6 promemoria per il galateo dello zoom per la tua prossima riunione

Potrebbe essere un nuovo anno, ma decine di milioni di americani lavoreranno ancora da remoto nel 2021.

E come tutti possiamo immaginare, questo significa più riunioni su Zoom , Google Hangouts e altri software di videoconferenza.

Mentre il tuo team probabilmente ha trascorso ore (e ore) insieme alle chiamate Zoom nel 2020, c'è un aspetto della videoconferenza che potrebbe essere caduto nel dimenticatoio quando la forza lavoro si è adattata a questa nuova normalità: l' etichetta di Zoom.

In questo post, delineeremo alcuni componenti cruciali dell'etichetta di Zoom in modo che tu possa presentarti alle riunioni di quest'anno nel modo più preparato, educato e professionale possibile.

Che cos'è il galateo di Zoom?

L'etichetta di Zoom è mantenere una compostezza e un comportamento professionali durante una chiamata Zoom o in videoconferenza. Poiché le riunioni di Zoom possono essere sostanzialmente diverse dalle loro controparti di persona, c'è un'ulteriore serie di aspettative a cui dobbiamo aderire per presentarci al meglio ai nostri colleghi.

Suggerimento n. 1: chiudi le altre app

Durante le riunioni di persona, ci aspettiamo che chiudiamo i nostri laptop a meno che non condividiamo contenuti sullo schermo con i partecipanti o prendiamo appunti. Tuttavia, con le riunioni Zoom, chiudere il laptop è impossibile.

Tuttavia, per rimanere senza distrazioni e assicurarti di prestare tutta la tua attenzione alla riunione, la prossima cosa migliore da fare è chiudere tutte le altre finestre e app oltre a Zoom (a meno che tu non stia presentando o prendendo appunti). Ciò significa che dovresti uscire da Slack, ridurre a icona la tua casella di posta elettronica e chiudere tutte le app di messaggistica che hai aperto. Come durante le riunioni di persona, i tuoi messaggi ti aspetteranno in seguito.

Suggerimento per professionisti: se sei preoccupato che i colleghi pensino che sei lontano dal tuo computer durante la giornata lavorativa, prova a integrare il tuo Google Calendar con Slack per impostare automaticamente il tuo stato su assente e far sapere ai tuoi colleghi che sei in riunione.

Suggerimento n. 2: spegni il secondo monitor

I doppi monitor sono un perfetto hack di efficienza, in quanto possono aumentare la produttività fino al 30% .

Tuttavia, sono tutt'altro che ideali quando si tratta di concentrarsi sulle riunioni Zoom.

Quando il secondo monitor è acceso, è fin troppo allettante controllare la posta elettronica (o – siamo onesti – Twitter) e perdere la concentrazione sulla riunione. Per replicare l'esperienza di una riunione di persona e concentrarti maggiormente sull'oratore o sulla discussione in corso, scollega il laptop dal secondo monitor. Altrimenti, i tuoi occhi potrebbero essere tentati di scivolare di lato, facendo sapere ai tuoi compagni partecipanti che sei meno interessato alla questione in questione.

Suggerimento n. 3: tieni accesa la fotocamera

Uno dei tanti vantaggi del lavoro in remoto è lo stress per apparire presentabili, specialmente quando durante le riunioni Zoom, la privacy è a portata di clic con il pulsante "Fotocamera spenta".

Tuttavia, che si tratti di una riunione a livello aziendale o di un colloquio individuale con il tuo manager, spegnere la videocamera non sempre dà l'impressione migliore. Per esempio:

• I colleghi potrebbero percepirti come assente mentalmente o fisicamente da una riunione di un gruppo numeroso, poiché non c'è modo di verificare la tua presenza o il tuo coinvolgimento.
• Può sembrare impersonale, in particolare se ti trovi in ​​un ambiente individuale o in piccoli gruppi, poiché i tuoi colleghi si affidano ancora a un linguaggio del corpo e alle espressioni facciali limitati che sono in grado di osservare attraverso la fotocamera. Ricorda, questi incontri sono l' unico momento in cui molti vedono i loro colleghi, quindi non limitare il loro tempo già limitato con te.
• Presenta un ostacolo all'accessibilità per coloro che leggono le labbra e, sebbene la lettura delle labbra su Zoom non sia perfetta così com'è , tenere la fotocamera accesa può chiarire alcune idee sbagliate o malintesi, dal momento che le persone possono vedere quello che stai dicendo.

Suggerimento n. 4: spegni il microfono quando non parli

Quel cane, bambino o sirena in sottofondo può essere un vero killer dell'umore durante un serio incontro di lavoro.

Sebbene queste interruzioni siano un'inevitabilità del lavoro a distanza, limitarle è l'etichetta di base di Zoom e possono essere limitate semplicemente disattivando l'audio quando non parli in una riunione di squadra.

Non solo disattivare l'audio riduce queste interruzioni, ma è anche utile per coloro che hanno difficoltà a sentire chiaramente un altoparlante. Considera coloro che hanno lavori edili o stradali in corso fuori dalle loro finestre, o coloro che hanno problemi di udito e faticano a distinguere le parole di un oratore anche senza rumori di sottofondo che distraggono. Con ulteriori distrazioni, una riunione Zoom diventa ancora più difficile.

Suggerimento per professionisti: Suggerimento n. 5: rispettare gli orari di inizio e fine della riunione

In ufficio è facile ricordare quando la riunione è finita quando la persona in attesa della sala conferenze bussa alla porta.

Su Zoom, non è così semplice. Sebbene nessuno stia aspettando con impazienza che tu finisca la discussione per utilizzare il numero ID della riunione, c'è la possibilità che le persone nella tua riunione abbiano un altro Zoom su cui saltare subito dopo quello in cui ti trovi attualmente.

Per questo motivo, assicurati di rispettare gli orari di inizio e fine e di parlare quando qualcuno non lo fa. Un semplice "scusate l'interruzione, ma sono passati due minuti - potremmo riorganizzarci questo pomeriggio quando saremo di nuovo tutti liberi?" potrebbe salvare qualcuno un enorme mal di testa.

not Suggerimento professionale: non Se hai una discussione ricca e importante che vorresti continuare, chiedi semplicemente ai partecipanti se hanno il tempo di chattare per altri 5-10 minuti prima di presumere che lo facciano.

Suggerimento n. 6: usa i sottotitoli in tempo reale

Un ultimo pezzo dell'etichetta di Zoom è utile per coloro che hanno bisogno di un ulteriore livello di chiarezza durante la riunione: sottotitoli automatici in tempo reale .

Sia che aiutino a concentrarsi sulla riunione o facciano in modo che qualcuno che ha difficoltà a sentire possa capire cosa viene detto, le didascalie rendono le riunioni di Zoom più accessibili.

Il processo è semplice anche per configurarli: spieghiamo il processo per impostare i sottotitoli delle riunioni Zoom in questo post del blog .

Ricorda il tuo galateo

Le riunioni e le videoconferenze di Zoom stanno unendo questa forza lavoro remota in un modo che mantiene viva la cultura del posto di lavoro e le amicizie in ufficio, ma questo può accadere solo se ci ricordiamo di seguire queste semplici ma essenziali regole dell'etichetta di Zoom.

La prossima volta che fai una videochiamata, assicurati di attenerti a questi sei promemoria per un'esperienza Zoom migliore per te e i tuoi colleghi.