakan Slack untuk berkomunikasi dengan vendor dengan permintaan tepat waktu mereka, karena email tidak akan sangat membantu jika ada seseorang yang menunggu dengan produk untuk kembali," kata manajer produk digital Everlane Brian Alenduff.

Saluran bersama juga dapat berguna untuk mendapatkan pemberitahuan untuk pesanan, pengembalian, jumlah inventaris, pembaruan dan penundaan pengiriman, dan banyak lagi. Alih-alih memeriksa situs mitra logistik Anda atau menunggu pembaruan email, Anda akan langsung tahu apa yang terjadi.

Saluran Kepercayaan Otak

Membentuk "kepercayaan otak" antara tim Anda dan tim yang setara di perusahaan lain adalah cara mudah dan informal untuk mendapatkan perspektif baru, mendiskusikan praktik terbaik industri, dan belajar dari kesalahan dan pencapaian satu sama lain.

Misalnya, jika Anda menjalankan tim pemasaran media sosial, Anda dapat memulai saluran bersama dengan tim pemasaran media sosial di perusahaan yang tidak kompetitif. Lain kali Facebook mengubah algoritmenya, Anda dapat memulai diskusi tentang implikasinya dan bagaimana merek Anda harus bereaksi. Saat Anda mengevaluasi platform iklan baru, seperti Quora atau Reddit, Anda dapat menanyakan apakah mereka berhasil di keduanya. Jika mereka terjebak pada salinan iklan, tim Anda dapat menawarkan beberapa umpan balik dan saran.

Slack bukan hanya cara lain untuk mengobrol. Setelah semua orang di perusahaan Anda mulai menggunakannya, Slack menjadi pusat yang berkembang di balik semua yang Anda lakukan, satu tempat dengan detail paling banyak tentang semua ide dan proyek Anda.

Saluran bersama membuatnya lebih baik. Alih-alih harus beralih antara email dan diskusi tim Anda tentang sebuah proyek atau membagikan ulang detail saat mitra melupakannya, saluran bersama Slack memberi kedua tim Anda manfaat Slack yang sama untuk menyimpan semuanya di satu tempat. Ini adalah cara cepat untuk berkomunikasi dengan orang lain—cara yang mungkin Anda gunakan untuk berkolaborasi lebih dari sebelumnya.

Inilah kredit Slack $100 lagi untuk membuat tim Anda mulai berkomunikasi dengan lebih baik.

Gambar judul oleh Gustavo da Cunha Pimenta melalui Flickr .