Tips Selasa: 27 Cara Kreatif untuk Mengesankan VIP Acara

Perencana acara yang berpengalaman tahu bahwa VIP sering mendapatkan perlakuan khusus sehingga standar untuk pengalaman hebat cukup tinggi. Kabar baiknya adalah ada banyak cara kreatif untuk mengesankan dan mengelola VIP acara Anda, semuanya tetap sesuai anggaran Anda. Di sini kami mengeksplorasi beberapa hadiah VIP, pengalaman, dan ide pemasaran untuk menginspirasi acara Anda berikutnya.

Jelajahi Ide Manajemen VIP

Mulai dari check-in hingga tindak lanjut, kami memiliki setiap tahap timeline acara Anda yang dicakup dengan ide-ide ini untuk mengesankan para VIP di setiap langkahnya.

1. Perlakukan VIP dengan layanan pramutamu pribadi.

Ketika datang ke layanan pramutamu VIP di acara-acara, pilihannya tidak terbatas. Dari memberikan hadiah acara tambahan sebelum hari pembukaan hingga memesan lapangan tenis untuk bersenang-senang setelah acara, benar-benar tidak ada batasan untuk apa yang dapat Anda tawarkan kepada VIP.

2. Menawarkan penyimpanan di tempat gratis untuk barang-barang pribadi.

Anda mungkin harus menyewa staf acara tambahan untuk memeriksa barang-barang dan mengawasi barang-barang. Tetapi selama Anda memiliki ruang untuk mengatur segala sesuatu dan peralatan (kunci untuk pintu, tiket dengan rintisan sobek, dan gantungan) untuk melakukannya, tip ini akan membuat seluruh pengalaman acara lebih nyaman dan nyaman untuk VIP.

3. Selenggarakan ruang spa.

Ada banyak layanan spa seluler (seperti ini) yang akan muncul kapan dan di mana Anda memberi tahu mereka untuk mengurus sisanya. Atau, jika Anda memiliki salon atau merek tertentu, Anda selalu dapat menghubungi mereka tentang kemitraan. Opsi ini paling cocok untuk acara lokal, di mana ada kemungkinan lebih besar bahwa tamu yang menikmati layanan akan tetap ada setelah acara selesai untuk pergi dan menikmati bisnis mereka lagi.

4. Berikan pengisi daya perangkat elektronik portabel.

Jika Anda ingin memberikan sesuatu yang sederhana dengan branding acara Anda, pertimbangkan untuk menggunakan bank daya yang dapat disesuaikan. Atau jika Anda ingin menawarkan sesuatu yang sedikit lebih istimewa (dan tidak bermerek), pertimbangkan untuk membagikan salah satu pengisi daya portabel terbaik ini kepada VIP acara Anda.

5. Sewa pod tidur siang.

Perusahaan seperti Google dan NASA telah mempromosikan power napping dengan pod tidur di kantor mereka. Mengapa tidak memperlakukan VIP Anda dengan kemewahan yang sama? Meskipun persewaan mungkin membebani anggaran acara Anda, Anda juga dapat mencoba menyelenggarakan ruangan khusus yang tenang lengkap dengan alas lantai, pencahayaan redup, dan diffuser minyak esensial.

6. Tambahkan voucher pijat atau facial ke goodie bag mereka.

Jika Anda ingin menyertakan kartu hadiah spa sebagai hadiah untuk dibawa pulang, Anda dapat membelinya dalam jumlah besar dari GiftCards.com. Jika Anda memiliki daftar tamu yang sangat besar, cobalah memberi mereka masing-masing satu atau dua produk wajah atau tubuh mewah berukuran perjalanan.

7. Buat acara yang benar-benar terpisah hanya untuk VIP.

Makan malam jaringan pra-pertunjukan, tatap muka pribadi dengan pembicara tamu acara, dan jam koktail setelah acara adalah cara yang bagus untuk menambahkan satu lagi pengalaman istimewa bagi tamu Anda yang terhormat.

8. Buat grup jejaring untuk mereka di media sosial.

Gunakan LinkedIn atau platform media sosial apa pun yang sudah sering dikunjungi audiens Anda untuk memulai grup pribadi khusus undangan. Dorong interaksi yang bermakna dan berikan konten eksklusif terkait industri seperti eBuku gratis tentang topik hangat atau streaming langsung khusus dengan influencer industri.

9. Sewa koki atau bartender pribadi untuk rest area VIP.

Minta mereka menyajikan makanan lezat, menawarkan demonstrasi memasak cepat, dan berbaur dengan orang banyak. Anda tidak harus menyajikan makanan lengkap tetapi pastikan Anda merencanakan menu yang melengkapi atau meningkatkan pilihan makanan dan minuman lainnya di acara utama.

10. Bagikan tiket ke atraksi acara utama yang paling dinanti.

Setelah jadwal acara Anda diselesaikan, harus jelas acara utama mana yang paling ramai dibicarakan. Hadirkan acara VIP dengan tiket gratis dan kursi terbaik di rumah. Mintalah mereka tetap tinggal setelahnya untuk melakukan tanya jawab pribadi dengan presenter.

11. Selenggarakan penitipan anak gratis dengan kelas kerajinan anak dan makanan ringan.

Para ahli menyarankan bahwa acara perusahaan yang berharap untuk memasukkan penitipan anak harus memastikan bahwa sisa acara mereka mencerminkan nilai-nilai ramah keluarga. Juga, pekerjakan staf bersertifikat CPR dan Pertolongan Pertama, tawarkan pengalaman bertema seperti Pirates atau Karnaval, dan sediakan banyak kegiatan terorganisir seperti kelas dansa dan waktu menonton film.

12. Menyediakan akses eksklusif untuk memposting konten video acara.

Video seperti rekap kuliah, sorotan stan pameran dagang, dan wawancara pembicara yang belum pernah dilihat sebelumnya dapat dikirim dalam email terima kasih pasca-acara ke VIP.

13. Minta sponsor untuk membantu meningkatkan pengalaman peserta VIP.

Baik itu mendanai beberapa tiket VIP untuk diberikan kepada tamu istimewa, menawarkan beberapa produk mereka di kantong hadiah VIP, atau mendanai ruang area lounge, sponsor Anda bisa mendapatkan eksposur tambahan dengan kerumunan ROI tinggi ini.

14. Buat ceramah speakeasy atau acara tamu khusus.

Siapa yang tidak suka acara rahasia yang hebat? Perlakukan VIP ke pesta misteri atau pengalaman yang hanya mereka ketahui. Pastikan bahwa itu diadakan di lokasi di lokasi tersembunyi yang cerdik atau dalam jarak berjalan kaki dari acara utama Anda. Dengan begitu, bahkan yang tersibuk di antara VIP Anda akan memiliki lebih sedikit hambatan untuk hadir.

15. Berikan pembicara dan presenter industri populer akses ke fasilitas VIP.

Apakah VIP Anda ingin berbaur dengan dosen unggulan? Apa cara yang lebih baik untuk menciptakan peluang jaringan organik dengan mengundang mereka untuk mengambil bagian dalam fasilitas VIP! Ini bekerja sangat baik jika Anda memiliki lounge khusus, bar, atau bahkan hanya area kickback dengan pengisi daya perangkat dan WiFi.

16. Merampingkan proses check-in acara untuk pintu masuk yang lebih lancar.

Saat tamu tiba, pastikan untuk menggunakan aplikasi check-in atau solusi layanan acara untuk proses masuk yang lebih cepat dan akurat. Pastikan fotografer yang ditugaskan mengambil foto VIP sehingga mereka dapat dengan mudah dikenali oleh staf acara pada siang hari. Juga, pastikan aplikasi check-in Anda menawarkan pemberitahuan yang akan mengingatkan Anda dan tim Anda tentang siapa yang datang dan kapan mereka melangkah melewati pintu.

17. Mulai buletin VIP yang mencakup penjualan kilat tiket acara eksklusif, peningkatan gratis, dan hadiah bonus.

Jika audiens Anda sudah merespons pemasaran buletin email dengan baik, tingkatkan dengan versi khusus yang melayani pelanggan premium.

18. Menyelenggarakan mini hair styling pop up di pagi hari acara.

Siapkan stasiun glamor lengkap dengan stylist profesional dan tawarkan pengering rambut cepat untuk wanita dan potong janggut untuk pria. Merasa segar dan mencari yang terbaik akan langsung membuat para VIP dalam suasana hati yang baik dan mengatur nada untuk sisa pengalaman acara mereka. Atau, paling tidak, sediakan alat penata rambut sekali pakai di kamar mandi sehingga tamu bisa melakukan sedikit sentuhan sendiri sesuai kebutuhan.

19. Secara otomatis memasukkan semua VIP ke dalam hadiah hadiah mewah.

Pastikan Anda ingat untuk berkomunikasi dengan mereka, memberi tahu mereka apa yang telah mereka masukkan, nilai entri itu sendiri, dan bagaimana mereka akan diberi tahu jika namanya ditarik. Dan, jika mereka menang, pastikan Anda membuat proses pengumpulan hadiah sesederhana mungkin dengan mengirimkannya ke rumah mereka atau menawarkan sesuatu yang dapat ditransfer secara digital.

20. Atur untuk kelas bonus, lokakarya, atau tur lokal.

Pelajaran salsa, demo tembikar, atau tur kuliner jalan-jalan? Jika Anda memiliki peserta acara yang bepergian dari luar kota, mereka akan sangat menghargai kesempatan untuk beristirahat dari pekerjaan dengan sesuatu yang gratis dan menyenangkan.

21. Jadwalkan satu-satu waktu antara VIP acara dan influencer industri.

Kami telah menyebutkan beberapa cara untuk melakukan ini. Tetapi jika Anda memiliki banyak tamu dan tidak banyak waktu, cobalah mengadakan acara bergaya pertemuan cepat di mana para influencer duduk di meja dan para VIP mendapat kesempatan untuk berputar di sekitar ruangan dengan interval sepuluh menit.

22. Tawarkan mereka peningkatan VIP gratis untuk acara tahun depan jika mereka membeli tiket masuk sekarang.

Mulai penjualan super early bird Anda dengan memberi mereka kesempatan untuk memesan paket yang sama lagi sekarang. Dengan pengalaman hebat tahun ini yang segar dalam pikiran mereka, nilainya tidak akan terbantahkan. Simpan informasi kartu mereka dengan aman di perangkat lunak penjualan acara Anda untuk proses check out yang lebih cepat juga.

23. Sediakan papan nama tempat dan rencana perjalanan yang jelas sehingga VIP selalu tahu apa yang sedang terjadi dan ke mana harus pergi.

Detail yang sering diabaikan ini biasanya menjadi kesan pertama bagi VIP acara, jadi pastikan petunjuk arah Anda besar, jelas, dan mudah dikenali jika tamu tidak tahu apa yang mereka cari. Jika tempat Anda sangat besar, Anda bahkan dapat menawarkan kereta golf atau pendamping berjalan untuk membawa mereka dari pintu masuk utama ke area VIP.

24. Personalisasi tas swag dengan kartu ucapan terima kasih tulisan tangan dan pesan khusus untuk mereka.

Anda ingin memastikan bahwa VIP Anda merasa dihargai lebih dari apa yang dapat mereka sumbangkan secara finansial, itulah sebabnya tip sederhana seperti ini sebenarnya cukup ampuh. Dalam catatan itu sendiri, rujuk riwayat mereka dengan merek Anda, apa pun yang mereka sebutkan secara pribadi tentang acara tersebut kepada Anda atau di media sosial, dan catat tujuan acara pribadi apa pun yang telah mereka bagikan ditambah bagaimana aktivitas VIP Anda akan membantu mereka mencapainya dia.

25. Sajikan makanan khusus VIP.

Dan pastikan setiap orang memiliki preferensi menu dan batasan diet mereka didokumentasikan dengan baik dalam sistem seperti Tabel Sosial yang akan membantu membuat katering dan server acara Anda berada di halaman yang sama tanpa ragu.

26. Tawarkan pengalaman headshot profesional pop-up.

Kirimkan VIP ke rumah dengan foto LinkedIn atau situs web perusahaan yang baru. Sewa fotografer profesional dan pinjam atau berikan latar belakang yang solid dan bagus secara universal seperti putih bertekstur, abu-abu muda, atau pola bata palsu. Anda bahkan dapat menyertakan logo acara Anda – pastikan saja logo tersebut terletak di bagian bingkai yang nantinya dapat dipotong oleh VIP jika mereka mau.

27. Berikan ruang parkir khusus VIP dan area pengantaran rideshare.

Satu hal tentang VIP yang harus Anda ketahui adalah bahwa kenyamanan adalah premium yang dapat mereka hargai. Koordinasikan dengan layanan taksi lokal atau departemen perusahaan dari aplikasi berbagi tumpangan paling populer di area tersebut untuk mendapatkan papan nama yang sesuai, skor beberapa kode diskon grup, dan pastikan mereka tahu acara Anda akan membutuhkan lebih banyak pengemudi di jalan daripada biasanya.

Perlakukan tamu VIP Anda dengan lebih istimewa dengan lebih banyak ide acara!

Gunakan salah satu platform media sosial baru ini untuk melibatkan tamu Anda sebelum atau sesudah acara. Atau temukan lebih banyak cara untuk mengelola acara dengan selebritas selama webinar mendatang kami. Dan jika jaringan merupakan daya tarik utama bagi VIP Anda, pastikan Anda memasukkan beberapa tips ini juga.