La saggezza del mercoledì: linee guida per l'accessibilità alla pianificazione degli eventi

Tutti coloro che arrivano a un evento dovrebbero sentirsi i benvenuti ed essere in grado di godersi appieno l'evento, che si tratti di divertimento, cibo, networking o apprendimento. Garantire la piena partecipazione degli ospiti con disabilità è una parte importante del lavoro di un organizzatore di eventi ed è richiesto dalla legge per gli eventi pubblici.

Cos'è "accessibilità" e cosa significa per gli eventi?

L'American with Disabilities Act (ADA) § 36.203(a) afferma che " Un alloggio pubblico deve offrire beni, servizi, strutture, privilegi, vantaggi e alloggi a un individuo con disabilità nel contesto più integrato appropriato ai bisogni del individuale. "

Gli alloggi pubblici, tra cui teatri, arene, hotel e centri congressi, devono soddisfare gli standard ADA. Tutti gli eventi pubblici sono legalmente obbligati a soddisfare i requisiti ADA. Per "offrire un divertimento pieno ed eguale", i luoghi e gli organizzatori devono prendere in considerazione più che layout di edifici, rampe e ascensori accessibili. Un evento veramente inclusivo prevede anche un design del sito Web accessibile e processi di registrazione, comunicazioni pre-evento e personale ben addestrato che comprende l'etichetta della disabilità.

Per pianificare un evento inclusivo, assicurati che l'accessibilità della sede e le considerazioni sulla conformità ADA siano trattate nella tua lista di controllo per la pianificazione dell'evento e riconosci ulteriori punti di accessibilità per fornire un accesso equo per tutti. Qualcuno con una disabilità permanente, come un utente su sedia a rotelle, avrà un'idea migliore di ciò di cui ha bisogno per una partecipazione significativa. Ma qualcuno con una disabilità temporanea, come un arto rotto, potrebbe non sapere come richiedere un alloggio.

Puoi anche annotare le richieste generali di alloggio all'interno del tuo software di pianificazione degli eventi, come la necessità di un palco temporaneo con una rampa o l'eventuale requisito di un noleggio di un ascensore per sedie a rotelle. Queste informazioni aiutano a migliorare le visite per i futuri ospiti con disabilità e i coordinatori delle riunioni apprezzano l'attenzione personalizzata alle esigenze dei loro partecipanti.

Continua a leggere per un'introduzione sui fattori più importanti per la pianificazione di un evento inclusivo e sui requisiti essenziali per le persone con varie disabilità e sfide.

La vera accessibilità inizia prima dell'evento e continua dopo

Gli eventi inclusivi iniziano prima che una persona si registri per partecipare o entri nella sede. Se tieni a mente tutti gli ospiti durante la preparazione dell'evento, sarai più preparato a supportare le richieste non appena arrivano, piuttosto che a fare confusione all'ultimo minuto.

Non è richiesta la prova della disabilità

Nessuna persona è tenuta a mostrare la prova della propria disabilità, né dovrebbe essere richiesta loro una prova. Ciò include le persone che richiedono alloggio, acquistano biglietti per posti a sedere accessibili, partecipano con un cane guida o hanno una disabilità invisibile.

Le parole che scegli contano

Una persona non è la loro disabilità. Enfatizzare la persona piuttosto che la disabilità: quando ti riferisci a partecipanti con disabilità, usa Person-First Language . Evita di concentrarti sulla condizione; dire "persona con disabilità" piuttosto che "persona disabile".

Ci sono eccezioni. Alcune persone con disabilità preferiscono il linguaggio Identity-First . Questo è vero per alcuni membri della comunità dei non udenti, che considerano la sordità parte della loro identità. Tuttavia, non tutte le persone sorde si sentono in questo modo: in caso di dubbi, puoi chiedere la loro preferenza.

Includere l'accessibilità nella pianificazione delle emergenze

Un'emergenza non è il momento di rendersi conto che non hai incluso tutti nel piano. Sapere dove si trovano le uscite accessibili e assicurarsi che siano chiaramente contrassegnate come tali. Gli ascensori potrebbero non funzionare in caso di emergenza e le uscite potrebbero essere congestionate. Assicurati che ci sia un piano per l'evacuazione di ogni partecipante.

Crea comunicazioni critiche pre-evento

Ricorda ai partecipanti di inviare richieste di accessibilità nelle comunicazioni che precedono l'evento e di includere queste informazioni nelle FAQ del sito web. Offri materiali in anticipo in modo che i partecipanti possano esaminarli e prepararsi. Fornisci dettagli sulle opzioni di trasporto pubblico accessibili più vicine e fai sapere ai partecipanti quali ingressi sono i migliori per l'accesso in sedia a rotelle.

Assicurati che il tuo sito web sia accessibile a tutti

Un sito Web accessibile consente ai partecipanti lo stesso accesso alle informazioni sull'evento e alla registrazione. Come bonus, un sito Web accessibile spesso si posiziona più in alto nella SEO perché la struttura è più facile da scansionare per i motori di ricerca.

Rivedere i suggerimenti di seguito per creare un sito Web accessibile e fare riferimento alle linee guida per l'accessibilità Web di Accessible Rich Internet Applications (ARIA) per informazioni dettagliate per sviluppatori Web o app.

• Assicurati che tutto il testo del sito web sia facile da leggere: aumenta il contrasto, evita la grafica che sostituisce il testo e includi descrizioni testuali per le immagini.
• Fornire pulsanti più grandi e molto spazio tra i pulsanti per le persone con problemi di vista o mobilità.
• Segui una struttura di intestazione logica per facilitare la navigazione.
• Assicurati che il sito web sia accessibile tramite tastiera ed evita l'interazione solo con il mouse.
• Utilizza un testo di collegamento descrittivo anziché il generico "Fai clic qui": aggiungi il collegamento ipertestuale a "Scarica il modulo di registrazione".
• Fornire didascalie e trascrizioni dei video.
• Se il tuo evento ha un limite di tempo per l'acquisto o la registrazione del biglietto, considera le persone che utilizzano dispositivi di assistenza quando imposti il ​​timeout di acquisto ed estendilo.
• Offri una chiara dichiarazione di accessibilità sul tuo sito web e incoraggia i partecipanti a rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che potrebbero avere.
• Abbandona il CAPTCHA: lo spam è frustrante, ma un CAPTCHA non è accessibile alle persone con problemi di vista o cecità.

Consenti ai partecipanti di fare richieste di sistemazioni ragionevoli

Una sistemazione ragionevole è un adeguamento all'ambiente per consentire la piena partecipazione delle persone con disabilità. Fornire l'accesso alle sedie a rotelle, rimuovere le barriere di comunicazione, offrire posti a sedere accessibili e fornire parità di accesso dovrebbero essere le priorità principali negli sforzi dell'organizzazione.

Per gli eventi con biglietto e posto assegnato, l'organizzatore non può richiedere la prova di una disabilità per i posti accessibili. I biglietti per i posti accessibili devono essere venduti contemporaneamente, allo stesso prezzo e con le stesse modalità dei posti non accessibili. Gli elenchi dei biglietti dovrebbero includere anche informazioni relative alla posizione del posto, alla vista e allo spazio fisico disponibile in modo che il partecipante possa determinare se il posto a sedere soddisfa le proprie esigenze.

Aggiungi uno spazio sul modulo di registrazione per consentire ai partecipanti di effettuare richieste di assistenza o consenti l'opzione tramite un collegamento nell'e-mail di conferma della registrazione.

Includi caselle di controllo per le richieste di alloggio dei partecipanti o fornisci loro una casella di testo per indicare le loro esigenze specifiche. Se l'evento non richiede la pre-registrazione, includi una dichiarazione di accessibilità e informazioni di contatto su dove indirizzare le richieste di alloggio e rispondi prontamente alle richieste.

Punto di inclusione: alcune persone hanno disabilità visibili o utilizzano dispositivi di assistenza, ad esempio una sedia a rotelle o un bastone bianco. Tuttavia, alcune disabilità sono invisibili: una persona può essere disabile senza disabilità visibili o tecnologie di assistenza. Le disabilità nascoste includono, ma non sono limitate a, dolore cronico, disturbi autoimmuni, condizioni cognitive e sensibilità chimiche multiple (MCS). Rumori improvvisi o luci lampeggianti possono influenzare un veterano con PTSD. Una rampa di scale può essere impossibile per qualcuno con una condizione respiratoria come l'asma. È importante che i pianificatori consentano e soddisfino le richieste di alloggio in modo che ogni ospite abbia l'opportunità di partecipare pienamente.

Non esiste una "taglia unica" quando si tratta di accessibilità

Dalle sedute, ai materiali di stampa e ai servizi di interpretariato, alle opzioni per i pasti e agli spazi per il riposo degli ospiti tra una sessione e l'altra, la pianificazione di un evento significa creare un evento accessibile a tutti .

Persone con problemi di mobilità

Considera più delle sedie a rotelle quando pianifichi le sfide della mobilità. Alcune persone con problemi di mobilità possono usare scooter, deambulatori e bastoni. Altre persone con disabilità motorie potrebbero non richiedere dispositivi di assistenza, ma potrebbero aver bisogno di tempo, spazio, posti a sedere o supporto extra.

Non tutte le sfide della mobilità sono risolte dalle rampe. Una persona che usa un bastone può avere più tempo per navigare le scale e gli ascensori portatili possono fornire un migliore accesso per alcuni individui. Le persone con artrite o infiammazione cronica possono trarre beneficio da qualche minuto in più tra le sessioni poiché potrebbero aver bisogno di riposare mentre camminano.

Prestare attenzione a queste aree quando si seleziona una sede o si coordina un evento:

Fornire spazi di parcheggio designati (gli spazi temporanei sono accettabili se seguono i requisiti ADA) e assicurarsi che il trasporto pubblico nelle vicinanze includa opzioni accessibili. L'accesso all'edificio deve essere caratterizzato da un cordolo tagliato o da un accesso a livello dall'area di parcheggio, oppure deve essere previsto un ingresso alternativo accessibile. Una rampa temporanea può essere una soluzione accettabile.

Gli ingressi dell'edificio dovrebbero essere sufficientemente ampi da consentire il passaggio di una sedia a rotelle o di uno scooter. I vestiboli a doppia porta potrebbero non fornire spazio sufficiente per la navigazione di una sedia a rotelle o di uno scooter; la seconda porta deve essere aperta se non ci sono almeno quattro piedi tra le porte quando una è in posizione aperta. Le porte girevoli non sono considerate un percorso accessibile, ma le porte ausiliarie adiacenti alle porte girevoli possono essere lasciate sbloccate e utilizzate a tale scopo. I tornelli non sono accessibili, ma è possibile utilizzare i cancelli di servizio.

Altre considerazioni:

• Le maniglie delle porte rotonde possono essere difficili da aprire, una maniglia a leva o una porta automatica facilita l'accesso.
• Cancelli, inferriate, tappeti, ghiaia, pavimenti allentati e altro sono pericoli di inciampo e sono difficili da attraversare.
• Evitare salite ripide, optare per rampe graduali con corrimano.
• Tavoli e banconi devono essere sufficientemente bassi da ospitare persone che utilizzano sedie a rotelle.
• Fornire una varietà di stili di posti a sedere in tutto il locale. Può essere difficile per una persona alzarsi da un sedile morbido, una sedia bassa o una sedia senza braccioli solidi.
• Includi un pasto pretagliato nel menu e assicurati che arrivi con i pasti degli altri ospiti, non in ritardo e tiepido.
• Le opzioni di camere accessibili dovrebbero essere incluse nel blocco dell'hotel.

Punto di inclusione: quando parli con una persona su una sedia a rotelle, siediti su una sedia in modo da essere al suo livello o stai a una leggera distanza in modo che non debba sforzare il collo guardandoti. Non allungare la mano su qualcuno su una sedia a rotelle per stringere la mano di un'altra persona o prendere qualcosa da un tavolo.

Partecipanti non udenti e con problemi di udito

Ci sono una serie di ausili e servizi ausiliari per consentire ai partecipanti non udenti o con problemi di udito un'uguale partecipazione. L'ADA richiede che gli organizzatori forniscano aiuti o servizi ai partecipanti non udenti e con problemi di udito. Questi aiuti includono:

• Un interprete della lingua dei segni americana (ASL)
• Dispositivi di ascolto assistito (ALD)
• Servizi di sottotitoli aperti o chiusi
• Materiali di stampa testuale
• Notetaker

Gli interpreti spesso lavorano in squadre di due e si consiglia di assumere una squadra per ogni partecipante non udente. Gli interpreti non improvvisano o firmano al volo: devono essere forniti con i materiali in anticipo per prepararsi. Mentre ASL include segni per molte parole e concetti, non c'è un segno per tutto. L'accesso anticipato a diapositive, note, dispense e altri materiali e l'opportunità di porre domande sul materiale dà all'interprete il tempo di decidere il modo migliore per esprimere la terminologia non familiare.

Non tutte le persone sorde usano l'ASL. Le persone nate con l'udito possono fare affidamento su altre forme di comunicazione, inclusi dispositivi di ascolto assistito e servizi di sottotitoli. I dispositivi di ascolto assistito possono anche migliorare l'esperienza per le persone che utilizzano un impianto cocleare o apparecchi acustici. I contenuti video sottotitolati offrono un'esperienza migliore per molti partecipanti, sia che la persona sia sorda o udente.

Assicurati che oratori e partecipanti utilizzino i microfoni, anche se pensano che la loro voce sia abbastanza alta. Ricordare agli oratori, al personale e ai volontari di guardare i partecipanti non udenti quando parlano, il che consente la lettura delle labbra. Considera gli annunci fatti tramite un sistema di altoparlanti: come trasmettere queste informazioni ai partecipanti non udenti o con problemi di udito. La musica di sottofondo può distrarre i partecipanti con problemi di udito.

Punto di inclusione : ricordati di guardare e rivolgerti al singolo partecipante, piuttosto che all'interprete, durante una conversazione.

Persone non vedenti o ipovedenti

Fornire un'illuminazione sufficiente per le persone con problemi di vista. Produci versioni a caratteri grandi delle dispense e segui le linee guida per rendere la stampa più leggibile dalla Fondazione americana per i ciechi. Queste linee guida includono una dimensione minima del carattere di 16 pt, caratteri sans serif, evitando tutto il testo maiuscolo e utilizzando carta lucida anziché carta lucida. Le persone non vedenti possono richiedere materiali stampati in braille, un lettore qualificato, registrazioni audio, software di lettura dello schermo o software di ingrandimento.

Fornisci indicazioni chiare e specifiche quando parli con una persona cieca. Invece di dire "L'uscita è laggiù", fai sapere loro che l'uscita è dietro di loro e 10 piedi alla loro sinistra. Invece di dire "Attento", dì "C'è una fontana d'acqua alla tua destra". Se la persona ha bisogno di assistenza, puoi permetterle di prendere il tuo braccio per guidare, ma non afferrare mai il suo senza permesso.

Punto di inclusione: non preoccuparti di frasi comuni come "È bello vederti" o altre frasi che utilizzano descrizioni visive.

L'accesso per i cani guida è obbligatorio

I luoghi pubblici sono tenuti a consentire l'accesso ai cani guida. I cani guida non sono animali domestici; sono formati per assistere una persona con disabilità e sono tecnicamente considerati apparecchiature mediche. L'ADA stabilisce che le uniche domande che possono essere poste sono: (1) il cane è un animale di servizio richiesto a causa di una disabilità? e (2) quale lavoro o compito è stato addestrato a svolgere il cane?

Il conduttore fornisce tutte le cure del cane guida, ma la sede dovrà designare un'area di soccorso per il cane. Mentre le politiche "no animali domestici" non si applicano ai cani guida, gli animali da assistenza sono ammessi solo dove sono ammessi i frequentatori dell'evento. Se i partecipanti non sono ammessi in cucina, anche il cane guida e il conduttore non richiederanno l'accesso. I partecipanti con allergie o paura dei cani non sono un motivo per respingere una squadra di cani guida.

Punto di inclusione: i cani guida sono animali da lavoro. Non dovresti accarezzare, nutrire o giocare con un cane da lavoro. Se il cane è distratto, può ridurre la sua capacità di svolgere pienamente il suo lavoro.

Per pianificare eventi davvero inclusivi, tieni presente ogni partecipante durante il coordinamento, indipendentemente dalle richieste di alloggio ricevute. Prendi in considerazione l'assegnazione di un dipendente per coordinare le politiche e la pianificazione dell'accessibilità, in particolare per i grandi eventi. Rivolgiti a gruppi e organizzazioni di disabili per pianificare risorse e soluzioni e invita le persone con disabilità a valutare quali cambiamenti dovresti prendere in considerazione. Ogni evento è un'opportunità per migliorare rispetto all'ultimo, quindi accogli (e agisci) il feedback dei partecipanti.

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