Kiat Webinar: Panduan Utama Anda Untuk Menyelenggarakan Acara Hebat

Cara yang bagus bagi agensi dan perusahaan kecil untuk memposisikan diri mereka sebagai pemimpin pemikiran dan untuk mengadakan acara ke audiens nasional dan berpotensi global dengan biaya lebih rendah adalah dengan menyelenggarakan webinar.

Faktanya, adopsi platform webinar telah melonjak selama pandemi karena perusahaan berebut untuk memberikan roadshow dan acara tatap muka secara virtual. Menurut Laporan Benchmarks Webinar ON24 terbaru , webinar pada tahun 2020 meningkat 162 persen dan kehadiran hampir empat kali lipat menjadi lebih dari 60 juta orang. Pemirsa terlibat dengan 61 juta jam konten, yang mewakili pertumbuhan hampir 300 persen

Panduan ini memberikan garis besar yang komprehensif tentang pro dan kontra webinar, beberapa platform webinar terbaik untuk digunakan, dan tip tentang cara menyelenggarakan acara yang menarik.

Daftar isi

• Keuntungan dan kerugian webinar
• Tip #1 - Temukan topik yang menarik
• Tip #2 - Riset dan uji coba platform terbaik
• Tip #3 - Temukan presenter yang bersemangat
• Tip #4 - Jadwalkan pada waktu yang tepat untuk peserta
• Tip #5 - Rencanakan dan latih sebelum hari besar
• Tip #6 - Promosikan jauh sebelumnya
• Tip #7 - Jalankan diskusi tetapi fleksibel
• Tip #8 - Kirim replay dan tindak lanjut lead
• Kesimpulan

Keuntungan dan kerugian webinar

Meskipun hosting webinar online tidak memberikan kesempatan untuk bertatap muka dengan pelanggan dan prospek, ini dapat membantu biro iklan Anda menarik prospek dan membangun hubungan yang baik. Berikut adalah enam alasan yang terbukti mengapa Anda harus memasukkan webinar ke dalam strategi pemasaran Anda.

Kelebihan:

1. Peserta webinar umumnya adalah lead. Antara 20 persen hingga 40 persen peserta webinar eksternal menjadi prospek yang memenuhi syarat.
2. Webinar mendorong penjualan. Selain metrik perolehan prospek, hingga 5 persen peserta webinar menjadi klien yang membayar.
3. Webinar menarik. Menurut MakeSocialMediaSell, webinar mempertahankan perhatian 40 persen pemirsa.
4. Webinar membangun otoritas. Jika perusahaan Anda memiliki informasi yang cukup untuk menyelenggarakan webinar satu jam tentang topik apa pun, maka Anda mungkin adalah otoritas di industri Anda, dan webinar akan membantu Anda menegaskan kembali hal itu.
5. Webinar dapat mempercepat siklus penjualan. Prospek di tengah keputusan pembelian mungkin didorong lebih cepat melalui saluran penjualan dengan webinar yang informatif dan mendidik.
6. Webinar berbiaya relatif rendah. Ini adalah presentasi tanpa perlu auditorium atau ruang rapat.

Meskipun peluang menghasilkan prospek dan konversi tampak menarik, penting untuk dicatat bahwa webinar pertama - tama dan terutama harus dilihat sebagai latihan kepemimpinan pendidikan atau pemikiran. Webinar yang merupakan flog produk murni adalah dealbreaker bagi peserta menurut Ashley Stahl, pendiri agensi branding CAKE Publishing.

“Salah satu kesalahan terbesar yang saya lihat dilakukan klien adalah terlalu fokus pada penjualan akhir dan tidak cukup pada konten,” tulisnya dalam artikel Forbes.

Sebagian besar pendaftar yang menghadiri webinar melakukannya karena topik tersebut menarik minat mereka. Mereka menggunakan acara ini untuk mengukur keahlian Anda dan membangun kepercayaan pada merek Anda sebelum memutuskan apakah akan membeli dari Anda. Promosi penjualan murni selama webinar dapat membuat prospek enggan terlibat dengan Anda.

Misalnya, biro iklan Anda mungkin berspesialisasi dalam pengoptimalan mesin telusur atau SEO. Membingkai topik webinar dan diskusi menyeluruh seputar "strategi SEO untuk bisnis kecil" kemungkinan lebih menarik bagi prospek daripada "Mengapa Anda harus membayar kami untuk menjadi agen SEO Anda." Prospek menjadi 'prospek hangat' dan kemungkinan besar akan menghubungi Anda atau terbuka untuk penjangkauan jika mereka mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari konten webinar Anda.

Selain pilihan topik dan bagaimana webinar Anda disusun, ada beberapa faktor yang dapat berdampak negatif pada suatu acara.

Kontra:

1. Penurunan kehadiran. Kecuali Anda membebankan biaya kepada peserta webinar, ada sedikit insentif untuk jaminan kehadiran. Bahkan, diperkirakan hanya setengah dari mereka yang mendaftar webinar yang benar-benar hadir. Sebagian besar perusahaan menyelenggarakan webinar secara gratis karena ada sedikit insentif dari sudut pandang pelanggan untuk membayarnya karena mereka tidak memiliki kemewahan, kemewahan, dan katering mewah yang biasanya terkait dengan acara tatap muka. Biaya layanan webinar diimbangi melalui peluang menghasilkan prospek dan kemampuan untuk menyampaikan acara ke khalayak luas.
2. Masalah teknis. Sesi virtual selalu memiliki risiko kegagalan teknologi.
3. Interaksi dan gangguan. Keterlibatan acara tatap muka tidak dapat dengan mudah direplikasi secara online. Presentasi virtual lebih pasif dan kurang dinamis daripada auditorium yang ramai dan penuh orang. Presentasi langsung sering kali menciptakan peluang untuk interaksi audiens yang lebih besar juga. Tanpa tingkat stimulasi yang sama, sesi virtual cenderung rentan terhadap gangguan.

Agar adil, risiko yang sama ini dapat terjadi dalam siaran langsung dan dapat dikurangi melalui kiat webinar yang diuraikan di bagian berikutnya.

Cara membuat acara yang luar biasa

Tip Webinar #1 - Temukan topik yang menarik

Langkah pertama adalah topik webinar Anda. Dalam memilih topik, Anda ingin mengidentifikasi sesuatu yang ingin dipelajari lebih lanjut oleh peserta dan memetakannya kembali ke produk atau layanan Anda. Stahl merekomendasikan untuk menyimpan steker penjualan sampai akhir, setelah Anda memberikan nilai dan pendidikan kepada peserta.

“Jangan bicara tentang produk Anda sampai akhir presentasi Anda. Jual terlalu dini dan audiens Anda kemungkinan akan mendapatkan getaran penjualan menjijikkan yang tidak kita sukai. Konon, tidak ada salahnya menyebutkan nama produk Anda beberapa kali sambil mempresentasikannya. Berikan konten yang bagus di muka. Jual di bagian paling akhir, ”katanya. Topik yang tepat waktu dapat meningkatkan minat, terutama jika membahas sesuatu yang mendesak yang membutuhkan perhatian segera atau bersifat taktis dan preskriptif.

Pertimbangan lainnya termasuk:

• Menawarkan beberapa jenis promosi atau gratis kepada peserta
• Pertimbangkan beberapa webinar jika itu adalah topik penting yang memerlukan diskusi lebih dari satu jam

Tip Webinar #2 - Riset dan uji coba platform terbaik

Sebagai seseorang yang telah menyelenggarakan ratusan webinar selama 10 tahun terakhir, Hailey Friedman, Co-Founder Growth Marketing Pro, tahu bagaimana menemukan tanda bahaya ketika memilih penyedia platform webinar.

“Jalankan sebaliknya jika Anda melihat alat webinar yang melibatkan unduhan dan ekstensi yang membingungkan, layanan pelanggan yang buruk, kesulitan teknis dengan suara dan video, dan dasbor yang terlalu rumit. Ini hanya tidak sebanding dengan sakit kepala berurusan dengan masalah ini. Anda dan peserta Anda layak mendapatkan yang lebih baik, ”katanya.

Saat mempertimbangkan sebuah platform, Friedman menyarankan untuk melihat beberapa faktor penting:

• Apakah pemirsa perlu mengunduh plugin?
• Berapa banyak peserta yang diperbolehkan di dalam ruangan?
• Apakah platform mendukung banyak penyaji?
• Apakah itu mengirimkan pengingat email ke pendaftar?
• Apakah perangkat lunak webinar untuk webinar langsung, webinar sesuai permintaan, atau keduanya?
• Apakah ada fitur bermanfaat lainnya seperti obrolan langsung dan jajak pendapat yang dapat diikuti oleh pemirsa?

Friedman telah menguji 23 platform webinar paling terkenal . Takeaways kunci dari penelitiannya disediakan di bawah ini.

Demio - Platform webinar Demio memasarkan dirinya sebagai pengalaman webinar sederhana tanpa unduhan untuk audiens Anda yang memungkinkan tuan rumah menerapkan branding dan logo mereka di seluruh materi acara.

“Alat ini sangat bagus untuk pemula dan bagi mereka yang merasa tidak nyaman dengan antarmuka yang kikuk dan banyak pengaturan yang terkait dengan beberapa platform webinar. Di sisi lain, pemasar profesional dan pengguna korporat yang sibuk akan menghargai alat otomatisasinya yang luas,” kata Friedman.

Kelebihan:

• Sepenuhnya berbasis browser (tidak ada perangkat lunak untuk diunduh)
• Webinar sesuai permintaan langsung dan otomatis
• Butuh beberapa menit untuk menyiapkan
• Modern dan dapat disesuaikan: Anda dapat menambahkan logo Anda sehingga cocok dengan merek Anda
• Email pengingat otomatis untuk acara terjadwal
• Kemampuan untuk mengirim rekaman webinar ke semua pendaftar setelah acara

Kontra:

• Hosting lebih dari 50 peserta langsung memerlukan peningkatan

Harga Demio:

• Uji coba gratis dua minggu
• Paket Pemula: US$34/bulan untuk ruang peserta 50 orang
• Rencana Pertumbuhan: US$69/bulan untuk ruang peserta 150 orang dan branding yang disesuaikan
• Paket Bisnis: US$163/bulan untuk ruang tamu 500 orang dan empat tuan rumah

Google Hangouts - Platform webinar gratis Hangouts adalah perangkat lunak Google gratis yang bekerja dengan YouTube. Ini dirancang untuk kelompok kecil hingga 30 orang. Untuk mengadakan webinar di Google Hangouts, Anda memerlukan saluran Anda sendiri di YouTube dan browser Chrome terpasang.

“Google+ Hangouts sangat populer di dunia korporat karena memungkinkan fitur praktis untuk mengundang anggota. Selain itu, beberapa orang dapat berbicara dalam satu acara, dan webinar dapat dengan mudah dibagikan setelah selesai,” kata Friedman.

Kelebihan:

• Dapat menampung 30 orang secara gratis
• Webinar direkam dan diunggah secara otomatis ke saluran YouTube Anda
• Dimungkinkan untuk menyiarkan webinar melalui YouTube untuk mengakomodasi audiens yang lebih besar

Kontra:

• Peserta memerlukan akun Google untuk berpartisipasi aktif dalam acara (misalnya, memiliki kemampuan untuk mengajukan pertanyaan)
• Sulit untuk menangkap prospek karena tidak ada fungsi yang memungkinkan peserta mendaftarkan detail mereka untuk mengakses acara

Harga Hangout:

• Benar-benar gratis

Bagaimana dengan Zoomnya?

Sementara Zoom telah menjadi nama rumah tangga selama pandemi, itu tidak menonjol sebagai pilihan utama untuk Frediman, peringkat # 10 dalam daftarnya.

“Keterbatasan Zoom adalah, meskipun menawarkan fitur dasar gratis, rapat Anda dapat berlanjut kurang dari 40 menit jika jumlah peserta kurang dari 100. Itu karena Zoom dibuat untuk perusahaan besar yang akan membayar lebih banyak uang untuk teknologi konferensi video,” katanya.

Kelebihan:

• Berbagi layar secara bersamaan untuk beberapa peserta
• Berbagi desktop dan aplikasi gratis
• Bekerja di semua platform dan perangkat
• Rekam acara lengkap, termasuk pertanyaan yang diajukan oleh peserta melalui obrolan dan video dari beberapa pembicara

Kontra:

• Navigasi antarmuka dapat membingungkan
• Perangkat keras zoom tidak berfungsi dengan baik

Harga Zoom:

• Webinar gratis hingga 100 peserta dengan durasi maksimum 40 menit
• Paket berbayar mulai dari US$14,99 per bulan dan termasuk durasi pertemuan tak terbatas hingga 100 peserta.

Tip Webinar #3 - Temukan presenter yang bersemangat

Hal yang indah tentang hosting webinar, dibandingkan dengan presentasi di acara tatap muka, adalah bahwa acara virtual biasanya jauh lebih santai. Bukan berarti Anda tidak perlu mempertahankan minat peserta, tetapi Anda juga tidak perlu menjadi presenter formal kelas dunia untuk menyampaikan sesi yang hebat. Anda bahkan dapat menggunakan skrip dan sumber informasi lainnya untuk membantu Anda.

Seorang presenter harus:

• Seorang ahli materi dan/atau produk
• Pembicara yang kompeten
• Benar-benar tertarik untuk melakukannya

Ini juga merupakan praktik terbaik untuk memiliki pembawa acara atau moderator yang energik dan ramah. Tipe orang ini dapat membuka acara, menyambut pembicara, mengelola dan mengajukan pertanyaan atas nama peserta, dan memastikan bahwa audiens tetap terlibat sehingga pakar materi pelajaran dapat fokus terutama pada presentasi mereka tanpa gangguan.

Tip Webinar #4 - Jadwalkan pada waktu yang tepat bagi peserta

Saat Anda memesan tanggal untuk webinar Anda, ada pertimbangan penting yang perlu dipertimbangkan untuk mendorong kehadiran yang optimal:

• Hari di minggu ini. Senin dan Jumat harus dihindari karena kebanyakan orang naik atau turun selama hari-hari ini.
• Waktu hari. Pagi hari biasanya jauh lebih sibuk bagi para pebisnis, jadi pukul 1 siang hingga 3 sore Waktu Bagian Timur umumnya dianggap sebagai waktu terbaik untuk memesan webinar di Amerika Utara.

Tip Webinar #5 - Rencanakan dan latih sebelum hari besar

Ada beberapa hal yang ingin Anda ingat saat merencanakan cara melakukan webinar:

• Pikirkan tentang tempat untuk menyelenggarakan webinar. Faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk menemukan ruang yang tenang dengan pencahayaan yang baik dan latar belakang yang rapi dan bebas gangguan bagi pemirsa. Jika sulit menemukan area yang menarik secara visual, Anda mungkin ingin menggunakan latar belakang virtual jika platform webinar Anda menawarkan ini.
• Kebanyakan webinar adalah satu jam - 45 menit untuk presentasi dan 15 menit untuk pertanyaan. Namun, acara 30 menit (20 untuk presentasi dan 10 untuk pertanyaan) menjadi semakin populer. Bersikaplah terbuka untuk mencampur pendekatan dan format untuk menentukan apa yang terbaik untuk audiens Anda.
• Berbicara pada setiap slide selama satu hingga dua menit adalah aturan praktis yang baik saat menyusun presentasi Anda.
• Ulangi poin yang paling penting. Beri tahu mereka sekali, beri tahu mereka lagi, dan beri tahu mereka untuk ketiga kalinya.
• Format Anda harus: memperkenalkan nilai, memberikan eksplorasi topik yang mendalam, memperkenalkan produk Anda dengan soft sell, dan kemudian rekap.
• Bicaralah dengan pelanggan Anda, bukan di atas mereka. Bahasa Anda harus sederhana dan mudah dimengerti.
• Antisipasi pertanyaan dan siapkan pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) berdasarkan topik Anda. Jika webinar berbasis produk, simpan daftar pertanyaan tentang produk Anda yang telah ditanyakan pelanggan.

Cory Northcutt, CEO Northcutt Enterprise SEO, mengatakan webinar terbaik bersifat dinamis dan melibatkan audiens. Dia menyarankan: “Jangan membaca dari skrip atau slide Anda; menggunakan garis besar. Dan berbicara secara spontan. Undang pertanyaan dan jawab. Luangkan waktu untuk pertanyaan selama webinar, bukan hanya di akhir. Buat slide Anda menarik secara visual dan informatif; daftar panjang poin-poin tidak menarik. Yang terpenting: gunakan mikrofon yang layak.”

Setelah Anda membaca daftar ini, membuat slide Anda, menjadwalkan webinar Anda, mempraktikkannya, dan membuat bingung peserta, Anda harus siap untuk menyampaikannya.

Tip Webinar #6 - Promosikan jauh sebelumnya

Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memasarkan webinar Anda.

Hal-hal wajib:

• Halaman arahan pendaftaran
• Pos media sosial organik untuk mempromosikan sesi
• Pemasaran email untuk mengundang prospek yang dikenal untuk mendaftar
• Izinkan pendaftar untuk mengajukan pertanyaan sebelumnya

Tip utama dari Stahl adalah memasarkan webinar Anda beberapa minggu sebelumnya. “Jangan mulai beriklan sehari sebelumnya. Saya sarankan mulai beriklan setidaknya sebulan sebelumnya, jika tidak lebih. Anda akan ingin mengirim pengingat saat acara semakin dekat, termasuk pengingat email sehari sebelum dan hari itu. Saya juga merekomendasikan melakukan hitung mundur di media sosial Anda, ”katanya.

Kegiatan promosi opsional untuk dipertimbangkan meliputi:

• Iklan berbayar untuk menargetkan prospek dan pasar eksternal lainnya
• Email pelanggan untuk mengiklankan webinar
• Melibatkan sponsor sebagai taktik pemasaran untuk sesi besar
• Membuat video promosi
• Pop-up promosi di situs web Anda
• Email tindak lanjut untuk mengumpulkan umpan balik dan melibatkan peserta

Tip Webinar #7 - Jalankan diskusi tetapi fleksibel

Sekarang saatnya untuk menyajikan konten Anda. Pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

• Kirim email pengingat menit terakhir satu atau dua jam sebelum dimulainya webinar Anda.
• Bersikaplah fleksibel karena pertanyaan audiens tertentu dapat mengubah arah percakapan. Kontrol dengan memilih pertanyaan mana yang harus dijawab secara langsung. Jika topiknya spesifik, pertanyaan-pertanyaan itu umumnya yang terbaik untuk dibawa ke offline.
• Bicaralah dengan perlahan dan percaya diri agar audiens mudah memahami Anda.
• Gunakan mouse Anda untuk menyorot item pada slide yang Anda ingin audiens lihat.
• Pastikan Anda melakukan presentasi di lingkungan yang bebas gangguan.

Tip Webinar #8 - Kirim replay dan tindak lanjut lead

Jika Anda tidak mereproduksi konten webinar Anda dan melakukan tindak lanjut webinar, Anda mungkin kehilangan peluang pemasaran yang dapat dikumpulkan dari konten yang telah dibuat.

Berikut adalah ide promosi pos untuk webinar Anda:

• Kirimkan rekaman sesi dan slide deck. Tidak semua yang mendaftar akan benar-benar menghadiri webinar, jadi mengirim email tindak lanjut yang menyertakan konten adalah cara yang bagus untuk melibatkan prospek yang mungkin tidak hadir di sesi langsung.
• Posting video webinar secara online. Memposting webinar Anda di saluran YouTube bermerek adalah cara yang bagus untuk mendapatkan daya tarik dan peringkat tambahan untuk hasil topikal di pencarian YouTube.
• Gunakan slide untuk membuat dek penjualan. Jika webinar Anda berfokus pada produk, pertimbangkan untuk mengubah beberapa konten Anda menjadi jaminan penjualan.
• Mintalah umpan balik. Survei peserta singkat adalah cara yang bagus untuk mendapatkan wawasan tentang bagian mana dari webinar yang paling disukai pemirsa, dan di mana mungkin ada ruang untuk perbaikan.

Kesimpulan

Dengan adopsi teknologi yang ditarik karena COVID, webinar online kemungkinan akan tetap populer. Banyak perusahaan sekarang menyadari bahwa mereka dapat memberikan acara yang menarik dengan biaya yang lebih murah dari sesi tatap muka.

Faktanya, Daheb dari ON24 mengatakan hampir semua pemasar menyebut hosting webinar sebagai bagian penting dari strategi mereka bahkan di era pascapandemi. “Keterlibatan digital memungkinkan tim pemasaran dan penjualan menjangkau lebih banyak orang dan menghabiskan lebih banyak waktu dengan prospek dan pelanggan mereka,” katanya.

Meskipun membutuhkan waktu dan upaya untuk menyiapkan strategi webinar Anda, hasilnya adalah setelah Anda menyelenggarakan satu webinar, acara berikutnya menjadi mudah untuk ditiru. Dan manfaat dalam hal kepercayaan merek, prospek penjualan, dan wawasan audiens terus bertambah.