5 suggerimenti professionali per PowerPoint per creare la presentazione definitiva

Ricordo bene la presentazione, ma per tutte le ragioni sbagliate.

Il relatore principale di una nota conferenza sulla gestione del progetto aveva decenni di esperienza, un messaggio chiaro, una grande presenza scenica e una presentazione davvero degna di nota.

Ogni altra diapositiva presentava clip art, foto d'archivio o GIF danzanti.

Non ricordo il messaggio della sua presentazione, ma di sicuro ricordo la lezione su cosa non fare in una presentazione di PowerPoint.

Le presentazioni sono un potente strumento di comunicazione nella cassetta degli attrezzi del software di gestione dei progetti.

Ma se stai utilizzando metodi di progettazione goffi e obsoleti e hai bisogno di alcune idee su come portare le tue presentazioni al livello successivo, ho raccolto questi suggerimenti di seguito, dal sito Web di Microsoft e dal canale YouTube di Office 365, su come creare accattivanti, presentazioni professionali in PowerPoint 2016 in Office 365.

1. Incorpora video di YouTube che attirano l'attenzione

Sapevi che ogni giorno su YouTube vengono guardati più di un miliardo di ore di video? E Cisco prevede che entro il 2021 oltre l'80% di tutto il traffico Internet sarà costituito da contenuti video.

Quindi, qualunque sia l'argomento su cui stai presentando, probabilmente c'è un video di qualità su YouTube per supportare il tuo punto.

Perché far sedere il tuo pubblico su un testo denso o su grafici noiosi quando puoi invece inserire facilmente un video? Il tuo pubblico è già abituato a consumare contenuti video.

Ricordo un presentatore che includeva un video del discorso motivazionale di John Cleese su "The Importance of Mistakes".

Il video ha illustrato perfettamente la posizione del presentatore e, di conseguenza, la presentazione è rimasta con me per tutte le giuste ragioni.

La procedura:

• Copia il codice di incorporamento dal tuo video di YouTube.

• • Nel menu Inserisci nella diapositiva di PowerPoint, fai clic su Video > Video online.

Inserimento di un video di YouTube in Microsoft PowerPoint

• Incolla il tuo codice di incorporamento o puoi anche cercare un video di YouTube da PowerPoint.

• Sposta e ridimensiona il video all'interno della diapositiva e visualizza l'anteprima per assicurarti che sia quello che desideri.

2. Zoom tra le diapositive alla velocità della luce

Il vecchio modo di navigare nella presentazione era di fare clic su di essa, in ordine, una diapositiva alla volta.

Lo zoom lo cambia.

Zoom ti consente di scorrere la presentazione su diapositive diverse invece di fare clic laboriosamente su una diapositiva alla volta.

Ad esempio, supponiamo che tu voglia tornare rapidamente alla tua prima diapositiva, quindi tornare al tuo posto nella presentazione. Usa lo zoom. Oppure, hai una divertente GIF animata di Crying Jordan (usata con parsimonia, ovviamente) nel mezzo della presentazione che speri uccida il pubblico e vuoi richiamarla. Usa lo zoom. O se vuoi mostrare una vista a volo d'uccello di tutte le tue diapositive contemporaneamente, una specie di sommario. Usa uno zoom di riepilogo.

Una panoramica della funzionalità Zoom in PowerPoint 2016

La procedura:

• Dal menu Inserisci, seleziona Zoom.

• Zoom di riepilogo mostrerà una panoramica di tutte le diapositive, Zoom diapositiva ti consente di passare a una singola diapositiva in qualsiasi punto della presentazione e Zoom di sezione ti consente di mostrare un gruppo di diapositive selezionate.

• Una volta che hai finito, puoi divertirti con Zoom Tools (nel menu Formato) e personalizzare le transizioni e gli sfondi.

3. Sorprendi il tuo pubblico con Morph

All'inizio degli anni '90, una nuova tecnica di computer grafica nota come morph stava facendo stropicciare gli occhi al pubblico incredulo mentre il T-1000 passava dolcemente da una pozza di mercurio a un essere umano in "Terminator 2" o quando "Black Or" di Michael Jackson Il video di White" ha aperto le menti mostrando quanto siamo davvero simili.

A quei tempi, il morphing era una tecnologia multimilionaria riservata ai principali studi di produzione di Hollywood. Ma ora, la funzione Morph in PowerPoint ti consente di utilizzare le animazioni per passare senza problemi da una diapositiva all'altra.

In altre parole, Morph è essenzialmente un modo più semplice e veloce di fare alcune delle cose che puoi fare nella scheda Animazioni con più lavoro.

Guarda questo video per un esempio:

Come utilizzare le transizioni Morph in PowerPoint 2016

La procedura:

• Nella scheda Transizioni, seleziona Forma.

• Le due diapositive che stai collegando devono avere almeno un oggetto in comune: testo, una forma, un'immagine o un grafico, ad esempio.

• Il modo più semplice per avvicinarsi a questo è duplicare una diapositiva, quindi modificare il duplicato spostando oggetti, rimuovendo o aggiungendo testo, ecc.

• PowerPoint animerà automaticamente queste modifiche.

• Una volta che hai imparato a usare Morph, dai un'occhiata a queste tecniche avanzate.

4. Usa il Designer per creare diapositive eleganti

Eri il tipo di ragazzo che ha disegnato fuori dagli schemi nei libri da colorare e ha inventato le tue creazioni? Quando vai alla serata del vino e della pittura finisci per ignorare completamente l'istruttore per creare il tuo capolavoro? In tal caso, Designer potrebbe non essere adatto a te.

Se sai quale testo e immagini vuoi includere, ma non hai il tempo o la capacità di progettare il layout perfetto, Designer fa il lavoro pesante per te. Pensalo come un interior designer di intelligenza artificiale per le tue diapositive. Aggiungi il testo e le immagini e Designer li dispone per te. Come afferma l'MVP di PowerPoint Heather Ackmann, "Ti dà istantaneamente un restyling della diapositiva".

Non preoccuparti: sei ancora al comando, quindi se non ti piace quello che vedi puoi sempre chiedere a Designer di riprovare. Il designer vuole che tu sia felice.

Un'introduzione alla funzionalità PowerPoint Designer in PowerPoint 2016

La procedura:

• La bellezza di Designer è che funziona automaticamente in background mentre crei la tua presentazione.

• Dal menu Inserisci, inizia ad aggiungere immagini e grafici e Designer fornirà suggerimenti. Designer trasformerà persino i tuoi noiosi elenchi puntati in grafici sequenziali.

• Tieni presente che Designer funziona solo quando sei connesso a Internet e utilizzi uno dei temi incorporati di PowerPoint.

• Devi attivare Designer la prima volta che usi PowerPoint, ma puoi sempre attivarlo tramite la scheda Design o disattivarlo da File> Opzioni> Generale.

5. Usa il tuo smartphone come telecomando e puntatore laser

A quante presentazioni sei stato in cui il presentatore ha perso il filo del discorso mentre si china e armeggia con il laptop cercando di indicare qualcosa o selezionare una diapositiva diversa?

Quanto rimarresti impressionato se, invece, il tuo presentatore tirasse fuori il suo smartphone e toccasse con calma lo schermo per far avanzare le diapositive, o lo puntasse con nonchalance verso lo schermo per evidenziare i dati su un grafico come se fossero James Bond o qualcosa del genere?

Bene, ora puoi essere quello che impressiona tutti usando il tuo telefono come telecomando e puntatore laser.

Come trasformare il tuo smartphone in un telecomando PowerPoint e un puntatore laser

La procedura:

• Innanzitutto, dovrai scaricare l'app PowerPoint gratuita per telefoni Android, iPhone o Windows.

• Quindi, collega il telefono al proiettore con un cavo HDMI o WiFi (tramite AirPlay o ChromeCast, ad esempio).

• Ora sei uno stregone di PowerPoint.

• In un pizzico, puoi persino creare e condividere presentazioni sull'app PowerPoint e poi continuare a lavorarci una volta arrivato al tuo computer.

Hai altri suggerimenti per PowerPoint?

Le cattive presentazioni di PowerPoint sono buone per ridere, ma non staremmo tutti meglio in un mondo pieno di belle presentazioni? Usa questi suggerimenti per contribuire a questo obiettivo.

Sei un professionista di PowerPoint? Voglio sentire i tuoi consigli nei commenti.