Come evitare il sovraccarico collaborativo all'interno del team di contenuti

A lungo un punto fermo di team altamente produttivi e ad alta velocità, la collaborazione è stata al centro di molte soluzioni tecnologiche nel corso degli anni.

Tuttavia, le interruzioni costanti e il multitasking influenzano la produttività, come dettagliato negli studi evidenziati nell'articolo The Collaboration Curse su The Economist. Le distrazioni di un ambiente in cui i team sono incoraggiati a contribuire a tutto lasciano poco tempo al pensiero critico che può fare davvero la differenza per il successo di un'organizzazione.

Il problema è che molte delle cosiddette soluzioni di collaborazione, come e-mail, Slack, ecc., Indirizzano la comunicazione ma in realtà non aiutano con il lavoro collaborativo.

Potrebbe essere questo il motivo per cui i tuoi team creativi si mettono in cuffia e dicono "smettila di collaborare con me"?

Grandi esigenze creative di collaborazione

La maggior parte dei progetti di contenuto coinvolge tre tipi di collaboratori:

1. Le creatività si ispirano al brief e creano più versioni dal feedback fino all'approvazione delle risorse.
2. I manager forniscono la direzione creativa e supervisionano da vicino il programma per mantenerlo puntuale, rispettando il budget e concentrandosi sulla realizzazione degli obiettivi di business specificati.
3. Le parti interessate possono essere revisori aggiuntivi o avere l'approvazione finale dell'output finale. Hanno sempre bisogno di una comprensione di alto livello di come il progetto si adatta al marchio e ai piani generali dell'azienda.

Ciascuno di questi collaboratori si affida al coinvolgimento attivo degli altri in un processo creativo che raramente segue un percorso lineare. Non è mai facile, eppure è un elemento chiave per produrre un ottimo lavoro creativo.

Ma quando il processo di revisione e approvazione avviene su una pletora di strumenti di collaborazione aziendale validi per tutti, può rapidamente sfuggire al controllo. I creativi vengono assaliti da raffiche casuali di feedback tramite la posta in arrivo e le chat room. I manager lottano per mantenere i loro team tutti sulla stessa pagina o devono correre dietro agli approvatori. Le parti interessate non hanno visibilità su ciò che sta accadendo in tutte le iniziative di contenuto senza richiedere un aggiornamento via e-mail che richiede tempo o assistere a una riunione di stato sconvolgente.

In quel modello di collaborazione, tutti si sentono sopraffatti e stressati. Ciò porta a perdite di tempo, dollari sprecati e, in definitiva, a un output creativo di qualità inferiore che non consente di ottenere i risultati aziendali necessari. In qualità di leader, dobbiamo fare della promozione della creatività dei nostri team una priorità assoluta.

3 suggerimenti per una collaborazione creativa senza stress

Quando la collaborazione funziona bene, l'85% di noi afferma che può essere la parte migliore delle nostre giornate. Tuttavia, quando va male, il 56% dice che è il peggiore.

La grande collaborazione riguarda le persone - istruendole su ciò che funziona e utilizzando un approccio più ponderato agli strumenti che adottiamo - per migliorare la qualità e l'impatto dei contenuti prodotti. Ecco i miei tre suggerimenti per una collaborazione creativa più senza stress.

1. Rompere i colli di bottiglia

Un team creativo che fatica a fornire risultati di qualità sufficiente inceppa il tuo marketing e, di conseguenza, il flusso di entrate della tua azienda. In un recente sondaggio, il 48% delle aziende ha affermato che la crescita dei ricavi è stata danneggiata perché non sono stati in grado di fornire contenuti di qualità abbastanza velocemente.

Proprio come l'uscita dell'aereo più vicina potrebbe essere dietro di te, i tuoi colli di bottiglia potrebbero non essere nella direzione che stai affrontando. Le marmellate possono iniziare con il tuo team creativo. Il 60% dei creativi ha difficoltà a interpretare il feedback dei revisori e più di un quarto afferma che le revisioni avvengono raramente. Oppure il collo di bottiglia più grande è rappresentato dalla distribuzione di risorse approvate ai proprietari dei canali e / o ai team in-market. O si verifica perché i team di vendita e di supporto non sono istruiti su come utilizzare al meglio i nuovi contenuti?

Identificare dove si trovano i veri colli di bottiglia è un primo passo fondamentale per sbloccare il flusso di contenuti e sviluppare una collaborazione senza stress.

2. Insegna alle persone come dare un feedback

Con oltre la metà delle aziende che vede un aumento del numero di stakeholder che esaminano i progetti creativi, la sfida di ottenere feedback utilizzabili è in crescita. Vendite, supporto o altri reparti che potrebbero richiedere contenuti potrebbero non aver avuto l'opportunità di sviluppare l'abilità di fornire un feedback chiaro e utilizzabile.

Recentemente ho letto un interessante post di un produttore di video che diceva di aver bisogno di formare il suo team di marketing su come fornire feedback. Ha chiesto loro di essere più precisi con i loro commenti ("più emotivi ... ma quale emozione?"), Comprendendo che i termini tecnici possono significare cose diverse per un laico rispetto a un editor video.

Investire un po 'di tempo per istruire nuovi giocatori nella tua collaborazione creativa su come fornire al meglio un feedback utilizzabile è tempo ben speso.

3. Collaborare nel contesto

Non è produttivo ricevere feedback su un progetto creativo insieme a vari argomenti e distrazioni trovati in una tipica casella di posta. È peggio quando la creatività riceve più commenti tramite Slack e ancora di più tramite una telefonata. Non solo questa cacofonia crea lavoro extra per il creativo che deve interpretare tutto questo feedback in una revisione utilizzabile, ma significa anche che non esiste un sistema di registrazione per tutti i soggetti coinvolti per tenere traccia dei cambiamenti e dei progressi.

Sviluppa un unico sistema per la collaborazione: lascia che il lavoro creativo esista insieme ai commenti e alle approvazioni raccolti. Ciò mantiene l'intero team - creativi, manager e stakeholder - sulla stessa pagina ed evita costosi malintesi.

Conclusione

La grande collaborazione dipende dalla fiducia. Crea un processo affidabile in cui i colli di bottiglia vengono eliminati e i collaboratori sanno come offrire feedback utilizzabili, mentre lavorano dalla stessa pagina.

Affrontare il processo di collaborazione creativa attraverso l'istruzione e strumenti più specializzati creerà il contesto appropriato per fornire migliori risultati creativi e di business.

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Immagine di copertina di Startup Stock Photos