Tips Selasa: 27 Trik Perencanaan Acara Hemat Waktu Terbaik

Bagaimana perencana acara dapat berkembang? Dengan beberapa tips dan trik perencanaan acara yang menghemat waktu tentunya! Kami telah mengumpulkan 27 strategi produktivitas paling kreatif dan efektif yang diketahui oleh perencana acara modern dalam daftar ide yang akan mengejutkan, menginspirasi, dan, pada akhirnya, menginformasikan proses acara Anda.

Ambil rahasia perencanaan acara hemat waktu baru

1. Memiliki aturan tentang acara menit terakhir atau perubahan kontrak.

Meskipun ada banyak cara untuk menangani perubahan peristiwa menit terakhir, pencegahan adalah kuncinya. Jadi dalam kontrak Anda, pastikan Anda menyertakan aturan untuk apa yang terjadi ketika perubahan signifikan terjadi 1-3 bulan keluar, 1-4 minggu, dan hari-1 minggu keluar. Juga pastikan untuk mendapatkan ruang lingkup pekerjaan Anda secara tertulis juga.

2. Uji coba staf baru di acara yang lebih kecil.

Bekerja dengan staf acara adalah keterampilan tersendiri. Jangan menempatkan karyawan baru pada staf untuk acara terpenting Anda sampai Anda melihat bagaimana mereka dapat tampil di acara yang lebih kecil dan kurang intens setidaknya sekali.

3. Kirim meme pengingat tenggat waktu ke mitra, sponsor, dan tim.

Meme memiliki efek yang terbukti secara ilmiah pada otak manusia . Jadi, meskipun semua orang diam-diam membenci email pengingat ramah Anda, menambahkan meme dapat membantu memicu pusat pembentukan memori di otak kita (karena menurut definisi, meme memberi makna pada gambar yang tidak berarti) dan membantu peserta merasakan rasa komunitas yang lebih besar telah berpartisipasi dalam (atau setidaknya dapat mengenali) berbagi yang hampir seperti suku yang membuat mereka mengetahui sedikit informasi mikro ini.

4. Membuat vendor acara membayar biaya keterlambatan.

Tidak ada yang menyalakan api di bawah seseorang seperti membuang banyak uang. Atur vendor acara Anda dengan parameter dan angka biaya keterlambatan yang sama dengan yang Anda gunakan dengan klien Anda (ukuran biaya tidak masalah; keberadaannya harus cukup untuk menimbulkan ketakutan di hati mereka).

5. Gunakan chatbot untuk berkomunikasi dengan peserta acara.

Gunakan chatbots sebelum acara Anda untuk membangun suara dan nada merek acara Anda, memberikan dukungan layanan pelanggan, dan mengumpulkan data tentang audiens Anda melalui hal-hal seperti jajak pendapat atau survei.

6. Buat video pelatihan staf acara.

Pada minggu menjelang acara, kirim tautan ke kumpulan video yang dilindungi kata sandi yang dapat ditinjau oleh staf (dan sebaiknya diberi kuis) yang mempersiapkan mereka untuk hari besar. Berikut adalah beberapa ide untuk menggunakan video pelatihan karyawan yang langsung Anda terapkan ke acara Anda.

7. Corong semua umpan media sosial acara Anda ke dalam satu platform.

Alat seperti Buffer, HootSuite, dan Everypost menggabungkan beberapa saluran ke dalam satu dasbor sehingga Anda dapat melihat sekilas konten apa yang Anda distribusikan dan bagaimana audiens acara Anda bereaksi terhadapnya tanpa beralih di antara setengah lusin situs.

8. Dapatkan alat manajemen acara lengkap.

Opsi perangkat lunak manajemen acara terbaik akan membantu Anda menyelesaikan tugas seperti: menyusun anggaran, mencari tempat acara, merancang denah atau tata letak, berkolaborasi dengan pemangku kepentingan utama, dan membantu memasarkan acara itu sendiri.

9. Atur SMS dari komputer Anda.

Sangat mengganggu karena harus memantau email secara bersamaan di desktop dan pesan di ponsel Anda, jadi cobalah menyimpan semuanya di satu tempat saja. Jika Anda sudah memiliki Mac, Anda mungkin dapat menggunakan iMessage. Tetapi jika Anda memiliki PC atau sedang berkomunikasi dengan seseorang yang tidak memiliki ponsel Apple, ikuti saja petunjuk ini.

10. Sentralisasi komunikasi acara.

Rata-rata orang menghabiskan 28% dari seluruh hari kerja hanya untuk mengirim dan menjawab email. Hemat waktu Anda dan seluruh tim Anda dengan menerapkan solusi layanan acara tunggal di mana Anda semua dapat berbagi dokumen, menggabungkan utas pesan, dan mendapatkan pembaruan waktu nyata tentang status proyek tanpa harus membuka kotak masuk Anda.

11. Biarkan perangkat lunak analisis wajah melakukan riset pasar untuk Anda.

Pengenalan wajah dapat digunakan untuk mengurangi check-in tamu acara secara manual, meningkatkan keamanan acara, membuat peta panas pemrograman, dan mengumpulkan prospek baru dengan rapi.

12. Atur daftar tugas Anda berdasarkan urgensi dan kepentingannya.

Dijuluki Matriks Eisenhower, grafik yang berguna ini dapat membantu Anda merapikan daftar tugas dan hanya menangani tugas yang paling penting terlebih dahulu (yaitu tugas yang mendesak dan penting).

13. Tetapkan pemutus ikatan informasi di dalam perusahaan.

Ketidaksepakatan di antara pemangku kepentingan acara muncul dari sekarang dan kemudian, tetapi bekerja menuju solusi tersebut berpotensi mengambil bagian yang lebih besar dari timeline Anda yang Anda rencanakan. Pastikan pemimpin keputusan yang Anda tunjuk mengetahui semua detail situasi, dapat membuat pengamatan yang tidak memihak dari kedua belah pihak, dan baik di bawah tekanan.

14. Buat jadwal yang sangat rinci untuk hari kerja Anda.

Rencanakan kegiatan menggunakan blok 15 menit, ingatlah untuk menjadwalkan istirahat, kelompokkan tugas serupa ke dalam bagian waktu yang sama.

15. Tolak interupsi dengan memblokir waktu kerja solo di kalender publik Anda.

Pemblokiran waktu dengan cara ini membantu memastikan anggota tim lain menghormati batasan Anda saat Anda tetap mengerjakan tugas.

16. Dapatkan pesanan, waktu, dan persyaratan dokumen dari masing-masing vendor cadangan Anda.

Jika ada yang tidak beres dengan vendor Anda, kemungkinan itu akan menjadi masalah menit terakhir. Jadi, miliki setidaknya 3 pilihan cadangan dengan semua detail relevan yang tersedia di binder perencanaan acara Anda untuk setiap jenis vendor yang dibutuhkan acara Anda.

17. Lakukan perombakan alur kerja.

Melacak apa yang Anda lakukan setiap hari dapat menghasilkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik tetapi juga dapat membantu mengidentifikasi kelemahan dalam proses Anda saat ini. Misalnya, Anda mungkin perlu mendelegasikan lebih banyak tugas administratif atau melakukan rapat yang lebih singkat.

18. Secara konsisten menambah daftar pembicara dan presenter potensial untuk acara mendatang.

Kumpulkan nama-nama orang yang berpengaruh dalam industri Anda, dosen yang hebat, atau telah menyatakan minatnya untuk bekerja dengan merek Anda secara publik. Ketika tiba saatnya untuk memesan pembicara Anda, Anda tidak perlu menghabiskan berjam-jam menggali melalui LinkedIn dan daftar kontak Anda untuk menemukan siapa pun – lihat saja daftarnya!

19. Visualisasikan bagaimana Anda akan merampingkan proses Anda jika jadwal Anda saat ini digandakan.

Latihan psikologis yang hebat ini memaksa Anda untuk mencari tahu bagaimana, dalam situasi tekanan paling tinggi yang bisa dibayangkan, Anda mungkin bisa menghadapi dan mengatasi tantangan penjadwalan yang datang dengan beban kerja yang benar-benar maksimal. Ini cukup banyak cara terbaik untuk mengalahkan Hukum Parkinson.

20. Buatlah daftar harapan dan tugas yang akan menjadi tanggung jawab semua sukarelawan acara Anda (dan bagikan dengan mereka sebelumnya).

Pada hari acara, menjawab pertanyaan dan relawan acara micromanaging terlalu memakan waktu. Selain itu, mereka akan sangat menghargai persiapan Anda (ini adalah salah satu cara terbaik untuk membuat sukarelawan Anda bahagia).

21. Mengotomatiskan proses check-in acara.

Percepat prosesnya dengan memilih aplikasi check-in acara yang bagus. Cari fitur ramah pengguna yang semakin mengurangi waktu yang diperlukan untuk melatih staf acara Anda cara menggunakan program ini jika Anda ingin mengemas produktivitas ekstra.

22. Bagikan layar desktop ke ponsel Anda.

Alat seperti Chrome ke Seluler memudahkan Anda untuk menyinkronkan semua tab yang terbuka dari satu perangkat ke perangkat lainnya, yang berguna saat Anda dalam perjalanan ke rapat, bepergian ke atau dari suatu tempat, atau hanya perlu menyimpannya halaman tertentu untuk dilihat di masa mendatang nanti.

23. Adu pembicara dan atur presentasi melalui satu platform kolaboratif.

Menggunakan email untuk menjawab pertanyaan pembicara, menyetujui garis besar, dan mengumpulkan foto atau bios tidak efisien, itulah sebabnya yang terbaik adalah menggunakan satu alat yang menyatukan semua pembicara Anda ke dalam satu area digital yang dapat Anda awasi.

24. Gunakan pembuat situs web pendaftaran acara alih-alih membangunnya dari awal.

Plus, menggunakan solusi yang dapat disesuaikan akan mempermudah pengumpulan informasi audiens, mempertahankan tingkat keamanan yang tinggi, meningkatkan strategi acara Anda, dan menyediakan lebih dari cukup fitur bonus hemat waktu untuk melengkapi rencana produktivitas baru Anda sepenuhnya.

25. Tambahkan pemindai QR ke aplikasi acara Anda.

Menggunakan kode QR untuk acara akan membuatnya lebih mudah untuk memeriksa orang-orang dan itu akan membantu stan atau sponsor Anda melakukan kegiatan acara yang berharga dan menghasilkan prospek tanpa memerlukan tuntutan tambahan pada jadwal Anda.

26. Gunakan template untuk membuat survei dan jajak pendapat acara.

Gabungkan aplikasi survei acara seluler dengan pertanyaan survei acara peserta, sponsor, atau pemangku kepentingan.

27. Miliki alat penyortiran email yang memprioritaskan kotak masuk untuk Anda.

Jika Anda memiliki Gmail, cobalah alat seperti Sortd. Mereka membantu mengubah kotak masuk Anda menjadi daftar tugas, menggunakan kolom yang dapat disesuaikan untuk mengatur tugas berdasarkan email Anda. Jika Anda menggunakan penyedia email yang berbeda, cari ekstensi yang memungkinkan Anda melampaui kode warna dasar untuk memberikan bantuan organisasi yang benar-benar berguna.

Bahkan lebih banyak rahasia perencanaan acara

Jika Anda ingin menemukan lebih banyak cara untuk menjadi produktif sebagai perencana acara, cobalah membaca tentang cara menangani masalah dan solusi umum sebelum muncul. Anda juga dapat menghemat waktu dengan menggunakan daftar periksa acara yang dapat disesuaikan ini atau memoles keterampilan komunikasi email Anda sebelum proyek besar Anda berikutnya mulai membuat rencana produktivitas yang menyeluruh.