Apa yang Dapat Anda Harapkan Dari Agen Komunikasi
Diterbitkan: 2020-07-20Apa itu agen komunikasi, dan apakah Anda memerlukannya untuk bisnis Anda? Cara terbaik untuk mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini adalah dengan memahami bagaimana agen komunikasi bekerja dan apa yang dapat mereka lakukan untuk bisnis.
Agar setiap strategi komunikasi berhasil, perlu ada sistem yang terorganisir dengan baik dan sinergi yang lancar di antara berbagai departemen perusahaan. Artikel ini berharap dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana perusahaan komunikasi bekerja untuk membantu organisasi Anda.
Mari kita tentukan dulu jenis perusahaan konsultan komunikasi yang akan kita bahas. Pada dasarnya, ada dua jenis lembaga komunikasi. Ada lembaga 360 derajat yang menyentuh semua aspek komunikasi. Dan kemudian ada badan khusus yang fokus pada area yang lebih spesifik. Kita akan berurusan dengan jenis pertama.
Daftar Isi
- Apa Fungsi Badan Konsultan Komunikasi?
- Apa Struktur Badan Komunikasi?
- Memahami Sisi Strategis
- Memahami Sisi Kreatif
- Dinamika Antara Agensi dan Klien
- Bawa pulang
Apa Fungsi Badan Konsultan Komunikasi?
Sebelum kita membahas struktur agensi komunikasi atau PR, mari kita analisis dulu berbagai fungsi yang harus mereka berikan kepada klien. Pada dasarnya, ada empat fungsi yang dilayani oleh perusahaan PR ini.
- Fungsi Kreatif – Dengan ini, agensi menghasilkan tulisan serta kreasi pesan. Desain grafis proyek juga termasuk dalam apa yang dilakukan agensi.
- Fungsi Penelitian – Untuk tanggung jawab ini, perusahaan PR meneliti perilaku khalayak sasaran. Hal ini mereka lakukan agar dapat melakukan kampanye pemasaran yang disesuaikan dengan target pasar.
- Pemilihan Media – Agen komunikasi juga memilih media terbaik untuk klien. Pemilihan tergantung pada sifat produk, target audiens, dan anggaran.
- Hubungan Pelanggan - Perusahaan konsultan komunikasi menyediakan hubungan antara klien dan berbagai departemen perusahaan untuk komunikasi yang lebih mudah dan untuk memberikan kenyamanan kepada pelanggan.
Apa Struktur Badan Komunikasi?
Hal pertama yang perlu diperhatikan tentang struktur agensi PR adalah tergantung pada ukuran dan jenisnya. Umumnya, lembaga-lembaga ini mengikuti struktur yang bergantung pada perdagangan dan fungsi perusahaan yang berbeda. Ini akan menjadi lebih jelas saat kita membahas lebih detail.
Jadi, jika dilihat dari struktur keagenan, dapat dibagi menjadi dua: sisi strategis, dan sisi kreatif atau teknis. Bagian strategis dari agensi adalah tempat manajer penjualan memimpin. Ini juga merupakan departemen perusahaan yang berinteraksi dengan klien.
Sedangkan untuk sisi kreatifnya, di situlah sang art director memimpin. Meskipun kedua bagian dari agensi PR ini berbeda, bukan berarti keduanya benar-benar terpisah satu sama lain. Mereka sebenarnya terus berinteraksi satu sama lain untuk melayani klien mereka dengan lebih baik .
Memahami Sisi Strategis
Untuk bagian dari agen komunikasi ini, mewakili sisi yang diarahkan pada pengiklan atau pemimpin proyek. Tanggung jawab mereka adalah merancang strategi komunikasi pemasaran proyek. Strategi tersebut dikembangkan dan diimplementasikan sebagai berikut:
Manajer Komersial dan Pelanggan
Individu ini adalah supervisor strategis departemen khusus ini. Beberapa tanggung jawab yang sedang ditangani termasuk mengelola file pelanggan, mengurus calon pelanggan, serta menjaga hubungan pelanggan.
Selain itu, manajer komersial dan pelanggan juga bekerja sama dengan manajer periklanan dari berbagai proyek. Peran ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengembangan dan implementasi strategi sesuai anggaran. Ketika semuanya telah diatur, manajer kemudian meneruskan proyek ke sisi kreatif agensi.
Manajer periklanan
Manajer periklanan adalah pusat dari agen komunikasi. Untuk peran ini, kolaborasi dengan manajer komersial penting. Mereka membuat rencana komersial serta mengembangkan strategi.
Dengan cara ini, kampanye komunikasi yang dibuat oleh agensi akan menjadi unik dan efektif bagi pelanggan. Tanggung jawab lain dari manajer periklanan adalah pengelolaan penjualan proyek ke media yang dipilih.
Perencana Media
Peran perencana media sangat penting bagi perusahaan PR, dan mereka dianggap sebagai aset utama agensi. Ini karena perencana media memiliki pengetahuan khusus tentang hubungan masyarakat.
Orang-orang ini mengenal agen pers serta audiens mereka masing-masing. Ketika mereka telah menentukan target audiens klien, maka mereka dapat memilih jenis media terbaik untuk komunikasi atau kampanye iklan .
Memahami Sisi Kreatif
Sisi kreatif dari sebuah biro iklan adalah yang bertanggung jawab untuk menjalankan kampanye. Orang-orang yang terlibat dalam aspek kreatif dari strategi komunikasi akan bergantung pada rencana yang telah ditetapkan oleh pihak strategis. Berikut adalah peran penting dalam sisi kreatif sebuah agensi:
Direktur Artistik
Artistic director bekerja untuk mewujudkan strategi agar dapat diimplementasikan. Individu ini mendesain kampanye dan juga menangani aspek visualnya. Sutradara memiliki tim seniman dan desainer grafis yang bekerja sama untuk memberikan representasi visual yang dibutuhkan untuk kampanye.
Manajer produksi
Untuk fase kreatif kampanye komunikasi, manajer produksi memiliki peran penting. Individu ini melihat kelayakan ide yang diusulkan untuk kampanye. Setelah disetujui oleh klien, maka manajer produksi dapat bergerak maju dan melakukan kampanye.
Penulis/Editor
Peran ini membutuhkan wordsmith sejati yang dapat menulis konten dan pesan untuk kampanye komunikasi . Penulis juga perlu menyesuaikan konten dengan berbagai media di mana ia akan muncul.
Penulis akan mengandalkan semua informasi tentang strategi proyek yang dia terima. Ini mencakup potongan informasi tentang audiens target, tema, nada, dan detail penting lainnya untuk kampanye.
Tantangan untuk peran ini adalah menemukan kata-kata yang paling tepat untuk menyampaikan pesan klien kepada audiens sasaran. Sangatlah penting bahwa audiens akan menemukan pesan yang relatable, mudah diingat, dan menarik.
Seniman dan Desainer Grafis
Individu yang ditugaskan untuk peran ini bertanggung jawab atas pembuatan semua bentuk model periklanan. Tergantung pada apa yang klien butuhkan dan arah kampanye, seniman dan desainer grafis dapat mengusulkan piagam grafis dengan ilustrasi. Mereka kemudian akan mempresentasikannya kepada klien untuk persetujuan.
Untuk lembaga yang lebih kecil, peran ini dapat digabungkan, dan individu dapat mengenakan topi yang berbeda untuk memenuhi berbagai tanggung jawab. Selain itu, agen komunikasi dapat mempekerjakan pekerja lepas untuk mengerjakan proyek tersebut.
Untuk agensi PR yang lebih besar, strukturnya bisa jauh lebih berkembang, dan mungkin ada peran lain selain yang ditampilkan di sini. Peran yang disebutkan di atas adalah yang terlibat langsung dalam proyek klien. Ada juga peran manajemen yang diperlukan agar lembaga komunikasi dapat berfungsi dengan baik.
Dinamika Antara Agensi dan Klien
Bagaimana klien dan firma PR biasanya berinteraksi satu sama lain? Ketika klien mempercayakan sebuah proyek kepada agensi, bagaimana sebenarnya proyek itu berjalan? Itulah yang akan kita pelajari di bagian ini.
Yang biasanya terjadi adalah klien menghubungi biro iklan untuk membicarakan kebutuhan mereka untuk bisnis mereka. Diskusi ini dipimpin oleh bagian strategis atau komersial dari agensi. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, sisi agensi inilah yang berkomunikasi dengan klien.
Setelah itu, sisi kreatif agensi akan mengambil alih agar ide proyek bisa dikembangkan. Itu semua akan tergantung pada permintaan klien. Ketika ide proyek sudah siap, maka akan disajikan kepada klien.
Klien kemudian dapat menyarankan perubahan atau memberikan persetujuan mereka untuk itu. Agensi iklan kemudian akan mulai bekerja untuk membuat ide proyek menjadi kenyataan. Sepanjang seluruh proses kampanye komunikasi dan pemasaran, pemantauan akan dilakukan terus-menerus. Hal ini untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan spesifikasi klien.
Sementara klien hanya sebagian besar berhubungan dengan sisi strategis atau komersial dari perusahaan PR, ada sejumlah tim dari departemen yang berbeda yang bekerja sama sehingga kebutuhan klien akan terpenuhi secara konsisten.
Satu sisi menangani komunikasi klien dan yang lain bekerja untuk mengembangkan apa pun yang dibutuhkan klien untuk kampanye iklan. Klien dapat bersantai dengan percaya diri, mengetahui bahwa jalur komunikasi antara kedua sisi agensi PR ini dapat diandalkan dan efektif.
Bawa pulang
Sekarang setelah kita mengetahui cara kerja sebuah agen komunikasi, kita dapat lebih menghargai bagaimana kampanye komunikasi dilakukan. Ada banyak peran penting yang terlibat untuk memastikan bahwa setiap detail sesuai dengan keinginan klien.
Jika Anda mempertimbangkan untuk menyewa agen komunikasi untuk kampanye Anda, Anda dapat berkolaborasi dengan mereka dengan percaya diri karena Anda tahu cara kerjanya. Agen hubungan masyarakat adalah profesional ahli yang dapat membantu Anda melakukan kampanye pemasaran atau periklanan Anda.
Daripada melakukan semuanya dari awal, Anda dapat memanfaatkan perusahaan PR ini, memberi tahu mereka apa yang Anda butuhkan, dan mereka akan mengambil sesuatu dari sana. Selama klien dan agensi memiliki komunikasi yang baik dan terbuka, itu akan menjadi kolaborasi yang mengasyikkan!