Cara kerja konektivitas tim yang baik

Tim yang terhubung adalah kekuatan pendorong yang kuat yang dapat dimiliki bisnis mana pun. Bahkan, tidak terlalu sulit untuk mencapainya, meskipun membutuhkan sedikit kerja dan beberapa akal. Yang terpenting, ini membutuhkan banyak pemahaman tentang bagaimana rekan kerja terhubung satu sama lain, apa artinya bagi perusahaan, dan bagaimana manajer dapat membantu membentuk koneksi yang berkembang dan bertahan lama.

Dalam artikel ini, kami membahas beberapa poin:

• Apa konektivitas tim itu;
• Apa manfaat menghubungkan tim Anda;
• Bagaimana modal manusia dan modal sosial berperan dalam konektivitas, dan
• Saran praktis untuk konektivitas yang lebih baik.

Pada konektivitas tim

Tim yang terhubung dengan baik dapat menjadi kunci kesuksesan. Tetapi karena pekerjaan jarak jauh dan tim terdistribusi mendapatkan daya tarik, satu-satunya keterhubungan yang kami fokuskan berkisar pada alat komunikasi mana yang harus digunakan perusahaan kami. Tentu saja, saluran komunikasi itu penting, tetapi kami tampaknya telah fokus pada penyediaan alat yang tepat dan kemudian membiarkan karyawan "secara alami" mencari satu sama lain.

Ternyata, mereka sebenarnya membutuhkan sedikit bantuan dari manajer dan pemimpin tim mereka.

Departemen dan agensi SDM telah lama mencari jawaban tentang apa yang membuat tim terhubung satu sama lain, dan bagaimana mencapai jaringan pengetahuan dan keterampilan yang kohesif yang akan mendorong perusahaan maju. Beberapa orang bekerja lebih baik bersama-sama, yang lain menyebabkan lebih banyak gesekan, dan informasi dan pengetahuan apa pun yang ditransfer, tampaknya sangat selektif dan berada di antara klik karyawan yang tidak terkait.

Ini sangat menghambat kemajuan, dan berpotensi membebani Anda pertumbuhan yang diperlukan.

Mengapa Anda harus berusaha membentuk koneksi tim yang baik?

Ada banyak manfaat di bawah permukaan. Mari kita lihat seperti apa tenaga kerja saat ini, dan alasan mengapa perusahaan besar bekerja untuk beradaptasi dengannya.

Tempat kerja modern adalah jaringan tim

Dalam sebuah artikel untuk majalah Forbes, Josh Bersin menulis tentang "jaringan tim", sebuah fenomena yang relatif baru yang lahir dari tempat kerja digital. Dia membahas bagaimana bisnis saat ini beroperasi dalam tim, bukan melalui hierarki departemen.

Dia mencontohkan Uber . Para petinggi perusahaan tidak terlibat dengan setiap negara bagian dan kota hingga ke detail terkecil. Di setiap kota, mereka memiliki manajer yang membentuk jaringan agen pemasaran, pemimpin operasi, mitra bisnis lokal, dan sebagainya. Setiap jaringan manajemen bekerja secara independen, tetapi berkomunikasi dan berbagi informasi dengan orang lain.

Perusahaan IT bekerja dengan cara yang hampir sama. Setiap departemen sama pentingnya, dan tidak ada yang di atas yang lain.

Inilah yang menurut Bersin menyebabkan gangguan dalam cara kerja diatur. Tanpa kekuatan yang dibawa oleh posisi tersebut, dia bertanya, bagaimana kita merampingkan orang dan membuat mereka saling mendengarkan, berbicara, dan berbagi sumber daya kolektif?

Rahasianya terletak pada pembentukan jaringan tim ini. Tim terhubung dengan cara yang membuat mereka produktif dan efisien, sekaligus membantu pengembangan karir pribadi mereka.

Manfaat konektivitas tim

Apa artinya konektivitas "baik"?

Apakah ketika orang-orang di dalam tim dan di antara tim memiliki chemistry yang baik, sehingga mereka menyelesaikan lebih banyak pekerjaan?

Apakah itu meningkatkan efisiensi, komunikasi kantor yang lebih baik, atau sesuatu yang sama sekali berbeda?

Kami ingin berargumen bahwa koneksi yang baik meningkatkan mereka yang terhubung dan perusahaan tempat mereka bekerja. Perusahaan menuai keuntungan dalam:

• Komunikasi yang lebih efisien;
• Inovasi;
• Pemecahan masalah yang lebih cepat dan lebih kreatif;
• Koordinasi tim yang lebih baik;
• Lebih sedikit waktu yang terbuang;
• Peningkatan kepuasan kerja secara keseluruhan;
• Lebih sedikit turnover.

Sedangkan karyawan:

• Dapatkan keahlian baru;
• Meningkatkan keterampilan komunikasi/kepemimpinan;
• Memiliki kepuasan kerja yang lebih besar;
• Memiliki kesempatan untuk kemajuan karir;
• Lebih kecil kemungkinannya untuk terbakar;
• Kemungkinan pertemanan baru di luar pekerjaan.

Singkatnya, untuk mengetahui bahwa hubungan antara dua karyawan atau tim memiliki potensi, perlu mencentang tiga kotak:

• Ini menguntungkan pihak-pihak yang terlibat
• Ini membantu manajer merampingkan dan mengkoordinasikan
• Ini membawa nilai bagi perusahaan

Tinggalkan salah satu dari ketiganya, dan koneksi tidak dapat dilihat sebagai "baik".

Namun sebelum Anda mulai menghubungkan tim, Anda ingin memastikan bahwa tim itu sendiri berfungsi dengan baik. Jika tidak, mereka akan berantakan bahkan sebelum Anda mulai menghubungkannya. Berikut adalah beberapa panduan tentang pengembangan dan pemeliharaan tim:

• 5 tahap perkembangan kelompok
• Cara membuat dan mempromosikan kerja tim di tempat kerja
• Mengelola tim virtual
• Mengelola tim multikultural

Sekarang, mari kita lihat apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat koneksi tim menjadi penting.

Apa yang membuat tim yang terhubung bekerja?

Di bagian ini, kita akan menyelami aspek-aspek kunci dari konektivitas tim yang baik dan bagaimana Anda dapat menggunakan pengetahuan itu dalam praktik.

Modal sosial dan modal manusia

Untuk mengetahui cara menghubungkan tim Anda dengan cara yang berharga dan bermanfaat, kita perlu memahami pentingnya modal manusia dan modal sosial .

Modal manusia adalah nilai ekonomi yang dibawa karyawan ke meja dengan keterampilan, pengetahuan, dan pendidikan mereka. Kami mempekerjakan dan mempromosikan orang berdasarkan sumber daya manusia mereka. Kami menugaskan mereka proyek, tugas, dan klien, dengan mempertimbangkan nilai ini. Terakhir, manajer berinvestasi dalam modal manusia dengan menyediakan buku, sumber daya, mengirim karyawan ke konferensi, kursus, dan sebagainya.

Tetapi sebagai nilai, modal manusia hanyalah salah satu bagian dari persamaan. Dengan mengetahui keahlian, kekuatan, dan kelemahan karyawan Anda, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang siapa yang akan menjadi bagian lain dari persamaan.

Modal sosial adalah nilai yang dibawa oleh karyawan yang terhubung. Efektivitas bersama mereka, penyatuan sumber daya, keterampilan, dan pengetahuan. Di dalam perusahaan, modal sosial yang positif membentuk tim yang efektif: mereka berkomunikasi lebih baik dan lebih jelas, berbagi nilai, metode, dan tujuan yang sama, dll.

Jadi, untuk mendapatkan modal sosial yang baik, Anda harus memiliki individu yang berpengalaman dan terampil yang terhubung dengan cara yang paling cocok.

Ketika modal sosial dan manusia bekerja bersama

Sebuah kasus yang sangat jelas dapat dibuat untuk argumen kita tentang modal manusia dan modal sosial sebagai dua pilar.

Dalam makalahnya yang berjudul Managing the Connected Organization , pakar jaringan organisasi Valdis E. Krebs mencantumkan beberapa contoh sederhana.

1. Untuk manajer proyek, modal sosial merupakan bagian integral dalam meningkatkan efektivitas mereka pada sebuah proyek. Dengan jaringan yang lebih baik di dalam dan di luar perusahaan, mereka dapat mengumpulkan pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat atau menyelesaikan masalah dengan lebih mudah. Untuk setiap contoh proyek mereka, mereka memiliki kumpulan pengetahuan untuk dipilih.
2. Untuk tim, terhubung secara langsung atau tidak langsung dengan tim proyek yang berbeda dapat memberi mereka informasi atau keterampilan yang mereka butuhkan. Koneksi yang baik dalam tim membentuk basis pengetahuan yang bekerja di satu area tertentu. Tetapi koneksi dengan tim lain (langsung atau tidak langsung) akan memberi tim kesempatan untuk mentransfer pengetahuan itu, mengadopsi keterampilan baru, dan mencapai informasi lebih cepat.

Namun, Krebs menambahkan bahwa dalam banyak kasus, organisasi memiliki jaringan yang sangat buruk. Ketika orang-orang mulai mengerjakan proyek, mereka membentuk koneksi yang kuat dan menambah modal sosial – tetapi ke tim mereka sendiri. Koneksi ke tim proyek lain secara signifikan lebih lemah, jika ada sama sekali. Dia menyimpulkan ini menjadi kenyataan menyedihkan dari tim yang tidak menyadari betapa banyak bantuan dan sumber daya yang ada di ujung jari mereka.

Seorang karyawan biasanya memiliki satu atau dua koneksi langsung, dan koneksi langsung mereka (yang tidak langsung). Semakin banyak koneksi di luar itu, semakin memudar. Misalnya, John dari layanan pelanggan akan mendengar tentang Anna Peterson dari tim desain, tetapi dia tidak akan tahu atau peduli dengan proyek atau keterampilannya.

Jadi, apakah itu berarti bahwa setiap anggota tim harus mengenal setiap anggota lain dari tim yang berbeda dan mengetahui tentang proyek mereka?

Tidak, dan inilah alasannya.

Kualitas vs kuantitas

Dalam makalah yang sama, Krebs berpendapat bahwa bahkan jika koneksi antar tim dapat menjadi lemah, tidak ada alasan untuk memaksakan koneksi yang kuat di antara semua orang . Jumlah koneksi langsung yang lebih sedikit dan beberapa koneksi tidak langsung jauh lebih baik, dan lebih mudah ditangani.

Gambar di bawah mengilustrasikan poin Krebs.

Sumber: Valdis E. Krebs

Grafik menunjukkan jaringan koneksi antar tim dalam sebuah proyek.

Kami mungkin berpikir bahwa Tim F atau tim Q memiliki koneksi terbaik dan modal sosial paling banyak, karena mereka memiliki akses ke lima sumber daya tim lain. Namun, kelima koneksi langsung ini membuat mereka terbebani dengan sumber daya. Bagaimana?

Tim F memiliki hubungan langsung dengan tim A, B, C, D, E, F, dan N. Mereka memiliki satu koneksi tidak langsung ke tim O. Jika mereka ingin mendapatkan informasi dari tim T…. baik, Anda melihat di mana itu menjadi berantakan.

Padahal, tim O berada di posisi terbaik, dengan hanya tiga koneksi langsung. Karena mereka mengarahkan mereka ke sumber daya sebagian besar tim lain hanya dalam dua langkah, di mana tim F membutuhkan empat, lima, atau lebih. Tetapi sekali lagi, mereka juga membutuhkan lebih banyak langkah untuk mencapai tim T. Jadi jaringan itu sendiri, sekali lagi, tidak sempurna.

Anda dapat mencobanya sendiri: tim mana yang perlu terhubung, agar mereka membutuhkan lebih sedikit langkah ke kumpulan sumber daya?

Apa yang diajarkan jaringan koneksi kepada kita?

Sekali lagi kami menyimpulkan bahwa lebih sedikit, koneksi langsung berkualitas dan beberapa koneksi tidak langsung mengarah ke jaringan yang lebih efisien. Itu berarti mendukung karyawan kolaborasi dan perjodohan yang keahliannya tidak sama tetapi saling melengkapi.

Dan jika Anda bertanya-tanya bagaimana koneksi tidak langsung terjauh menjangkau sumber daya satu sama lain, biasanya melalui email presentasi atau laporan, atau pengalaman klien/pelanggan sebelumnya.

Bahkan sesuatu yang sederhana seperti percakapan pendingin air bekerja – seorang karyawan berpotensi berbagi strategi tim yang sukses, yang dapat diingat dan diterapkan oleh mitra percakapan mereka (koneksi tidak langsung) pada saat dibutuhkan tim mereka.

Bagaimana menghubungkan orang atau meningkatkan konektivitas yang ada

Jadi, untuk membentuk hubungan yang bermakna yang membuat perusahaan dan karyawan mereka berkembang, Anda perlu memperkenalkan perubahan. Tidak ada langkah yang terlalu kecil untuk membuat jaringan fungsional.

Berikut adalah daftar hal yang harus dan tidak boleh dilakukan yang akan berguna, terlepas dari ukuran perusahaan atau industri tempat Anda berada.

DO

• LAKUKAN bekerja dari koneksi yang ada

Cari tahu siapa yang bekerja dengan siapa, atau kelompok mana yang mereka ikuti. Krebs dan rekan-rekannya merumuskan survei yang sangat baik yang mengeksplorasi hal ini.

Sumber: OrgNet.com

Survei seperti ini akan mengungkapkan koneksi yang sudah ada sebelumnya, dan memberi Anda gambaran tentang bagaimana tim bekerja saat ini.

• Analisis organisasi Anda saat ini untuk mencari titik lemah atau tautan yang hilang

Dari survei, Anda dapat mengidentifikasi kantong pengetahuan yang tidak digunakan atau kesenjangan dalam komunikasi. Ini mengarah pada proses pembentukan gambaran kompleks dari keterkaitan tim Anda dan bagaimana hal itu dapat ditingkatkan. Tergantung pada ukuran perusahaan, serta industri itu sendiri, hasilnya bisa sangat berbeda.

• LAKUKAN revisi, analisis ulang, dan adaptasi ulang jaringan

Ikuti koneksi erat seiring berjalannya waktu. Jika memungkinkan, lakukan peer review seperti di atas, atau tetapkan skor kinerja. Kemungkinannya adalah terlepas dari semua upaya, jaringan koneksi tim pertama Anda akan jauh dari ideal. Tapi latihan membuatnya sempurna.

• DO menekankan pentingnya transparansi

Secara alami, ketika karyawan berbagi informasi tentang proyek satu sama lain, mereka akan menyadari apa yang terjadi di seluruh perusahaan. Namun, selalu baik untuk menyiapkan sistem di mana orang dapat dengan bebas memeriksa apa yang sedang dikerjakan tim lain, tanpa perlu menghubungi rekan kerja mereka secara langsung. Timesheet tim proyek adalah salah satu cara sederhana dan mudah untuk membangun sistem yang mudah. Anggota tim tidak hanya akan melihat seberapa jauh proyek tersebut, tetapi tim lain dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan rekan kerja mereka.

Contoh timesheet di Clockify

• LAKUKAN merampingkan saluran komunikasi

Berbicara tentang komunikasi – berikan karyawan Anda semua saluran yang mungkin mereka butuhkan. Kami telah menyebutkan bahwa koneksi tidak langsung berkomunikasi terutama melalui email, berbagi proyek, dan pengalaman melalui teknologi daripada transfer pengetahuan langsung.

Demikian pula, sesi dan pertemuan brainstorming harus mengikuti jadwal dan kerangka waktu. Jika orang-orang yang terlibat di dalamnya terhubung dengan baik, ini seharusnya tidak menjadi masalah.

• LAKUKAN mencoba untuk menghilangkan, atau setidaknya mengurangi rasa tidak aman

Ini membawa kita kembali ke sumber daya manusia: Ketika individu tahu bagaimana keterampilan mereka berkontribusi pada tim dan perusahaan ketika mereka tahu apa tujuan dan nilai-nilainya, mereka akan lebih mudah membentuk koneksi yang baik. Tim harus tahu tentang tujuan, nilai, misi, dan arah perusahaan dalam lima tahun ke depan. Ketidakjelasan menyebabkan kurangnya arah.

• LAKUKAN hadiahi upaya untuk berbagi keterampilan dan pengetahuan

Hampir tidak ada cara yang lebih baik untuk mendukung karyawan terhubung satu sama lain selain dengan mengakui dan menghargai praktik yang baik. Pujilah mereka secara individu dan publik ketika mereka berbagi keterampilan dan mentransfer pengetahuan. Atur pertemuan atau istirahat perayaan untuk hangout santai setiap kali ada pekerjaan yang diselesaikan dengan baik.

• Berhati-hatilah saat Anda berpindah karyawan antar tim

Meskipun Anda menghubungkan tim dengan cara tertentu, bukan berarti mereka akan tetap seperti itu. Proyek tertentu mungkin menuntut transfer karyawan, promosi juga. Dan ketika Anda memutuskan untuk mentransfer seseorang dari satu tim ke tim lain, lihat bagaimana hal itu dapat memengaruhi seluruh jaringan. Mungkin ada tumpang tindih yang dapat meningkatkan konektivitas, tetapi kesenjangan baru juga dapat terbentuk.

• LAKUKAN bekerja dengan SDM untuk meningkatkan konektivitas dan jaringan

Akan lebih baik untuk mengubah cara SDM dan rekrutmen Anda merekrut pekerja baru. Selain mencari yang terbaik, selidiki bagaimana mereka terhubung dengan orang lain, tanyakan tentang pengalaman sebelumnya. Untuk karyawan yang saat ini bekerja, departemen SDM dan manajer harus bekerja berdampingan setiap saat.

JANGAN

• Jangan menghubungkan terlalu banyak tim

Beberapa koneksi tidak langsung dengan beberapa koneksi langsung bekerja lebih baik karena koneksi langsung dapat memberikan informasi yang solid, dan menunjuk ke koneksi tidak langsung lainnya. Terlalu banyak koneksi langsung menyebabkan luapan informasi.

• Jangan memaksa orang untuk bekerja sama

Meskipun konektivitas itu penting, terutama saat ini dengan permintaan pekerjaan jarak jauh yang semakin meningkat, jangan "memaksa" itu. Koneksi ini harus datang sealami mungkin, dan mereka juga bergantung pada chemistry karyawan. Siapa mereka sebagai manusia, bukan hanya berdasarkan keahlian mereka.

• Jangan kehilangan fokus manfaat individu

Seluruh gagasan modal sosial yang dibawa oleh hubungan yang baik antar tim adalah bahwa individu di dalamnya juga mendapat manfaat. Jika seseorang kehilangan pandangan itu, mereka berisiko melihat karyawan mereka sebagai aset dan bukan orang. Hubungkan mereka satu sama lain sedemikian rupa sehingga kolaborasi juga menguntungkan pertumbuhan pribadi mereka.

• Jangan mengandalkan basis pengetahuan

Karena transfer pengetahuan sebagian besar terjadi antara koneksi langsung, dua koneksi tidak langsung yang jauh biasanya bergantung pada basis pengetahuan untuk mendapatkan informasi mereka. Ini adalah solusi era digital modern, terutama untuk perusahaan besar. Namun, basis pengetahuan bisa ketinggalan zaman, diedit dengan buruk, dan bahkan diabaikan atau dilupakan.

Berinvestasi dalam interkonektivitas dan kelancaran berbagi informasi akan lebih bermanfaat daripada menyimpan informasi tersebut dalam arsip tetap.

• Jangan fokus hanya pada yang berkinerja terbaik

Saat Anda melihat bahwa kluster koneksi (atau jaringan) tertentu tidak berfungsi, cari solusi, daripada "menghentikannya sejak awal". Beberapa orang akan beradaptasi lebih cepat, membentuk koneksi dengan lebih mudah. Dan meskipun itu layak dipuji, melakukannya terlalu sering dapat menyebabkan rasa tidak aman dengan orang lain. Tetap fokus pada keseluruhan jaringan dan tetap waspada.

• Jangan menyimpan informasi apapun

Konektivitas yang baik juga didasarkan pada kepercayaan. Ketika semua informasi dapat diakses, dan tidak ada kesan “sesuatu yang terjadi di balik pintu tertutup”, keraguan akan berkurang. Lebih sedikit gosip kantor, dan penumpukan ketidakpercayaan.

Untuk meringkas

Konektivitas tim berasal dari lebih dari sekadar menyediakan saluran komunikasi dan basis pengetahuan yang sesuai. Ini lebih dari sekadar menyiapkan dua tim dalam sebuah proyek, memberi mereka sumber daya yang cukup, melempar dadu untuk melihat apakah mereka memberikan hasil yang baik. Konektivitas tim dimulai dengan manajer memahami cara kerja modal manusia dan sosial, terutama di tempat kerja modern. Kami beroperasi di dunia digital yang menghargai inovasi, sumber daya, dan kreativitas, yang tidak lagi dapat dicapai melalui distribusi kekuasaan secara hierarkis. CEO, manajer, dan departemen SDM perlu membentuk jaringan tim yang kompleks yang saling melengkapi, mendukung satu sama lain, dan belajar satu sama lain. Sebab, jika individu tumbuh subur di lingkungan kerja, begitu pula perusahaan.