Come informare un'agenzia di comunicazione?
Pubblicato: 2018-05-02Affidare il proprio progetto ad un'agenzia di comunicazione non significa darle carta bianca su tutto. Ha bisogno di un filo conduttore, binari che lo guidino, aspettative precise. Il minimo malinteso tra l'azienda e la sua agenzia di comunicazione può mettere a dura prova l'intera strategia di comunicazione. A volte si torna al punto di partenza. Dato il suo ruolo vitale, è importante informare la tua agenzia di comunicazione per renderla una collaborazione efficace. Come lo facciamo? Quali metodi di approccio sono i migliori? Sortlist è la persona perfetta per informarti su come informare un'agenzia.
Sommario
- Perché scrivere un breve?
- Lavoro migliore, più efficace e misurabile
- Risparmia tempo e denaro
- Retribuzione più equa
- Le basi
- Avere un riassunto scritto
- Essere chiaro
- Definire obiettivi specifici
- Il contenuto del brief
- Sfondo
- Obiettivi
- Obbiettivo
- Risposta cercata
- Messaggio
- Promettere
- Strumenti di misurazione
- Supporti da utilizzare
- Vincoli
- Disposizioni pratiche
- I nostri consigli per un brief qualitativo
- Riunire in anticipo tutte le persone coinvolte
- Sii il più "breve" possibile
- Fai un riassunto alla fine del tuo brief
- Incontra la tua agenzia
- Verificare che il brief sia stato compreso
- Ridurre al minimo la catena degli interlocutori
- Resta in contatto con la tua agenzia per rispondere alle loro domande
- Una breve conclusione
Perché scrivere un breve?
Lavoro migliore, più efficace e misurabile
Per avere un risultato di qualità visibile e tangibile da un'agenzia di comunicazione, il brief è lo strumento di riferimento per l'azienda. In altre parole, è alla base di ogni campagna di comunicazione di successo. Serve per comunicare le tue idee e le azioni che vuoi mettere in atto . Più chiari e articolati i punti di vista dell'azienda, meglio l'agenzia di comunicazione sarà in grado di identificare i problemi e attuare una strategia di marketing adeguata.
Risparmia tempo e denaro
Un'azione ripetuta genera perdite che potrebbero accumularsi rapidamente per l'azienda, sia in termini di costi che di tempo. Quando obiettivi e aspettative sono definiti sulla carta in modo semplice e chiaro fin dall'inizio, l'agenzia di comunicazione può raggiungere un risultato rilevante in breve tempo. Prendersi il tempo per dare un briefing evita di perdere tempo dopo . Inoltre, l'azienda deve fare il suo corso, e non cambiare idea impulsivamente . Una buona cooperazione e il rispetto reciproco sono le chiavi del successo.
Retribuzione più equa
La remunerazione di un'agenzia di comunicazione dipende in parte dal risultato. Questo principio è valido solo se entrambe le parti concordano sul risultato atteso . Da qui l'importanza di redigere un briefing che stabilisca i reali obiettivi di performance che, peraltro, devono essere quantificabili . Allo stesso tempo, evita incomprensioni tra i diversi dipartimenti dell'azienda: finanza e marketing.
Le basi
Avere un riassunto scritto
Da un lato, solo la redazione incoraggia l'azienda a riflettere sulle proprie aspettative . D'altra parte, un brief scritto è un supporto comune per gli incontri, il lancio e il follow-up del progetto. Garantisce inoltre che le parti interessate siano consapevoli dei risultati attesi. Naturalmente, abbinato a un briefing verbale , il brief scritto è tanto più efficace in quanto l'agenzia può chiedere maggiori dettagli o portare il proprio punto di vista. Il brief scritto è tanto più consigliato se l'azienda collabora con diverse agenzie di comunicazione. Inoltre, consente di consolidare le proprie scelte con i manager dell'azienda ed evita modifiche dell'ultimo minuto avviate da un reparto esterno al reparto. A monte, il brief deve avere il consenso di tutti gli interessati prima di essere presentato all'agenzia. Un'alternativa è scrivere un media kit.
Essere chiaro
Non è necessario scrivere un brief lungo e noioso per un'agenzia di comunicazione dove si rischia di confondersi e di ripetere le stesse cose . Basta che l'essenziale sia definito nel modo più semplice e chiaro possibile. Come suggerisce il nome, il brief dovrebbe essere "breve" . Dovrebbe contenere solo ciò che è rilevante, suscettibile di suscitare creatività e interesse . Naturalmente, è possibile allegare ulteriori informazioni.
Definire obiettivi specifici
Avendo obiettivi orientati al business e quantificabili, il brief è più facilmente comprensibile . Per fare questo, è più che fondamentale mettere nero su bianco ciò che l'azienda si aspetta davvero, la strategia che pensa di adottare... quindi il risultato non può che essere migliore
Il contenuto del brief
Sfondo
Il contesto ha tre elementi essenziali:
- Sul business : fornisci il maggior numero di informazioni sul business: descrizione, politica strategica, analisi SWOT...
- Il mercato – fornisce informazioni sull'ambiente competitivo, il comportamento dei consumatori nei confronti del prodotto, il numero approssimativo di clienti, i canali di comunicazione e i media utilizzati, sia dall'azienda che dal mercato...
- Il prodotto – fornisce dettagli sul prodotto e fornisce anche dettagli sulla storia del marchio (piano di comunicazione, evoluzione del fatturato e valutazione dei precedenti piani di comunicazione in termini di qualità)
Obiettivi
Il brief scritto dell'agenzia ha due obiettivi:
A livello commerciale e di marketing
- Aumento delle vendite
- Espandi il pubblico di destinazione
- Genera traffico su Internet
- Aumentare il numero di distributori, ecc.
A livello di comunicazione
- Migliora l'immagine del marchio
- Interesse suscitato
- Aumentare la consapevolezza del marchio attraverso il passaparola, ecc.
Obbiettivo
Non limitarti ai soliti criteri (età, situazione familiare e professionale, posizione geografica, personalità, ecc.). È importante avere una visione più ampia e cercare di mettersi al posto del proprio obiettivo. Cosa potrebbe incoraggiare o ostacolare un determinato pubblico ad acquistare il prodotto? In sintesi, è necessario lo studio della psicologia e del comportamento dei consumatori rispetto a un prodotto simile (approfondimenti).
Risposta cercata
Si tratta di azioni intraprese dai consumatori dopo che sono stati raggiunti dal messaggio o dalla campagna pubblicitaria. Questa risposta deve essere coinvolgente e portare un vero cambiamento.
Messaggio
Il messaggio pubblicitario deve essere chiaro e inequivocabile. Deve aver lasciato il segno sui consumatori.
Promettere
Il messaggio deve basarsi su un argomento coerente e reale, ma deve anche suscitare emozione. Pertanto, è sempre preferibile progettare una parte “storica”, testimonianze di clienti soddisfatti, un piccolo regalo, o anche la partecipazione di una celebrità che ha fiducia nel marchio, ecc…
Strumenti di misurazione
L'azienda deve definire in anticipo i metodi che verranno utilizzati per misurare le prestazioni della campagna, il servizio che ne è responsabile e il tempo per procedere. Viene quindi organizzato un incontro con l'agenzia di comunicazione per spiegare gli strumenti di misurazione utilizzati: monitoraggio delle vendite o del fatturato, test qualitativi o quantitativi, ecc.
Supporti da utilizzare
A seconda del target, del suo comportamento, delle sue abitudini, dello stile di vita, bisogna trovare il mezzo più adatto, il tono da adottare… L'obiettivo è raggiungere le persone giuste al momento giusto. Se utilizzi più media, è importante pensare al ruolo di ciascuno.
Vincoli
Per non interferire con il ruolo dell'agenzia di comunicazione, l'azienda deve limitarsi a dare istruzioni semplici. Per ottenere l'effetto “wow” è fondamentale dare libertà alla creatività dell'agenzia.
Disposizioni pratiche
Il briefing scritto dovrebbe menzionare tre aspetti pratici principali:
- Questioni di bilancio . Fin dall'inizio, il budget destinato a ciascuna fase della campagna deve essere definito dall'azienda, in modo da ottimizzare il costo totale. Può essere definito in base al risultato. Esiste però un'alternativa che consiste nel chiedere all'agenzia di comunicazione il budget necessario per avere un risultato quantificabile.
- La sequenza temporale . È meglio stabilire un calendario con i principali punti di riferimento, ovvero date per le prove, consegna/e, distribuzione ai media, pagamento delle fatture. Puoi aggiungere cose come riunioni di focus, ecc.
- Le specificità di ogni progetto . Prendi in considerazione i vincoli legali, etici e amministrativi per determinate campagne e in particolare per determinati tipi di prodotti.
Quando tutti i punti hanno ricevuto il consenso dell'agenzia di comunicazione o almeno dell'interlocutore principale, è necessario firmare il briefing scritto per avviare la macchina!
I nostri consigli per un brief qualitativo
Riunire in anticipo tutte le persone coinvolte
Anche prima che il brief venga redatto, tutti gli attori devono incontrarsi, compresi i decisori all'interno dell'azienda. In questo modo hai più opinioni e punti di vista possibili e puoi discutere tutti i dettagli, in particolare i dettagli di bilancio, che sono spesso oggetto di disaccordo tra i dirigenti e il dipartimento interessato.
Sii il più "breve" possibile
La precisione è la base stessa di un buon brief. Ogni aspetto, ogni sezione del brief deve contenere un massimo di dettagli per evitare allusioni e malintesi.
Fai un riassunto alla fine del tuo brief
Per una praticità ottimale, il brief dovrebbe contenere un promemoria e una sintesi degli obiettivi attesi. L'obiettivo è ovviamente quello di risparmiare tempo evitando di sfogliare l'intero contenuto alla minima azione.
Incontra la tua agenzia
Ogni volta che l'agenzia ha una domanda o chiede chiarimenti su un punto, l'azienda deve essere presente e fornire le risposte necessarie affinché i risultati soddisfino al meglio le sue aspettative.
Verificare che il brief sia stato compreso
Il modo migliore per verificare che il brief sia stato compreso è tenere un incontro (faccia a faccia o videoconferenza). Quindi, ci sarà ancora tempo per affrontare dubbi, punti oscuri e differenze di comprensione.
Ridurre al minimo la catena degli interlocutori
Troppe persone spesso travisano le informazioni. Pertanto, durante la breve riunione dovrebbero essere presenti solo le parti interessate.
Resta in contatto con la tua agenzia per rispondere alle loro domande
Per essere efficace, l'agenzia deve avere abbastanza tempo per produrre una versione iniziale delle aspettative dell'azienda. Una volta completato questo passaggio, organizza un incontro di presentazione per scambiare punti di vista e migliorare alcuni aspetti che porteranno al successo.
Una breve conclusione
Per farla breve, una breve dovrebbe essere... breve. Può essere breve e dolce, ma se fatto correttamente, un brief può determinare l'inizio o la fine di una relazione tra te e la tua agenzia di comunicazione.
Sebbene il nostro post abbia come obiettivo principale un brief per un'agenzia di comunicazione, la maggior parte dei nostri suggerimenti può essere applicata a qualsiasi brief che potresti redigere per qualsiasi tipo di agenzia. Sii informato e diretto sulle tue aspettative dalla tua agenzia partner, ma prendi anche in considerazione i loro potenziali desideri e bisogni. Se hai bisogno di ulteriore guida nella stesura di un brief per l'agenzia, dai un'occhiata alle nostre agenzie di pubbliche relazioni pronte ad aiutarti! Se hai il tuo brief pronto ma hai bisogno di un'agenzia di comunicazione, possiamo aiutarti anche in questo.