Pemasaran Acara Virtual: Bagaimana Konten Menghasilkan Buzz dan Prospek

Pandemi telah membuka jalan bagi acara virtual untuk menjadi arus utama, dan kesuksesan yang mereka capai selama salah satu masa terberat dalam sejarah baru-baru ini menunjukkan bahwa mereka akan tetap ada. Bahkan jika kita pada akhirnya dapat kembali ke kehidupan kantor dalam beberapa bentuk, masih ada tekanan untuk dengan cekatan menavigasi dunia konferensi online, stan virtual, dan acara streaming langsung yang sedang berkembang.

Jadi, bagaimana Anda harus mendekati pemasaran acara virtual untuk menarik pendaftaran, memaksimalkan kehadiran langsung, mengumpulkan prospek berkualitas, dan menghasilkan konten visual yang berharga untuk keterlibatan pasca-acara? Berikut adalah beberapa cara untuk menghasilkan buzz dan mendatangkan lebih banyak bisnis dengan acara online Anda.

1. Dapatkan Semua Presenter di Halaman yang Sama

Proses kurasi dan pembuatan konten dimulai jauh sebelum Anda mengumumkan acara virtual Anda ke publik. Ingatlah konten dari fase perencanaan program: misalnya, saat menjangkau calon penyaji, kumpulkan foto kepala dan bios profesional dari semua orang yang setuju untuk berpartisipasi. Ini dapat menjadi bagian dari visual pemasaran inti Anda, baik di halaman arahan khusus, posting sosial, atau jaminan yang dapat diunduh yang Anda putuskan untuk disertakan (lebih lanjut tentang itu nanti).

Jadikan berbagi sosial dan promosi acara sebagai persyaratan bagi pembicara dan sponsor, dan pastikan bahwa setiap orang yang memilih untuk mempresentasikan secara langsung memiliki koneksi yang andal dan mikrofon yang berkualitas. Sebuah studi tentang pemasar B2B oleh Markletic menemukan bahwa koneksi yang buruk adalah sumber gangguan terbesar bagi peserta acara virtual, diikuti oleh mikrofon yang buruk.

Untuk acara yang lebih besar, beberapa presenter pasti akan merasa lebih nyaman merekam sesi mereka terlebih dahulu. Itu baik-baik saja; pastikan mereka semua menggunakan perangkat lunak video pilihan Anda, dan beri tahu mereka bahwa mereka masih harus berada di sana secara langsung untuk menjawab pertanyaan dan berinteraksi dengan pemirsa untuk memberikan pengalaman yang lebih baik selama acara.

Baik mereka berbicara langsung atau dalam video yang direkam sebelumnya, sarankan agar semua penyaji:

• Kenakan pakaian profesional yang bebas gangguan

• Memiliki latar belakang yang bersih

• Gunakan pencahayaan yang baik

• Tunjukkan wajah penuh mereka

• Latihan, latihan, latihan

Dengan meluangkan waktu untuk mendapatkan semua pembicara Anda di halaman yang sama dengan peralatan, penyiapan, dan praktik terbaik untuk video jauh sebelumnya, Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk menjalankan acara yang luar biasa dengan konten yang bagus untuk digunakan dalam promosi mendatang.

2. Membuat Visual dan Pengalaman yang Menginspirasi

Terlepas dari tujuan dan audiens acara Anda, Anda harus menyusun dan mengembangkan visual yang berkesan untuk memasarkan acara virtual Anda. Tanpa fotografer dan videografer profesional untuk menangkap peserta yang menikmati acara langsung, proses itu mungkin tidak seintuitif itu.

Atribusi gambar: IMEX

Untuk acara internal perusahaan seperti happy hour virtual yang menargetkan keterlibatan karyawan dan pembangunan tim, pertimbangkan untuk menambah semangat dengan pemain seperti musisi, pesulap, atau pembicara motivasi. Kemudian, sertakan gambar dan video mereka dalam email karyawan untuk membangun kegembiraan. Bahkan seniman latte dan komedian improvisasi telah menjadi cameo di acara perusahaan virtual, menambahkan kejutan tak terduga yang membuat peserta tetap memperhatikan dan terlibat. Jangan takut untuk membiarkan perencana acara virtual Anda menjadi kreatif.

Untuk konferensi virtual besar, ide inspiratif lainnya untuk konten visual meliputi:

• Bilik foto virtual

• Dinding grafiti virtual

• Penghargaan digital untuk menyelesaikan sesi

• Mosaik virtual bermerek

• Aula pameran virtual untuk sponsor

• Avatar khusus untuk peserta

• Lingkungan virtual imersif 3D

• Tur virtual 360 derajat

Sementara visual ini mungkin tampak rumit untuk diterapkan selain sesi video langsung dan rekaman, serangkaian platform acara virtual ada untuk membantu perusahaan membangun stan virtual, menyelenggarakan acara hibrida, dan menghasilkan keterlibatan dengan cara baru yang inovatif. Bizzabo, ON24, Intrado, Intellum, Kaltura, dan Hopin adalah salah satu platform paling populer untuk menyelenggarakan acara virtual besar; masing-masing datang dengan pro dan kontra tergantung pada ukuran acara, anggaran, dan masalah khusus. Anda tidak memerlukan solusi yang sangat luas untuk webinar atau webcast satu kali, dan sebenarnya Anda mungkin sudah memiliki satu solusi untuk streaming acara online yang lebih kecil. Namun, pertimbangkan untuk melihat sumber daya ini jika Anda merencanakan acara besar dengan banyak sesi, penyaji, dan sponsor.

Terakhir, ingatlah untuk mengambil tangkapan layar dari peserta sesi virtual Anda bila memungkinkan, karena gambar ini dapat digunakan untuk menunjukkan keberhasilan acara dan menonjolkan materi pemasaran pasca-acara dan promosi acara di masa mendatang.

Atribusi gambar: cottonbro

3. Paku Pemasaran Acara Virtual Anda di Setiap Fase

Baik Anda mempromosikan webinar untuk menampilkan fitur produk baru, webcast yang menyoroti kisah sukses klien, hari membangun tim internal, atau konferensi online besar-besaran sebagai pengganti acara perusahaan unggulan, acara tersebut akan mengalami empat fase pemasaran yang berbeda :

• Meluncurkan

• Peningkatan

• Acara

• Pasca-acara

Memulai: Peluncuran

Menurut studi Markletic tahun 2020 yang sama tentang pemasar B2B, sebagian besar tim membutuhkan antara tiga dan enam minggu untuk mempromosikan acara virtual kecil; biasanya membutuhkan waktu lebih dari enam minggu untuk mencapai tujuan pendaftaran konferensi virtual besar. Periode awal ini mencakup fase peluncuran dan peningkatan, di mana setiap sumber daya yang mungkin akan digunakan untuk menyebarkan berita tentang acara Anda.

Mulailah secara internal dengan tim pemasaran Anda. Misalnya, minta mereka:

• Tulis posting blog

• Rekam video

• Kembangkan kampanye email

• Buat halaman arahan (atau halaman)

• Buat kampanye media sosial dengan tagar acara khusus

• Kirim siaran pers resmi

Dari mulut ke mulut bisa menjadi cara lain yang sangat ampuh untuk meningkatkan kehadiran. Mintalah tim penjualan Anda menjangkau prospek, prospek, dan pelanggan yang telah menjalin hubungan dengan mereka. Juga kirimkan email internal—pengumuman dan pengingat tindak lanjut—mendorong karyawan untuk berbicara dengan koneksi mereka tentang acara virtual mendatang. Anda bahkan dapat menawarkan insentif dan bonus untuk mendorong mereka bertindak.

Setelah itu, pastikan sponsor Anda melakukan bagian mereka dengan memposting di media sosial. (Pikat karyawan mereka untuk melakukan hal yang sama—dengan menawarkan peluang penghasilan afiliasi dengan kode promo unik, jika memungkinkan.) Sponsor Anda memiliki segalanya untuk diperoleh dengan mempromosikan acara yang akan mereka ikuti, jadi dorong mereka untuk mengirim email ke karyawan mereka dan mengarah untuk membangun kesadaran sebanyak mungkin.

Tingkatkan dengan Email dan Sosial

Menurut Laporan Benchmark 2020 Intrado untuk Webcast & Acara Virtual, email menghasilkan lebih banyak pendaftaran acara virtual daripada media lainnya. Dengan mengingat hal itu, rancang urutan email promosi Anda sendiri untuk menyertakan berbagai titik kontak dengan setiap segmen. Pertimbangkan untuk mengirim setidaknya beberapa email, termasuk:

• Pengumuman save-the-date

• Pembaruan menarik untuk program

• Profil pembicara unggulan

• Pengingat:

  • Satu minggu sebelum acara

  • Sehari sebelum acara

  • Pagi acara

Terus tingkatkan pendaftaran dan keterlibatan sebelum acara dengan berbagai postingan di akun media sosial perusahaan Anda, sponsor Anda, dan karyawan Anda saat acara semakin dekat.

Ingatlah untuk Pasar selama Acara

Selama acara berlangsung, terus posting di media sosial untuk menarik lebih banyak calon peserta. Sorot gambar penyaji, dan tautkan ke halaman arahan sesi khusus di Tweet yang menyebutkan sesi akan segera dimulai.

Selain posting langsung, bagikan tangkapan layar dari sesi sebelumnya untuk memamerkan peserta yang bersemangat dan menarik pemirsa baru sepanjang hari dari pemirsa yang mungkin melewatkannya. Berikan petunjuk tentang pembicara kejutan untuk menggoda dan memikat dunia media sosial. Dan, tentu saja, selalu gunakan hashtag khusus Anda.

Pertahankan Momentum Setelah Acara

Terus berkomunikasi dengan peserta melalui email dengan jajak pendapat dan survei pasca-acara untuk mengumpulkan umpan balik untuk acara mendatang. Kemudian, atasi masalah apa pun di masa mendatang—itu bisa berarti meningkatkan peralatan, mencoba platform acara virtual baru, menukar host yang berbeda, atau menambahkan lebih banyak stan virtual ke acara Anda berikutnya.

Terhubung dengan pendaftar yang melewatkan siaran langsung menggunakan email yang menampilkan tautan ke rekaman sesuai permintaan. Untuk memastikan Anda menawarkan nilai baru, tambahkan beberapa konten rekap untuk memberi tahu mereka apa yang mereka lewatkan secara langsung. Plus, pasang tangkapan layar peserta dan kejutan menyenangkan dari acara di media sosial untuk memamerkan kesuksesan program dan goda pengikut untuk menghadiri acara Anda berikutnya secara langsung.

4. Ciptakan Lingkungan untuk Menemukan Prospek Berkualitas Tinggi

Menghasilkan prospek terbaik dan paling menguntungkan bergantung pada penciptaan kemungkinan keterlibatan. Bangun waktu untuk Tanya Jawab, polling, percakapan antara penyaji dan peserta, dan momen organik lainnya. Prospek berkualitas tinggi cenderung lebih terlibat dalam acara virtual, jadi ciptakan peluang untuk partisipasi peserta nyata. Pemasaran dan penjualan dapat diselaraskan pada sistem penilaian prospek berdasarkan penyelesaian bagian yang berbeda dari program besar, berpartisipasi dalam obrolan atau diskusi webinar atau webcast, atau menyelesaikan aspek gamified dari suatu acara.

Laporan Benchmark Intrado 2020 mencatat peningkatan keterlibatan dari tahun ke tahun dari tahun 2019 hingga 2020, telah terjadi peningkatan keterlibatan yang signifikan dari tahun ke tahun, seperti yang ditunjukkan oleh peningkatan besar-besaran dalam jumlah:

• Pertanyaan yang diajukan di webcast (278%)

• Webcast yang menampilkan sesi Tanya Jawab (264%)

• Pesan obrolan di webcast (334%)

• Webcast yang menyertakan handout (204%)

• Handout diunduh (198%)

Statistik ini menunjukkan keberhasilan luar biasa dari acara virtual selama pandemi dan menunjukkan bahwa para peserta sangat menginginkan acara perusahaan yang lebih interaktif. Harapkan untuk melihat tren bergeser ke arah gamifikasi dan penyertaan aset yang dapat dicetak yang memungkinkan para tamu merasa lebih hadir secara fisik, bahkan dari jauh.

Semakin banyak perhatian yang diberikan tim untuk memastikan bahwa konten tidak hanya berkualitas tetapi juga mewakili berbagai format virtual, pemasaran mereka akan semakin menarik. Membangkitkan minat audiens—dan mempertahankannya—sepanjang garis waktu promosi acara virtual membuat kesan abadi pada hadirin saat ini dan yang akan datang, mengubah mereka menjadi karyawan yang lebih bahagia atau prospek berkualitas lebih tinggi.

Ingin lebih banyak wawasan tentang pemasaran acara virtual pada tahun 2021 dan seterusnya? Lihat "7 Takeaways Strategi Konten di Dunia Pasca-COVID" di Standar Konten .

Atribusi gambar unggulan: Julia M. Cameron