Friday Finds: 6 idee per il miglior ricevimento post-evento

Pubblicato: 2021-08-08

Conferenze di più giorni. Incontri di networking di una giornata. Simposi di affari. Oggi, questi eventi non finiscono dopo i soliti panel, domande e risposte, lanci di nuovi prodotti e dimostrazioni tecnologiche.

Gli after party e i ricevimenti post-evento sono diventati un'estensione comune di molti eventi, nonché un'opportunità per i marchi di lasciare un'impressione duratura sui partecipanti. L'organizzazione di incontri post-evento richiede tutte le tue capacità di pianificazione dell'evento, con un leggero cambiamento nelle priorità e nei compiti per differenziare l'evento dall'evento principale. Qui presentiamo 6 suggerimenti per aiutarti a progettare il ricevimento post-festa o post-evento a cui tutti vogliono partecipare.

Come organizzare un dopo-festa di grande successo

1. Bloccare in anticipo i locali dopo la festa

Se stai pianificando il ricevimento post-evento per un'azienda al culmine di una fiera o di una conferenza, ricorda che sei una delle tante aziende con la stessa idea. È essenziale iniziare presto la ricerca e le trattative se si desidera prenotare la sede più calda vicino alla conferenza. Esplora i siti di approvvigionamento di sedi di eventi, come la rete di fornitori CVENT per trovare le migliori posizioni vicino al luogo della conferenza.

Anche se stai pianificando l'evento principale, crea un file separato nel tuo software di pianificazione dell'evento per l'after-party. Le tempistiche di pianificazione per gli eventi saranno diverse e separare l'after-party aiuterà a mantenere te e il tuo team organizzati. Inizia a scrivere e inviare le tue RFP a locali, ristoratori e società di intrattenimento il prima possibile in modo da poter passare rapidamente alla finalizzazione dei contratti, si spera con le tue scelte migliori.

Idealmente, organizzerai l'after-party in un luogo separato rispetto all'evento principale come un modo per generare buzz, offrire agli ospiti un'esperienza della città al di fuori del centro congressi e distinguerlo come un'offerta extra-speciale. Basta non selezionare un luogo difficile da raggiungere ed essere chiari sui modi più semplici per arrivarci, o rischi di non presentarsi.

Ci sono vantaggi nel tenere il ricevimento post-evento in uno spazio per eventi all'interno del centro conferenze o proprio accanto. Puoi indirizzare l'attenzione degli ospiti sul luogo della festa durante la parte principale della conferenza, la logistica di solito non è un problema e se sei un pianificatore che lavora all'evento più grande, potresti ottenere una tariffa scontata. Se lo tieni all'interno della sede, è importante essere creativi con l'arredamento per differenziare l'after-party dall'evento principale.

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2. Rendi le feste post-evento una zona di non pressione

Che si tratti di un evento di un giorno, di una conferenza di più giorni o di un festival cinematografico di una settimana, i grandi eventi stanno esaurendo i partecipanti e i presentatori. Potrebbero lanciare un nuovo prodotto o fare rete con colleghi nel loro settore. I simposi aziendali possono coinvolgere classi consecutive che richiedono un'attenzione costante.

Cerca di rendere i ricevimenti post-evento e gli after-party rilassati e divertenti per gli ospiti. Non ci dovrebbero essere pressioni per la rete e gli ospiti dovrebbero assumere l'iniziativa di socializzare. (C'è un tempo e un luogo per mettere in rete rompighiaccio e attività. Questo non è uno di questi.) Assicurati che il luogo offra zone tranquille introverse per conversazioni di basso profilo oltre a spazi per feste più chiassose.

3. Offri straordinarie esclusive post-evento

Devi dare ai tuoi ospiti un buon motivo per presentarsi quando la conferenza o la riunione sta per concludersi. In che modo questo after-party è diverso dal resto dei pranzi di networking e delle discussioni di gruppo? Le tue scelte qui varieranno in base al tuo budget, ovviamente, ma puoi anche creare il fattore wow con un budget limitato. Ecco alcune idee per offerte uniche per le quali le persone rimarranno:

  • VIP . Invita i luminari dell'evento principale come ospiti speciali dell'after-party. Gli ospiti apprezzeranno l'opportunità di spezzare il pane con i CEO e le celebrità del programma dell'evento.
  • Swag . Crea un'offerta swag relativa all'evento che è disponibile solo all'after-party. Questo potrebbe essere un codice esclusivo per il download di una canzone, un libro scritto da un relatore di una conferenza o uno shaker per cocktail di marca.
  • Cocktail di specialità. Chiedi al locale del ristorante o all'azienda di catering del bar di creare un cocktail originale per l'occasione e dai un nome al drink legato all'after party.
  • Geofiltri Snapchat su richiesta. Progetta un geofiltro Snapchat per il tuo after party e crea un geofence per la sede. Mantieni le cose semplici, in linea con il tema del tuo evento e concediti un po' di tempo: l'approvazione di Snapchat richiede un giorno lavorativo.
  • Un tema immersivo. Anche se non è stato un after-party, apprezzerai come Smirnoff è andato all-in con un tema a fumetti per l'esperienza "Graphic" Smirnoff del marchio. Crea un dramma utilizzando un unico colore in tutto lo spazio o creando un tema teatrale, come i ruggenti anni '20, lo steampunk o una biblioteca vintage.
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4. Commercializza il tuo ricevimento post-evento per creare entusiasmo

Il marketing su diversi canali ti dà il "Extra! Extra!" aumentare le vostre esigenze di accoglienza post-evento. Una volta che hai finalizzato la tua sede, il tempo, l'intrattenimento e le offerte di cibo, la tua campagna di marketing dovrebbe iniziare. Riassumi ciò che rende speciale la tua serata post-evento (che sia l'intrattenimento, la vista sul tetto o il menu degustazione dalla fattoria alla tavola di uno chef locale) e spiegalo in un carattere audace e accattivante. Ecco alcune idee di marketing da considerare:

  • Campagne di posta elettronica. I componenti essenziali includono immagini vivaci dello spazio dell'evento e la comunicazione di quanto sia facile raggiungere la sede dalla conferenza principale. Sii specifico con frasi come "Cinque minuti a piedi" o "Dieci minuti in rideshare".
  • Campagne sui social. Non è necessario utilizzare tutte le piattaforme, ma scegli quelle più popolari tra il tuo pubblico di destinazione. Facebook è ben noto per il suo fascino sui baby boomer, mentre Snapchat e Instagram sono le piattaforme delle generazioni Y e Z.
  • Hashtag after party. Assegna al tuo ricevimento post-evento un hashtag riconoscibile in modo che i partecipanti possano iniziare a condividere le loro anticipazioni durante la preparazione.
  • Geofencing. Questo è utile solo per conferenze e festival di più giorni in cui molti partecipanti decideranno di partecipare al tuo after-party durante l'evento. Con il geofencing, le tue campagne di social media promosse verranno visualizzate solo sui dispositivi mobili all'interno dell'area designata (ad esempio, all'interno del centro conferenze).

5. Includi il sapore locale quando possibile

Quel menu degustazione dalla fattoria alla tavola di uno chef locale di cui sopra si adatterebbe al conto qui. Così anche i voli da un birrificio locale. Oppure una degustazione di vini e formaggi locali. Anche gli artisti locali sono un'ottima opzione.

La chiave è scegliere un'offerta di cibo e bevande o intrattenimento che i partecipanti all'evento non possono tornare a casa, o almeno senza alcuno sforzo. Ecco altre opzioni da esplorare:

  • Che tu scelga una band folk-rock acustica, un rapper o un pianista e un cantante di cabaret, gli eventi con musica dal vivo assumono una qualità divertente e festosa.
  • Idem se assumi un eccezionale mago locale che può eseguire trucchi tra la folla o artisti di pittura del viso che si rivolgono agli adulti.
  • Nab Killer Po'boys per il tuo after party a New Orleans. I partecipanti all'evento apprezzeranno un'altra possibilità di godersi la fiera locale.
  • A Chicago? Ordina la pizza profonda per i tuoi ospiti il ​​più vicino possibile in modo che sia ancora appiccicosa.
  • Noleggia un camion di cibo regionale preferito per ricevimenti post-evento tenuti in un cortile o in un altro spazio all'aperto.

6. Cerca feedback faccia a faccia dai partecipanti

Tieni a bada quei sondaggi post-evento fino a quando l'evento o la conferenza non sono veramente finiti. Le persone si stanno ancora godendo l'evento e non apprezzeranno i compiti prima di partire. Tuttavia, gli organizzatori e i pianificatori di eventi dovrebbero circolare durante la festa, godersi le conversazioni con gli ospiti e determinare come gli ospiti stanno rispondendo all'evento attraverso interazioni in tempo reale.

In molti casi, i tuoi ospiti condivideranno spontaneamente come si stanno godendo l'after-party, specialmente quelli che hanno avuto un'esperienza positiva. Ma trovarsi nel bel mezzo di tutto questo ti permette anche di cogliere il linguaggio del corpo e l'energia della stanza. Saprai che il ricevimento post-evento sta andando bene quando la conversazione è fluida e le persone sorridono e ridono. Tieni d'occhio l'hashtag dopo la festa come un'altra indicazione di impegno, interesse e apprezzamento.

Oltre a farti un'idea del successo dell'evento, questa è una buona opportunità per correggere la prepotenza, oppure i ristoratori impiegano troppo tempo a rinfrescare vassoi di champagne e stuzzichini: problemi che puoi correggere immediatamente.

Ti aiuterà anche a migliorare la pianificazione del dopo-festa per il prossimo giro.

Gli eventi dopo le feste richiedono la stessa pianificazione di qualsiasi altro evento, ma quelli di successo spesso hanno una gioia di vivere unica. Questo rende loro un particolare piacere da organizzare e persino da godersi mentre le persone si rilassano e si godono la fine della relazione.

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