Cara melacak proyek dan tugas untuk klien Anda
Diterbitkan: 2021-11-04Statistik pelacakan waktu baru-baru ini menunjukkan bahwa ekonomi AS kehilangan sebanyak $7,4 miliar per hari kerja hanya karena aktivitas kerja yang tidak tercatat.
Itu banyak uang yang bisa dihemat dengan melacak dan mengelola proyek Anda dengan benar dari klien Anda — terutama jika Anda melakukan pekerjaan lepas, atau bekerja di agensi.
Tapi, apa sebenarnya yang harus Anda lacak untuk proyek dan tugas Anda? Dan bagaimana Anda harus mendekati prosesnya?
Dalam posting blog ini, kami akan membahas:
- Bagaimana Anda dapat mengatur proyek dan tugas Anda dengan benar, untuk mempermudah pelacakan.
- Bagaimana Anda dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas.
- Bagaimana Anda dapat melacak kemajuan dan kinerja Anda pada tugas dan proyek.
- Bagaimana Anda dapat melacak dan membedakan antara aktivitas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
- Bagaimana Anda dapat melacak perkiraan dan tenggat waktu.
Daftar Isi
- Mengapa Anda harus melacak proyek dan tugas?
- Cara mengatur dan melacak proyek dan tugas
- Menyiapkan dan melacak garis besar proyek
- Cara membuat garis besar proyek
- Cara melacak garis besar proyek
- Menyiapkan dan melacak waktu dan kemajuan proyek dan tugas
- Cara memecah proyek menjadi tugas
- Cara melacak waktu pada proyek dan tugas
- Cara melacak kemajuan proyek dan tugas
- Memilih pendekatan penagihan dan melacak efisiensinya
- Bagaimana memutuskan pendekatan penagihan apa yang akan Anda gunakan
- Cara melacak efisiensi pendekatan penagihan Anda
- Menyiapkan pendekatan penagihan dan melacak keakuratannya
- Cara mendekati penagihan per jam atau membebankan biaya tetap
- Cara melacak keakuratan pendekatan penagihan Anda
- Menyiapkan dan melacak tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
- Bagaimana membedakan antara tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
- Cara melacak tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
- Menyiapkan dan melacak perkiraan untuk tugas dan proyek
- Bagaimana menentukan perkiraan untuk tugas dan proyek
- Cara melacak perkiraan untuk tugas dan proyek
- Menyiapkan dan melacak tenggat waktu proyek dan tugas
- Bagaimana menentukan tenggat waktu proyek dan tugas
- Cara melacak tenggat waktu proyek dan tugas
- Menyiapkan dan melacak garis besar proyek
- Membungkus
Mengapa Anda harus melacak proyek dan tugas?
Menurut Badan Pengetahuan Manajemen Proyek edisi ke-3, sebuah proyek adalah "usaha sementara dengan awal dan akhir dan harus digunakan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik".
Dalam manajemen proyek, setiap proyek terdiri dari serangkaian tugas yang perlu Anda selesaikan dengan periode waktu tertentu atau sebelum tenggat waktu untuk menyelesaikan produk, memberikan layanan sepenuhnya, atau mencapai hasil yang diinginkan.
Jadi, mengingat sebuah proyek adalah "usaha sementara" yang terdiri dari tugas-tugas yang perlu diselesaikan dalam "periode waktu tertentu", keduanya mudah dilacak menurut definisi.
Dan, melacak proyek dan tugas memiliki beberapa manfaat nyata:
- Ini akan membantu Anda dan klien memahami apakah proyek akan selesai tepat waktu.
- Ini akan membantu Anda dan klien memahami apakah proyek akan selesai sesuai anggaran.
- Anda akan mendapatkan gambaran proyek yang jelas yang nantinya dapat Anda analisis untuk melihat apakah proyek serupa akan menguntungkan Anda di masa depan.
- Anda akan mendapatkan dokumentasi yang membantu Anda memahami apakah dan bagaimana Anda dapat berkinerja lebih baik pada proyek serupa di masa mendatang.
- Anda akan mendapatkan bukti nyata dari pekerjaan Anda untuk dikirim ke klien — ini akan meningkatkan kepuasan klien, selain peluang Anda untuk dibayar tepat waktu.
Cara mengatur dan melacak proyek dan tugas
Sebelum Anda dapat mulai melacak proyek dan tugas Anda, pertama-tama Anda harus memulai pencarian yang lebih penting — memastikan Anda mengatur proyek dan tugas tersebut dengan benar.
Untuk menyiapkan dengan benar, Anda harus melalui langkah-langkah berikut:
- Membuat garis besar proyek
- Memecah proyek menjadi tugas
- Memutuskan pendekatan penagihan apa yang akan Anda gunakan
- Memutuskan bagaimana Anda akan mendekati penagihan biaya per jam atau tetap
- Memutuskan tugas apa yang dapat ditagih atau tidak dapat ditagih
- Mendefinisikan perkiraan untuk tugas dan penyelesaian proyek
- Menentukan tugas akhir dan tenggat waktu tugas
Setiap langkah akan memiliki elemennya sendiri yang harus Anda lacak.
1. Menyiapkan dan melacak garis besar proyek
Cara membuat kerangka proyek ️
Garis besar proyek yang jelas dapat memberi tahu Anda dan klien apa yang dapat Anda harapkan untuk dicapai dengan proyek tersebut, serta apa yang harus Anda perhatikan saat bekerja.
Pertama, Anda harus memastikan semua orang yang terlibat dalam proyek memahami apa yang perlu dicapai pada akhirnya — yaitu apa tujuan proyek .
Contoh: Tujuan proyek ini adalah untuk membangun dan memelihara aplikasi kebugaran, dalam kerangka waktu tertentu dan anggaran yang disetujui klien.
Selanjutnya, Anda harus menetapkan beberapa pencapaian proyek setelah setiap rangkaian tugas terkait, untuk menunjukkan dan melacak pencapaian penting dalam proyek.
Contoh: Salah satu pencapaian proyek terkait desain yang dapat Anda ikuti untuk aplikasi kebugaran dapat berupa fase berbeda dari desain aplikasi:
- MS 1: konsep desain yang berbeda selesai
- MS 2: konsep desain akhir disetujui
- MS 3: desain yang disetujui diimplementasikan
- MS 4: peluncuran versi
Setelah itu, Anda dapat menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) yang akan Anda gunakan untuk mengukur seberapa baik kinerja Anda atau tim Anda dengan pekerjaan tersebut.
Contoh: KPI untuk aplikasi kebugaran Anda dapat berupa:
- KPI 1: peringkat pengguna
- KPI 2: tingkat konversi
- KPI 3: pendapatan per pengguna
Pada akhirnya, Anda juga dapat menetapkan Tujuan dan Hasil Utama (OKR) yang akan Anda gunakan untuk menentukan dan melacak tujuan proyek dan hasilnya.
Contoh: Tujuan aplikasi kebugaran Anda adalah untuk KR1: mengurangi jumlah bug yang ditemukan selama proses pengembangan hingga 30% Cara melacak garis besar proyek️️
Melacak sasaran dan pencapaian proyek
Untuk melacak tujuan proyek , pertama, rencanakan dan atur waktu yang akan Anda habiskan untuk proyek dalam penjadwal.
Perhitungkan semua sumber daya yang Anda perlukan, apakah itu anggota tim atau peralatan tambahan, atau hanya waktu tambahan, sehingga Anda tidak melebihi anggaran. Jika Anda hampir melebihi anggaran, beri tahu klien tentang kemungkinan perubahan.
Anda dapat mengaitkan pencapaian proyek dengan tanggal atau rangkaian tugas tertentu. Setelah Anda mencapai tonggak proyek, tinjau beban kerja yang akan datang. Ini akan membantu Anda lebih memahami apakah Anda perlu mengubah alur kerja Anda untuk mengakomodasi kecepatan atau arah kerja Anda saat ini.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik untuk menetapkan dan melacak sasaran dan pencapaian proyek, lihat posting blog kami tentang masalah jadwal proyek:
→ Cara membuat timeline proyek (+ template gratis)
Melacak Indikator Kinerja Utama
Ketika datang ke Indikator Kinerja Utama yang Anda pilih , jenisnya akan menentukan bagaimana Anda dapat melacaknya.
Contoh: Anda dapat melacak peringkat pengguna untuk aplikasi Anda di Capterra , atau situs web serupa.
Anda juga harus membedakan antara titik lemah Anda (yaitu KPI tertinggal) dan titik kuat (yaitu KPI terkemuka) dalam pekerjaan proyek.
Anda kemudian dapat mencoba belajar dari indikator utama Anda (misalnya bagaimana Anda dapat membangun aplikasi terbaik yang menarik ulasan pengguna yang bagus). Tetapi juga, Anda dapat meningkatkan indikator lagging Anda (misalnya bagaimana Anda dapat meningkatkan tingkat konversi dari aplikasi yang Anda buat).
Pada akhirnya, simpan ringkasan KPI proyek Anda, untuk analisis, perbandingan, dan kesimpulan lebih lanjut.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik untuk mengatur dan melacak Indikator Kinerja Utama (KPI), lihat posting blog kami pada subjek:
→ Indikator Kinerja Utama (KPI): Mengapa dan bagaimana mengaturnya, ditambah KPI dalam tutorial Excel
Tujuan Pelacakan dan Hasil Utama
Dalam hal Tujuan dan Hasil Utama yang Anda pilih, jenisnya juga akan menentukan bagaimana Anda dapat melacaknya.
Contoh: Anda dapat melacak pengurangan jumlah bug yang Anda temukan selama proses pengembangan sebesar 30% dengan alat pelacakan bug dan masalah, seperti Jira .
Kemudian, Anda dapat menghubungkan data, dan membandingkan hasil aktual Anda dengan Hasil Utama yang diharapkan untuk melihat seberapa sukses Anda.
Pada akhirnya, Anda dapat sekali lagi menyimpan dan memanipulasi lebih lanjut ringkasan OKR proyek Anda.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik untuk menetapkan dan melacak Tujuan dan Hasil Utama (OKR), lihat posting blog kami tentang masalah ini:
→ Tujuan dan Hasil Utama (OKR): semua yang perlu Anda ketahui
2. Menyiapkan dan melacak waktu dan kemajuan proyek dan tugas
Cara memecah proyek menjadi tugas
Selanjutnya, untuk memudahkan pelacakan proyek, Anda harus memecahnya menjadi beberapa tugas. Jenis proyek akan membantu Anda memutuskan cara terbaik untuk melakukannya:
- Tugas = fase proyek yang berbeda
Contoh: Pengembang perangkat lunak dapat menggunakan fase pengembangan yang berbeda (misalnya perencanaan, analisis, desain, pengembangan, dll.) sebagai tugas.
- Tugas = kategori proyek yang berbeda
Contoh : Seorang perencana pesta profesional dapat menggunakan berbagai kategori perencanaan pesta (misalnya katering, dekorasi, hiburan, dll.) sebagai tugas.
- Tugas = bagian yang berbeda dari proyek
Contoh : Seorang pembantu rumah tangga dapat menggunakan ruangan yang berbeda di rumah yang dia bersihkan (misalnya dapur, kamar tidur, kamar mandi, dll.) sebagai tugas.
Untuk beberapa proyek, akan relatif mudah untuk memutuskan apakah Anda harus menggunakan fase proyek, kategori, atau bagian sebagai tugas. Proyek lain tidak akan sejelas itu. Untuk panduan cepat dan mudah tentang cara terbaik untuk menyesuaikan proses memecah proyek menjadi tugas, lihat posting blog kami tentang masalah ini:
→ Cara Memecah Proyek menjadi Tugas
Cara melacak waktu pada proyek dan tugas️
Saat mendekati waktu untuk melacak proyek dan tugas Anda, pertama-tama Anda harus memilih metode pelacakan waktu yang akan digunakan. Dan, Anda harus memikirkan cara terbaik untuk menerapkan metode tersebut dalam alur kerja Anda.
Memilih metode pelacakan waktu
Ada empat metode pelacakan waktu berbeda yang dapat Anda andalkan untuk melacak waktu yang Anda dan/atau tim Anda habiskan untuk bekerja:
- Metode kertas — Anda mengukur waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas melalui stopwatch dan menuliskan hasilnya dengan pena .
- Sistem kehormatan — Anda tidak mengukur, tetapi hanya memperkirakan waktu yang akan Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas.
- Metode spreadsheet — Anda mengukur waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas dengan memasukkan jam dan menit secara manual ke dalam spreadsheet yang Anda buat atau template spreadsheet sederhana.
- Metode perangkat lunak pelacakan waktu — Anda mengukur waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas dengan menggunakan aplikasi khusus untuk pelacakan waktu.
Namun, 3 metode pertama yang terdaftar memiliki kontra.
Saat ini, metode kertas mungkin dianggap kurang profesional, tidak efisien, dan kurang akurat. Di baris yang sama, sistem kehormatan terlalu bergantung pada klien yang percaya bahwa Anda telah melakukan pekerjaan yang Anda klaim telah dilakukan, yang mungkin terlalu banyak untuk ditanyakan — terutama ketika Anda ingin menarik klien baru.
Metode spreadsheet, di sisi lain, mungkin terbukti bermasalah bagi Anda dan/atau tim Anda. Yaitu, fakta bahwa itu mengharuskan Anda memasukkan waktu secara manual meningkatkan kemungkinan Anda pada akhirnya akan membuat kesalahan yang mahal. Metode spreadsheet dan kertas dapat menjadi proses yang memakan waktu, terutama jika Anda mengerjakan banyak proyek.
Pada akhirnya, metode perangkat lunak pelacakan waktu muncul sebagai pilihan terbaik karena mata uang, daya tarik profesional, kecepatan, dan akurasinya. Jadi, mari kita lihat cara terbaik untuk menggunakan perangkat lunak tersebut untuk melacak waktu proyek dan tugas.
Menerapkan metode pelacakan waktu
Untuk membantu memahami dan menerapkan konsep tersebut, mari kita lihat perangkat lunak pelacakan waktu kita sendiri, Clockify.
Pertama, di dalam aplikasi, Anda dapat menentukan proyek, tugas, dan klien Anda.
Kemudian, Anda dapat memilih solusi pelacakan waktu yang cocok untuk Anda — Anda dapat:
- lacak waktu saat Anda bekerja, dengan pengatur waktu
- tambahkan waktu secara manual
- masukkan waktu di lembar waktu
Jika Anda ingin melacak waktu dengan timer , Anda hanya perlu masuk ke "Mode Timer", tulis deskripsi untuk aktivitas yang sedang Anda kerjakan, dan pilih proyek dan tugasnya. Kemudian, mulai timer, dan biarkan berjalan sampai Anda selesai dengan aktivitas — setelah selesai, hentikan timer, dan sistem akan menambahkan entri waktu yang baru dibuat ke daftar entri waktu di bawah ini.
Cara melacak kemajuan proyek dan tugas️
Selain melacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugasnya, Anda juga akan mendapat manfaat dari penerapan sistem pelacakan kemajuan.
Melacak kemajuan dengan aplikasi
Untuk mulai melacak kemajuan, Anda dapat mencoba sistem berbasis Kanban, seperti Trello atau Asana .
Kedua aplikasi didasarkan pada prinsip yang sama:
- Buat papan yang mewakili proyek Anda
- Buat beberapa kartu yang mewakili tugas Anda
- Beri nama kolom sehingga mewakili status semua tugas yang ditempatkan di bawahnya (mis. “Backlog”; “Design”; “To do”; ”Melakukan”; “Ulasan Kode”; “Pengujian”; “Selesai”)
- Pindahkan kartu/tugas melintasi kolom, untuk melambangkan status kemajuannya (misalnya tugas tersebut di “Backlog”, terkait dengan “Desain”, siap “Untuk Dilakukan”, saat ini “sedang berlangsung”, saat ini dalam “Peninjauan Kode” , di bawah “Pengujian”, atau sudah “Selesai”?)
Di Clockify , klien Anda akan dapat melacak kemajuan proyek dalam hal waktu, melalui laporan bersama. Cukup, bagikan laporan yang telah Anda filter berdasarkan parameter yang benar, salin tautannya, dan kirim tautan ke klien yang kemudian dapat melihat perubahan secara real-time.
Membuat pelacakan kemajuan lebih mudah
Selain menggunakan aplikasi berbasis Kanban untuk melacak kemajuan proyek dan tugas, Anda juga dapat menggunakan berbagai template untuk mempercepat kemajuan tersebut:
- Jika sebagian besar proyek Anda mengikuti struktur yang sama dalam hal tugas (misalnya semua proyek melibatkan tugas analisis, desain, pengembangan, konten, dan administrasi), Anda sebaiknya membuat template proyek yang membantu Anda menduplikasi hal yang sama. serangkaian tugas untuk setiap proyek baru yang Anda ambil.
- Untuk mengatur waktu Anda dengan lebih baik (dan sebagai hasilnya, mempercepat pekerjaan proyek), Anda dapat menggunakan templat daftar tugas yang sesuai untuk berfungsi sebagai pengingat tentang apa yang sebenarnya perlu Anda lakukan.
- Untuk membantu Anda menghemat cukup waktu untuk tugas-tugas prioritas (dan meminimalkan waktu yang Anda buang), Anda dapat menggunakan templat perencana pemblokiran waktu yang sesuai.
3. Memilih pendekatan penagihan dan melacak efisiensinya
Bagaimana memutuskan pendekatan penagihan apa yang akan Anda gunakan
Sekarang setelah Anda membuat garis besar proyek dan menentukan tugas terkait proyek Anda, Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan menagih proyek dan tugas tersebut:
Apakah Anda akan menagih pekerjaan per jam?
Atau, apakah Anda akan mengenakan biaya tetap?
Jika Anda menagih per jam , Anda akan mendasarkan tagihan Anda hanya pada jumlah jam bersih yang Anda masukkan ke dalam pekerjaan Anda.
Jika Anda membebankan biaya tetap , Anda akan mendasarkan tagihan Anda pada cakupan pekerjaan yang Anda selesaikan, terlepas dari jumlah jam yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek.
Apa pun pendekatan penagihan yang Anda pilih, Anda memerlukan daftar lengkap yang menunjukkan:
- Tugas yang Anda lakukan untuk proyek tersebut.
- Waktu yang Anda habiskan untuk tugas individu dan proyek secara total.
- Beberapa indikasi apakah tugas dapat ditagih atau tidak. Dengan cara ini, jika Anda menagih per jam, Anda akan selalu mendapatkan jumlah yang jelas dari klien Anda untuk pekerjaan Anda.
Di sisi lain, jika Anda mengenakan biaya tetap, Anda masih akan memberikan bukti kepada klien Anda tentang apa yang sebenarnya Anda kerjakan (dan apa sebenarnya yang mereka bayar).
Untuk membantu Anda memutuskan cara terbaik untuk menagih pekerjaan proyek Anda, lihat artikel kami sebelumnya:
→ Gaji vs pekerjaan per jam: pro dan kontra
→ Bagaimana kami menggunakan Clockify untuk melacak waktu dan menagih klien
→ Bagaimana agensi desain memberi harga pada proyek mereka
Cara melacak efisiensi pendekatan penagihan Anda️
Ketika datang untuk melacak efisiensi pendekatan penagihan yang Anda pilih, jika Anda ragu, sebaiknya Anda bermain-main dengan dua pilihan utama yang Anda miliki.
Coba terapkan pendekatan per jam atau pendekatan biaya tetap terlebih dahulu. Mungkin pada akhirnya Anda akan menemukan bahwa pendekatan alternatif yang Anda pilih pada awalnya lebih cocok dengan jenis proyek atau alur kerja Anda.
Atau, Anda mungkin menemukan bahwa satu jenis proyek Anda lebih cocok untuk pendekatan per jam sementara jenis lain lebih cocok untuk pendekatan biaya tetap.
4. Menyiapkan pendekatan penagihan dan melacak keakuratannya
Cara mendekati penagihan per jam atau membebankan biaya tetap
Setelah Anda memilih sistem penagihan yang ideal untuk Anda, inilah saatnya Anda memutuskan bagaimana tepatnya Anda akan mendekati proses penagihan.
Jika Anda menagih harga tertentu per jam, ada empat jenis tarif per jam yang efisien yang dapat Anda terapkan:
Tarif satu jam untuk semua proyek. Bagus jika:
- Tim Anda biasanya mengerjakan satu jenis proyek
- Tim Anda terdiri dari satu jenis profesional
- Anda bekerja sendiri
Contoh: Tim lepas yang terdiri dari dua desainer ($35) yang berspesialisasi dalam desain logo.
Tarif per jam khusus per anggota tim. Bagus jika:
- Tim Anda biasanya mengerjakan satu jenis proyek
- Tim Anda terdiri dari para profesional dengan keterampilan, pengalaman, dan keahlian yang berbeda
Contoh: Tim lepas yang terdiri dari satu desainer ($40) dan tiga pengembang ($65) yang berspesialisasi dalam membuat halaman arahan untuk situs web mode.
Tarif per jam khusus untuk proyek tertentu. Bagus jika:
- Tim Anda mengerjakan berbagai jenis proyek
- Tim Anda terdiri dari satu jenis profesional
Contoh: Tim lepas yang terdiri dari tiga pengembang ($65) yang membuat aplikasi khusus.
Tarif per jam khusus untuk setiap anggota tim yang mengerjakan proyek tertentu. Bagus jika:
- Tim Anda mengerjakan berbagai jenis proyek
- Tim Anda terdiri dari para profesional yang memiliki keterampilan, pengalaman, keahlian yang berbeda
Contoh: Tim lepas yang terdiri dari dua seniman ($50), empat pengembang ($70), dua desainer ($55), satu spesialis audio ($45), dan dua produser video game ($35) yang membuat permainan strategi dan teka-teki.
Atau, jika Anda mengenakan biaya tetap, Anda mungkin ingin mendasarkan harga Anda pada cakupan proyek individu — yang dapat berkisar pada tugas atau rangkaian tugas tertentu.
Contoh : Sebuah tim lepas yang terdiri dari satu desainer, dua pengembang, dan seorang copywriter yang membuat situs web memandang setiap elemen proyek sebagai tugas terpisah dengan biayanya sendiri:
- Pengaturan: $170
- Desain dan bangunan $3.500
- Pembuatan konten: $550
- Pelatihan klien: $700
- Pemeliharaan situs web: $600
Untuk wawasan lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat menagih proyek dan tugas Anda, lihat posting blog kami tentang masalah ini:
→ Panduan definitif untuk penagihan dan faktur proyek
Cara melacak keakuratan pendekatan penagihan Anda ️
Dalam hal melacak keakuratan proses penagihan Anda, faktur lengkap dengan daftar tugas yang telah diselesaikan selalu menjadi kunci. Ini akan membantu klien lebih memahami nilai (dan, selanjutnya harga yang akurat) dari pekerjaan Anda.
Tentu saja, Anda juga harus memastikan harga Anda akurat dengan sendirinya:
- Jika Anda mengenakan biaya tetap, pastikan harga yang Anda berikan kepada klien sesuai dengan yang Anda cantumkan di situs web Anda atau digunakan untuk klien sebelumnya.
- Jika Anda bekerja untuk tarif per jam, pastikan perhitungan Anda benar. Jika Anda melacak waktu di Clockify , penghasilan per proyek Anda akan dihitung secara otomatis untuk setiap menit yang Anda lacak, berdasarkan tarif per jam yang Anda masukkan sebelumnya.
5. Menyiapkan dan melacak tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
Bagaimana membedakan antara tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih
Sekarang, saatnya untuk memutuskan tugas apa yang akan Anda tagih secara langsung? Dan, tugas apa yang akan Anda tinggalkan dari faktur?
Anda pasti ingin menandai tugas utama khusus proyek sebagai dapat ditagih dan menambahkannya ke faktur Anda. Misalnya, pengembang perangkat lunak akan menagih semua tugas yang terkait dengan pengembangan.
Namun, pengembangan perangkat lunak adalah proses kompleks yang juga memerlukan tugas sekunder dan berulang tertentu. Anda mungkin perlu mengadakan rapat tim dan klien, berkomunikasi dengan klien dan anggota tim melalui email atau obrolan, serta memanipulasi data terkait proyek secara teratur.
Meskipun tugas-tugas ini sangat penting untuk proyek pengembangan, Anda mungkin harus menahan diri untuk tidak menandainya sebagai dapat ditagih dan menambahkan 20 item "Pertemuan harian" terpisah dalam faktur resmi Anda.
Sebaliknya, Anda dapat memiliki waktu yang Anda habiskan dalam rapat, email, dan memanipulasi data tercermin dalam tarif per jam yang akan Anda gunakan untuk tugas pengembangan — yaitu membuat tarif per jam Anda lebih tinggi.
Cara melacak tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih ️
Saat melacak waktu di Clockify , Anda dapat menentukan apakah aktivitas (atau bahkan seluruh proyek) dapat ditagih atau tidak.
Jika Anda telah menandai tugas sebagai dapat ditagih, jumlahnya akan ditambahkan ke jumlah total untuk proyek itu.
Atau, dengan menandai tugas sebagai tidak dapat ditagih, Anda mengecualikannya dari penghasilan langsung Anda.
Contoh: Anda adalah tim lepas yang terdiri dari 5 orang yang mendapati bahwa mereka menghabiskan 1 jam untuk rapat harian, tetapi dapat memotong waktu ini menjadi setengahnya — dengan cara ini, Anda dapat menghemat 2,5 jam per hari, atau 12,5 per minggu, secara total .
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, serta cara menemukan keseimbangan sempurna antara keduanya, lihat posting blog kami tentang masalah ini.
→ Jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih: cara menemukan keseimbangan yang sempurna
6. Menyiapkan dan melacak perkiraan untuk tugas dan proyek
Cara menentukan perkiraan untuk tugas dan proyek ️
Beberapa pertanyaan terpenting yang harus Anda jawab untuk klien Anda adalah sebagai berikut:
- Kapan proyek akan dilakukan?
- Berapa biayanya?
Jika Anda mengenakan biaya tetap, Anda dapat mendasarkan perkiraan harga Anda pada daftar harga yang sudah jadi. Anda kemudian dapat mendasarkan perkiraan waktu Anda pada pengalaman dengan proyek serupa yang telah Anda selesaikan di masa lalu.
Namun, jika Anda menentukan harga per jam, perkiraan waktu yang jelas akan memberi Anda angka yang jelas tentang berapa banyak yang dapat diharapkan klien Anda untuk membayar.
Contoh 1: Tim lepas yang terdiri dari dua desainer ($35) yang berspesialisasi dalam desain logo dapat memberikan perkiraan harga $700 untuk perkiraan waktu 20 jam.
Contoh 2: Tim lepas yang terdiri dari satu desainer ($40) dan tiga pengembang ($65) yang berspesialisasi dalam membuat laman landas untuk situs web mode dapat memberikan perkiraan harga $4.450 untuk perkiraan waktu 80 jam (misalnya $40 x 30 + $65 x 50)
Contoh 3: Tim lepas yang terdiri dari tiga pengembang ($65) yang membuat aplikasi khusus dapat memberikan perkiraan harga $31.200 untuk perkiraan waktu 480 jam.
Contoh 4: Tim lepas yang terdiri dari dua seniman ($50), empat pengembang ($70), dua desainer ($55), satu spesialis audio ($45), dan dua produser video game ($35) yang membuat permainan strategi dan teka-teki dapat mengutip $54.100 perkiraan harga untuk perkiraan waktu 1.000 jam. (misalnya $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 +$45 x 160 + $35 x 140)
Cara melacak perkiraan untuk tugas dan proyek ️️
Jika Anda melacak waktu di Clockify , Anda akan dapat mengatur perkiraan waktu untuk proyek dan tugas, lalu melacaknya dengan hasil waktu nyata Anda.
Saat Anda maju dengan proyek, Anda akan melihat bilah perkiraan untuk proyek dan tugas terisi. Jadi, Anda akan dapat mengetahui kapan Anda hampir melanggar perkiraan waktu Anda, dan, secara tidak langsung, anggaran Anda.
7. Menyiapkan dan melacak tenggat waktu proyek dan tugas
Cara menentukan tenggat waktu proyek dan tugas ️
Sehubungan dengan proyek lain yang sedang Anda kerjakan, sumber daya yang akan Anda gunakan untuk proyek ini, serta jumlah tugas yang akan Anda miliki, Anda perlu menetapkan beberapa proyek dan tenggat waktu tugas yang jelas.
Tenggat waktu tugas akan secara langsung berhubungan dengan tenggat waktu proyek, dan, semuanya akan berhubungan dengan perkiraan proyek yang baru saja Anda tetapkan.
Misalnya, jika Anda telah menetapkan perkiraan 480 jam untuk penyelesaian proyek per tiga pengembang, itu berarti Anda akan membutuhkan sekitar satu bulan untuk penyelesaian (jika Anda bertiga akan mengerjakan proyek selama 40 jam per minggu).
Namun, tim Anda mungkin mengerjakan dua proyek yang diperkirakan memakan waktu 480 jam, pada saat yang sama, artinya satu pengembang kemungkinan hanya dapat bekerja 20 jam per minggu pada proyek pertama. Dalam kasus seperti itu, tenggat waktu dua bulan mungkin merupakan tanggal realistis pertama yang dapat Anda berikan kepada klien.
Dalam contoh ini, kami meminta ketiga anggota tim pengembang lepas mulai mengerjakan proyek secara bersamaan.
Namun, pada kenyataannya, ini jarang sesederhana itu — karena sesuatu yang disebut dependensi tugas .
Ketergantungan tugas menentukan dalam urutan apa Anda dapat mengerjakan tugas. Dan, satu tugas mungkin bergantung pada yang lain sedemikian rupa sehingga Anda perlu:
- Selesaikan Tugas A sebelum Anda dapat memulai Tugas B
- Mulai Tugas B bersamaan dengan Tugas C
- Selesaikan Tugas C sebelum Anda dapat menyelesaikan Tugas D
- Mulai Tugas D sebelum Anda dapat menyelesaikan Tugas B
Sekarang, tugas yang terdaftar mungkin berjumlah 480 jam kerja bersama. Namun, jenis ketergantungan tugas mereka (serta siapa yang ditugaskan bersama mereka) juga akan memengaruhi tanggal penyelesaian akhir yang realistis yang dapat Anda berikan kepada klien Anda.
Cara melacak tugas akhir dan tenggat waktu tugas ️️
Jika Anda melacak kemajuan proyek dan tugas Anda di Trello , Anda dapat menentukan tenggat waktu terpisah untuk setiap kartu/tugas yang telah Anda rencanakan.
Tenggat waktu tugas individu ini akan membantu Anda menentukan apakah tenggat waktu proyek realistis. Sekarang, jika Anda terus melewatkan tenggat waktu tugas, itu adalah taruhan yang pasti Anda akhirnya harus menegosiasikan perpanjangan tenggat waktu untuk proyek tersebut juga.
Membungkus
Proyek dan tugas tampaknya merupakan gagasan yang kompleks dengan berbagai elemen penting yang perlu Anda pertimbangkan dan lacak.
Dengan garis besar proyek, penting bagi Anda untuk melacak tujuan proyek, pencapaian, Indikator Kinerja Utama, Tujuan, dan Hasil Utama.
Dengan proyek secara umum, sangat penting bagi Anda untuk membaginya menjadi tugas-tugas yang waktu dan kemajuannya dapat Anda lacak dengan mudah. Selain itu, Anda harus menentukan perkiraan harga dan waktu, serta tenggat waktu yang jelas.
Ketika datang ke pendekatan penagihan Anda, Anda harus melacak akurasi, efisiensi, serta membedakan antara tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
Pada akhirnya, melacak berbagai aspek proyek dan tugas mungkin tampak seperti proses yang rumit, tetapi, ini agak sederhana, setelah Anda menentukan dan mengatur semua yang Anda butuhkan.